Tilbage til bloggen
Hvis du skulle gætte på, hvorfor så mange social media marketers misser deres deadlines, hvad ville du så sige?
Jeps. Client approval.
Faktisk siger 92 % af marketingfolk, at forsinkelser i approval-fasen er hovedårsagen til missede deadlines. Og det er ikke svært at forstå hvorfor.
Social media managers, designere, copywritere, community managers, campaign managers.
Der skal MEGET til for at skabe et perfekt kurateret feed.
Og selvfølgelig skal alle andre også lige give deres besyv med.
Kunder, ledelse, bestyrelsesmedlemmer, PR-teams – det føles som en endeløs række af godkendelser, man skal igennem, før indholdet endelig kan blive publiceret.
I denne guide viser vi dig, hvordan du kan involvere teammedlemmer, kunder og stakeholders uden at spilde dyrebare timer, og hvordan du opnår 76 % hurtigere content approvals.
Helt ærligt, det er en win-win for alle 🎉
Hvad er en client approval process?
Uanset om du styrer sociale medier for én virksomhed eller jonglerer med flere kunder, har du sandsynligvis en eller anden form for client approval process.
Men er den effektiv nok? Det vender vi tilbage til om lidt.
Afhængigt af hvor du arbejder, varierer processerne naturligvis.
Hvis du er social media manager i en stor virksomhed, har du primært at gøre med intern godkendelse. Du har brug for en pålidelig workflow for at sikre, at hvert post sender de rigtige budskaber og styrker brandet.
(Og selvfølgelig får dig til at se godt ud. Vi skal jo tænke på den næste forfremmelse 💰)
Der er dine teammedlemmer, som er direkte involverede, herunder det kreative team, brand manageren og/eller account manageren.
Så er der den anden linje af godkendelse. Det kan være stifteren, CEO’en, ledelsen, PR eller juridisk afdeling. Dybest set alle, der skal sikre, at brandet præsenteres korrekt, før det rammer feedet.
Og hvis du arbejder på et bureau? Så har du både et internt review og en ekstern client approval process for at sikre, at kunden er tilfreds (både med de enkelte posts og med at blive ved med at betale deres abonnement).
Lad os sige, at dit bureau har omkring 20 kunder. Der er meget frem og tilbage. Og der er altid den der ene kunde, der gerne vil være lidt for involveret.
Eller kunden med rigtig meget feedback.
Eller kunden, der stadig spørger, hvorfor de ikke har fået en million følgere efter kun et par måneder.
Hvorfor er en client approval process så vigtig?
Du har sikkert spurgt dig selv om det samme efter en lang dag med rettelser.
Hvorfor tager det så lang tid at kigge på et par posts? Du er en dygtig social media manager, så hvorfor er der brug for så meget kontrol?
Der er to gode grunde til, at du aldrig bør springe din approval-proces over.
Forventningsafstemning og klarhed
Som nævnt er mange mennesker involveret i dit social media workflow.
Det betyder mange bevægelige dele – og meget, der kan gå galt.
En god godkendelsesproces sikrer, at alle er på bølgelængde, fra det kreative team til CEO’en.
At styre forventninger er en kritisk del af rollen som social media manager – det er nøglen til at undgå ubehagelige overraskelser for kunden, når indholdet går live.
Det betyder også, at når du tilføjer nye teammedlemmer (f.eks. en ny medarbejder), er det langt lettere at sætte dem ind i tingene.
Undgå dyre fejl
Selv verdens største brands begår fejl. Hvem kan glemme dengang et udkast til et tweet røg live på McDonald’s konto?
Eller da en slåfejl forvandlede Sephoras #CountdownToBeauty til noget lidt mere… uheldigt.
Fejl sker. Og forhåbentlig er de harmløse.
Men jo flere øjne der er på indholdet, desto større chance er der for at fange fejlene i tide. Det giver ro i maven for både dig og kunden.
Social media managers fortæller – hvorfor er client approval så vigtig?
Hvad er den bedste måde at integrere client approval i mit workflow på?
