Vissza a blogra
Ha meg kellene tippelned, miért csúszik el annyi social media marketinges a határidőkkel, mit mondanál?
Igen. Az ügyfél-jóváhagyás (client approval).
Valójában a marketingesek 92%-a szerint a jóváhagyási késedelmek a legfőbb okai a lekésett határidőknek. És nem nehéz belátni, miért.
Social media managerek, designerek, szövegírók, community managerek, kampánymenedzserek.
RENGETEG munka van egy tökéletesen összeállított feed mögött.
És persze mindenkinek hozzá kell tennie a magáét.
Ügyfelek, felsővezetés, igazgatósági tagok, PR csapatok, operáció – olykor úgy tűnik, végtelen sorban állnak a jóváhagyók, mielőtt a tartalom kikerülhetne.
Ebben az útmutatóban megmutatjuk, hogyan vonhatod be a csapattagokat, az ügyfeleket és a stakeholdereket anélkül, hogy értékes órákat veszítenél, és hogyan érhetsz el akár 76%-kal gyorsabb jóváhagyást.
Őszintén szólva, ezzel mindenki nyer 🎉
Mi is pontosan az ügyfél-jóváhagyási folyamat?
Akár egy cég social media csatornáit kezeled, akár egyszerre több ügyféllel zsonglőrködsz, valamilyen jóváhagyási folyamatod biztosan van.
De vajon ez a leghatékonyabb? Nos… erre később még visszatérünk.
A folyamat természetesen attól függően változik, hogy hol dolgozol.
Ha egy nagyvállalatnál vagy social media manager, főleg belső jóváhagyásokkal foglalkozol. Megbízható folyamatra van szükséged, hogy minden post a megfelelő üzenetet közvetítse és építse a brandet.
(És persze téged is jó színben tüntessen fel. Gondolnunk kell arra a jövőbeli előléptetésre is 💰)
Ott vannak a közvetlen csapattagok: a kreatív csapat, a brand manager és/vagy az account manager.
Aztán jön a második kör. Ez lehet az alapító, a CEO, a felsővezetés, a PR vagy akár a jogi osztály. Alapvetően mindenki, akinek látnia kell, hogyan jelenik meg a márka a külvilág felé, mielőtt a tartalom élesedik.
Ha pedig ügynökségnél dolgozol? Akkor belső review-ra és külső ügyfél-jóváhagyásra is szükséged van, hogy az ügyfél elégedett legyen (a posztokkal ÉS azzal, hogy továbbra is fizesse a havidíjat).
Tegyük fel, hogy az ügynökségednek körülbelül 20 ügyfele van. Ez rengeteg oda-vissza kommunikációt jelent. És mindig van egy ügyfél, aki túlságosan is bele akar folyni a részletekbe.
Vagy az, akinek rengeteg feedbackje van.
Vagy az, aki még mindig azt kérdezi, miért nincs egymillió követője pár hónap közös munka után.
Miért annyira fontos az ügyfél-jóváhagyás?
Valószínűleg te is feltetted már ezt a kérdést magadnak, miután kimerülten dőltél hátra a székedben.
Miért tart ilyen sokáig átnézni pár posztot? Profi social media manager vagy, miért kell ennyi ellenőrzés?
Nos, két nyomós okunk is van, amiért sosem szabad kihagyni a folyamatból ezt a lépést.
Elvárások kezelése és összehangolása
Ahogy említettük, sokan vesznek részt a social media workflow-ban.
Ez sok mozgó alkatrészt jelent – és sok hibaforrást.
A jóváhagyási folyamatok biztosítják, hogy mindenki egy oldalon álljon, a kreatív csapattól kezdve a CEO-ig.
Az elvárások kezelése a social media manager munkájának kritikus része – kulcsfontosságú, hogy az ügyfeleket és a vezetőséget ne érje meglepetés, amikor élesedik a tartalom!
Emellett, ha új taggal bővül a csapat, egy tiszta folyamat mentén sokkal egyszerűbb őt betanítani és képbe hozni.
A költséges hibák megelőzése
Még a világ legnagyobb márkái sem tévedhetetlenek. Ki felejthetné el azt az esetet, amikor egy piszkozat (draft) véletlenül kikerült a McDonald’s Twitter-oldalára?
Vagy amikor egy elgépelt hashtaggel a Sephora #CountdownToBeauty kampánya valami egészen… mássá alakult.
Hibák történnek, és remélhetőleg a legtöbb ártatlan.
De minél több szem látja a tartalmat, annál nagyobb az esély a baki kiszűrésére. Ez pedig segít megőrizni mindenki nyugalmát (és munkáját).
Social media managerek véleménye – miért fontos a jóváhagyás?
Mi a legjobb módja a jóváhagyás beépítésének a workflow-ba?
Minden munkafolyamat más és más, függően a csapat létszámától, a kezelt profiloktól és számos egyéb tényezőtől.
Így néz ki egy jól olajozott gépezet.
