Klientų patvirtinimo procesas: išsamus gidas | Kontentino

Jei turėtumėte spėti, kodėl tiek daug socialinių tinklų rinkodaros specialistų vėluoja atlikti darbus, ką pasakytumėte?

Taip. Klientų patvirtinimas. 

Iš tiesų, 92 % rinkodaros specialistų teigia, kad vėluojantys patvirtinimai yra pagrindinė praleistų terminų priežastis. Ir nesunku suprasti, kodėl. 

Social media managers, dizaineriai, copywriteriai, bendruomenių valdytojai, kampanijų vadovai.

Tam, kad būtų sukurtas tobulas feed, reikia įdėti DAUG darbo.

Ir, žinoma, kiekvienas nori įterpti savo nuomonę. 

Klientai, aukščiausio lygio vadovai, valdybos nariai, ryšių su visuomene komandos, operacijų skyriai – atrodo, kad prieš paskelbiant turinį reikia pereiti begalinę patvirtinimų eilę.

Šiame gide parodysime, kaip įtraukti komandos narius, klientus ir įmonės suinteresuotąsias šalis negaištant brangių valandų ir pasiekti 76 % greitesnį turinio patvirtinimą. 

Sąžiningai, laimi visi 🎉

Kas yra klientų patvirtinimo procesas?

Nesvarbu, ar valdote įmonės socialinius tinklus, ar dirbate su keliais klientais vienu metu, tikriausiai turite kokį nors klientų patvirtinimo procesą. 

Bet ar jis yra efektyviausias? Na… prie to grįšime vėliau.

Priklausomai nuo to, kur dirbate, klientų patvirtinimo procesai skiriasi. 

Jei valdote socialinius tinklus didelėje įmonėje, dažniausiai susiduriate su vidiniu patvirtinimu. Jums reikia patikimo proceso, kad užtikrintumėte, jog kiekvienas post perteikia tinkamą žinutę ir reprezentuoja prekės ženklą. 

(Ir, žinoma, kad jūs atrodytumėte profesionaliai. Reikia galvoti apie tą didelį paaukštinimą ateityje 💰)

Yra jūsų komandos nariai, kurie tiesiogiai dalyvauja procese: kūrybinė komanda, brand manager ir (arba) paskyros vadovas.

Tuomet yra antroji patvirtinimo linija. Tai gali būti įkūrėjas, CEO, aukščiausio lygio vadovybė, PR arba teisininkų komanda. Iš esmės bet kas, kas turi greitai peržvelgti, kaip prekės ženklas pristatomas pasauliui prieš turiniui išeinant į viešumą.  

O jei dirbate agentūroje? Turite ir vidinę peržiūrą, ir išorinį klientų patvirtinimo procesą, kad įsitikintumėte, jog jie yra patenkinti (tiek postais, tiek paslaugomis apskritai). 

Tarkime, jūsų agentūra turi apie 20 klientų. Vyksta daug susirašinėjimo. Ir visada atsiranda tas vienas klientas, kuris mėgsta būti per daug įsitraukęs. 

Arba tas, kuris turi labai daug atsiliepimų.

Arba tas, kuris vis dar klausia, kodėl po kelių mėnesių darbo su jumis jie negavo milijono sekėjų. 

Kodėl klientų patvirtinimo procesas yra taip svarbus?

Tikriausiai ne kartą savęs to paklausėte po dar vienos ilgos dienos. 

Kodėl užtrunka tiek daug laiko peržiūrėti kelis postus? Esate patyręs social media manager, tad kodėl jums reikia tiek daug priežiūros? 

Na, yra dvi svarbios priežastys, kodėl niekada neturėtumėte praleisti socialinių tinklų patvirtinimo proceso. 

Lūkesčių valdymas ir suderinimas

Kaip minėjome anksčiau, į jūsų socialinių tinklų workflow įtraukta daug žmonių. 

Tai reiškia, kad yra daug judančių dalių – ir daug galimybių suklysti.

Patvirtinimo procesai užtikrina, kad visi, nuo kūrybinės komandos iki CEO, laikytųsi tos pačios krypties. 

