Takaisin blogiin
Tiimissä ja erityisesti asiakkaiden kanssa työskentely voi toisinaan olla haastavaa. Koska avasit tämän artikkelin, tiedät luultavasti siitä jo jotakin 😉 Jos olet markkinointitoimisto, freelancer tai hallinnoit sosiaalisen median kanavia yhdessä muiden kanssa, kuuntele tarkasti!
Entäpä jos kertoisin, että on olemassa muutamia tapoja tehdä yhteistyöstä parempaa ja tehokkaampaa? Ja se on helpompaa kuin luuletkaan! Eiköhän aloiteta 😉
1. Pidä kaikki yhdessä paikassa
Käytätkö yhä taulukkolaskentaohjelmia sosiaalisen median sisältösuunnitteluun ja lähettelet niitä edestakaisin tiimiläisten ja asiakkaiden välillä?
Silloin tiedät, kuinka turhauttavaa on joutua tekemään työ kahteen kertaan. Näin käy vain siksi, että työskentelit vanhan version parissa, koska et huomannut sähköpostia uudesta versiosta tai kollegasi ei jakanut sitä ajoissa…
Mutta miksi tehdä elämästä vaikeaa, kun se voi olla helppoa?
Salaisuus on pitää kaikki sisältösuunnitelmat yhdessä paikassa, antaa kaikkien tiimin jäsenten osallistua reaaliaikaisten päivitysten avulla ja tallentaa kuvat, ideat ja inspiraatiot kaikkien saataville.
Kaiken tulisi tapahtua yhdessä paikassa. Ei enää kuumeista etsintää tiedostojen joukosta, ei kadonneita visuaaleja, tekstiluonnoksia tai kokonaisia suunnitelmia, eikä tarvetta jatkuvalle tiedostojen lähettelylle eri ihmisten välillä.
Pieni salaisuus: tähän on olemassa ratkaisu 😉 Lisää siitä myöhemmin tässä blogissa.
2. Pidä kommunikaatio avoimena ja dynaamisena
Kun tiimi työskentelee sosiaalisen median sisältöjen parissa, on välttämätöntä, että jokainen näkee hänelle osoitettuihin postauksiin liittyvän viestinnän – mitä on tehty ja mitkä ovat seuraavat askeleet.
On epäkäytännöllistä, että tiedot ovat hajallaan eri ihmisten sähköposteissa tai viestisovelluksissa, joihin muilla ei ole pääsyä.
Tämä ei ainoastaan vie aikaa, vaan voi myös estää tiimiä edistymästä työssään ja pysymästä aikataulussa.
Eikö olisi mahtavaa hoitaa sekä sisäinen että asiakasviestintä yhdessä paikassa, suoraan kyseisten postausten vieressä?
Tiimin jäsenet pysyvät kärryillä kommenteista ilman tarvetta etsiä niitä muualta. Silti asiakkaiden ei tarvitse nähdä kaikkea sisäistä keskustelua; he näkevät vain oman viestintänsä kanssasi.
Selkeästi jaettu ja organisoitu
Kyllä, yhteistyö- ja viestintätyökalut kuten Slack tarjoavat nopean tavan chattailla. Voi kuitenkin olla tuskallista etsiä tiettyjä sisältöön liittyviä viestejä, ja vielä pahempaa, jos viestit poistuvat automaattisesti tietyn ajan kuluttua.
Sähköposti taas voi olla hyödyllinen, mutta ei sisältösuunnittelun resurssien jakamiseen – kokeilepa etsiä kaksi viikkoa sitten tullut kuva ja yhdistää se oikeaan postaukseen. Ei ihan helppoa, vai mitä?
3. Rakenna saumaton workflow tiimin sisälle
Taulukot sopivat numeroille, eivät sisältösuunnitelmiin. Sisältösuunnitelman visualisointi kalenterin ja postausten esikatselun avulla antaa paremman yleiskuvan kuin kankea Excel ja auttaa kaikkia olemaan tehokkaampia.
Lisäksi muutosten tulisi päivittyä reaaliajassa, jotta kaikilla on aina uusin versio sisällöstä.
