Powrót do bloga
Jeśli zajmujesz się marketingiem w social mediach choćby od chwilę, prawdopodobnie zgodzisz się z jednym:
Ciągłe tworzenie contentu jest WYCZERPUJĄCE.
W świecie, w którym ludzie konsumują ponad dwie godziny treści w social mediach dziennie, generowanie świeżych pomysłów dzień w dzień bywa naprawdę trudne.
A do tego dochodzi koordynacja zespołu, uzyskiwanie akceptacji, monitorowanie wyników i gaszenie pożarów, gdy coś (jak zawsze) pójdzie nie tak.
Dlaczego więc innym udaje się rozwijać obecność w mediach społecznościowych i wypuszczać perfekcyjne posty jak w zegarku?
Zdradzę Ci mały sekret:
Najlepsi social media managerowie nie są mądrzejsi ani bardziej kreatywni. Po prostu mają wdrożony solidny system.
Dzięki dobrze naoliwionemu social media workflow możesz:
- Nieustannie tworzyć niesamowity content
- Publikować posty na czas i ze zwiększoną częstotliwością
- Wyeliminować błędy i niespójności
- Myśleć bardziej strategicznie, aby realizować swoje KPI w social mediach
Zmieniając swój proces z takiego:
W taki:
W tym przewodniku pokażemy Ci, czym jest social media workflow, zadamy 5 pytań, na które musisz znać odpowiedź, i zaprezentujemy, jak wygląda skuteczny proces pracy.
Czym jest social media workflow?
Social media workflow to powtarzalny, metodyczny proces, który pozwala na systematyczne dostarczanie świetnych treści dla marki. Obejmuje on wszystkich ludzi i kroki związane z tworzeniem, przeglądaniem i publikowaniem contentu w social mediach, aby uniknąć opóźnień i nieporozumień.
Każdy workflow różni się w zależności od wielu czynników, w tym:
- Czy pracujesz in-house, czy prowadzisz social media dla klienta
- Wielkości Twojego zespołu
- Ilości publikowanego contentu i wyboru platform
Ale niezależnie od tego, jak wygląda Twój process, musisz go udokumentować. Twój system pracy powinien być dobrze zapisany – na tyle szczegółowo, by każdy nowy członek zespołu mógł z nim ruszyć z miejsca – i dostępny dla wszystkich zaangażowanych.
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Nie chce Ci się rozpisywać wszystkich kroków workflow? Kontentino przeprowadzi członków zespołu przez każdy etap procesu, od wstępnego szkicu po publikację.
Czy mój obecny workflow w social media jest wystarczająco dobry?
Oto szybki test papierek lakmusowy…
- Czy włączanie nowych pracowników w proces spowalnia produkcję contentu?
- Czy zdarzają się momenty, w których ktoś nie jest pewien, co powinien robić?
- Czy ciągle brakuje Ci czasu lub gorączkowo szukasz materiałów, by zapełnić luki w kalendarzu?
- Czy każdej miesiąca walczysz o dowiezienie KPI i boisz się raportowania klientowi?
Jeśli odpowiedziałeś „tak”, to znak, że czas przyjrzeć się swojemu procesowi i sprawdzić, gdzie można wprowadzić ulepszenia.
Jak stworzyć kuloodporny social media workflow?
Potrzebujesz audytu swojego procesu pracy lub musisz stworzyć nowy od zera? Oto 5 pytań, które powinieneś sobie zadać.
Jaka jest Twoja strategia?
Posiadanie przemyślanej strategii social media znacznie ułatwia tworzenie treści spójnych z marką – i pozwala reszcie zespołu robić to samo.
Co najlepsze, nigdy nie będziesz musiał zaczynać od zera. Wiedząc dokładnie, kim jesteście jako marka i jaki cel ma spełniać każdy element contentu, o wiele łatwiej wpadać na zwycięskie pomysły.
Aby opracować strategię, musisz zadać sobie kilka kluczowych pytań:
- Kto jest moją grupą docelową w social mediach?
- Co musimy osiągnąć?
- Czy celujemy w świadomość marki (brand awareness), zaangażowanie odbiorców, wzrost liczby obserwujących, ruch na stronie czy konwersje?
- Co musimy osiągnąć na każdej z platform z osobna?
- Jaki content musimy tworzyć, aby zrealizować nasze cele?
- Jakim językiem mówimy do naszych odbiorców?
- Na jakich tematach powinniśmy się skupić? Jakich unikać?
- Jak często powinniśmy publikować? Jakie godziny są najlepsze dla naszych odbiorców?
- Z jakich typów assetów będziemy korzystać?
