Social Media Management: Brainy Bees & Kontentino | Kontentino

Wer ist Brainy Bees? 🐝

Brainy Bees ist eine vielseitige Digital-Marketing-Agentur, die sich auf die Erstellung von Inhalten für SaaS-Unternehmen spezialisiert hat. Sie arbeiten mit Kunden weltweit zusammen und managen PR, Social Media und eigentlich alles, was nötig ist, um das Beste aus Marketing-Aktionen herauszuholen. Über 100 Unternehmen wurden bereits erfolgreich via Kontentino betreut – Tendenz steigend.

Wofür nutzt Brainy Bees Kontentino?

Obwohl Brainy Bees primär auf Content Marketing fokussiert ist, betreuen sie zahlreiche Social Media Profile für ihre Kunden sowie ihre eigenen Kanäle. Kontentino spielt dabei die Hauptrolle, da das Team remote arbeitet und über den Globus verteilt ist. Da auch die Kunden aus verschiedenen Ländern kommen, ist ein leistungsstarkes Tool keine Option, sondern eine Notwendigkeit, um die Zusammenarbeit zu organisieren.

Man kann sagen, dass sie Kontentino in- und auswendig kennen. Sie nutzen das Tool nicht nur in der täglichen Praxis, sondern teilen ihr Wissen auch aktiv mit anderen.

Schauen wir uns die konkreten Abläufe für die einzelnen Kanäle genauer an.

Verwaltung mehrerer Social Media Accounts von Kunden

In den meisten Fällen nutzt Brainy Bees Kontentino, um mehrere Accounts pro Kunde zu verwalten. Oft führen sie zwei bis vier Profile auf verschiedenen Kanälen pro Unternehmen und passen den Content an die Besonderheiten der jeweiligen Plattform an.

Dafür ist es essenziell, alle Profile eines Kunden zu bündeln und die Posts für verschiedene Kanäle auf einem einzigen Dashboard im Blick zu haben. In Kontentino ist das problemlos möglich: Sie können Gruppen erstellen und verwalten, wie im folgenden Beispiel. Zudem lassen sich Kunden bestimmten Gruppen zuweisen, damit diese einen Preview der geplanten Inhalte erhalten.

Social Media Buzz für die eigenen Profile

Für die Eigenvermarktung nutzt Brainy Bees drei Plattformen, um ihre Arbeit zu promoten und mit ihrer Zielgruppe sowie anderen Marketern in Kontakt zu bleiben.

• Facebook – dies ist der Hauptkanal. Brainy Bees postet hier verschiedene Formate, wie Infos zu neuen Spotify-Playlists oder Umfragen. Auch Blogposts (Expert’s Hive) werden hier geteilt.

• Instagram – hier postet Brainy Bees vor allem edukativen Content. Man findet dort Buchempfehlungen zu Marketing sowie Beiträge über SaaS-Marketing.

• LinkedIn – zeigt die eher formelle Seite des Unternehmens. Kinga Edwards, CEO von Brainy Bees, nutzt die Plattform auch für ihr privates Profil, um Social Selling voranzutreiben.

All diese Accounts werden mit Kontentino verwaltet. Es vereinfacht den Workflow erheblich, da Posts von verschiedenen Teammitgliedern erstellt und von anderen gegengelesen und freigegeben werden müssen. Um diesen Prozess schnell und reibungslos zu gestalten, sind Scheduling und Approval die Schlüsselfunktionen für die Agentur.

Dennoch ist Brainy Bees keine gewöhnliche Agentur. Sie konzentrieren sich oft so stark auf die Kundenprofile, dass die eigenen Kanäle manchmal etwas unregelmäßiger bespielt werden. Wie man so schön sagt: Der Schuster hat die schlechtesten Leisten 😉.

Onboarding neuer Mitarbeiter einfacher gestalten

Sobald ein neues Teammitglied zu Brainy Bees stößt, muss es den internen Social Media Workflow erlernen. Um dies zu vereinfachen, nutzt die Agentur die Demo-Profil-Funktion für das Onboarding.