Lūkesčių valdymas yra kritinė social media manager darbo dalis – svarbu užtikrinti, kad klientai ir vadovybė nepatirtų jokių staigmenų, kai turinis pasirodo gyvai!

Tai taip pat reiškia, kad įtraukus naujus komandos narius (pavyzdžiui, naują darbuotoją), jiems daug lengviau įsilieti į darbus. 

Brangiai kainuojančių klaidų prevencija

Net ir didžiausi pasaulio prekės ženklai nėra neklystantys. Kas galėtų pamiršti atvejį, kai „McDonald’s“ paskyroje netyčia buvo paskelbtas juodraštinis tweet? 

Arba kai viena praleista raidė pavertė „Sephora“ #CountdownToBeauty kampaniją kažkuo… įdomesniu. 

Klaidų pasitaiko visų. Ir, tikėkimės, jos bus nekenksmingos. 

Tačiau kuo daugiau žmonių dalyvauja procese, tuo daugiau galimybių tas klaidas pastebėti. Ir išsaugoti visų darbo vietas. 

Socialinių tinklų valdytojų nuomonė – kodėl klientų patvirtinimas toks svarbus?

Koks geriausias būdas integruoti klientų patvirtinimą į socialinių tinklų workflow?

Kiekvienas workflow atrodys skirtingai, priklausomai nuo komandos dydžio, valdomų paskyrų ir kitų veiksnių. 

Štai kaip galėtų atrodyti puikiai veikiantis procesas.  

1. Turinio kuravimas (Curate)

Nesvarbu, ar tai įkvėpimas iš kitų kūrėjų, ar kruopštus vizualinės medžiagos atrankos procesas, aiški vizija yra būtina.

Kad jūsų klientai būtų informuoti nuo pat pradžių, turėtumėte sukurti duomenų bazę ir pakviesti juos dalintis viskuo, kas jiems patinka. 

Pavyzdžiui, Kontentino turi media library, kur klientai gali įkelti failus, todėl lengva kuruoti turinį ir viską laikyti vienoje vietoje. Taip pat yra inspiracijų kalendorius (atskiras nuo tikrojo), kuriame klientai gali siūlyti idėjas ir dalyvauti planavime. 

2. Turinio kūrimas

Smagioji dalis! Copywritingas, dizainas, fotografija, vaizdo turinio kūrimas – viskas, ką puikiai išmanote. 

3. Redagavimas

Šis etapas dažniausiai skiriasi. Jei dirbate su Twitter postu, pagrindinis dėmesys bus skiriamas tekstui ir nuotraukoms. 

Bet kai kuriate Stories ar Carousel postus, elementų yra daug daugiau. Video, vaizdai, muzika, caption, efektai – viskas turi būti profesionalu.  

Tai puikus etapas įtraukti labiau įsitraukusius klientus. Paklausę jų nuomonės ar atsižvelgę į jų idėjas, padėsite jiems pasijusti proceso dalimi ir sustiprinsite pasitikėjimą. 

(Tai taip pat reiškia, kad vėliau bus daug mažiau pastabų.)

Tai veda į sklandesnį patvirtinimo procesą.

4. Peržiūra (Review)

Prieš išsiųsdami turinį klientui, peržiūrėkite jį su rinkodaros vadovu / CMO (arba bet kuriuo kitu tiesioginiu vadovu). 

Tai laikas įsitikinti, kad viskas nušlifuota iki tobulybės ir nėra jokių atsitiktinių klaidų!

5. Patvirtinimas (Approve)

Dalis, kurios laukėte (arba kurios bijojote). 

Prisiminkite: klientų patvirtinimo procesas yra skirtas bendram sutarimui. Daug geriau, jei visi peržiūrės post dabar, o ne vėliau, kai jis jau bus viešas. 

Priklausomai nuo turinio, gali būti įtraukta daugybė žmonių. PR komanda gali turėti savo įžvalgų, o teisininkai turi užtikrinti, kad įmonė neįsivels į teisinius ginčus. CEO ar CMO gali norėti pakeisti tam tikrą braižą ar garantuoti, kad postai tinkamai reprezentuoja įmonę.

