Ecco uno scenario che probabilmente hai già vissuto. Un membro junior del team dovrebbe scrivere le bozze dei post. In qualche modo, però, ha anche il potere di approvarli e pubblicarli. Un venerdì pomeriggio, una caption completata a metà finisce online perché nessuno ha impostato correttamente i permessi, e ora qualcuno sta scrivendo un’email di scuse invece di tornare a casa.
Ruoli e permessi sembrano noiosi finché non ti salvano da una situazione del genere. Rendiamoli semplici.
I ruoli base di cui ogni team ha bisogno
Andando al sodo, la maggior parte dei team social ha bisogno di cinque tipi di accesso, che si tratti di una sola persona con più incarichi o di un’agenzia di quindici persone.
- Il creator. Scrive le caption, sceglie le immagini, crea il post. Non dovrebbe poter pubblicare senza che qualcun altro dia un’occhiata prima, anche se quel qualcuno è lui stesso in un giorno diverso.
- Il revisore interno. Controlla la brand voice, l’ortografia e se l’immagine mostra effettivamente il prodotto. Intercetta gli errori prima che il cliente li veda.
- Il cliente (o approvatore finale). Dice sì o no. Non ha bisogno di modificare nulla, non deve vedere le discussioni interne su Slack riguardo al font, ha solo bisogno di una visione pulita del post finito e di un pulsante da premere.
- L’admin. Gestisce il team stesso. Chi ne fa parte, cosa può toccare, fatturazione e simili. Solitamente una o due persone, non tutto il team.
- Lo specialista. Designer, traduttori, chiunque si occupi di una parte del contenuto senza aver bisogno del quadro generale. Un traduttore non ha bisogno di vedere gli analytics. Un designer non ha bisogno dell’accesso alla fatturazione.
Non tutti i team hanno bisogno che questi cinque ruoli siano persone distinte. Una realtà composta da due persone potrebbe averne una che fa da creator e revisore, e il cliente che approva. Va benissimo. Il punto non è il numero di persone, ma assicurarsi che ognuno di questi compiti venga svolto e che nessuno abbia accidentalmente più potere di quanto richiesto dal proprio lavoro.
Chi dovrebbe poter pubblicare
Risposta breve: meno persone possibile. L’accesso alla pubblicazione è l’unico permesso che trasforma un errore in un errore pubblico. Gli errori di tutti gli altri vengono intercettati lungo la catena. Chi può pubblicare è l’ultima fermata. La maggior parte delle agenzie limita questo ruolo agli account manager o ai team lead e, anche in quel caso, solo dopo che il post ha ricevuto l’approvazione.
Una buona regola: se qualcuno può pubblicare senza una fase di approvazione precedente, non è un problema di ruoli, è una falla nel processo. Sistema il workflow prima di sistemare i permessi.
Ruoli lato cliente: punta sulla semplicità
I clienti non vogliono un login da ricordare, e sicuramente non vogliono vedere i commenti interni su quanto sia venuto bene il loro CEO in quella foto.
Dai ai clienti esattamente una cosa: una visualizzazione di approvazione pulita. Vedono il post finito, lasciano un feedback o approvano, e questa è l’intera interazione. In Kontentino, il ruolo cliente è costruito intorno a questo: vedono i post solo dopo che hanno superato la revisione interna e i loro commenti restano separati dal botta e risposta del team. Inoltre, non ci sono costi per postazione aggiuntiva, quindi non paghi di più se un cliente aggiunge una seconda persona alla catena di revisione.
Se un cliente desidera l’accesso per modificare (alcuni lo chiedono, specialmente i team marketing in-house che lavorano insieme a un’agenzia), è un discorso diverso e un ruolo diverso. Non concederlo di default solo perché lo hanno chiesto. Chiedi cosa devono fare concretamente e adatta l’accesso a quella necessità.
Come le agenzie suddividono i team
Due modelli comuni, entrambi efficaci a seconda delle dimensioni della tua realtà.
👉 Il modello a “pod”. Piccoli team (da 2 a 4 persone) che gestiscono un set di clienti dall’inizio alla fine. Una persona potrebbe essere creator e revisore per gli account del proprio pod. Funziona bene fino a circa 10 clienti, perché tutti nel pod conoscono gli account a menadito.
👉 Il modello funzionale. Le agenzie più grandi si dividono per mansione anziché per cliente: un team content scrive per tutti, un team di revisione controlla tutto, gli account manager gestiscono le relazioni con i clienti e l’approvazione finale. Questo scala meglio oltre i 15-20 clienti, perché non devi formare un intero pod ogni volta che acquisisci un nuovo business, ma inserisci semplicemente persone in funzioni che già conoscono.
