5 prostych sposobów na lepszą współpracę z zespołem i klientami

Praca w zespole, a zwłaszcza z klientami, bywa czasem trudna. Skoro otworzyłeś ten artykuł, pewnie co nieco o tym wiesz 😉 Jeśli jesteś agencją marketingową, freelancerem lub po prostu zarządzasz kanałami social media wspólnie z kimś innym, posłuchaj uważnie!

A co, gdybym ci powiedział, że istnieje kilka sposobów, aby współpraca była lepsza i bardziej efektywna? I jest to łatwiejsze, niż myślisz! Do dzieła 😉

1. Trzymaj wszystko w jednym miejscu

Czy nadal używasz arkuszy kalkulacyjnych (spreadsheets) do planowania treści w social media i przesyłasz je tam i z powrotem między wszystkimi osobami w zespole oraz klientem?

Jeśli tak, to znasz ból wykonywania tej samej pracy dwa razy. Tylko dlatego, że pracowałeś na starszej wersji, bo nie sprawdziłeś maila w poszukiwaniu nowszej, albo twój kolega nie udostępnił ci jej na czas…

Ale po co utrudniać sobie życie, skoro może być łatwe?

Cały trick polega na tym, aby trzymać wszystkie plany contentowe w jednym miejscu, umożliwić wszystkim członkom zespołu wnoszenie wkładu przy jednoczesnym wprowadzaniu aktualizacji w czasie rzeczywistym, a także przechowywać obrazy, pomysły i inspiracje do postów tak, aby były dostępne dla całego zespołu.

Wszystko powinno dziać się w jednym miejscu. Koniec z gorączkowym poszukiwaniem tego jednego pliku wśród dziesiątek innych, koniec z zagubionymi grafikami, tekstami (copy) czy całymi kalendarzami treści, koniec z koniecznością ciągłej wymiany plików między tymi wszystkimi ludźmi.

Mały sekret: istnieje na to rozwiązanie 😉 Więcej o tym w dalszej części tego wpisu.

2. Zadbaj o otwartą i dynamiczną komunikację

Podczas pracy zespołowej nad postami do social media kluczowe jest, aby każdy członek zespołu mógł łatwo zobaczyć komunikację dotyczącą przypisanych do niego postów – co zostało już zrobione, a jakie są kolejne kroki.

Trzymanie tych wszystkich informacji w rozproszeniu – w skrzynkach mailowych czy komunikatorach różnych członków zespołu, gdzie inni nie mają wglądu – jest po prostu niepraktyczne.

Nie tylko zabiera to czas, ale może również uniemożliwić innym osobom postępy w pracy i dotrzymanie deadline’ów.

Czy nie byłoby wspaniale prowadzić zarówno komunikację wewnętrzną, jak i z klientem w jednym miejscu, tuż obok postów, których ona dotyczy?

Członkowie zespołu mogliby śledzić wszystkie komentarze bez konieczności zaglądania gdziekolwiek indziej, a jednocześnie klienci nie widzieliby tej wewnętrznej kuchni. Widzieliby tylko swoją własną komunikację z tobą.

Ładnie podzielone, przejrzyste i uporządkowane

Owszem, istnieją narzędzia do współpracy i komunikacji, takie jak Slack, które zapewniają łatwy i szybki czat. Jednak szukanie konkretnych wiadomości dotyczących danego contentu bywa prawdziwą udręką, a jest jeszcze gorzej, gdy nie możesz znaleźć wiadomości, bo została automatycznie usunięta po pewnym czasie.

Email też może być nadal użyteczny, ale nie do wymiany materiałów do planu contentowego – spróbuj tylko znaleźć grafikę, którą grafik wysłał ci 2 tygodnie temu i dopasować ją do właściwego posta. Niełatwe, prawda?

3. Stwórz płynny workflow w zespole

Arkusze kalkulacyjne są świetne do liczb, a nie do planów contentowych. Wizualizacja planu treści za pomocą kalendarza i podglądów postów da ci znacznie lepszy przegląd harmonogramu niż nudna tabela w Excelu i pomoże wszystkim działać efektywniej.

