Client Approval Process: Der ultimative Guide | Kontentino

Wenn du raten müsstest, warum so viele Social Media Marketer ihre Deadlines verpassen, was würdest du sagen?

Richtig getippt. Die Freigabe durch den Kunden.

Tatsächlich geben 92 % der Marketer an, dass Verzögerungen im Approval-Prozess der Hauptgrund für verspätete Abgaben sind. Und es ist nicht schwer zu verstehen, warum.

Social Media Manager, Designer, Copywriter, Community Manager, Campaign Manager.

Es steckt VIEL Arbeit darin, einen perfekt kuratierten Feed zu erstellen.

Und natürlich möchte jeder seinen Senf dazugeben.

Kunden, das obere Management, Vorstandsmitglieder, PR-Teams, Operations – es fühlt sich an wie eine endlose Schlange an Freigaben, bevor der Content endlich veröffentlicht werden kann.

In diesem Guide zeigen wir dir, wie du Teammitglieder, Kunden und Stakeholder einbindest, ohne wertvolle Stunden zu verschwenden, und wie du eine um 76 % schnellere Content-Freigabe erreichst.

Ehrlich gesagt, dabei gewinnen alle 🎉

Was genau ist der Client Approval Process?

Egal, ob du Social Media für ein Unternehmen verwaltest oder mehrere Kunden gleichzeitig jonglierst, du hast wahrscheinlich irgendeine Art von Freigabeprozess.

Aber ist er auch effektiv? Nun… dazu kommen wir später.

Je nachdem, wo du arbeitest, variieren diese Prozesse.

Wenn du Social Media in einem großen Unternehmen managst, hast du es hauptsächlich mit internen Freigaben zu tun. Du brauchst einen zuverlässigen Workflow, um sicherzustellen, dass jeder Post die richtige Botschaft vermittelt und deine Brand gut aussehen lässt.

(Und natürlich dich selbst gut aussehen lässt. Wir müssen ja an die nächste Beförderung denken 💰)

Da sind deine Teammitglieder, die direkt beteiligt sind, einschließlich des Kreativteams, des Brand Managers und/oder des Account Managers.

Dann gibt es die zweite Instanz. Das könnten die Gründer, der CEO, das Management, die PR-Abteilung oder sogar das Legal-Team sein. Im Grunde jeder, der einen kurzen Blick darauf werfen muss, wie die Marke nach außen präsentiert wird, bevor es live geht.

Und wenn du in einer Agentur arbeitest? Dann hast du sowohl einen internen Review als auch einen externen Freigabeprozess, um sicherzustellen, dass die Kunden zufrieden sind (und weiterhin brav ihre monatliche Fee zahlen).

Stell dir vor, deine Agentur hat etwa 20 Kunden. Das ist eine Menge Hin und Her. Und es gibt immer diesen einen Kunden, der am liebsten überall mitmischen möchte.

Oder den, der unendlich viel Feedback hat.

Oder den, der nach ein paar Monaten Zusammenarbeit immer noch fragt, warum er noch keine Million Follower hat.

Warum ist der Client Approval Process soooo wichtig?

Das hast du dich wahrscheinlich schon öfter gefragt, während du den Kopf auf die Schreibtischplatte sinken ließest.

Warum dauert es so lange, sich ein paar Posts anzusehen? Du bist ein erfahrener Social Media Manager – warum brauchst du so viel Aufsicht?

Nun, es gibt zwei gute Gründe, warum du den Freigabeprozess niemals überspringen solltest.

Erwartungen managen und abgleichen

Wie bereits erwähnt, sind viele Personen in deinen Social-Media-Workflow involviert.

Das bedeutet viele bewegliche Teile – und vieles, was schiefgehen kann.

Approval-Prozesse stellen sicher, dass alle an einem Strang ziehen, vom Kreativteam bis zum CEO.

Erwartungsmanagement ist ein kritischer Teil deiner Arbeit als Social Media Manager. Sicherzustellen, dass Kunden und Management keine bösen Überraschungen erleben, wenn Content live geht, ist der Schlüssel zum Erfolg!

Es bedeutet auch, dass es viel einfacher ist, neue Teammitglieder (z. B. neue Mitarbeiter) einzuarbeiten und auf den gleichen Stand zu bringen.

