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Wenn du schon eine Weile im Social Media Marketing tätig bist, wirst du mir sicher zustimmen:
Kontinuierlich Content zu erstellen, ist ANSTRENGEND.
In einer Welt, in der Menschen täglich über zwei Stunden Social Media Content konsumieren, kann es ziemlich schwierig sein, Tag für Tag frische Ideen zu liefern.
Und obendrein musst du ein Team koordinieren, Approvals einholen, die Performance überwachen und Brände löschen, wenn (unvermeidlich) etwas schiefgeht.
Wie schaffen es also andere, ihre Social-Media-Präsenz auszubauen und perfekte Posts wie am Fließband zu veröffentlichen?
Ich verrate dir ein kleines Geheimnis:
Die besten Social Media Manager sind nicht schlauer oder kreativer. Sie haben einfach ein solides System.
Mit einem gut geölten Social Media Workflow kannst du:
- Kontinuierlich großartigen Content produzieren
- Posts pünktlich und häufiger veröffentlichen
- Fehler und Inkonsistenzen eliminieren
- Strategischer denken, um deine Social Media KPIs zu erreichen
Verwandle deinen Prozess von diesem:
In diesen:
In diesem Guide zeigen wir dir, was ein Social Media Workflow ist, welche 5 Fragen du dir stellen musst und wie ein erfolgreicher Workflow in der Praxis aussieht.
Was ist ein Social Media Workflow?
Ein Social Media Workflow ist ein wiederholbarer, methodischer Prozess, der es dir ermöglicht, konsistent großartigen Content für eine Marke zu liefern. Er erfasst alle beteiligten Personen und Schritte bei der Erstellung, Überprüfung und Veröffentlichung von Social Media Content, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.
Jeder Social Media Workflow unterscheidet sich je nach Faktoren wie:
- Ob du In-house arbeitest oder Social Media für Kunden managst
- Die Größe deines Teams
- Wie viel Content du postest und auf welchen Plattformen
Aber egal, wie dein Workflow aussieht, du musst ihn dokumentieren. Dein Prozess sollte so gut festgehalten sein – damit jedes neue Teammitglied sofort loslegen kann – und für alle Beteiligten zugänglich sein.
⏱️Zeitspar-Tipp: Keine Lust, alle Schritte deines Social Media Workflows aufzuschreiben? Kontentino führt Teammitglieder durch jede Phase deines Prozesses, vom ersten Entwurf bis zum Posting.
Ist mein aktueller Social Media Workflow gut genug?
Hier ist ein kleiner Schnelltest…
- Verlangsamt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter die Content-Produktion?
- Gibt es Momente, in denen jemand unsicher ist, was er tun soll?
- Rennst du ständig der Zeit hinterher oder suchst händeringend nach Content-Stücken, um Lücken zu füllen?
- Hast du Schwierigkeiten, deine monatlichen KPIs zu erreichen und graut es dir vor dem Reporting an den Kunden?
Wenn du mit „Ja“ geantwortet hast, ist es an der Zeit, deinen Prozess unter die Lupe zu nehmen und Verbesserungen vorzunehmen.
Wie erstelle ich einen kugelsicheren Social Media Workflow?
Möchtest du deinen Social-Media-Prozess auditieren oder einen neuen erstellen? Dies sind die 5 Fragen, die du stellen solltest.
Was ist deine Strategie?
Eine kluge Social Media Strategie macht es viel einfacher, Content zu erstellen, der zu deiner Marke passt – und für andere im Team, dasselbe zu tun.
Das Beste daran: Du musst nie bei Null anfangen. Wenn du genau weißt, wer ihr als Marke seid und was jeder Beitrag bewirken soll, ist es viel leichter, Gewinner-Ideen zu entwickeln.
Um deine Strategie festzulegen, gibt es ein paar Kernfragen:
- Wer ist meine Zielgruppe auf Social Media?
- Was wollen wir erreichen?
- Geht es um Brand Awareness, Engagement, Follower-Wachstum, Traffic oder Conversions?
