Social media policy on kokoelma ohjeistuksia, jotka määrittelevät, miten työntekijöiden tulee käyttäytyä verkossa – sekä yrityksen virallisilla tileillä että omilla henkilökohtaisilla profiileillaan. Se on yrityksen sisäinen säännöstö, jonka tarkoituksena on suojella brändiäsi, estää luottamuksellisen tiedon vuotaminen ja varmistaa, että jokainen työntekijä ymmärtää, mitä asianmukainen ammatillinen käytös tarkoittaa sosiaalisessa mediassa. Olipa kyseessä twiittaaminen, postaus LinkedInissä tai jako Instagramissa, selkeä social media policy asettaa odotukset ja vähentää oikeudellisia sekä maineeseen kohdistuvia riskejä.
Työntekijäsi ovat brändilähettiläitäsi halusitpa tai et. Heidän julkaisunsa – jopa henkilökohtaisilla tileillä – voivat vaikuttaa suoraan yrityksesi maineeseen. Social media policy varmistaa yhtenäisen viestinnän, estää työntekijöitä jakamasta vahingossa luottamuksellista tietoa ja suojaa yritystäsi PR-katastrofeilta. Se myös asettaa tietoturvaprotokollat tietomurtojen estämiseksi ja selventää, kuka on vastuussa asiakasreaktioista tai kriisiviestinnästä sosiaalisessa mediassa.
Vahva ohjeistus kattaa useita osa-alueita: määritelmän siitä, mitä alustoja se koskee (Twitter, LinkedIn, TikTok jne.), säännöt luottamuksellisesta ja omistusoikeudellisesta tiedosta, odotukset brändin äänensävystä (tone of voice), tietoturvaohjeet kuten salasanojen hallinnan, tietosuojaohjeet työntekijöiden ja asiakkaiden tiedoille, osastokohtaiset roolit ja vastuut sekä kriisiviestintäsuunnitelman. Sinun tulisi myös määritellä, tarvitsevatko työntekijät hyväksynnän ennen yrityksen puolesta postaamista ja miten asiakaskyselyihin vastataan.
Kyllä – useimmat nykyaikaiset ohjeistukset koskevat. Vaikka työntekijöillä on oikeus henkilökohtaiseen sosiaalisen median käyttöön, yritykset voivat asettaa sääntöjä siitä, mitä ei tulisi julkaista, erityisesti jos se vahingoittaa brändiä tai rikkoo salassapitosopimuksia. Monet ohjeistukset vaativat työntekijöitä lisäämään profiilitietoihinsa maininnan, kuten “mielipiteet ovat omiani”, jos he keskustelevat yrityksen asioista. Tärkeintä on selkeys: työntekijöiden on tiedettävä, mitkä säännöt koskevat henkilökohtaisia tilejä ja mitkä vain virallisia yritytilejä.
Valvonta sisältää yleensä koulutusta, seurantaa ja ohjeistuksessa määriteltyjä kurinpitomenettelyjä. Useimmat yritykset edellyttävät työntekijöiltä kuittausta siitä, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet säännöt. Jotkut seuraavat yrityksen kanavia varmistaakseen ohjeiden noudattamisen, kun taas toiset keskittyvät työntekijöiden kouluttamiseen parhaisiin käytäntöihin. Rikkomusten seuraukset vaihtelevat varoituksesta työsuhteen päättämiseen riippuen vakavuusasteesta ja ohjeistuksen sisällöstä. Selkeät ja dokumentoidut säännöt tekevät valvonnasta reilua ja perusteltua.
Takaisin sanastoon