La guida definitiva per ottimizzare il processo di approvazione dei clienti

Se dovessi indovinare perché così tanti social media marketer mancano le scadenze, cosa diresti?

Già. L’approvazione del cliente. 

Infatti, il 92% dei marketer afferma che i ritardi nell’approvazione sono la causa principale delle scadenze mancate. E non è difficile capire il perché. 

Social media manager, designer, copywriter, community manager, campaign manager.

C’è TANTISSIMO lavoro dietro la creazione di un feed perfettamente curato.

E naturalmente, tutti gli altri vogliono dire la loro. 

Clienti, top management, membri del consiglio, team PR, operations… sembra che ci sia una fila infinita di approvazioni da superare prima di poter pubblicare i contenuti.

In questa guida, ti mostreremo come coinvolgere membri del team, clienti e stakeholder aziendali senza sprecare ore preziose, ottenendo approvazioni dei contenuti più veloci del 76%. 

Onestamente, vincono tutti 🎉

Cos’è il processo di approvazione del cliente?

Che tu stia gestendo i social media per un’azienda o ti destreggi tra più clienti, probabilmente hai già una sorta di processo di approvazione. 

Ma è il più efficace? Beh… ci arriveremo tra un attimo.

Ora, a seconda di dove lavori, i processi di approvazione possono variare. 

Se gestisci i social media in una grande azienda, ti occupi principalmente di approvazione interna. Hai bisogno di un processo affidabile per garantire che ogni post trasmetta i messaggi giusti e faccia apparire bene il tuo brand. 

(E, naturalmente, che faccia apparire bene te. Bisogna pur pensare a quella promozione futura 💰)

Ci sono i membri del tuo team direttamente coinvolti, inclusi il team creativo, il brand manager e/o l’account manager.

Poi c’è la seconda linea di approvazione. Potrebbe essere il fondatore, il CEO, il top management, le PR o anche il team legale. Fondamentalmente, chiunque debba dare una rapida occhiata a come il brand viene ritratto nel mondo prima che il contenuto esca.  

E se lavori in un’agenzia? Hai sia un processo di revisione interna che un processo di approvazione esterna del cliente, per assicurarti che siano felici (dei post E di continuare a pagare quel retainer mensile). 

Mettiamo che la tua agenzia abbia circa 20 clienti. C’è un sacco di avanti e indietro. E c’è sempre quel cliente a cui piace essere troppo coinvolto. 

O quello che ha un sacco di feedback.

O quello che chiede ancora perché non ha raggiunto un milione di follower dopo aver lavorato con te solo per pochi mesi. 

Perché il processo di approvazione del cliente è così importante?

Probabilmente te lo sei chiesto dopo aver sbattuto la testa sulla scrivania. 

Perché ci vuole così tanto tempo per guardare pochi post? Sei un social media manager esperto, perché hai bisogno di così tanta supervisione? 

Beh, ci sono due buoni motivi per cui non dovresti mai saltare il processo di approvazione dei social media. 

Gestire e ricalibrare le aspettative

Come abbiamo detto prima, molte persone sono coinvolte nel tuo workflow social media. 

Ciò significa che ci sono molte parti in movimento — e molto che può andare storto.

I processi di approvazione assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, dal team creativo al CEO. 

Gestire le aspettative è una parte fondamentale dell’essere un social media manager: assicurarsi che i clienti e il management non abbiano sorprese quando il contenuto va live è fondamentale!

Significa anche che quando aggiungi nuovi membri al team (diciamo, un nuovo dipendente), è molto più facile portarli al passo con gli altri. 

Prevenire errori costosi

Neanche i brand più grandi al mondo sono infallibili. Chi può dimenticare la volta in cui una bozza di tweet è andata live sull’account di McDonald’s? 

O quando una ‘o’ mancante ha trasformato il #CountdownToBeauty di Sephora in qualcosa di più… interessante. 

Gli errori capitano. E si spera siano innocui. 

Ma più persone sono coinvolte, più possibilità hai di intercettare quegli errori. E di salvare il lavoro di tutti (incluso il tuo). 

La parola ai social media manager: perché l’approvazione del cliente è così importante?

Quindi, qual è il modo migliore per integrare l’approvazione del cliente nel mio workflow social media?

Ogni workflow avrà un aspetto diverso, a seconda del numero di persone a disposizione, degli account che gestisci e di una serie di fattori differenti. 

Ecco come potrebbe apparire una macchina ben oliata.  

1. Selezione e Content Curation

Che si tratti di ispirazione da altri creator o di selezionare attentamente quali asset creativi utilizzare, avere un’idea chiara della tua identità visiva è fondamentale.

Per assicurarti che i tuoi clienti siano informati fin dall’inizio (e garantire che gli asset che stai usando siano pre-approvati), dovresti creare un database e invitarli a condividere tutto ciò che piace loro. 