Kostspielige Fehler vermeiden

Selbst die größten Marken der Welt sind nicht unfehlbar. Wer erinnert sich nicht an den Moment, als ein Entwurfs-Tweet versehentlich auf dem McDonald’s-Account live ging?

Oder als ein fehlendes „o“ Sephoras #CountdownToBeauty in etwas viel… Interessanteres verwandelte.

Fehler passieren. Und hoffentlich sind sie harmlos.

Aber je mehr Leute involviert sind, desto größer ist die Chance, diese Fehler rechtzeitig abzufangen. Und den Job für alle zu sichern (einschließlich deines eigenen).

Social Media Manager packen aus – warum ist die Kundenfreigabe so wichtig?

Was ist der beste Weg, Client Approvals in meinen Workflow zu integrieren?

Jeder Workflow sieht anders aus, abhängig von der Teamgröße, den Accounts und vielen anderen Faktoren.

So könnte eine gut geölte Maschine aussehen:

1. Curate

Ob es Inspirationen von anderen Creatoren sind oder die bewusste Auswahl von Assets: Eine klare Vorstellung von deiner visuellen Identität ist entscheidend.

Um sicherzustellen, dass deine Kunden von Anfang an informiert sind, solltest du eine Datenbank einrichten und sie einladen, dort alles zu teilen, was ihnen gefällt.

Kontentino bietet zum Beispiel eine Media Library, in die Kunden Dateien hochladen können. Das macht es einfach, Content zu kuratieren und alles an einem Ort zu speichern. Es gibt auch den Inspirations-Kalender, in dem Kunden Ideen vorschlagen und an der Planung teilnehmen können.

2. Content Creation

Der spaßige Teil! Copywriting, Design, Fotografie, Video-Content – du kennst das Spiel.

3. Content Editing

Dieser Teil variiert meist am stärksten. Arbeitest du an einem Twitter-Post? Textkorrekturen und Bildbearbeitung stehen im Vordergrund.

Bei Stories oder Carousels kommen viel mehr Elemente ins Spiel: Videos, Musik, Captions, Effekte – alles muss on point sein.

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Kunden einzubinden, die gerne mitentscheiden. Ihre Meinung abzufragen und Ideen zu übernehmen, gibt ihnen das Gefühl, Teil des Prozesses zu sein und baut Vertrauen auf.

(Und es bedeutet wesentlich weniger Feedback-Schleifen im späteren Verlauf.)

Das führt dann zu einem reibungsloseren Client Approval Process.

4. Review

Bevor du den Content verschickst, solltest du ihn mit deinem Head of Marketing / CMO (oder deinem direkten Vorgesetzten) durchgehen.

Jetzt ist die Zeit, um sicherzustellen, dass alles perfekt geschliffen ist und keine Tippfehler mehr enthalten sind!

5. Approve

Der Teil, auf den du gewartet (oder den du gefürchtet) hast.

Denk daran: Beim Client Approval Process geht es um das Buy-in. Es ist viel besser, wenn jetzt alle auf einen Post schauen, als später, wenn er bereits für die ganze Welt sichtbar ist.

Je nach Inhalt können verschiedene Personen beteiligt sein. Die PR-Abteilung hat vielleicht Insights, oder Legal muss sicherstellen, dass keine rechtlichen Risiken bestehen. Der CEO möchte vielleicht eine bestimmte Tonalität garantieren.

Wie du weißt, dauert dieser Teil oft am längsten. Aber du kannst einiges tun, um den Prozess zu beschleunigen:

• Nutze ein klares Benachrichtigungssystem, wenn Posts bereit für das Approval sind (oder Edits brauchen), damit Content nicht im „Nirgendwo“ stecken bleibt.
• Überprüfe deine Stakeholder – ist jede involvierte Person wirklich notwendig?
• Setze klare Deadlines und kommuniziere, was passiert, wenn nicht rechtzeitig freigegeben wird (Verspätung beim Posten oder Veröffentlichung wie geplant).

Glückwunsch! Du hast die letzte Hürde genommen und dein Content wird endlich das Licht der Welt erblicken.

