Powrót do bloga
Kim są Brainy Bees? 🐝
Brainy Bees to wszechstronna agencja digital marketingu, która specjalizuje się w tworzeniu słodkich jak miód treści dla firm SaaS. Pracują z ludźmi z całego świata, zarządzając ich PR-em, mediami społecznościowymi i w zasadzie wszystkim innym, czym trzeba się zająć, aby wycisnąć maksimum z działań marketingowych. Za pośrednictwem Kontentino zarządzali już kontami ponad 100 firm i nie zamierzają przestawać.
Do czego Brainy Bees używają Kontentino?
Chociaż Brainy Bees to agencja content marketingowa, prowadzą oni również szereg profili w mediach społecznościowych dla swoich klientów, a także własne konta. Kontentino odgrywa w tym główną rolę, ponieważ Pszczółki pracują zdalnie, a część zespołu mieszka w różnych miejscach na całym świecie. Co więcej, ich klienci również pochodzą z różnych krajów, więc korzystanie z potężnego narzędzia nie jest tylko miłym dodatkiem, ale wręcz koniecznością.
Można śmiało powiedzieć, że znają Kontentino na wylot i potrafią dokładnie opisać każdą funkcję. Używają narzędzia w praktyce, a także dzielą się wiedzą na temat tego, jak z niego korzystać.
Przyjrzyjmy się bliżej konkretnym działaniom prowadzonym dla każdego kanału.
Zarządzanie wieloma kontami social media klientów
W większości przypadków Brainy Bees używa Kontentino do zarządzania wieloma kontami klientów. Często prowadzą od dwóch do czterech profili na różnych kanałach social media dla każdej firmy, z którą współpracują, dostosowując content do specyfiki danej platformy.
Dlatego kluczowa jest możliwość zebrania wszystkich profili jednego klienta i przeglądania postów dedykowanych różnym kanałom na jednym dashboardzie. I jest to możliwe – możesz tworzyć grupy i zarządzać nimi, jak w przykładzie poniżej. Następnie możesz przypisać klientów do konkretnych grup social media, aby mogli podejrzeć treści, które Brainy Bees zamierzają dla nich opublikować.
Robienie szumu na naszych profilach w social mediach
Jeśli chodzi o profile firmowe, Brainy Bees korzystają z trzech platform społecznościowych, aby promować swoją pracę i utrzymywać kontakt z odbiorcami oraz innymi marketerami.
- Facebook – to główny kanał komunikacji. Brainy Bees publikują tam różne rodzaje treści, takie jak informacje o nowych playlistach na Spotify czy trwających ankietach. Udostępniają tam również swoje wpisy na blogu (Ul Ekspercki / Expert’s hive).
- Instagram – to miejsce, gdzie Brainy Bees publikują głównie treści edukacyjne. Znajdziesz tam rekomendacje książek marketingowych, a także posty o marketingu SaaS.
- LinkedIn – pokazuje bardziej formalną stronę firmy. CEO Brainy Bees, Kinga Edwards, używa go również do publikowania treści na swoim prywatnym profilu i wspierania działań social sellingowych.
Wszystkie te konta są zarządzane za pomocą Kontentino. Ułatwia to workflow, ponieważ posty są tworzone przez różnych członków zespołu i muszą być sprawdzone oraz zatwierdzone przez innych. Aby ten proces był szybki i bezbolesny, kluczowymi funkcjami dla Pszczółek są planowanie zadań i akceptacja publikacji.
Jednak Brainy Bees nie jest typową agencją. Skupiają się bardziej na profilach social media swoich klientów niż na własnych, więc nie publikują contentu u siebie wyjątkowo regularnie. Jak to mówią – szewc bez butów chodzi 😉.
Jak zarządzać onboardingiem nowych Pszczółek?
Za każdym razem, gdy do firmy dołącza nowa Pszczółka, musi ona poznać wewnętrzny workflow zarządzania mediami społecznościowymi. Aby to uprościć, Brainy Bees używają funkcji profilu demo, co przyspiesza proces wdrażania.