Hvert workflow ser forskelligt ud, afhængigt af teamets størrelse, antallet af accounts og mange andre faktorer.
Her er et eksempel på, hvordan en velsmurt proces kan se ud.
1. Kuratering
Uanset om det er inspiration fra andre creators eller valg af visuelle elementer, er det vigtigt at have en klar idé om den visuelle identitet.
For at sikre, at kunden er med fra starten, kan du oprette en database og invitere dem til at dele indhold, de kan lide.
Kontentino har f.eks. et mediearkiv, som kunder kan uploade til, hvilket gør det let at kuratere content og samle alt ét sted. Der er også en inspirationskalender, hvor kunder kan byde ind med idéer og deltage i planlægningen.
2. Content Creation
Den sjove del! Copywriting, design, foto, video – alt det kreative arbejde.
3. Redigering
Dette trin varierer mest. Til et Twitter-post er det primært tekst og et billede, der skal tjekkes.
Men når det gælder Stories eller karrusel-posts, er der flere elementer i spil. Video, musik, captions, effekter – alt skal spille sammen.
Dette er et godt tidspunkt at involvere de mere hands-on kunder. Ved at spørge om deres mening her, føler de sig hørt, hvilket opbygger tillid.
(Det betyder også langt mindre feedback senere i processen).
Dette fører til en langt smidigere client approval process.
4. Review
Før du sender det til kunden, bør du gennemgå indholdet med din Head of Marketing eller CMO (eller hvem der nu er din nærmeste leder).
Dette er tidspunktet, hvor alt skal poleres, og de sidste tastefejl skal luges ud!
5. Approval
Den del, du enten ser frem til eller frygter.
Husk: Client approval process handler om fælles accept. Det er meget bedre, at alle kigger på et post nu end senere, når det er ude i verden.
Afhængigt af indholdet kan mange personer være involveret. PR har måske feedback, eller juridisk afdeling skal sikre, at alt overholder reglerne. CEO’en vil måske sikre, at tonen er helt rigtig.
Som du ved, er det ofte her, det tager længst tid. Men her er et par tips til at speede processen op:
- Brug et klart notifikationssystem, så alle ved, hvornår noget er klar til godkendelse.
- Vurder dine stakeholders – er det virkelig nødvendigt, at alle er involveret i hvert post?
- Sæt klare deadlines og gør det tydeligt, hvad der sker, hvis godkendelsen udebliver (f.eks. forsinket publicering).
Tillykke! Du er gennem nåleøjet, og dit content kan endelig se dagens lys.
Men arbejdet stopper ikke her. Du skal planlægge indholdet, måle resultaterne, bruge din analytics, gå i dialog med følgere og rapportere tilbage til teamet – og så starte forfra på næste batch.
(Jeg bliver helt forpustet på dine vegne.)
Men for nu, tag en velfortjent pause!
Den skjulte pris for en ineffektiv client approval process
Hint: Du kunne spare adskillige timer hver uge.
Vi har fastslået, at du har brug for en proces. Men er din så effektiv, som den kunne være?
Spørg dig selv:
Hvor meget tid bruger du på en kundes sociale medier om ugen?
Og hvor meget af den tid bliver faktisk brugt på sociale medier?
Hvis du bruger timer på administrative opgaver og rykke kunder for svar, så er det tid, du ikke bruger på din social media-strategi.
Eller på at få nye vilde idéer, som folk vil dele.
Eller på at lande nye kunder.
(Eller i det hele taget noget mere produktivt.)
En strømlinet, automatiseret proces lader dig fokusere på det vigtige og sparer dig for din mest dyrebare ressource – tid.
Med Kontentino kan du spare op til 20 timer om måneden (per person!) og forkorte tiden brugt på feedback loops med 53 %.
5 måder du kan optimere din content approval process med Kontentino
Vi er selv social media managers, og vi blev trætte af det konstante frem og tilbage med kunder. At se deadlines sejle forbi, mens frisk indhold blev forældet.
