Štai scenarijus, kurį tikriausiai esate patyrę. Jaunesnysis komandos narys turėtų kurti įrašų juodraščius. Kažkokiu būdu jis taip pat turi galią juos patvirtinti ir paskelbti (publish). Vieną penktadienio popietę pusiau užbaigtas caption atsiduria feed’e, nes niekas tinkamai nesutvarkė leidimų, ir dabar kažkas rašo atsiprašymo el. laišką, užuot važiavęs namo.
Vaidmenys ir leidimai skamba nuobodžiai iki tos dienos, kai jie išgelbsti jus būtent nuo tokios situacijos. Tad padarykime tai paprastai.
Pagrindiniai vaidmenys, kurių reikia kiekvienai komandai
Supaprastinus, daugumai social media komandų reikia penkių tipų prieigų, nesvarbu, ar esate vienas žmogus, atliekantis penkias funkcijas, ar penkiolikos žmonių agentūra.
- Kūrėjas (Creator). Rašo caption, parenka vizualus, kuria įrašą. Jis neturėtų turėti galimybės publish, kol kas nors kitas to neperžiūrėjo – net jei tas „kažkas“ yra jie patys, tik kitą dieną.
- Vidinis peržiūrintysis (Internal reviewer). Tikrina brand voice, rašybą ir ar nuotraukoje tikrai matomas reikiamas produktas. Pastebi klaidas dar prieš klientui jas pamatant.
- Klientas (arba galutinis tvirtintojas). Sako „taip“ arba „ne“. Jam nereikia nieko redaguoti, nereikia matyti jūsų vidinių diskusijų apie šriftus – jam tereikia aiškios galutinio įrašo peržiūros ir mygtuko, kurį reikia paspausti.
- Administratorius (Admin). Valdo pačią komandą. Kas prie jos prisijungia, ką gali matyti, atsiskaitymai ir panašiai. Paprastai tai vienas ar du žmonės, o ne visa komanda.
- Specialistas. Dizaineriai, vertėjai – visi, kurie prisiliečia prie vienos turinio dalies, nematydami viso paveikslo. Vertėjui nereikia matyti analytics, o dizaineriui nereikia prieigos prie billing dalies.
Ne kiekvienai komandai reikia penkių skirtingų asmenų. Dviejų žmonių komandoje vienas gali būti kūrėjas ir peržiūrintysis, o klientas – tvirtintojas. Tai normalu. Svarbiausia ne žmonių skaičius, o užtikrinimas, kad kiekvienas darbas būtų atliktas ir niekas netyčia neturėtų daugiau galių nei reikalauja jų užduotys.
Kas turėtų turėti teisę publish
Trumpas atsakymas: kuo mažiau žmonių. Publishing prieiga yra tas vienintelis leidimas, kuris klaidą paverčia vieša klaida. Kitų klaidos paprastai užfiksuojamos proceso grandinėje. Žmogus, kuris gali publish, yra paskutinė stotelė. Dauguma agentūrų tai apriboja iki account manager’ių arba komandos vadovų, ir net tada – tik po to, kai įrašas yra patvirtintas.
Gera taisyklė: jei kas nors gali publish be patvirtinimo žingsnio prieš tai, tai ne vaidmens problema, o proceso spraga. Sutvarkykite workflow prieš tvarkydami leidimus.
Klientų vaidmenys: tebūnie paprasta
Klientai nenori prisiminti dar vienų prisijungimo duomenų ir tikrai nenori matyti jūsų vidinių komentarų apie tai, ar kliento CEO gerai atrodo toje nuotraukoje.
Suteikite klientams tik vieną dalyką: tvarkingą patvirtinimo peržiūrą. Jie mato galutinį įrašą, palieka atsiliepimą arba spaudžia „patvirtinti“ – tai ir yra visa sąveika. Kontentino sistemoje kliento vaidmuo sukurtas būtent taip: jie mato įrašus tik tada, kai jie praeina vidinę peržiūrą, o jų komentarai lieka atskirti nuo jūsų komandos vidinių diskusijų. Be to, nėra jokio mokesčio už vartotoją, tad nemokate daugiau, jei klientas į peržiūros grandinę įtraukia papildomą žmogų.
Jei klientas nori redagavimo prieigos (kai kurie nori, ypač in-house marketingo komandos, dirbančios kartu su agentūra), tai jau kita diskusija ir kitas vaidmuo. Nesuteikite jos automatiškai vien todėl, kad jie paprašė. Paklauskite, ką jiems iš tikrųjų reikia daryti, ir priderinkite prieigą prie tų poreikių.
Kaip agentūros iš tikrųjų skirsto komandas
Yra du paplitę modeliai, ir abu gerai veikia priklausomai nuo jūsų dydžio.
👉 „Pod“ modelis. Mažos komandos (nuo 2 iki 4 žmonių) visiškai valdo tam tikrą klientų grupę nuo pradžios iki galo. Vienas asmuo gali būti ir kūrėjas, ir peržiūrintysis savo grupės paskyrose. Tai gerai veikia turint iki 10 klientų, nes visi grupėje pažįsta paskyras „nuo… iki“.
👉 Funkcinis modelis. Didesnės agentūros skirsto pagal darbą, o ne pagal klientą: turinio komanda rašo visiems, peržiūros komanda viską tikrina, account manager’iai valdo santykius su klientais ir galutinį patvirtinimą. Tai geriau skaluojasi turint virš 15–20 klientų, nes nereikia iš naujo apmokyti visos grupės gavus naują klientą – tiesiog įtraukiate žmones į jiems jau žinomas funkcijas.