Kaip žinote, ši dalis kartais užtrunka ilgiausiai. Tačiau yra keletas dalykų, kurie gali pagreitinti procesą:

• Turėkite aiškią pranešimų sistemą, informuojančią, kada postai paruošti tvirtinimui ar patvirtinti (arba kada reikia taisymų), kad turinis neužstrigtų nežinioje
• Įvertinkite suinteresuotąsias šalis – ar visi dalyvaujantys asmenys yra būtini? 
• Nustatykite aiškius terminus ir informuokite klientus ar vadovybę, kas nutiks, jei jie nebus patvirtinti laiku (paskelbimas bus atidėtas arba galbūt skelbsite vistiek).

Sveikiname! Įveikėte paskutinę kliūtį ir jūsų turinis pagaliau pamatys dienos šviesą.

Žinoma, darbas tuo nesibaigia. Reikia suplanuoti turinį, matuoti rezultatus, naudoti metrics, bendrauti su sekėjais, teikti ataskaitas komandai bei klientui ir pradėti ruošti naują dalį postų.

(Jaučiamės pavargę už jus.)

Bet dabar atsikvėpkite. Jūs to nusipelnėte!

Paslėptos neefektyvaus klientų patvirtinimo proceso išlaidos 

Užuomina: kiekvieną savaitę galėtumėte sutaupyti daugybę valandų.

Taigi, išsiaiškinome, kad klientų patvirtinimo procesas yra būtinas. Parodėme, kaip jis galėtų atrodyti. Bet ar jūsiškis yra toks efektyvus, koks galėtų būti? 

Paklauskite savęs:

Kiek laiko per savaitę skiriate vieno kliento socialiniams tinklams? 

Ir kiek to laiko iš tikrųjų skiriama patiems socialiniams tinklams?

Jei valandas leidžiate rutiniškoms užduotims ir besivaikydami klientus ar vadovybę, vadinasi, tas valandas skiriate ne savo socialinių tinklų rinkodaros strategijai tobulinti. 

Arba naujų įdomių idėjų kūrimui, kurios priverstų internetą kalbėti (ir dalintis). 

Arba naujų klientų pritraukimui, kurie padidintų pajamas. 

(Arba bet kam kitam, kas yra produktyviau.)

Supaprastintas, automatizuotas procesas leidžia susikoncentruoti į svarbius dalykus (pavyzdžiui, kurti paveikų turinį) ir taupo jūsų brangiausią išteklių – laiką. 

Naudodami Kontentino, galite sutaupyti 20 valandų per mėnesį (vienam asmeniui!) ir sutrumpinti feedback ciklą 53 %. 

5 būdai, kaip supaprastinti turinio patvirtinimo procesą su Kontentino

Būdami socialinių tinklų valdytojais, patys pavargome nuo nuolatinio susirašinėjimo su klientais. Stebėti, kaip praeina terminai, o šviežias turinis sugenda. 

Todėl nusprendėme sukurti intuityviausią socialinių tinklų įrankį rinkoje. Ir žinojome, kad klientų patvirtinimai turi būti jo pagrindas. 

Sukūrėme Kontentino, kad pašalintume ilgus ir painius patvirtinimo procesus.

Iš tiesų, mūsų vartotojai teigia, kad patvirtinimai vyksta vidutiniškai 76 % greičiau.  

Štai keli būdai, kaip galite naudoti Kontentino, kad pagreitintumėte savo klientų patvirtinimo procesą. 

Jokio spėliojimo su live post preview mobiliajame ir staliniame kompiuteryje

Ar kada nors praleidote valandas tobulindami kiekvieną žodį, kad galiausiai pamatytumėte, jog publikuotas postas atrodo… ne visai taip? 

Kontentino leidžia jums ir jūsų klientui tiksliai pamatyti, kaip post atrodys bet kurioje socialinėje platformoje. Galite matyti net tai, kaip turinis atrodys skirtinguose telefonuose, tad būsite ramūs, kad viskas atrodo puikiai 👌🏽

Tai taip pat puikus būdas dirbant su vadovais ir klientais, kurie gali būti ne itin gerai susipažinę su visomis platformomis.

