Come Kontentino aiuta Brainy Bees nella gestione quotidiana dei Social Media

Chi sono le Brainy Bees? 🐝

Brainy Bees è una versatile agenzia di digital marketing specializzata nella creazione di contenuti “dolci come il miele” per le aziende SaaS. Lavorano con persone provenienti da tutto il mondo, gestendo le loro PR, i social media e praticamente qualsiasi altra cosa necessaria per ottenere il massimo dalle loro azioni di marketing. Hanno già gestito account per oltre 100 aziende tramite Kontentino e non hanno intenzione di fermarsi.

Per cosa usa Kontentino Brainy Bees?

Sebbene Brainy Bees sia una società di content marketing, gestisce diversi profili social per i propri clienti oltre ai propri account. Kontentino gioca un ruolo fondamentale in questo, dal momento che le “Api” lavorano da remoto e parte del team vive in luoghi diversi in tutto il mondo. Inoltre, i loro clienti provengono da vari paesi, quindi utilizzare uno strumento potente non è solo un semplice aiuto, ma è in realtà una necessità.

Possiamo dire che conoscono Kontentino a memoria e possono descrivere ogni funzionalità con precisione. Usano lo strumento nella pratica e condividono la loro conoscenza su come utilizzarlo.

Esaminiamo nel dettaglio le azioni specifiche condotte per ogni canale.

Gestione di account social multipli dei clienti

Nella maggior parte dei casi, Brainy Bees utilizza Kontentino per gestire molteplici account dei clienti. Spesso gestiscono da due a quattro profili su diversi canali social per ogni azienda con cui lavorano, adattando i contenuti alle peculiarità di ciascuna piattaforma.

Ecco perché è essenziale avere la possibilità di raggruppare tutti i profili di un cliente e visualizzare i post dedicati ai vari canali su un’unica dashboard. Ed è possibile farlo: puoi creare e gestire gruppi come nell’esempio qui sotto. Successivamente, puoi anche assegnare i tuoi clienti a specifici gruppi di social media in modo che possano vedere in anteprima i contenuti che Brainy Bees pubblicherà per loro.

Creare “buzz” sui social media sui nostri profili

Quando si tratta dei profili aziendali, Brainy Bees utilizza tre piattaforme di social media per promuovere il proprio lavoro e rimanere in contatto con il pubblico o con altri marketer.

• Facebook – è il principale canale di comunicazione. Brainy Bees pubblica vari tipi di contenuti qui, come informazioni sulle nuove playlist di Spotify o sondaggi in corso. Condividono anche i post del loro blog (Expert’s hive).

• Instagram – questo è il luogo dove Brainy Bees pubblica principalmente contenuti didattici ed educativi. Qui puoi trovare consigli su libri di marketing, così come post sul marketing SaaS.

• LinkedIn – mostra un lato più formale dell’azienda. Anche la CEO di Brainy Bees, Kinga Edwards, lo usa per pubblicare contenuti sul suo profilo privato e spingere le azioni di social selling.

Tutti questi account sono gestiti con Kontentino. Facilita il workflow perché i post vengono creati da diversi membri del team e devono essere revisionati e approvati da altri. Per rendere questo processo rapido e indolore, la pianificazione delle attività e l’approvazione della pubblicazione sono le funzionalità chiave per le Api.

Tuttavia, Brainy Bees non è un’agenzia ordinaria. Si concentrano maggiormente sui profili social dei loro clienti piuttosto che sui propri, quindi non caricano contenuti con particolare regolarità. Come si dice, il calzolaio va in giro con le scarpe rotte 😉.

Come gestire l’onboarding di nuove Api?

Ogni volta che una nuova Ape si unisce all’azienda, deve imparare il workflow interno della gestione dei social media. Per semplificare questo aspetto, Brainy Bees utilizza la funzione del profilo demo per accelerare il processo di onboarding.

È una funzionalità pratica che aiuta a evitare errori durante i primi passi di qualcuno nel mondo dei social media. Puoi creare un profilo demo e imparare a gestire gli account e caricare i contenuti senza lo stress di pubblicare qualcosa di indesiderato sul profilo di un cliente. Quando un dipendente inizia finalmente a gestire l’account di un cliente, l’approvazione regolare dei contenuti è un must. Il doppio controllo aiuta a evitare passi falsi e rende l’intero processo di creazione e pubblicazione più organizzato.

Come due tipi di visualizzazione della dashboard facilitano il workflow

Brainy Bees collabora con i team di marketing interni che alcuni dei loro clienti possiedono, oppure gestisce i profili social dalla A alla Z per altri. Che collaborino con altri marketer o direttamente con i direttori d’azienda, l’utilizzo di un unico strumento consente loro di evitare il caos.

Funzionalità come il calendario ispirazionale, l’approvazione semplice e feedback, e la reportistica sono tutte utilizzate quotidianamente.