- Was müssen wir speziell für jede Plattform erreichen?
- Welchen Content brauchen wir, um unsere Ziele zu erreichen?
- Wie sprechen wir mit unserer Zielgruppe? (Tonalität)
- Auf welche Themen sollten wir uns konzentrieren? Welche sollten wir vermeiden?
- Wie oft sollten wir posten? Wann sind die besten Zeiten für unsere Follower?
- Welche Assets werden wir nutzen?
- Woran erkennen wir, dass wir unsere Ziele erreicht haben? Welche Metriken brauchen wir?
Wer ist beteiligt?
Beim Social Media Workflow denkt man oft zuerst an das Team an der Front.
Je nach Unternehmensgröße können das der Head of SEO, Strategen, Content Creator, Designer, Community Manager usw. sein.
Oder es bist einfach nur du – ein fantastischer Social Media Manager mit Laptop und einer leichten Kaffee-Abhängigkeit.
Aber außerhalb derer, die den Content erstellen, sind oft noch mehr Leute beteiligt. Hier sind einige Stakeholder, die du in deinem Social Media Workflow berücksichtigen solltest.
Kunden oder Management: Das sind die Personen, die das letzte Wort haben – und die du beeindrucken musst, um die nächste Beförderung oder Vertragsverlängerung zu sichern.
Sales & Marketing: In manchen Unternehmen müssen separate Abteilungen den finalen Content freigeben. In anderen bist du der einzige Verantwortliche und arbeitest mit dem restlichen Team für die Markenkonsistenz zusammen.
Produkt: Letztendlich sollte Social Media Teil der Verkaufsmaschine eines Unternehmens sein. Wenn du die Produkt-Teams einbeziehst, garantierst du die Richtigkeit deiner Botschaften – und entdeckst vielleicht sogar neue Marketing-Chancen.
Um sicherzustellen, dass jeder seine Zeit effektiv nutzt, solltest du:
- Zwei Gruppen festlegen: Essenzielle Beteiligte und „Nice-to-have“
- Eine Liste mit Deadlines und Deliverables erstellen
Brauchst du Hilfe beim Aufbau deines Teams? Schau dir unsren Step-by-Step-Guide an.
Was sind deine Deadlines und Deliverables?
Jede Person in deinem Social Media Workflow sollte wissen:
- Was geliefert werden muss
- Bis wann es geliefert werden muss
Es lohnt sich, hier das Team zu konsultieren, um eine realistische Timeline zu entwickeln, die für alle funktioniert.
Welche Kanäle nutzt du?
Wenn du deine Strategie festgelegt hast, weißt du, wo sich deine Zielgruppe online aufhält. Aber weißt du auch, wie du jede Plattform am besten nutzt?
Hier ist ein kurzer Überblick über Content-Typen, die auf verschiedenen Kanälen am besten funktionieren.
Facebook: User-generated Content, Humor, Updates
Instagram: Lifestyle, Product Showcases, Behind-the-scenes, inspirierende Zitate
Twitter: Meinungen, Fragen/Interaktion mit Followern, Produkt-Updates
LinkedIn: Business-Updates, branchenspezifischer Content, How-tos, Listen-Posts
Pinterest: Lifestyle, Infografiken, inspirierende Zitate
Du kannst auch unseren Guide lesen, der dir hilft, die richtigen Social-Media-Plattformen für dein Business zu wählen.
Wo ist dein Workspace?
Hier geht es um die Logistik deines Workflows. Wo findet jeder das, was er für seinen Job braucht? Und wie wissen sie, wann sie an der Reihe sind?
Du solltest eine zentrale Asset Library erstellen, auf die dein Team zugreifen kann, und die Anzahl der genutzten Spreadsheets und Apps begrenzen. So ist alles an einem Ort und leicht auffindbar.
Zudem brauchst du ein effektives Benachrichtigungssystem, damit der Content nahtlos durch jede Phase des Prozesses fließt und keine Wartezeiten entstehen.