- Skąd będziemy wiedzieć, że osiągnęliśmy cele? Jakich metryk potrzebujemy?
Kto jest zaangażowany?
Myśląc o workflow contentowym, łatwo skupić się tylko na głównym zespole działającym na pierwszej linii frontu.
W zależności od wielkości firmy, może to obejmować Head of SEO, strategów, twórców treści, grafików, community managerów itd.
Albo możesz to być tylko Ty, super-ogarnięty social media manager uzbrojony w laptopa i poważne uzależnienie od kawy.
Ale poza osobami faktycznie tworzącymi content, zaangażowanych jest znacznie więcej osób. Oto tylko niektórzy interesariusze, których musisz wziąć pod uwagę przy projektowaniu swojego workflow.
Klienci lub Zarząd (Upper Management): To osoby, które mają ostateczne zdanie – i te, którym ostatecznie musisz zaimponować, aby zdobyć awans lub utrzymać kontrakt.
Działy Sprzedaży i Marketingu: W niektórych firmach mogą istnieć oddzielne zespoły sprzedaży i marketingu, które również muszą mieć wgląd w finalny content. W innych możesz być jedyną osobą nadzorującą social media, współpracującą z resztą zespołu dla zachowania spójności.
Dział Produktu: Koniec końców, social media powinny być częścią firmowej maszyny sprzedażowej. Angażując zespoły produktowe, możesz zagwarantować precyzję przekazu – a nawet zidentyfikować nowe możliwości marketingowe i contentowe.
Aby upewnić się, że efektywnie wykorzystujesz czas wszystkich – i zapobiec nakładaniu się zadań lub lukom – musisz:
- Ustalić dwie grupy osób: niezbędne i „nice to have”
- Nakreślić listę terminów i materiałów do dostarczenia (deliverables) (więcej o tym poniżej)
Potrzebujesz pomocy w budowaniu zespołu social media? Sprawdź nasz przewodnik krok po kroku.
Jakie są terminy i co trzeba dowieźć?
Każda osoba w twoim procesie pracy powinna wiedzieć:
- Co musi dostarczyć
- Na kiedy musi to dostarczyć
Warto w tym momencie skonsultować się z zespołem, aby opracować realistyczny harmonogram, który będzie wykonalny dla wszystkich.
Z jakich kanałów korzystasz?
Jeśli masz zarysowaną strategię, wiesz mniej więcej, gdzie Twoi odbiorcy spędzają czas online. Ale czy wiesz, jak wykorzystać potencjał każdej platformy?
Oto szybki przegląd typów treści, które najlepiej sprawdzają się w różnych kanałach.
Facebook: User-generated content (UGC), humor, aktualności
Instagram: Lifestyle, prezentacja produktów, behind-the-scenes, inspirujące cytaty
Twitter (X): Opinie, pytania/rozmowy z odbiorcami, aktualizacje produktowe
LinkedIn: Aktualności zawodowe, treści branżowe, poradniki, posty typu „lista”
Pinterest: Lifestyle, infografiki, inspirujące cytaty
Możesz również sprawdzić nasz przewodnik, który pomoże Ci wybrać odpowiednią platformę social media dla Twojego biznesu.
Gdzie pracujecie? (Logistyka)
Chodzi o faktyczną logistykę Twojego workflow. Gdzie każdy może znaleźć to, czego potrzebuje do wykonania swojej pracy? I skąd wie, kiedy jest jego kolej na działanie?
Warto rozważyć stworzenie scentralizowanej biblioteki zasobów, do której zespół ma dostęp, oraz ograniczenie liczby arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji, z których korzystacie. W ten sposób wszystko jest w jednym miejscu i łatwo to znaleźć.
Musisz też zadbać o skuteczny system powiadomień, aby content płynnie przechodził przez kolejne etapy procesu bez zatorów.
10 kroków udanego social media workflow
Chociaż każdy proces jest inny, oto przykład, jak może wyglądać zoptymalizowany workflow w social media.
Uwaga: dotyczy to miesięcznego cyklu treści typu evergreen. Możesz potrzebować osobnego procesu dla reagowania na trendy i posty wrażliwe czasowo (RTM).
1. Generowanie pomysłów (Ideacja)
🗣️ Kto: Zespół social media
🗓️ Termin: 4-8 tygodni przed publikacją
🎯 Efekt: Wstępne pomysły do akceptacji
Faza burzy mózgów w social media workflow może przybierać różne formy. Możecie przeglądać najpopularniejsze posty, czytać komentarze pod starymi wpisami, podglądać konkurencję lub robić cokolwiek innego, co sprawdza się w Waszym zespole.