To przydatna funkcja, która pomaga uniknąć wpadek podczas stawiania pierwszych kroków w świecie social media. Możesz stworzyć profil demo i nauczyć się zarządzania kontami oraz przesyłania treści bez stresu, że opublikujesz coś niechcianego na profilu klienta. Kiedy pracownik w końcu zaczyna zarządzać kontem klienta, regularne zatwierdzanie treści (approval) jest koniecznością. Podwójne sprawdzanie pomaga uniknąć pomyłek i sprawia, że cały proces tworzenia i publikacji jest bardziej uporządkowany.
Jak dwa rodzaje widoku dashboardu usprawniają workflow
Brainy Bees współpracują z wewnętrznymi zespołami marketingowymi (in-house) swoich klientów albo prowadzą profile social media od A do Z dla innych firm. Niezależnie od tego, czy współpracują z innymi marketerami, czy bezpośrednio z dyrektorami firm, używanie jednego narzędzia pozwala im uniknąć chaosu.
Funkcje takie jak kalendarz inspiracji, prosta akceptacja i feedback oraz raportowanie są używane na co dzień.
Jedna z najważniejszych opcji może nie wydawać się oczywista, a mowa tu o dwóch rodzajach widoku dla kalendarza treści. Czasami klienci muszą widzieć cały plan miesięczny w formacie przypominającym Excela, podczas gdy dla innych bardziej intuicyjny jest tryb kalendarza. Przełączanie się między tymi dwoma trybami jest możliwe, co przydaje się zarówno social media managerom, jak i klientom.
Klasyczny widok kalendarza treści
Widok arkusza kalkulacyjnego
Możliwość tej zmiany jest ważna również z innego powodu: niektórzy klienci wywodzą się ze świata arkuszy kalkulacyjnych lub są do nich wciąż przyzwyczajeni, więc ten typ widoku jest dla nich po prostu wygodniejszy. To pierwszy krok transformacji, ponieważ w kolejnym zakochują się w szybkim podglądzie i zatwierdzaniu treści w wykonaniu Kontentino.
Co więcej, posiadanie wszystkiego w jednym interaktywnym kalendarzu treści nie oznacza, że musisz całkowicie zapomnieć o dokumentach PDF/XLSX. Nadal możesz pobierać te formaty (Brainy Bees generuje raporty jako PDF-y wysyłane jednym kliknięciem do klientów końcowych agencji, która outsourcuje u nich wszystkie swoje profile social media).
Workflow zorganizowany jak w ulu
„W większości przypadków pracujemy z zespołami, które nasi klienci posiadają in-house. Nie wyobrażamy sobie zdalnej współpracy bez wsparcia, jakie zapewnia Kontentino w usprawnianiu naszego workflow – od brainstormingu, przez tworzenie treści i wysyłanie ich do akceptacji, aż po planowanie. Cały proces zarządzania mediami społecznościowymi staje się szybszy i lepiej zorganizowany.”
Kinga Edwards, CEO Brainy Bees
Kontentino oferuje szereg opcji wspierających zespoły zdalne, więc czas sprawdzić, które z nich są postrzegane jako najważniejsze przez zespół Brainy Bees.
Płynniejszy zdalny workflow z klientami
„Pszczółki pracują szybko, więc chcieliśmy usprawnić zdalną współpracę z klientami. Kiedyś udostępnialiśmy wiele dokumentów, w tym teksty, grafiki i kalendarze w arkuszach kalkulacyjnych lub jako załączniki PDF, ale zarządzanie takim chaosem zajmowało mnóstwo czasu. Właściwie, samo zarządzanie to jedno, ale kolejnym problemem było uzyskanie feedbacku na czas – czasami najlepsze okazje przechodziły nam koło nosa, ponieważ nie otrzymywaliśmy informacji zwrotnej w terminie. Szacując, Kontentino przyspiesza zatwierdzanie treści nawet o 50% (z kilku godzin do kilku minut).”
Skonfigurowanie workflow z klientami zajmuje trochę czasu, ale czasami, mimo że obie firmy są świetnie wyszkolone, używane narzędzia nie pozwalają im rozwinąć skrzydeł. Udostępnianie ton zasobów w różnych formatach, od Google Docs po Microsoft Word i Mac Pages – kto tego nie przerabiał?