Dies ist ein praktisches Feature, um Fehler bei den ersten Schritten in der Social Media Welt zu vermeiden. Man kann ein Demo-Profil erstellen und lernen, wie man Accounts verwaltet und Content hochlädt, ohne Gefahr zu laufen, versehentlich etwas auf einem echten Kundenprofil zu posten. Das strukturierte Approval-System sorgt später im echten Betrieb für zusätzliche Sicherheit und Organisation im Veröffentlichungsprozess.

Wie verschiedene Kalenderansichten den Workflow unterstützen

Brainy Bees arbeitet entweder mit Inhouse-Marketingteams der Kunden zusammen oder übernimmt das komplette Management von A bis Z. Egal ob die Zusammenarbeit mit anderen Marketern oder direkt mit der Geschäftsführung erfolgt: Ein gemeinsames Tool verhindert Chaos.

Funktionen wie der Inspirationskalender, einfaches Approval & Feedback sowie Reporting werden täglich genutzt.

Eine der wichtigsten Optionen ist oft die subtilste: Die zwei verschiedenen Ansichten für den Content Calendar. Manche Kunden bevorzugen den Monatsplan in einer Excel-ähnlichen Listenansicht, während andere die klassische Kalenderansicht intuitiver finden. Der Wechsel zwischen diesen Modi ist für Social Media Manager und Kunden gleichermaßen hilfreich.

Klassische Content Calendar Ansicht

Listenansicht (Spreadsheet view)

Die Möglichkeit zu wechseln ist auch deshalb wichtig, weil einige Kunden aus der Welt der Tabellenkalkulationen kommen und dieses Format gewohnt sind. Es ist der erste Schritt zur Umstellung – sobald sie den schnellen Content Preview und das einfache Approval in Kontentino erleben, wollen sie meist nicht mehr zurück.

Zudem bedeutet ein interaktiver Kalender nicht, dass man auf PDF- oder Excel-Dokumente verzichten muss. Diese Formate lassen sich weiterhin exportieren – Brainy Bees nutzt beispielsweise PDF-Reports per Mausklick für Kunden, die ihr komplettes Social Media Management ausgelagert haben.

Ein Workflow so organisiert wie ein Bienenstock

“Meistens arbeiten wir mit den Inhouse-Teams unserer Kunden zusammen. Wir können uns die Remote-Kollaboration ohne Kontentino nicht mehr vorstellen. Es rationalisiert unseren Workflow – vom Brainstorming über die Content-Erstellung und das Feedback bis hin zum Scheduling. Der gesamte Prozess ist schneller und besser strukturiert.”

Kinga Edwards, CEO von Brainy Bees

Kontentino bietet eine Vielzahl an Optionen für Remote-Teams. Hier sind die wichtigsten für das Team von Brainy Bees:

Reibungsloser Remote-Workflow mit Kunden

“Wir arbeiten schnell, also wollten wir auch die Zusammenarbeit mit Kunden vereinfachen. Früher haben wir unzählige Dokumente mit Texten, Bildern und Plänen als PDF oder Excel verschickt, aber das Chaos war zeitfressend. Ein Hauptproblem war das rechtzeitige Feedback – oft verpassten wir Chancen, weil die Freigabe zu lange dauerte. Kontentino macht den Approval-Prozess bis zu 50 % schneller.”

Es dauert, einen Workflow mit Kunden zu etablieren. Aber oft liegt es nicht an der Kompetenz, sondern an den Tools. Wer hat noch nicht unzählige Assets in Google Docs, Word-Dateien oder E-Mails hin- und hergeschickt?

Die Media Library ist der zentrale Ort für alle Assets. Sie stehen allen Teammitgliedern an einem Ort zur Verfügung, ohne dass in Millionen Dokumenten gesucht werden muss.

Kommunikation ist der Schlüssel – aber E-Mails sind oft zu langsam für Social Media Manager, besonders bei Real-Time-Themen. Unzählige Benachrichtigungen aus verschiedenen Kanälen sind ebenfalls nicht ideal.