Kontentino, ad esempio, ha una media library dove i clienti possono caricare file, rendendo facile la curation dei contenuti e mantenendo tutto in un unico posto. C’è anche il calendario delle ispirazioni (separato da quello reale) dove i clienti possono offrire idee e partecipare alla pianificazione. 

2. Creazione dei contenuti

La parte divertente! Copywriting, design, fotografia, creazione di video… sai come funziona. 

3. Editing dei contenuti

Questa parte varia probabilmente di più. Se stai lavorando su un post di Twitter? Revisione del copy e fotoritocco saranno la tua preoccupazione principale. 

Ma quando crei contenuti come Stories o post Carosello, ci sono molti più elementi coinvolti. Video, immagini, musica, didascalie, effetti: tutto deve essere perfetto.  

Questa è una buona fase per coinvolgere i clienti più “hands-on”. Chiedere la loro opinione e accogliere alcune delle loro idee li fa sentire parte del processo e aiuta molto a costruire fiducia. 

(Significa anche che ci saranno molti meno feedback in seguito).

Questo ti porta poi a un processo di approvazione del cliente molto più fluido.

4. Revisione

Prima di inviarlo, vorrai esaminare il contenuto con il tuo Head of Marketing / CMO (o chiunque funga da tuo diretto responsabile). 

Questo è il momento per assicurarsi che tutto sia perfettamente rifinito e che non ci siano errori di battitura accidentali!

5. Approvazione

La parte che stavi aspettando (o temendo). 

Ricorda: il processo di approvazione del cliente è tutta una questione di consenso (buy-in). È molto meglio che tutti guardino un post ora invece che dopo, una volta che è là fuori sotto gli occhi del mondo. 

A seconda del contenuto, potresti avere diverse persone coinvolte. Il team PR potrebbe avere degli insight, o l’ufficio legale potrebbe dover assicurarsi che l’azienda non venga citata in giudizio. Il CEO o il CMO potrebbero voler usare un certo linguaggio o garantire che i tuoi post ritraggano l’azienda in un certo modo.

Come sai, questa parte a volte richiede più tempo. Ma ci sono alcune cose che puoi fare per velocizzare il tutto:

• Avere un chiaro sistema di notifica per quando i post sono pronti per l’approvazione e sono stati approvati (o necessitano di modifiche), in modo che i contenuti non restino bloccati nel limbo.
• Valutare i tuoi stakeholder: tutti i soggetti coinvolti sono assolutamente necessari? 
• Stabilire scadenze chiare e far sapere ai clienti o al management cosa succede se non approvano in tempo (ad esempio un ritardo nella pubblicazione, o la pubblicazione in ogni caso).

Congratulazioni! Hai superato l’ultimo ostacolo e il tuo contenuto vedrà finalmente la luce del sole.

Naturalmente, il tuo lavoro non è finito. Devi programmare i contenuti, misurare le loro performance, mettere effettivamente a frutto quelle metriche, interagire con i follower, fare report al tuo team e al tuo cliente, e iniziare a lavorare sulla prossima serie di post.

(Sono esausto io per te.)

Ma per ora, prenditi una pausa. Te la sei guadagnata!

Il costo nascosto di un processo di approvazione inefficiente 

Indizio: potresti risparmiare ore ogni settimana.

Abbiamo quindi stabilito che hai bisogno di un processo di approvazione del cliente. Ti abbiamo anche mostrato come potrebbe apparire. Ma il tuo è efficiente quanto potrebbe essere? 

Chiediti:

Quanto tempo dedichi ai social media di un cliente ogni settimana? 

E quanto di quel tempo è effettivamente speso sui social media?

Se stai dedicando ore a compiti banali e a inseguire clienti o top management, beh, quelle sono ore in cui non stai perfezionando la tua strategia di social media marketing. 

O a sviluppare nuove idee entusiasmanti che faranno parlare (e condividere) il web. 

O ad acquisire nuovi account clienti per aumentare le entrate. 

(O davvero, a fare QUALSIASI cosa di più produttivo.)

Un processo snello e automatizzato ti consente di concentrarti sulle cose importanti (come creare contenuti potenti) e salva la tua risorsa più preziosa: il tempo. 

E con Kontentino, potresti risparmiare 20 ore al mese (per persona!) E ridurre il tempo speso nel ciclo di feedback del 53%. 

5 modi per ottimizzare il processo di approvazione dei contenuti con Kontentino

Essendo noi stessi social media manager, eravamo stanchi del costante avanti e indietro con i clienti. Guardando le scadenze volare via e i contenuti freschi diventare stantii. 

Così abbiamo deciso di creare lo strumento di social media più intuitivo su internet. E sapevamo che l’approvazione del cliente doveva essere integrata fin dall’inizio. 