Die 10 Schritte eines erfolgreichen Social Media Workflows
Obwohl jeder Workflow individuell ist, findest du hier ein Beispiel für einen optimierten Prozess.
Hinweis: Dies ist für einen monatlichen Evergreen-Content-Zyklus gedacht. Für Trends und zeitkritische Posts solltest du eventuell einen separaten Workflow aufsetzen.
1. Ideation (Ideenfindung)
🗣️ Wer: Social Media Team
🗓️ Deadline: 4-8 Wochen vor Veröffentlichung
🎯 Deliverable: Erste Ideen zur Freigabe
Das Brainstorming in deinem Social Media Workflow kann viele Formen annehmen: Analysiere Top-Posts, lies Kommentare oder schau, was die Konkurrenz macht.
Du steckst fest? Hier sind einige Ideen für deinen Social Media Content Calendar.
⏱️Zeitspar-Tipp: Mit den Content-Plänen von Kontentino siehst du sofort die Anzahl sowie den Typ der Posts und kannst individuelle Themen-Labels erstellen.
2. Asset-Erstellung
🗣️ Wer: Social Media Manager, Content Creator, Designer, Fotograf, Video Editor
🗓️Deadline: 4-6 Wochen vor Veröffentlichung
🎯Deliverable: Videos/Bilder/Grafiken
Dieser Schritt hängt stark vom Format ab: Videos brauchen mehr Zeit als schnelle Grafiken. Prüfe auch, welche bestehenden Assets du für Social Media repurposen kannst.
⏱️Zeitspar-Tipp: Mit unbegrenztem Speicherplatz ermöglicht die Kontentino Media Library deinem Team und Kunden, Assets hochzuladen und später zu nutzen.
3. Copywriting
🗣️ Wer: Social Media Manager, Content Creator, Copywriter
🗓️Deadline: 2-5 Wochen vor Veröffentlichung
🎯Deliverable: Captions
Auch wenn visuelle Inhalte dominieren: Die Caption ist der Hebel für Wachstum. Schreibe Texte am besten im Batch – das spart Zeit und stellt sicher, dass alles den Brand Guidelines entspricht.
⏱️Zeitspar-Tipp: Speichere deine meistverwendeten Hashtags in Kontentino und füge sie mit einem Klick ein.
4. Content-Bearbeitung
🗣️ Wer: Social Media Manager, Content Editoren
🗓️Deadline: 2-4 Wochen vor Veröffentlichung
🎯Deliverable: „Finale“ Social Media Posts, bereit für den Review
Hier wird alles zusammengeführt. Vom Korrekturlesen bis zur Auswahl der passenden Emojis oder Musik entsteht hier das fertige Produkt vor der Freigabe.
⏱️Zeitspar-Tipp: Schluss mit Excel-Wüsten! Mit der Dynamic Post Preview von Kontentino siehst du genau, wie dein Post live aussehen wird. So sparst du dir zusätzliche Mockups.
5. Approval (Abstimmung)
🗣️ Wer: Social Media Manager, Head of SEO, Kunde/Management und alle weiteren Stakeholder
🗓️Deadline: 1-4 Wochen vor Veröffentlichung
🎯Deliverable: Freigegebene Posts oder Korrekturschleifen
Approvals erfolgen meist zweistufig: Zuerst prüft das Team intern auf Brand-Fit und Tippfehler. Dann folgt die externe Freigabe durch Kunden oder das obere Management.
Wir haben einen Guide zur Optimierung des Client Approval Prozesses erstellt, um diesen oft mühsamen Schritt zu vereinfachen.
6. Scheduling (Planung)
🗣️ Who: Social Media Manager
🗓️Deadline: 1-4 Wochen vor Veröffentlichung
🎯Deliverable: Geplante Beiträge
Niemand hat Zeit, Posts manuell zu veröffentlichen. Die Planung im Voraus ist Pflicht, aber niemand mag 20 offene Tabs für verschiedene Accounts.