Nė vienas nėra „teisingesnis“. „Pod“ modelis atrodo asmeniškesnis, ir klientai dažnai jam teikia pirmenybę. Funkcinis modelis yra efektyvesnis augant. Rinkitės pagal savo dydį, o ne pagal tai, kas skamba įspūdingiau pristatyme.
Paprastas leidimų šablonas pagal komandos dydį
Vieno ar dviejų asmenų verslas: Vienas asmuo kuria ir peržiūri viduje. Klientas patvirtina. Tai visa grandinė. Neapkraukite jos pertekliniais vaidmenimis.
Maža agentūra (3–8 žmonės): Atskirkite kūrėją ir peržiūrintįjį, net jei tai principas „tu patikrini mano, aš tavo“. Pridėkite vieną admin. Klientai tvirtina per nuorodą be prisijungimo, nenaudojant vartotojų vietų.
Auganti agentūra (8–20 žmonių): Pridėkite dedikuotus dizainerio ir turinio vaidmenis. Apsvarstykite galimybę turėti vieną vyresnįjį peržiūrintįjį kiekvienai grupei ar keliems klientams, kurio darbas būtų specialiai gaudyti klaidas prieš joms pasiekiant klientą. Publish prieigą palikite tik account manager’iams.
Didelė agentūra (20+ žmonių): Funkcinės komandos, aiškus eskalavimo procesas neįprastoms situacijoms (jautrus įrašas, teisiniai klausimai) ir tikras onboarding procesas naujiems darbuotojams, kad niekam nekiltų klausimų, ką jie gali liesti.
Kaip tai nustatyti be perteklinio galvojimo
Jums nereikia leidimų komiteto posėdžio. Pradėkite nuo paprasto varianto ir koreguokite eigoje.
- Surašykite žmones savo komandoje ir kokį darbą kiekvienas atlieka kasdien.
- Priskirkite kiekvieną asmenį vienam iš penkių aukščiau paminėtų bazinių vaidmenų. Dauguma žmonių puikiai tiks į vieną iš jų.
- Išjunkite publish prieigą visiems, kurie nėra komandos vadovai ar account manager’iai.
- Siųskite klientams patvirtinimo nuorodą, o ne prisijungimą. Palikite jiems matyti tik tai, ką būtina.
- Peržiūrėkite tai kas kelis mėnesius arba kai prisijungia naujas narys. Augant komandoms vaidmenys kinta, tad lengva pamiršti, kad kažkas vis dar turi prieigą iš darbo, kurį paliko prieš pusmetį.
Kontentino vaidmenų sistema tai apima iškart: Admin, Manager, Client, Designer, Translator ir ribotas Media Agency vaidmuo partnerių agentūroms. Kiekvienas mato tik tai, ko reikalauja jų darbas. Peržiūrėkite išsamų aprašymą mūsų pagalbos centre, jei norite sužinoti detales.
Norite, kad jūsų komandos vaidmenys būtų nustatyti teisingai nuo pirmos dienos? Pradėkite nemokamą 14 dienų bandomąjį laikotarpį, nereikalaujama kortelės, arba rezervuokite demo ir mes padėsime sukonfigūruoti jūsų komandą.
DUK: social media vaidmenys ir leidimai
Kas turėtų tvirtinti social media įrašus?
Tas, kuris atsako už rezultatą, jei kažkas nepavyksta. Paprastai tai yra account manager’is arba pats klientas (dirbant agentūroje), arba marketingo vadovas (dirbant in-house). Tvirtinantis asmuo neturėtų būti tas pats žmogus, kuris sukūrė įrašą, antraip tiesiog turite žmogų, tikrinantį savo paties darbą.
Kokių vaidmenų reikia social media komandai?
Minimaliai: žmogaus, kuriančio turinį, žmogaus, peržiūrinčio jį viduje, ir žmogaus, duodančio galutinį patvirtinimą. Didesnėse komandose atsiranda dizaineriai, vertėjai ir administratoriai. Ne kiekvienam vaidmeniui reikia atskiro žmogaus, bet kiekviena funkcija turėtų egzistuoti jūsų procese.
Ar klientai turėtų turėti redagavimo prieigą prie įrašų?
Dažniausiai ne. Verčiau suteikite klientams tvarkingą patvirtinimo vaizdą: jie mato galutinį įrašą, komentuoja arba patvirtina, ir viskas. Pilna redagavimo prieiga sukelia sumaištį dėl to, kas iš tikrųjų atsakingas už galutinę versiją.
Kiek žmonių turėtų turėti teisę publish įrašus?
Kuo mažiau, idealiai tik komandos vadovai arba account manager’iai, ir tik po to, kai įrašas buvo patvirtintas. Plati publish prieiga yra pagrindinė priežastis, kodėl rašybos klaidos ir pusiau baigti juodraščiai atsiduria viešumoje.
Kuo skiriasi „pod“ ir funkcinė komandos struktūra?
„Pod“ komandos valdo grupę klientų nuo pradžios iki galo, tai tinka mažesnėms agentūroms, kur svarbus asmeninis ryšys. Funkcinės komandos skirstomos pagal darbą (turinys, peržiūra, account valdymas) visiems klientams, tai lengviau skaluojasi turint daugiau nei 15–20 paskyrų.
Teisingi vaidmenys nuo pat pradžių
Tvarkinga leidimų struktūra nėra labai žavinga tema, bet būtent ji lemia skirtumą tarp ramaus penktadienio vakaro ir skubaus atsiprašymo laiško rašymo. Kontentino sistemoje esantys vaidmenys viską atlieka už jus: kūrėjai, peržiūrintieji, klientai ir administratoriai mato tik tai, ko jiems reikia.
Išbandykite nemokamai 14 dienų, be jokių įsipareigojimų, arba rezervuokite demo ir mes padėsime suderinti vaidmenis jūsų komandai.