Työn sujuvoittaminen antamalla tiimin lisätä resursseja suoraan tiettyihin postauksiin on toinen tapa parantaa yhteistyötä. Saumattomaan työnkulkuun kuuluu myös suoraviivainen sisäinen hyväksyntäprosessi, joka poistaa tarpeen sähköpostiviestittelylle postauksia hyväksyttäessä tai muokattavaksi lähetettäessä.
Taulukot sopivat numeroille, eivät sisältösuunnitelmiin
Kuulostaako työläältä järjestää? Lue eteenpäin, lupaan ettei se ole 😉
On tärkeää, että käytössä on kattava näkymä kaikista suunnitelluista postauksista, niiden tiloista ja tägeistä.
Erityisesti tägit antavat tarkan kuvan sisällön tasapainosta (esim. onko 80 % postauksista suoraa myyntiä? Näet sen heti ja voit muuttaa suuntaa).
Lue lisää sisällön tasapainon ja suunnittelun tärkeydestä täältä.
Kaikkien tiimiin jäsenten tulisi pystyä näkemään kaikki ja lisäämään postauksiin materiaaleja, kuten kuvia, videoita, 360-kuvia ja GIF-tiedostoja. Lisäksi muistiinpanojen ja kommenttien jättäminen postausten viereen on tehokas tapa varmistaa laatu. Sen jälkeen ne vain lähetetään sisäiseen hyväksyntään.
4. Luo selkeä hyväksyntäprosessi asiakkaille
Tiedät varmasti, kuinka turhauttavaa ja sekavaa on, jos asiakkaat alkavat muokata tekstejäsi tai muuttaa julkaisuaikataulua omatoimisesti. Jos heillä on mahdollisuus muokata niitä, he usein tekevät niin.
Paras ratkaisu on antaa asiakkaiden tarjota luovaa syötettä ja ohjeistusta (brief), jonka jälkeen he tarkistavat sisällön ja joko hyväksyvät sen tai antavat rakentavaa palautetta muokkauksia varten.
Tämä johtaa laadukkaampaan ja sitouttavampaan sosiaalisen median sisältöön.
Sisältöä tarkistaessaan asiakkaiden tulisi nähdä esikatselu jokaisesta postauksesta sekä työpöytä- että mobiiliversiona. Anna heidän myös lisätä kommentteja, kuvia ja videoita – heidän ei pitäisi joutua lähettämään näitä sähköpostitse, vaan lataamaan ne suoraan yhteiselle alustalle.
Jotta hyväksyntäprosessi pysyy selkeänä ja tiiviinä, muista pitää kirjaa palautteista.
5. Pidä työn kaikki versiot tallessa
Kuinka monta versiota tiimisi tekee yhdestä postauksesta ennen kuin se on valmis julkaistavaksi? Joskus yhden, joskus viisi.
Tiedät varmasti tilanteen, jossa jokin ensimmäisistä versioista täydentää myöhempiä ja lopulta se TÄYDELLINEN postaus syntyy.
Mutta voi olla vaikeaa muistaa, mitä ne aikaisemmat luonnokset oikein sisälsivät.
Se on prosessi, ymmärrämme sen.
Yhteisellä alustalla on siksi kriittistä säilyttää kaikkien postausversioiden historia. Kronologinen järjestys yhdessä kommenttien ja muistiinpanojen kanssa tekee työstämisestä paljon helpompaa.
Utelias tietämään, mikä on ratkaisu näihin 5 haasteeseen?
Kontentino auttaa sinua selättämään nämä haasteet tehokkaasti ja tekee tiimi- ja asiakasyhteistyöstä sujuvampaa kuin koskaan.
Kontentino tarjoaa intuitiivisten ominaisuuksiensa avulla ne viisi helppoa tapaa parantaa yhteistyötäsi.
Etkö usko vielä? Kokeile ilmaiseksi!
PS: Nämä parhaat käytännöt ovat auttaneet meitä ja monia asiakkaitamme. Entä sinua?
Onko SINULLA vinkkejä yhteistyön parantamiseen? Jaa ne kanssamme alla olevassa kommenttikentässä! 😉