Mit einem Social Media Tool wie Kontentino kannst du Content für alle Plattformen mit einem Klick einplanen.
Du kannst Beiträge auch per Drag-and-Drop im Kalender duplizieren. So sparst du wertvolle Zeit bei der Verteilung auf verschiedene Kanäle.
7. Boosting (Promotion)
🗣️ Wer: Social Media Manager
🗓️Deadline: Mindestens 1 Tag nach Veröffentlichung
🎯Deliverable: Beworbene Posts
Promotion ist ein guter Weg, um die Performance zu steigern. Behalte dabei dein Budget im Auge – du willst nicht aus Versehen dein ganzes Pulver für einen einzigen Post verschießen!
⏱️Zeitspar-Tipp: Kontentino hat einen integrierten Budget-Tracker, mit dem du deine Ausgaben jederzeit im Blick behältst.
8. Community Building
🗣️ Wer: Social Media Manager, Community Manager
🗓️Deadline: Laufend
🎯Deliverable: Kommentare, Antworten, Likes, Shares
Social Media ist keine Einbahnstraße. Das Reagieren auf DMs und Kommentare ist essenziell für die Community-Bindung.
Außerdem liebt der Algorithmus Engagement. Dieser Schritt gehört fest in deinen Social Media Workflow, um langfristig Erfolg zu haben.
9. Analytics
🗣️ Wer: Social Media Manager, Analyst
🗓️Deadline: 1-14 Tage nach Veröffentlichung
🎯Deliverable: Report
Echte Insights gewinnst du nur, wenn du schaust, was funktioniert – und was nicht. Nutze diese Erkenntnisse für deine nächsten Kampagnen.
Kontentino erlaubt es dir, Beiträge nach verschiedenen Metriken zu sortieren und Benchmarks der letzten 6 Monate zu nutzen, um den Erfolg einzuordnen.
10. Strategie-Anpassung
🗣️ Wer: Social Media Team, Kunde/Management
🗓️Deadline: 1-30 Tage nach Veröffentlichung
🎯Deliverable: Ziele und Briefing für die nächste Runde
Welche Insights teilst du mit deinem Team oder Kunden? Was kannst du in deiner Social Media Content Strategie optimieren? Jede Runde sollte besser sein als die vorherige.
Halbiere deinen Social Media Workload mit Kontentino
Wir haben dir gezeigt, wie ein effizienter Social Media Workflow aussieht. Aber die beste Methode zur Workflow-Optimierung ist ein Tool, das speziell dafür entwickelt wurde.
Hier sind unsere Lieblings-Features für dich:
Den gesamten Workflow im Blick
In Tabellen verliert man leicht den Überblick. Mit der Workflow-Ansicht siehst du sofort den Status des gesamten Prozesses und den Fortschritt deines Teams.
Organisation in der Kalenderansicht
Behalte den Überblick über den Content aller Kanäle für den gesamten Monat.
Du musst Posts verschieben? Drag-and-drop erledigt das für dich.
Arbeitest du für verschiedene Marken? Mit Profil-Gruppen kannst du Kanäle eines Kunden oder bestimmte Kampagnen bündeln – ideal für Agenturen.
Kollaboration an einem Ort
Ein chaotischer Workspace zerstört jeden Workflow. Bei Kontentino ist alles zentral: Posts, Assets, Kommentare und Aufgaben.
Du kannst Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und jede Änderung an einem Post lückenlos nachverfolgen.
Kommentiere direkt neben dem Entwurf. So bleibt die Kommunikation im Kontext und jeder weiß, was zu tun ist.
Zeit für deinen neuen Workflow!
Nutze unseren 10-Schritte-Guide als Basis für deinen eigenen Prozess. Verfeinere ihn, passen ihn an und mach Schluss mit dem Content-Chaos!
Und wenn du es dir noch einfacher machen willst: Teste Kontentino 14 Tage lang kostenlos und erlebe, wie entspannt Social Media Management sein kann.