Biblioteka mediów to miejsce, w którym Twoja firma może przesyłać wszelkiego rodzaju zasoby. Będą one dostępne dla Twoich współpracowników w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z miliona innych dokumentów.
Ludzie ciągle powtarzają, że komunikacja jest kluczem – i mają rację. Jednak korzystanie wyłącznie z e-maila może sprawić, że cały proces będzie zbyt wolny, a social media managerowie mogą nie otrzymać potrzebnych odpowiedzi na czas (co jest szczególnie ważne, gdy nadarza się okazja do RTM). Otrzymywanie tysięcy powiadomień z wielu kanałów również nie jest najlepszym sposobem na komunikację.
Komentarze, feedback i wewnętrzne zatwierdzanie są wybawieniem w takich sytuacjach. Prędzej czy później proces komunikacji będzie musiał zostać usprawniony. Nawet jeśli Brainy Bees pracuje ze swoimi klientami nad różnymi projektami, wszystko, co dotyczy mediów społecznościowych, jest omawiane w Kontentino, aby uniknąć braku kontaktu lub nadmiernego rozproszenia kanałów.
Każdy otrzymuje powiadomienia zarówno w Kontentino, jak i mailowo, aby sprawdzić nowe zadania lub komentarze, dzięki czemu cały proces komunikacji jest zorganizowany i nic nie pozostaje nieprzeczytane.
Kontentino oszczędza średnio 41% wymaganego czasu pracy w porównaniu do braku narzędzia do social media workflow, a Brainy Bees mogą potwierdzić, że przyspieszyło to ich działania.
Tworzenie i dzielenie się pomysłami na content
#1 Brainstorming
Mimo że większość sesji brainstormingowych odbywa się podczas wideorozmów (czasem zbyt wielu), najważniejsze pomysły są dodawane do Kontentino. Łatwo bowiem o czymś zapomnieć, a te koncepcje mogą okazać się przełomowe!
Wszystko jest przechowywane w zakładce „inspirations” (inspiracje), którą znajdziesz na górnym pasku.
#2 Podgląd mobile i desktop
„Często na początku współpracy nasi klienci pytają nas, jak post będzie wyglądał po publikacji. W przeszłości musieliśmy polegać na makietach (mockupach), które były zarówno czasochłonne, jak i nieefektywne (jak zrobić mockup wideo?!). Podgląd posta to funkcja, która pomaga nam natychmiast odpowiedzieć na takie pytania, ponieważ możemy pokazać dokładnie, jak dany materiał będzie wyglądał zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na pulpicie.”
#3 Zmiana okładki (covera)
Jeśli chodzi o wizualia, kluczowa jest również możliwość zmiany okładki wideo lub udostępnionego wpisu na blogu. Czasami miniatura (thumbnail) wygląda nieatrakcyjnie i musi być bardziej zachęcająca, aby przyciągnąć uwagę użytkowników. W Kontentino możesz dodać link lub przesłać wideo i zmienić jego okładkę, tak aby odbiorcy podczas przewijania feedu widzieli wybrane przez Ciebie zdjęcie zamiast domyślnego.
#4 Łatwe i wizualnie atrakcyjne raportowanie
Raporty z Facebooka są dostępne do pobrania tylko w formacie XLS (dla niektórych odbiorców dość nieprzyjaznym). Ponadto zrzuty ekranu muszą być robione oddzielnie, co brzmi dość zawile. Brainy Bees wybierają zamiast tego generowanie automatycznych raportów przez Kontentino, które pobierają jako jeden plik PDF. W ten sposób statystyki mogą być szybko wygenerowane, co jest szczególnie ważne w przypadku Instagrama, ponieważ ta platforma natywnie pokazuje statystyki ograniczone czasowo.
Bezpieczna współpraca dzięki dedykowanym rolom w zespole
Każdy proces współpracy jest inny w zależności od wymagań klienta, oczekiwań i polityki prywatności. Jeśli zastanawiasz się, czy każdy dodany do Kontentino otrzymuje dostęp do wszystkich tych danych, to odpowiedź brzmi: nie.