Una delle opzioni più essenziali potrebbe non sembrare così ovvia, ed è la presenza di due tipi di visualizzazione per il calendario dei contenuti. A volte i clienti hanno bisogno di vedere l’intero piano mensile in un formato simile a Excel, mentre per altri è più intuitivo guardare la modalità calendario. È possibile passare da una modalità all’altra, il che può tornare utile sia per i social media manager che per i clienti.

Visualizzazione classica del calendario dei contenuti

Visualizzazione foglio di calcolo

La capacità di fare questo cambio è importante anche per un altro motivo: alcuni clienti provengono o sono ancora abituati al mondo dei fogli di calcolo, quindi quel tipo di visualizzazione è semplicemente più comodo per loro. Questo è il primo passo della transizione, poiché al passo successivo saranno totalmente innamorati dell’anteprima rapida e dell’approvazione dei contenuti di Kontentino.

Inoltre, avere tutto in un unico calendario dei contenuti interattivo non significa dover dimenticare totalmente i documenti PDF/XLSX. Puoi ancora scaricare quei formati (Brainy Bees genera report in PDF da inviare ai clienti finali con un solo clic per un’agenzia che ha esternalizzato tutti i suoi profili social). 

Workflow organizzato come in un alveare

“Nella maggior parte dei casi, lavoriamo con i team che i nostri clienti hanno internamente. Non possiamo immaginare la collaborazione remota senza il supporto fornito da Kontentino per ottimizzare il nostro workflow: dal brainstorming, passando per la creazione di contenuti e l’invio per il feedback, fino alla programmazione. L’intero processo di gestione dei social media diventa più veloce e meglio strutturato.”

Kinga Edwards, CEO di Brainy Bees

Kontentino offre una serie di opzioni che supportano i team remoti, quindi è il momento di vedere quali sono percepite come le più importanti dal team di Brainy Bees.

Workflow remoto più fluido con i clienti

“Le Api lavorano velocemente, quindi volevamo snellire la collaborazione remota con i clienti. Eravamo soliti condividere documenti multipli tra cui testi, visual e calendari in fogli di calcolo o come allegati PDF, ma gestire tale caos richiedeva molto tempo. In realtà, gestirlo era una cosa, ma un altro problema era ottenere un feedback tempestivo: a volte le migliori opportunità ci sfuggivano perché non ricevevamo feedback in tempo. Se devo fare una stima, Kontentino rende l’approvazione dei contenuti fino al 50% più veloce (da una questione di ore a una questione di minuti).”

Ci vuole tempo per impostare un workflow con i clienti, ma a volte, anche se entrambe le aziende sono molto competenti, gli strumenti che usano non permettono loro di spiegare le ali. Condividere tonnellate di asset in vari formati, da Google Docs a Microsoft Word e Mac Pages: chi non ci è passato?

La libreria media è un luogo dove la tua azienda può caricare qualsiasi tipo di asset. Saranno disponibili per i tuoi collaboratori in un unico posto, senza che debbano utilizzare milioni di altri documenti.

La gente continua a ripetere che la comunicazione è la chiave, e ha ragione. Tuttavia, usare solo l’e-mail potrebbe rendere l’intero processo troppo lento, e i social media manager potrebbero non ottenere le risposte di cui hanno bisogno in tempo (il che è particolarmente importante se c’è un’occasione per il Real Time Marketing). Ricevere migliaia di notifiche da più canali non è nemmeno il modo migliore per comunicare.

Commenti, feedback e approvazione interna sono la salvezza per un problema come questo. E prima o poi, il processo di comunicazione dovrà essere ottimizzato. Anche se Brainy Bees lavora con i propri clienti su vari progetti, tutto ciò che riguarda i social media viene discusso tramite Kontentino per evitare la mancanza di contatto o una divisione dei canali eccessivamente estesa.

Tutti ricevono notifiche sia su Kontentino che via e-mail per controllare nuovi task o commenti, così l’intero processo di comunicazione è organizzato e nulla viene lasciato non letto.

Kontentino risparmia, in media, il 41% del tempo di lavoro richiesto rispetto all’utilizzo di nessun workflow strutturato per i social media, e Brainy Bees può confermare che ha accelerato le loro azioni.

Creare e condividere idee per i contenuti

#1 Brainstorming

Sebbene la maggior parte delle sessioni di brainstorming sia condotta durante le videochiamate (a volte troppe), le idee più importanti vengono aggiunte a Kontentino. Questo perché è facile dimenticare una o due cose, che potrebbero invece rivelarsi concetti rivoluzionari!

Tutto è memorizzato nella scheda “ispirazioni”, che puoi trovare nella barra superiore.

#2 Anteprima mobile e desktop

“Spesso, all’inizio di una collaborazione, i nostri clienti ci chiedono come apparirà un post dopo la pubblicazione. In passato, dovevamo affidarci a mockup che richiedevano tempo ed erano inefficaci (come fai a fare il mockup di un video?!). L’anteprima del post è una funzionalità che ci aiuta a rispondere immediatamente a tali domande, poiché possiamo mostrare con precisione come apparirà ogni contenuto sia su mobile che su desktop.”