Co więcej, zmiany powinny być widoczne w czasie rzeczywistym (real-time), aby każdy zawsze miał dostęp do najnowszej wersji wszystkich treści.

Ułatwienie i przyspieszenie zespołowi dodawania materiałów do konkretnych postów to kolejny sposób na usprawnienie współpracy. Innym aspektem płynnego workflow jest zoptymalizowany wewnętrzny proces akceptacji, który eliminuje potrzebę wymiany maili czy wiadomości, gdy akceptujesz post lub odsyłasz go do poprawki.

Arkusze są świetne do liczb, nie do planowania contentu

Brzmi jak dużo pracy przy wdrażaniu? Czytaj dalej, obiecuję, że nie będzie 😉

Ważne jest posiadanie kompleksowego przeglądu wszystkich zaplanowanych postów, ich statusów oraz tagów.

Szczególnie tagi dadzą ci precyzyjne pojęcie o twoim balansie treści (np. 80% twoich postów jest czysto sprzedażowych? To pomoże ci to zauważyć i zmienić na lepsze.).

Przeczytaj więcej o roli balansu treści i planowaniu tutaj.

Każdy w zespole powinien mieć wgląd we wszystko i móc dodawać zasoby do postów, takie jak zdjęcia, wideo, zdjęcia 360, GIF-y i inne. Dodatkowo, zostawianie notatek i komentarzy obok postów jest bardzo efektywne przy tworzeniu wysokiej jakości contentu. Potem wystarczy wysłać to do akceptacji wewnętrznej.

4. Ustaw płynny proces akceptacji przez klienta

Pewnie wiesz, jak bardzo frustrujące i zdezorganizowane potrafi być, gdy klienci zaczynają edytować twoje copy lub zmieniać harmonogram postów. Ponieważ jeśli mają szansę edytować te rzeczy, prawie zawsze to zrobią.

Najlepszym rozwiązaniem jest pozwolenie klientom na przekazanie wkładu kreatywnego i wytycznych (briefu), a następnie przejrzenie treści i ich zatwierdzenie lub przekazanie merytorycznego feedbacku i odesłanie do poprawki.

To doprowadzi później do powstania wysokiej jakości, angażującego contentu w social media.

Podczas przeglądania treści, klienci powinni mieć dostęp do podglądu na żywo każdego posta, zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej. Pozwól im również dodawać komentarze, zdjęcia i wideo – nie powinni musieli wysyłać ich mailem, ale wgrywać (uploadować) je bezpośrednio na jedną, współdzieloną platformę.

Aby ten usprawniony proces akceptacji był zwięzły i jasny, upewnij się, że śledzisz komentarze z feedbackiem.

5. Trzymaj wszystkie wersje pracy razem

Ile wersji jednego posta tworzy twój zespół, zanim będzie on gotowy do eksportu? Czasem jedną, czasem pięć.

I na pewno wiesz, jak to bywa, że jedna z pierwszych wersji uzupełnia te późniejsze i tak rodzi się TEN post.

Ale może być trudno zapamiętać, jak wyglądały na przykład tamte wcześniejsze kopie.

To proces, rozumiemy to.

I właśnie dlatego tak ważne jest zachowanie historii wszystkich wersji postów na wspólnej platformie. Razem z komentarzami i notatkami w porządku chronologicznym – to znacznie ułatwia pracę nad postami.

Jesteś już ciekawy, co jest rozwiązaniem tych 5 wyzwań?

Kontentino pomaga skutecznie zmierzyć się z tymi wyzwaniami i sprawić, że współpraca w zespole i z klientami będzie płynna – łatwiejsza niż kiedykolwiek.

Kontentino, dzięki swoim intuicyjnym funkcjom, zapewni ci te 5 prostych sposobów na lepszą współpracę.

Jeszcze mi nie wierzysz? Wypróbuj za darmo!

PS: Te dobre praktyki naprawdę pomogły nam i wielu naszym klientom. A jak jest u ciebie?

Czy TY masz jakieś wskazówki, jak usprawnić współpracę? Podziel się nimi z nami w komentarzach poniżej! 😉