Natürlich ist deine Arbeit damit nicht getan. Du musst den Content planen, die Performance messen, Metriken auswerten, mit Followern interagieren, dem Team berichten und schon wieder am nächsten Batch arbeiten.

(Ich bin schon vom reinen Aufzählen erschöpft.)

Aber für den Moment: Atme tief durch. Du hast es dir verdient!

Die versteckten Kosten eines ineffizienten Approval-Prozesses

Hinweis: Du könntest jede Woche Stunden sparen.

Wir haben also geklärt, dass du einen Client Approval Process brauchst. Aber ist deiner so effizient, wie er sein könnte?

Frag dich selbst:

Wie viel Zeit verbringst du pro Woche mit dem Social Media Management eines Kunden?

Und wie viel dieser Zeit fließt tatsächlich in kreative Social-Media-Arbeit?

Wenn du Stunden mit administrativen Aufgaben verbringst und Kunden oder dem Management hinterherläufst, fehlt diese Zeit für deine Social Media Marketing Strategie.

Oder für neue, spannende Ideen, die das Internet zum Reden (und Teilen) bringen.

Ein optimierter, automatisierter Prozess lässt dich auf die wichtigen Dinge fokussieren (wie starken Content) und rettet deine wertvollste Ressource – Zeit.

Mit Kontentino kannst du bis zu 20 Stunden pro Monat (pro Person!) sparen UND die Zeit in Feedback-Schleifen um 53 % reduzieren.

5 Wege, wie du deinen Content Approval Process mit Kontentino optimierst

Als Social Media Manager waren wir das ständige Hin und Her mit Kunden leid. Wir haben gesehen, wie Deadlines verstrichen und guter Content alt wurde.

Daher haben wir uns vorgenommen, das intuitivste Social-Media-Tool auf dem Markt zu entwickeln. Und wir wussten, dass Client Approvals von Anfang an ein fester Bestandteil sein mussten.

Wir haben Kontentino gebaut, um lange, unübersichtliche Freigabeprozesse zu eliminieren.

Tatsächlich berichten unsere Nutzer von durchschnittlich 76 % schnelleren Freigaben.

Hier sind ein paar Wege, wie du Kontentino nutzt, um deinen Prozess zu beschleunigen.

Kein Rätselraten dank Live Post Preview für Mobile und Desktop

Schon mal Stunden an einem Post gefeilt, nur damit er veröffentlicht… irgendwie nicht richtig aussieht?

In Kontentino siehst du – und dein Kunde – exakt, wie ein Post auf jeder Plattform aussieht, sowohl mobil als auch am Desktop. Du kannst sogar zwischen verschiedenen Smartphone-Ansichten wechseln, damit du sicher sein kannst, dass alles perfekt aussieht. 👌🏽

Das ist auch ideal für die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, die vielleicht nicht mit jeder Plattform im Detail vertraut sind.

Du hast Live Previews für Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest und sogar LinkedIn.

Den gesamten Workflow im Blick

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Workflow. Deshalb haben wir es einfach gemacht, einen Prozess zu bauen, der für dich funktioniert.

In der Workflow-Ansicht siehst du den Status jedes Posts in der Pipeline und wer gerade woran arbeitet. Ein sofortiger Schnappschuss von allem, was gerade passiert.

Es ist großartig für dich, weil du nie wieder Zeit damit verschwenden musst, bei Teammitgliedern nachzufragen, was noch offen ist oder wer für diesen einen Instagram-Post verantwortlich ist.

Aber es ist auch toll für Kunden und Management, die sehen, wie die Arbeit voranschreitet. Das bedeutet weniger Rückfragen – und weniger Missverständnisse.

Und wenn ein Post bereit für die nächste Stufe ist? Einfach in die nächste Spalte ziehen.

Du kannst Filter nutzen, um nur den Content zu sehen, der für dich relevant ist – z. B. alles für Instagram:

Oder nur die Dinge, die deine Aufmerksamkeit erfordern:

Mehrere Posts in weniger als einer Minute zur Freigabe senden

Schluss mit dem Hin-und-Her-Wechseln zwischen Accounts und dem Versenden unzähliger E-Mails oder Links. Kontentino ist dein One-Stop-Shop für schnelle Abnahmen.

Einfach den gewünschten Content auswählen, User bestimmen und abschicken: