5 modi semplici per migliorare la collaborazione con il tuo team e i clienti

Lavorare in team, e specialmente con i clienti, a volte può risultare difficile. Visto che hai aperto questo articolo, probabilmente ne sai qualcosa 😉 Se sei un’agenzia di marketing, un freelancer o semplicemente gestisci canali social insieme a qualcun altro, ascolta bene!

E se ti dicessi che ci sono alcuni modi per rendere la collaborazione migliore e più efficace? Ed è più facile di quanto pensi! Mettiamoci all’opera 😉

1. Tieni tutto in un unico posto

Utilizzi ancora fogli di calcolo per la pianificazione dei contenuti social e li scambi continuamente tra tutte le persone del tuo team e con il tuo cliente?

Allora conosci il dolore di dover fare il tuo lavoro due volte. E questo solo perché hai lavorato su una versione vecchia, non avendo controllato l’email per quella più recente o perché il tuo collega non l’ha condivisa con te in tempo…

Ma perché complicarsi la vita quando può essere semplice?

Il trucco sta nel tenere tutti i tuoi piani editoriali in un unico posto, permettere a tutti i membri del team di contribuire apportando aggiornamenti in tempo reale, e archiviare immagini, idee e ispirazioni per i post rendendole accessibili a tutti i membri del team.

Tutto dovrebbe avvenire in un unico posto. Basta ricerche frenetiche di quel singolo file tra decine di altri, basta visual persi, testi del copy o interi piani editoriali smarriti, non c’è più bisogno di scambiare file tra tutte quelle persone.

Un piccolo segreto: c’è una soluzione a tutto questo 😉 Te ne parlerò più avanti in questo blog.

2. Mantieni la comunicazione aperta e dinamica

Quando si lavora sui contenuti social in team, è essenziale che ogni membro possa vedere facilmente la comunicazione relativa ai post che gli sono stati assegnati – cosa è stato fatto e quali sono i prossimi passi.

Non è pratico avere tutte queste informazioni sparse nelle caselle di posta o nelle app di messaggistica dei vari membri del team, dove gli altri non possono vederle.

Non solo consuma tempo, ma potrebbe anche impedire agli altri membri del team di procedere con il loro lavoro e rispettare le scadenze.

Non sarebbe fantastico gestire sia la comunicazione interna che quella con il cliente in un unico posto, proprio accanto ai post a cui si riferiscono?

I membri del team terranno traccia di tutti i commenti e non dovranno cercare altrove, mentre i clienti non dovrebbero vedere nulla di tutto ciò. Vedranno solo la loro comunicazione con te.

Ben suddivisa, chiara e organizzata

Sì, esistono strumenti di collaborazione e comunicazione come Slack che possono fornire un modo facile e veloce per chattare. Tuttavia, può essere una vera scocciatura cercare messaggi specifici relativi ai contenuti, ed è ancora peggio quando non riesci a trovare un messaggio perché è stato cancellato automaticamente dopo un po’ di tempo.

Anche l’email può essere ancora utile, ma non per condividere le risorse di un piano editoriale: prova solo a cercare l’immagine che il tuo designer ti ha inviato 2 settimane fa e ad abbinarla al post giusto. Non è facile, vero?

3. Imposta un workflow fluido all’interno del team

I fogli di calcolo sono ottimi per i numeri, non per i piani editoriali. Visualizzare il tuo piano di contenuti con un calendario e le anteprime dei post ti darà una panoramica molto migliore della programmazione rispetto a una noiosa tabella Excel e aiuterà tutti a essere più efficaci.

Inoltre, le modifiche dovrebbero essere caricate in tempo reale in modo che tutti abbiano sempre l’ultima versione di tutti i contenuti.

Rendere più facile e veloce per il team il contributo di risorse a post specifici è un altro modo per facilitare la collaborazione. Un altro aspetto di un workflow fluido è un processo di approvazione interna snello che elimina la necessità di scambiare email o messaggi quando approvi un post o lo mandi in revisione.

I fogli di calcolo sono ottimi per i numeri, non per i piani editoriali

Sembra un sacco di lavoro da impostare? Continua a leggere, non lo sarà: te lo prometto 😉

È importante avere una panoramica completa di tutti i post pianificati, il loro stato e i tag.

Soprattutto i tag ti daranno un’idea precisa sul tuo bilanciamento dei contenuti (es. l’80% dei tuoi post sono hard sell? Questo ti aiuta a vederlo e a cambiarlo in meglio.).

Leggi di più su l’importanza del bilanciamento e della pianificazione dei contenuti qui.

Tutti nel team dovrebbero poter vedere tutto e aggiungere risorse ai post, come immagini, video, foto 360, GIF e altro. Inoltre, lasciare note e commenti accanto ai post è molto efficace quando si creano contenuti di alta qualità. Poi basta inviarlo per l’approvazione interna.

4. Imposta un processo di approvazione fluido con il cliente

Probabilmente sai quanto possa essere frustrante e disorganizzato quando i clienti iniziano a modificare il tuo copy o a cambiare la programmazione dei post. Perché se hanno la possibilità di modificare queste cose, quasi sempre lo faranno.

La soluzione migliore è lasciare che i clienti ti forniscano input creativi e linee guida (brief), per poi rivedere il contenuto e approvarlo o darti feedback rilevanti e mandarlo in revisione.

Questo porterà in seguito a contenuti social coinvolgenti e di alta qualità.

Durante la revisione dei contenuti, i clienti dovrebbero poter vedere un’anteprima live di ogni post, sia in versione desktop che mobile. Lascia che aggiungano anche commenti, immagini e video: non dovrebbero inviarli via email ma caricarli direttamente su un’unica piattaforma condivisa.

Per rendere questo processo di approvazione snello conciso e chiaro, assicurati di tenere traccia dei commenti di feedback.

5. Tieni traccia di tutte le versioni di ogni lavoro

Quante versioni di un singolo post crea il tuo team prima che sia pronto per essere esportato? A volte una, a volte cinque.

E sono sicuro che sai come può succedere che una delle prime versioni completi quelle successive, ed ecco che nasce IL post.

Ma può essere difficile ricordare come erano quelle prime copie, per esempio.

È un processo, lo capiamo.

Ed è per questo che è davvero importante mantenere una cronologia di tutte le versioni del post nella piattaforma condivisa. Insieme a commenti e note in ordine cronologico, questo rende molto più semplice lavorare sui post.

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PS: Queste best practice hanno aiutato davvero noi e molti dei nostri clienti. E tu?

TU hai qualche consiglio su come migliorare la collaborazione? Condividilo con noi nei commenti qui sotto! 😉