#3 Cambio della copertina

Quando si tratta di visual, è anche cruciale avere la possibilità di cambiare la copertina di un video o di un post del blog condiviso. A volte la miniatura (thumbnail) appare poco attraente e deve essere più accattivante per attirare l’attenzione degli utenti. In Kontentino, puoi aggiungere un link o caricare un video e cambiare la sua copertina in modo che i destinatari vedano la foto che hai scelto invece di quella predefinita mentre scorrono i loro feed.

#4 Reportistica semplice e visivamente accattivante

I report di Facebook sono disponibili per il download solo nel formato XLS (che per alcuni destinatari è piuttosto ostico). Inoltre, gli screenshot devono essere catturati separatamente, per quanto possa sembrare confuso. Brainy Bees sceglie invece di generare report automatici tramite Kontentino, che scaricano come un unico PDF. In questo modo le statistiche possono essere generate rapidamente, il che è particolarmente importante per Instagram poiché questa piattaforma mostra nativamente statistiche limitate nel tempo.

Collaborazione sicura con ruoli del team dedicati

Ogni processo di collaborazione è diverso a seconda delle richieste, delle aspettative e della privacy policy del cliente. Se ti stai chiedendo se tutti coloro che vengono aggiunti a Kontentino ottengono l’accesso a tutti questi dati, beh, non è così.

Alcuni clienti permettono solo a specifiche “Api” di creare contenuti per loro, in quanto non vogliono dare accesso a troppe persone per motivi di sicurezza. Forniscono solo a Kinga, ad esempio, l’autorizzazione per programmare e pubblicare i post.

Come funziona esattamente se i clienti preferiscono questo tipo di workflow?

• Il cliente fornisce a Brainy Bees idee per i contenuti e informazioni sugli eventi importanti nelle settimane a venire. Questo viene inviato come bozza con una nota a lato in Kontentino.
• Brainy Bees crea i contenuti per i social media e li invia al cliente per l’approvazione.
• Una volta ottenuto il via libera, assegnano un task a Kinga per programmare quei particolari post.
• L’unica cosa che resta da fare è aspettare la pubblicazione automatica del post!

Un’altra opzione simile a quella menzionata sopra è concedere a poche persone l’accesso alla pubblicazione dei contenuti. Una persona (qui, è Kinga) ha comunque tutto sotto controllo grazie alla cronologia delle revisioni.

Community management con Engage

Non c’è gestione dei social media senza moderazione dei commenti. Punto. Questo elemento del digital marketing è probabilmente uno dei più stancanti e fastidiosi di tutti. Tuttavia, puoi rendere il processo più fluido e meno frustrante spostando il tuo community management su Kontentino.

È anche una buona tattica durante l’onboarding. Brainy Bees lo usa quando introduce nuovi dipendenti in modo che una persona più esperta possa avere una panoramica delle loro azioni e risposte.

Come aiuta Kontentino a ricordare ogni dettaglio?

È risaputo che le api sono creature molto occupate, quindi c’è sempre qualcosa che devono fare. Sarebbe impossibile gestire più account di social media, creare contenuti per altre piattaforme, lavorare su altri task e ricordarsi comunque di pubblicare manualmente ogni singolo post.

Programmazione dei post

Questa funzionalità torna utile per togliere dalle spalle delle Api il peso di ricordare centinaia di cose contemporaneamente. Una volta che le bozze sono approvate, possono essere programmate come post che appariranno automaticamente sui profili social.

Promemoria via e-mail

Non si sottolineerà mai abbastanza che a volte è necessario un feedback istantaneo quando si lavora sui social media. Per assicurarsi che nessuno perda nessun messaggio, le notifiche di Kontentino vengono inviate anche come promemoria via e-mail.

Date importanti

Molte aziende hanno bisogno di creare contenuti per date speciali come festività o celebrazioni nazionali. Ogni settore è unico, quindi le occasioni speciali che dovrebbero essere monitorate variano. 

Per assicurarsi che nessuna di queste date venga ignorata per sbaglio, avere un calendario su cui sono segnati tutti i momenti importanti vale la pena. Il Black Friday è uno degli eventi principali nel settore SaaS, quindi i contenuti per i social media devono essere preparati prima di quella data. Puoi vedere come è evidenziato nell’esempio dal calendario di Brainy Bees qui sotto.

Come puoi usare Kontentino per il tuo business?

Le funzionalità di cui hai letto sono quelle più importanti per Brainy Bees, e possono funzionare bene anche per la tua azienda. Tuttavia, questi sono solo alcuni esempi di come può essere utilizzato Kontentino.

Come amano dire le Brainy Bees, c’è un alveare di possibilità. Scopri tu stesso come il nostro tool può ottimizzare i tuoi processi di gestione dei social media e di collaborazione. Funzionalità come checklist dei post, preset di hashtag e analytics sono tutte lì che ti aspettano per essere esplorate. Puoi farlo per ben 14 giorni gratuitamente.