1. Kurátori munka (Curate)
Legyen szó más alkotóktól származó inspirációról vagy a kreatív eszközök gondos kiválasztásáról, a tiszta vizuális identitás kulcsfontosságú.
Hogy az ügyfelek már a kezdetektől képben legyenek (és a használt alapanyagok előre jóvá legyenek hagyva), érdemes egy közös adatbázist létrehozni, ahová ők is tölthetnek fel tartalmakat.
A Kontentino például rendelkezik egy media library funkcióval, ahová az ügyfelek is feltölthetnek, így könnyű a tartalom összeállítása és minden egy helyen marad. Van inspirációs naptár is (a tényleges tartalomnaptártól külön), ahol az ügyfelek ötletelhetnek és részt vehetnek a tervezésben.
2. Tartalomgyártás (Content Creation)
A munka kreatív része: szövegírás, design, fotózás, videók készítése – tudod jól.
3. Szerkesztés
Ez a szakasz változik a legtöbbet. Ha egy Twitter (X) poszton dolgozol, a szöveg és a kép szerkesztése a fő feladat.
De Stories vagy Carousel posztoknál sokkal több az elem: videók, zenék, caption-ök, effektek – mindennek a helyén kell lennie.
Ez egy jó pont a bevonni kívánt ügyfeleknek. Ha kikéred a véleményüket és beépíted az ötleteiket, részesének érzik magukat a folyamatnak, ami építi a bizalmat.
(És ez azt is jelenti, hogy sokkal kevesebb feedback lesz a későbbiekben.)
Ez vezet el a gördülékenyebb jóváhagyási folyamathoz.
4. Review (Áttekintés)
Mielőtt kiküldenéd, érdemes átnézni a tartalmat a marketingvezetővel / CMO-val (vagy a közvetlen feletteseddel).
Itt az ideje megbizonyosodni róla, hogy minden tökéletesen csiszolt és nincsenek benne elírások!
5. Jóváhagyás (Approve)
A rész, amire vártál (vagy amitől tartottál).
Ne feledd: a jóváhagyás az elköteleződésről szól. Sokkal jobb, ha most nézi meg mindenki a posztot, mint később, amikor már az egész világ látja.
A tartalomtól függően több ember is érintett lehet. A PR csapatnak lehetnek észrevételei, a jogi osztálynak pedig ellenőriznie kell a megfelelőséget. A CEO vagy a CMO ragaszkodhat bizonyos szóhasználathoz vagy hangnemhez.
Mint tudjuk, ez a rész tarthat a legtovább. De van pár dolog, amivel felgyorsíthatod:
- Használj egyértelmű értesítési rendszert, amikor a posztok jóváhagyásra készek, jóvá lettek hagyva (vagy javítást igényelnek).
- Vizsgáld felül a stakeholdereket – tényleg mindenki részvétele elengedhetetlen?
- Állíts be egyértelmű határidőket, és tisztázd, mi történik, ha nem érkezik meg időben a jóváhagyás (késik a posztolás, vagy a jóváhagyás hiányában is élesedik).
Gratulálunk! Átugrottad az utolsó akadályt, a tartalmad végre napvilágot lát.
Természetesen a munka itt nem ér véget. Időzíteni kell, mérni a teljesítményt (analytics), beépíteni a tapasztalatokat, válaszolni a követőknek, riportolni a csapatnak, és elkezdeni a következő adag poszt gyártását.
(Már mi is elfáradtunk bele.)
De most tarts egy kis szünetet. Megérdemled!
A nem hatékony jóváhagyási folyamat rejtett költségei
Segítség: Hetente több órát spórolhatnál meg magadnak.
Tehát megállapítottuk, hogy kell egy folyamat. Megmutattuk, hogyan épül fel. De vajon a tiéd a lehető leghatékonyabb?
Kérdezd meg magadtól:
Mennyi időt töltesz egy ügyfél social media feladataival hetente?
És ebből mennyi a tényleges közösségi média munka?
Ha órákat töltesz manuális feladatokkal és az ügyfelek vagy a vezetőség utáni szaladgálással, akkor ezt az időt nem a social media stratégiád finomhangolására fordítod.
Vagy új, izgalmas ötletek kitalálására, amikről mindenki beszélni fog.
Vagy új ügyfelek szerzésére.
(Vagy bármi másra, ami produktívabb.)
Egy áramvonalasított, automatizált folyamat lehetővé teszi, hogy a fontos dolgokra koncentrálj (például az ütős tartalmakra), és megspórold a legértékesebb erőforrásodat: az időt.
A Kontentinóval havonta akár 20 órát is spórolhatsz (személyenként!), és 53%-kal csökkentheted a feedback loopban töltött időt.
5 módszer, amivel egyszerűsítheted a folyamatokat a Kontentinóval
Social media managerként mi magunk is belefáradtunk az örökös oda-vissza körökbe az ügyfelekkel. Néztük, ahogy elszállnak a határidők és a friss tartalmak elévülnek.