Abbiamo creato Kontentino per eliminare processi di approvazione lunghi e disordinati.

Infatti, i nostri utenti segnalano, in media, approvazioni più veloci del 76%.  

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare Kontentino per velocizzare il processo di approvazione dei clienti. 

Niente più dubbi con l’anteprima live dei post su mobile e desktop

Hai mai passato ore su un post, perfezionando ogni singola parola, solo per vederlo apparire… non proprio giusto una volta pubblicato? 

Kontentino permette a te – e al tuo cliente – di vedere esattamente come appare un post su qualsiasi piattaforma social, sia su mobile che su desktop. Ti consente persino di vedere come appaiono i post su diversi telefoni, così puoi avere la tranquillità che i tuoi contenuti appaiano perfetti ogni volta che vanno live 👌🏽

Questo è ottimo anche per lavorare con i dirigenti e i clienti che potrebbero non avere familiarità con tutte le diverse piattaforme su cui pubblichi.

Puoi vedere anteprime live per Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest e anche LinkedIn. 

Visualizza ogni parte del tuo workflow

Come abbiamo detto prima, ogni azienda avrà il proprio workflow quando si tratta del processo di approvazione dei clienti. Quindi abbiamo reso semplice costruire un processo che funzioni per te. 

Con la Workflow View, puoi vedere lo stato di qualsiasi post nella pipeline e chi è assegnato a cosa, permettendoti di avere un’istantanea immediata di tutto ciò che sta accadendo. 

È fantastico per te, così non devi mai perdere tempo a controllare i membri del tuo team, cosa deve ancora essere fatto per la giornata o chi dovrebbe essere responsabile di quel post di Instagram. 

Ma è ottimo anche per i clienti e il top management, che possono vedere come tu e il tuo team state avanzando e rimanere aggiornati su tutto ciò che accade. Questo significa meno comunicazione avanti e indietro — e meno possibilità di incomprensioni. 

E quando un post è pronto per la fase successiva? Basta trascinarlo nella colonna seguente.

Puoi anche usare i filtri per vedere i contenuti più rilevanti per te. Come tutti i contenuti per Instagram:

O anche solo le cose che richiedono la tua attenzione:

Mentre il tuo cliente potrebbe essere interessato solo al tuo bellissimo lavoro finito:

Invia più post per l’approvazione in meno di un minuto

Niente più passaggi tra account e invio di diverse email o link come parte del processo di approvazione del cliente. Kontentino è la tua soluzione “tutto in uno” per ottenere una rapida approvazione per tutti i post su cui stai lavorando. 

Scegli semplicemente il contenuto che vuoi far approvare, seleziona l’utente (o gli utenti) e invia:

È davvero così semplice. 

Abbiamo anche un template precompilato, così non devi perdere tempo a scrivere sempre la stessa email, rendendo il processo di approvazione ancora più facile.

Per i clienti e il top management, il processo è ancora più semplice. Con un clic, possono approvare, rifiutare o commentare i post. 

E poiché i commenti vengono fatti specificamente su ogni post, è molto più facile per te o per un membro del tuo team applicare le modifiche e ottenere quel sigillo finale di approvazione. 

Fai tutto da mobile

I tuoi superiori e i tuoi clienti hanno molto da fare. Se vuoi che ti rispondano in questo secolo, devi renderglielo facile. 

Con Kontentino, i clienti vengono informati nel momento in cui i post sono pronti per l’approvazione tramite email o notifica mobile. 

Possono anche approvare i post direttamente dal loro telefono, rendendo molto più comodo (e veloce) aggiungere le loro considerazioni. 

Ogni post parte completo di Post Checklist

Quante volte hai dovuto rimediare a hashtag mancanti? UTM mancanti? Creatività con l’aspect ratio sbagliato?

Che tu stia facendo l’onboarding di nuovi membri del team, che siano le 16:00 di un venerdì, o che tu ti sia svegliato sentendoti come se fossi stato investito da un camion, la checklist assicura che non mancherai nulla di importante. 

E poiché ogni checklist si trova accanto al relativo post (e non, ad esempio, sepolta in qualche cartella del tuo Google Drive), non verrà dimenticata. 

Puoi anche vedere chi ha spuntato ogni voce e quando, per una collaborazione fluida e una maggiore responsabilità. 

Ogni cliente, piattaforma e tipo di post può avere la propria checklist, dando a ogni contenuto le migliori possibilità di essere approvato al primo colpo. 

Le checklist sono ottime anche per l’organizzazione lato cliente. Se ci sono più persone che devono revisionare un post prima che tu ottenga il via libera, i clienti e il management possono usare la Post Checklist per tenere traccia di chi ha dato l’ok a cosa. 

Quindi, quando arriva il momento per la persona che ha l’ultima parola di dare un’occhiata, può semplicemente premere Approva e rimandare indietro il post, pronto per essere programmato.