Niektórzy klienci pozwalają tylko konkretnym Pszczółkom tworzyć dla nich treści, ponieważ ze względów bezpieczeństwa nie chcą dawać dostępu zbyt wielu osobom. Na przykład udzielają tylko Kindze uprawnień do planowania i publikowania postów.
Jak dokładnie to działa, jeśli klienci preferują ten typ workflow?
- Klient dostarcza Brainy Bees pomysły na content i informacje o ważnych wydarzeniach w nadchodzących tygodniach. Jest to przesyłane jako szkic (draft) z notatką w Kontentino.
- Brainy Bees tworzą treści do mediów społecznościowych i wysyłają je do klienta do akceptacji.
- Gdy otrzymają zielone światło, przypisują zadanie Kindze, aby zaplanowała te konkretne posty.
- Pozostaje tylko czekać na automatyczną publikację posta!
Inną opcją, podobną do wspomnianej wyżej, jest przyznanie dostępu do publikowania treści kilku osobom. Jedna osoba (tutaj jest to Kinga) nadal ma wszystko pod kontrolą dzięki historii zmian (revision history).
Community management z modułem Engage
Nie ma zarządzania social mediami bez moderacji komentarzy. Kropka. Ten element digital marketingu jest prawdopodobnie jednym z najbardziej męczących i irytujących. Możesz jednak sprawić, że proces ten będzie płynniejszy i mniej frustrujący, przenosząc community management do Kontentino.
To również dobra taktyka podczas onboardingu. Brainy Bees używają jej przy wprowadzaniu nowych pracowników, aby bardziej doświadczona osoba mogła mieć podgląd na ich działania i odpowiedzi.
Jak Kontentino pomaga pamiętać o każdym szczególe?
Powszechnie wiadomo, że pszczoły to bardzo zapracowane stworzenia, więc zawsze mają coś do zrobienia. Niemożliwe byłoby zarządzanie wieloma kontami w mediach społecznościowych, tworzenie treści na inne platformy, praca nad innymi zadaniami i jednoczesne pamiętanie o ręcznym publikowaniu każdego pojedynczego posta.
Planowanie postów (Post scheduling)
Ta funkcja przydaje się, by zdjąć z barków Pszczółek ciężar pamiętania o setkach rzeczy jednocześnie. Po zatwierdzeniu draftów można je zaplanować jako posty, które automatycznie pojawią się na profilach w mediach społecznościowych.
Przypomnienia mailowe
Nie można wystarczająco podkreślić, że czasami przy pracy w social mediach potrzebny jest natychmiastowy feedback. Aby mieć pewność, że nikt nie przegapi żadnej wiadomości, powiadomienia z Kontentino są wysyłane również jako przypomnienia e-mail.
Ważne daty
Wiele firm musi tworzyć treści na specjalne daty, takie jak święta czy uroczystości narodowe. Każda branża jest wyjątkowa, więc okazje, które należy monitorować, są różne.
Aby mieć pewność, że żadna z tych dat nie zostanie przypadkowo pominięta, warto mieć kalendarz, w którym zaznaczone są wszystkie ważne momenty. Black Friday to jedno z najważniejszych wydarzeń w sektorze SaaS, więc content do mediów społecznościowych musi być przygotowany z wyprzedzeniem. Poniżej możesz zobaczyć, jak jest to wyróżnione w przykładowym kalendarzu Brainy Bees.
Jak możesz wykorzystać Kontentino w swojej firmie?
Funkcje, o których czytałeś, są najważniejsze dla Brainy Bees, ale mogą równie dobrze sprawdzić się w Twojej firmie. To jednak tylko kilka przykładów tego, jak można wykorzystać Kontentino.
Jak mawiają w Brainy Bees, istnieje cały plaster miodu możliwości. Sprawdź sam, jak nasze narzędzie może usprawnić Twoje procesy zarządzania mediami społecznościowymi i współpracy. Funkcje takie jak listy kontrolne postów (checklists), zestawy hashtagów i analityka czekają na odkrycie. Możesz to zrobić przez pełne 14 dni za darmo.