Brak weny? Oto kilka pomysłów do Twojego kalendarza social media, na wszelki wypadek.
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Dzięki planom contentowym w Kontentino możesz łatwo zobaczyć liczbę i rodzaj postów oraz tworzyć własne etykiety tematów, aby zapewnić różnorodność pomysłów na treści.
2. Tworzenie assetów
🗣️ Kto: Social media manager, Content creator, Grafik, Fotograf, Montażysta wideo
🗓️Termin: 4-6 tygodni przed publikacją
🎯Efekt: Wideo/zdjęcia/grafiki
Ten etap zależy od rodzaju tworzonych treści; jak możesz się domyślić, wideo wymaga nieco więcej czasu i przygotowań niż szybkie stworzenie prostej grafiki. Warto też przejrzeć istniejące zasoby i sprawdzić, co można wykorzystać ponownie (repurposing).
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Dzięki nielimitowanej przestrzeni dyskowej, Biblioteka Mediów w Kontentino pozwala Twojemu zespołowi i klientom przesyłać wideo/zdjęcia i wykorzystywać je później.
3. Copywriting
🗣️ Kto: Social media manager, Content creator, Copywriter
🗓️Termin: 2-5 tygodni przed publikacją
🎯Efekt: Treść postów (podpisy)
Chociaż zdjęcia i wideo zyskują na popularności, tekst (kopy) wciąż jest siłą napędową wzrostu. Najlepiej pisać teksty seriami (batching) za jednym zamachem – aby zaoszczędzić czas i zapewnić, że każdy post jest zgodny z tonem marki (brand voice).
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Zapisz najczęściej używane hashtagi w Kontentino i wstawiaj je do tekstu jednym kliknięciem.
4. Edycja contentu
🗣️ Kto: Social media manager, Redaktorzy treści
🗓️Termin: 2-4 tygodni przed publikacją
🎯Efekt: „Ostateczna” wersja postów, gotowa do przeglądu
To ta część procesu, w której wszystko jest składane w całość, by stworzyć niesamowity produkt końcowy (oczywiście, oczekujący na zatwierdzenie). Może to obejmować wszystko: od korekty językowej po wybór odpowiedniej piosenki i emoji!
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Masz dość pracy w Excelu? Zobacz dokładnie, jak Twoje posty będą wyglądać na żywo dzięki dynamicznemu podglądowi postów w Kontentino. Ten proces pozwala również pominąć etap tworzenia wizualnych makiet (mock-upów).
5. Akceptacja (Approval)
🗣️ Kto: Social media manager, Head of SEO, Klient/Zarząd (management) i każdy inny decydent
🗓️Termin: 1-4 tygodni przed publikacją
🎯Efekt: Zatwierdzone posty i/lub lista poprawek do wprowadzenia
Akceptacja odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy to moment, w którym Ty lub osoba kierująca zespołem social media sprawdza pracę, aby upewnić się, że jest zgodna z marką i że każda literówka została wyłapana.
I oczywiście jest ta długa druga linia akceptacji, która może obejmować CEO, wyższą kadrę zarządzającą, PR, dział prawny lub każdą osobę, która musi zobaczyć treść, zanim ujrzy ją świat.
Zrobiliśmy dogłębną analizę usprawniania procesu akceptacji przez klienta, więc sprawdź ją, aby poznać więcej wskazówek ułatwiających workflow.
6. Planowanie (Scheduling)
🗣️ Kto: Social media manager
🗓️Termin: 1-4 tygodni przed publikacją
🎯Efekt: Zaplanowane posty w social mediach
Masz dużo na głowie, co oznacza, że planowanie z wyprzedzeniem to konieczność. Ale nikt nie lubi logować się i wylogowywać z różnych kont ani mieć otwartego miliona kart w przeglądarce.
Z narzędziem do zarządzania social media takim jak Kontentino, możesz zaplanować wszystkie oczekujące treści na każdą platformę jednym kliknięciem.
Możesz także duplikować posty między kanałami, przeciągając je w kalendarzu. Zostaną opublikowane automatycznie wraz z oryginalnym postem, więc nie musisz tracić czasu na ponowne ustawianie harmonogramu.
7. Promowanie
🗣️ Kto: Social media manager
🗓️Termin: Przynajmniej 1 dzień po publikacji
🎯Efekt: Promowane posty
Promowanie postów to świetny sposób na poprawę wyników, dotarcie do szerszego grona odbiorców i wydobycie więcej z każdego elementu contentu. Pamiętaj tylko o budżecie i harmonogramie – nie chcesz przecież przypadkowo wydać za dużo na jeden post!