Nessuno dei due è quello “corretto”. Il modello a pod sembra più personale e i clienti spesso lo preferiscono. Il modello funzionale è più efficiente su larga scala. Scegli in base alle tue dimensioni, non in base a ciò che suona meglio in una presentazione.
Un template semplice per i permessi in base alle dimensioni del team
Freelance o team di due persone: Una persona si occupa della creazione e della revisione interna. Il cliente approva. Questa è l’intera catena. Non complicarla eccessivamente.
Piccola agenzia (3-8 persone): Dividi creator e revisore in persone diverse, anche se è solo un “tu controlli le mie cose, io controllo le tue”. Aggiungi un admin. I clienti approvano tramite un link senza login, senza occupare postazioni.
Agenzia in crescita (8-20 persone): Aggiungi ruoli dedicati per designer e content. Considera un revisore senior per pod o per gruppo di clienti, qualcuno il cui compito sia specificamente intercettare gli errori prima che arrivino al cliente. Mantieni l’accesso alla pubblicazione limitato agli account lead.
Grande agenzia (20+ persone): Team funzionali, escalation chiara per qualsiasi cosa insolita (un post sensibile, una questione legale) e un vero processo di onboarding per i nuovi assunti, affinché nessuno debba indovinare cosa può toccare.
Configurare il tutto senza pensarci troppo
Non serve una riunione di comitato per i permessi. Inizia in modo approssimativo e aggiusta il tiro strada facendo.
- Elenca le persone effettive del tuo team e il compito che ognuna svolge quotidianamente.
- Abbina ogni persona a uno dei cinque ruoli base sopra descritti. La maggior parte delle persone rientrerà chiaramente in uno di essi.
- Disattiva l’accesso alla pubblicazione per chiunque non sia un team lead o un account manager.
- Invia ai clienti un link di approvazione, non un login. Limita la loro visualizzazione a ciò che devono effettivamente vedere.
- Rivedi questa configurazione ogni pochi mesi o ogni volta che qualcuno si unisce al team. I ruoli cambiano man mano che i team crescono ed è facile dimenticare che qualcuno ha ancora l’accesso per un incarico che ha lasciato sei mesi fa.
Il sistema di ruoli di Kontentino copre tutto questo fin da subito: Admin, Manager, Client, Designer, Translator e un ruolo limitato di Media Agency per le agenzie partner che lavorano sullo stesso account. Ognuno vede solo ciò che il suo lavoro richiede. Consulta il dettaglio completo nel nostro help center se vuoi conoscere le specifiche.
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FAQ: ruoli e permessi sui social media
Chi dovrebbe approvare i post sui social media?
Chiunque sia responsabile del risultato in caso di problemi. Di solito è un account manager o il cliente stesso per i lavori d’agenzia, oppure un marketing lead per i team in-house. La persona che approva non dovrebbe essere la stessa che ha scritto il post, altrimenti avresti solo una persona che controlla il proprio lavoro.
Di quali ruoli ha bisogno un team social media?
Al minimo: qualcuno che crea contenuti, qualcuno che li revisiona internamente e qualcuno che dà l’approvazione finale. I team più grandi aggiungono designer, traduttori e admin. Non ogni ruolo necessita di una persona distinta, ma ogni compito dovrebbe esistere da qualche parte nel tuo processo.
I clienti dovrebbero avere l’accesso per modificare i social post?
Solitamente no. Dai ai clienti una visualizzazione di approvazione pulita: vedono il post finito, commentano o approvano, e basta. L’accesso completo alle modifiche genera confusione su chi sia effettivamente responsabile della versione finale.
Quante persone dovrebbero poter pubblicare i post?
Meno persone possibile, idealmente solo i team lead o gli account manager, e solo dopo che un post ha ricevuto l’approvazione. Un accesso alla pubblicazione troppo ampio è il modo in cui refusi e bozze incomplete finiscono online.
Qual è la differenza tra strutture a pod e team funzionali?
I team a pod gestiscono un gruppo di clienti dall’inizio alla fine, ideale per piccole agenzie dove le relazioni personali contano molto. I team funzionali sono divisi per mansione (content, revisione, account management) su tutti i clienti, il che scala meglio una volta superati i 15-20 account.
Gestisci i ruoli correttamente fin dall’inizio
Una configurazione pulita dei permessi non è affascinante, ma è ciò che fa la differenza tra un tranquillo venerdì pomeriggio e un’email di scuse. I ruoli integrati di Kontentino gestiscono la suddivisione per te: creator, revisori, clienti e admin, ognuno vede esattamente ciò di cui ha bisogno.
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