Ezért elhatároztuk, hogy létrehozzuk az internet legintuitívabb social media eszközét. És tudtuk, hogy a jóváhagyásnak az alapoktól a rendszer részének kell lennie.
A Kontentinót azért építettük, hogy megszüntessük a hosszú, kaotikus jóváhagyási folyamatokat.
Felhasználóink átlagosan 76%-kal gyorsabb jóváhagyásról számolnak be.
Íme, néhány módszer, amivel felgyorsíthatod a folyamatot a Kontentino segítségével.
Nincs több találgatás: live post preview mobilon és desktopon
Töltöttél már órákat egy poszt csiszolgatásával, hogy aztán élesben mégse nézzen ki jól?
A Kontentino lehetővé teszi számodra és az ügyfeled számára is, hogy pontosan lássátok, hogyan fest majd a poszt az adott platformon, akár mobilon, akár desktopon. Sőt, különböző telefontípusokon is ellenőrizheted, így nyugodt lehetsz, hogy a tartalom mindenhol tökéletes lesz 👌🏽
Ez kiváló az olyan vezetőknek vagy ügyfeleknek is, akik nem ismerik mélyrehatóan az összes platformot.
A Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest és még a LinkedIn esetében is elérhető a live preview.
Lásd át a teljes workflow-t
Ahogy említettük, minden cégnél más a jóváhagyási folyamat. Ezért egyszerűvé tettük, hogy olyan rendszert építs fel, ami neked kényelmes.
A Workflow View felületen bármelyik poszt státuszát láthatod, és azt is, ki mihez van hozzárendelve. Így egy pillanat alatt átlátod az egész folyamatot.
Ez neked is segítség, mert nem kell időt pazarolnod a csapattagok ellenőrzésére, vagy arra, hogy ki felel az adott Instagram posztért.
De az ügyfeleknek és feletteseknek is hasznos, hiszen láthatják a haladást anélkül, hogy kérdezniük kellene. Ez kevesebb felesleges üzenetváltást és kevesebb félreértést jelent.
Ha pedig egy poszt készen áll a következő szakaszra? Csak húzd át a következő oszlopba.
Használhatsz szűrőket is, hogy csak a számodra fontos tartalmakat lásd. Például az összes Instagram posztot:
Vagy csak azokat, amiknél te vagy a következő jóváhagyó:
Míg az ügyfelet lehet, hogy csak a már majdnem kész, polírozott munka érdekli:
Küldj el egyszerre több posztot jóváhagyásra kevesebb mint egy perc alatt
Nincs több váltogatás a fiókok között, nincs több tucatnyi e-mail vagy link. A Kontentino egyetlen központi hely a jóváhagyások gyors beszerzéséhez.
Csak válaszd ki a küldeni kívánt tartalmakat, jelöld ki a felhasználót, és mehet is:
Tényleg ennyire egyszerű.
Még előre kitöltött sablonjaink is vannak, így nem kell minden alkalommal megírnod ugyanazt az e-mailt.
Az ügyfeleknek és vezetőknek is gyerekjáték a feladat. Egyetlen kattintással jóváhagyhatnak, elutasíthatnak vagy kommentet fűzhetnek a posztokhoz.
Mivel a kommentek közvetlenül a posztokhoz kapcsolódnak, sokkal könnyebb átvezetni a módosításokat és megkapni a végső igent.
Intézz mindent mobilon
Az ügyfeleid elől vannak foglalva. Ha azt szeretnéd, hogy még ebben az évszázadban válaszoljanak, tedd nekik kényelmessé a dolgot.
A Kontentinóval az ügyfelek azonnal értesítést kapnak e-mailben vagy mobil push üzenetben, amint a posztok készen állnak.
Közvetlenül a telefonjukról is jóváhagyhatnak, ami sokkal gyorsabbá teszi a visszajelzést.
Minden poszt mellé jár egy Post Checklist
Hányszor kellett már utólag pótolnod lemaradt hashtageket vagy hiányzó UTM paramétereket? Vagy rossz képarányú kreatívokat?
Akár új kollégát tanítasz be, akár péntek délután 4 óra van, vagy épp nem vagy a toppon, a checklist biztosítja, hogy semmi fontos ne maradjon ki.
Mivel minden checklist közvetlenül az adott poszt mellett van (és nem egy Google Drive mappa mélyén), biztosan nem felejtődik el.
Azt is láthatod, ki és mikor pipálta ki az egyes tételeket, ami transzparensebbé teszi az együttműködést.
Minden ügyfélhez, platformhoz és poszttípushoz saját checklistet rendelhetsz, így a tartalomnak a legjobb esélye van az azonnali jóváhagyásra.
A checklistek az ügyfél oldalán is segítenek a szervezésben. Ha több embernek is rá kell bólintania egy posztra, a Post Checklisttel követhetik, ki hagyta már jóvá a feladatot.
Amikor pedig eljön a végső döntéshozó ideje, ő egyszerűen rányom az Approve gombra, és a poszt már készen is áll az időzítésre.