Kommentare, Feedback und internes Approval sind hier die Rettung. Bei Brainy Bees wird alles, was Social Media betrifft, direkt in Kontentino besprochen, um Informationsverlust und eine Zersplitterung der Kanäle zu vermeiden.

Alle Beteiligten werden sowohl in der App als auch per E-Mail über neue Aufgaben oder Kommentare informiert, sodass nichts ungelesen bleibt. Laut Statistik spart Kontentino im Schnitt 41 % der Arbeitszeit ein.

Content-Ideen erstellen und teilen

#1 Brainstorming

Auch wenn Brainstormings oft in Video-Calls stattfinden, werden die wichtigsten Ideen in Kontentino festgehalten. So geht nichts verloren – oft sind es gerade die kleinen Details, die später den Unterschied machen.

Alles wird im Tab “Inspirationen” in der oberen Leiste gespeichert.

#2 Mobile & Desktop Preview

“Kunden fragen oft, wie ein Post nach der Veröffentlichung aussehen wird. Früher mussten wir auf Mockups zurückgreifen, was mühsam und ineffektiv war (versuchen Sie mal, ein Video als Mockup darzustellen!). Der Post Preview zeigt sofort präzise, wie jeder Inhalt mobil und auf dem Desktop wirkt.”

#3 Cover anpassen

Bei visuellen Inhalten ist es entscheidend, das Vorschaubild (Cover) eines Videos oder Blogposts ändern zu können. In Kontentino lässt sich dasThumbnail einfach anpassen, damit Nutzer beim Scrollen genau das Bild sehen, das die meiste Aufmerksamkeit erregt, anstatt eines zufälligen Standardbildes.

#4 Einfaches und ansprechendes Reporting

Facebook-Berichte sind nativ oft nur als unübersichtliche Tabellen verfügbar. Brainy Bees nutzt stattdessen die automatischen PDF-Berichte von Kontentino. So lassen sich Statistiken schnell und visuell aufbereiten, was besonders für Instagram wichtig ist, wo native Daten oft nur zeitlich begrenzt verfügbar sind.

Sichere Zusammenarbeit durch Teamrollen

Jeder Kunde hat andere Anforderungen an Datenschutz und Berechtigungen. In Kontentino erhält nur derjenige Zugriff auf Daten, der ihn wirklich benötigt.

Manche Kunden erlauben beispielsweise nur bestimmten Personen die Content-Erstellung oder legen fest, dass nur das Management (wie Kinga) die finale Veröffentlichung planen darf. Dank der Revisionshistorie bleibt dabei alles unter Kontrolle.

Community Management mit Engage

Ohne Moderation funktioniert Social Media Management nicht. Dieser Teil kann mühsam sein, lässt sich aber durch das Engage-Feature in Kontentino deutlich vereinfachen und strukturieren. Auch hier hilft es beim Onboarding, da erfahrene Mitarbeiter die Antworten neuer Kollegen prüfen können.

Kein Detail mehr vergessen

Social Media Management bedeutet, an hunderte Dinge gleichzeitig zu denken. Manuell zu posten wäre bei vielen Accounts schlicht unmöglich.

Post Scheduling

Dieses Feature nimmt die Last von den Schultern des Teams. Sobald Entwürfe freigegeben sind, werden sie für die automatische Veröffentlichung eingeplant.

E-Mail-Erinnerungen

Damit kein Feedback und kein Kommentar untergeht, sendet Kontentino zusätzlich Benachrichtigungen per E-Mail.

Wichtige Termine

Feiertage, Aktionstage oder wichtige Events wie der Black Friday im SaaS-Sektor müssen frühzeitig geplant werden. Ein Kalender, der all diese Termine markiert, stellt sicher, dass kein wichtiger Anlass übersehen wird.

Wie können Sie Kontentino für Ihr Business nutzen?

Die genannten Funktionen sind für Brainy Bees essenziell, können aber auch Ihren Workflow optimieren. Entdecken Sie selbst, wie unser Tool das Management und die Zusammenarbeit vereinfacht. Features wie Checklisten, Hashtag-Presets und Analytics warten auf Sie. Testen Sie Kontentino 14 Tage lang kostenlos.