Galite matyti Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest ir net LinkedIn live previews. 

Matykite kiekvieną savo workflow dalį

Kaip jau minėjome, kiekviena įmonė turi savo workflow. Todėl leidome lengvai susikurti procesą, kuris tinka būtent jums. 

Naudodami Workflow View, galite matyti bet kurio posto būseną ir kas už jį atsakingas, todėl akimirksniu matysite visą bendrą vaizdą. 

Tai naudinga jums, nes nereikia gaišti laiko tikrinant komandos narių progresą, kas dar liko atlikti šiandien ar kas atsakingas už tą vieną konkretų Instagram post. 

Bet tai taip pat naudinga klientams ir vadovybei, kurie gali matyti jūsų pažangą ir gauti naujausią informaciją. Tai reiškia mažiau bendravimo pirmyn-atgal ir mažesnę nesusikalbėjimo tikimybę. 

Kai postas paruoštas kitam etapui – tiesiog nutempkite jį į kitą stulpelį.

Taip pat galite naudoti filtrus, kad matytumėte tik reikiamą turinį. Pavyzdžiui, viską, kas skirta Instagram:

Arba tik tai, kam reikia jūsų dėmesio:

Tuo tarpu jūsų klientui gali rūpėti tik jūsų gražus, nušlifuotas darbas:

Išsiųskite kelis postus patvirtinimui greičiau nei per minutę

Nebereikia perjunginėti paskyrų ir siuntinėti daugybės el. laiškų ar nuorodų. Kontentino yra jūsų pagrindinė vieta greitam visų ruošiamų postų patvirtinimui. 

Tiesiog pasirinkite turinį, kurį norite patvirtinti, vartotoją(-us) ir išsiųskite:

Tai iš tiesų taip paprasta. 

Mes netgi paruošėme užpildytą template, kad nereikėtų gaišti laiko rašant tuos pačius laiškus – taip klientų patvirtinimo procesas tampa dar lengvesnis.

Klientams ir vadovams procesas dar paprastesnis. Vienu spustelėjimu jie gali patvirtinti, atmesti arba palikti komentarą. 

Kadangi komentarai paliekami prie konkretaus posto, jums ar jūsų komandos nariui daug lengviau įvesti pakeitimus ir gauti galutinį patvirtinimą. 

Viską darykite mobiliajame telefone

Jūsų vadovai ir klientai turi daug reikalų. Jei norite, kad jie atsakytų dar šį šimtmetį, turite jiems tai palengvinti. 

Naudojant Kontentino, klientai el. paštu arba pranešimu telefone informuojami tą pačią sekundę, kai postai yra paruošti tvirtinimui. 

Jie gali patvirtinti postus tiesiai iš savo telefono, todėl pasidalinti mintimis yra daug patogiau (ir greičiau). 

Kiekvienas postas išeina su Post Checklist

Kiek kartų teko prisiminti pamirštus hashtag? Pamirštus UTM? Kūrybinius sprendimus, kurie yra netinkamo formato?

Nesvarbu, ar apmokote naujus narius, ar yra penktadienio 16 val., ar jaučiatės pervargę, checklist užtikrins, kad nepraleisite nieko svarbaus. 

Kadangi kiekvienas checklist yra šalia atitinkamo posto, jis nebus užmirštas. 

Taip pat galite matyti, kas ir kada pažymėjo kiekvieną punktą – tai užtikrina sklandų bendradarbiavimą ir atsakomybę. 

Kiekvienas klientas, platforma ir posto tipas gali turėti savo checklist, suteikiant turiniui didžiausią tikimybę būti patvirtintam iš pirmo karto. 

Checklists taip pat padeda organizuoti darbą kliento pusėje. Jei پستą turi peržiūrėti keli žmonės, klientai ir vadovybė gali naudoti Post Checklist, kad matytų, kas jau davė savo sutikimą. 

Taigi, kai ateina eilė galutinį žodį tariančiam asmeniui, jam tereikia paspausti Approve ir grąžinti postą, paruoštą schedule procesui.