Derfor satte vi os for at skabe det mest intuitive social media tool på markedet. Og vi vidste, at client approvals skulle være kernen i det.
Vi byggede Kontentino for at eliminere lange, rodede godkendelsesprocesser.
Faktisk oplever vores brugere i gennemsnit 76 % hurtigere approvals.
Her er nogle af de måder, du kan bruge Kontentino til at speede processen op på.
Ingen gætteleg med live post preview
Har du nogensinde brugt timer på et post, for så at opdage, at det ser helt forkert ud, når det bliver publiceret?
Kontentino lader dig – og din kunde – se præcis, hvordan et post ser ud på hver platform, både på mobil og desktop. Du kan endda se det på forskellige telefonmodeller, så du kan have ro i maven over, at dit content spiller hver gang 👌🏽
Dette er også genialt til kunder, der ikke er så vant til de forskellige platforme.
Du kan se live previews for Facebook, X (Twitter), Instagram, Pinterest og LinkedIn.
Få overblik over hele dit workflow
Alle virksomheder har deres egen måde at gøre tingene på. Derfor har vi gjort det nemt at bygge en proces, der passer til dig.
I Workflow View kan du se status på hvert post og se, hvem der er ansvarlig for hvad. Det giver dig et øjebliksbillede af alt, hvad der sker.
Det sparer dig tid, fordi du ikke skal tjekke op på dit team konstant. Du ved præcis, hvad der mangler, og hvem der har ansvaret for det næste Instagram-post.
Det er også en fordel for kunder og ledelse, der kan følge med i fremskridtene uden at skulle sende emails. Det betyder mindre risiko for misforståelser.
Og når et post er klar til næste skridt? Bare træk det over i den næste kolonne.
Du kan også bruge filtre til kun at se det indhold, der er relevant for dig. F.eks. alt indhold til Instagram:
Eller kun de ting, der kræver din opmærksomhed:
Mens kunden måske kun er interesseret i at se det færdige, polerede arbejde:
Send flere posts til godkendelse på under et minut
Slut med at skifte mellem konti og sende utallige emails eller links. Kontentino er dit one-stop-shop til hurtigt at få godkendt alle de posts, du arbejder på.
Vælg blot det indhold, du vil have godkendt, vælg brugeren, og send:
Det er virkelig så simpelt.
Vi har endda lavet skabeloner, så du ikke skal skrive den samme email hver gang.
For kunden er processen endnu lettere. Med ét klik kan de approve, afvise eller kommentere på posts.
Da kommentarerne knytter sig direkte til det enkelte post, er det let for dig eller dit team at rette til og få den endelige godkendelse.
Gør det hele på mobilen
Dine kunder har travlt. Hvis du vil have dem til at svare hurtigt, skal det være nemt for dem.
Med Kontentino får kunder besked i det øjeblik, et post er klar, via email eller mobilnotifikation.
De kan godkende posts direkte fra telefonen, hvilket gør det langt hurtigere at få deres feedback.
Hvert post kvalitetssikres med Post Checklist
Hvor mange gange har du glemt hashtags eller UTM-tags? Eller indhold i det forkerte format?
Uanset om du er ved at onloade nye kolleger, eller det er fredag eftermiddag, så sikrer tjeklisten, at du ikke overser noget vigtigt.
Da tjeklisten ligger lige ved siden af postet (og ikke gemt i en Google Drive-mappe), bliver den rent faktisk brugt.
Du kan også se, hvem der har tjekket hvad af og hvornår, hvilket skaber gennemsigtighed og ansvarlighed i teamet.
Hver kunde og platform kan have sin egen specifikke tjekliste, så indholdet har den bedste chance for at blive godkendt første gang.
Tjeklister er også gode til at organisere tingene på kundesiden. Hvis flere personer skal reviewe et post, kan de bruge tjeklisten til at holde styr på, hvem der har sagt god for hvad.
Når personen med det sidste ord så kigger forbi, kan de blot trykke Approve og sende det tilbage, klar til at blive scheduled.