⏱️Wskazówka oszczędzająca czas: Kontentino posiada wbudowany tracker budżetu, który pozwala kontrolować wydatki i upewnić się, że każdy post otrzymuje dokładnie taką kwotę, jaką zaplanowałeś.
8. Budowanie społeczności (Community building)
🗣️ Kto: Social media manager, Social media community manager
🗓️Termin: Na bieżąco
🎯Efekt: Komentarze, odpowiedzi, polubienia, udostępnienia i inne interakcje
Social media to nie tylko tworzenie treści – to budowanie społeczności, w której odbiorcy wiedzą, że jesteś tam dla nich. Odpowiadanie na komentarze, wiadomości prywatne (DM) i pytania obsługowe jest kluczowe.
Nie wspominając o tym, że algorytm kocha zaangażowanie (engagement), co jest łatwym sposobem na dodanie Twoim kontom małego kopa. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie tego kroku w swoim social media workflow.
9. Analiza
🗣️ Kto: Social media manager, Analityk social media
🗓️Termin: 1-14 dni po publikacji
🎯Efekt: Raport
Jedyny sposób na faktyczny rozwój kanałów? Zwracanie uwagi na to, co działa, A CO nie. Jak inaczej mógłbyś tworzyć treści, które rezonują z Twoimi odbiorcami?
Kontentino pozwala wybrać dowolną metrykę i uszeregować posty od najlepszych do najsłabszych. Dodatkowo, dzięki benchmarkowi stworzonemu na podstawie ostatnich 6 miesięcy publikacji, zobaczysz, czy nowe posty trafiły w cel.
10. Strategia (Wnioski)
🗣️ Kto: Zespół social media, Klient/Zarząd
🗓️Termin: 1-30 dni po publikacji
🎯Efekt: Cele i brief na kolejną turę contentu
Bazując na tym, czego się nauczyłeś, jakimi spostrzeżeniami możesz podzielić się z zespołem? Co możesz przekazać klientom lub przełożonym? I co można zrobić lepiej w strategii contentowej social media?
Zmniejsz swój nakład pracy o połowę z Kontentino
Pokazaliśmy Ci, jak stworzyć wydajny social media workflow dla systematycznego tworzenia treści. Ale zdecydowanie najlepszym sposobem na optymalizację procesu jest użycie dedykowanego narzędzia, takiego jak Kontentino.
Jako social media managerowie, oto kilka naszych ulubionych funkcji.
Zobacz cały swój workflow
Czasami, gdy używasz arkuszy kalkulacyjnych, łatwo stracić z oczu to, jak wszystko ze sobą współgra i jak będzie wyglądał efekt końcowy. Dzięki widokowi Workflow View, otrzymujesz natychmiastowy podgląd całego procesu – i postępów Twojego zespołu.
Utrzymuj porządek w treściach dzięki widokowi Kalendarza
Zobacz wszystkie treści zaplanowane na dany miesiąc w każdym kanale.
A jeśli musisz przesunąć posty lub je zduplikować? Po prostu użyj funkcji „przeciągnij i upuść” (drag and drop).
Pracujesz nad wieloma różnymi rzeczami? Dzięki Grupom Profili (Profile Groups) możesz zgrupować wszystkie platformy klienta lub podobne kampanie, które nadzorujesz – idealne rozwiązanie dla agencji.
Cała współpraca i komunikacja – w jednym miejscu
Jak już wspomnieliśmy, przestrzeń robocza może być kluczem do sukcesu lub porażki Twojego workflow. W Kontentino wszystko jest w jednym miejscu – Twoje posty, assety, komentarze i wszystko, czego zespół potrzebuje do tworzenia świetnego contentu.
Możesz łatwo przypisywać wiele zadań naraz członkom swojego zespołu.
Śledzić każdą zmianę wprowadzoną w poście (Track changes).
Oraz komentować bezpośrednio przy poście, nad którym pracujesz, co ułatwia członkom zespołu wyrażanie opinii, współpracę i śledzenie tego, co trzeba zrobić.
Teraz wdróż ten workflow w życie!
Mamy nadzieję, że nasze wskazówki dotyczące usprawnienia pracy zespołu social media okażą się przydatne. Nasz 10-etapowy przewodnik to świetny punkt wyjścia do dopracowania własnego procesu, więc weź go i dostosuj do siebie!
A hej, jeśli chcesz uczynić wszystko jeszcze wydajniejszym, zawsze jest Kontentino. Sprawdź, jak prosty może być Twój social media workflow dzięki darmowemu, 14-dniowemu okresowi próbnemu.
