Înapoi la blog
Dacă ar fi să ghicești de ce atât de mulți marketeri social media depășesc deadline-urile, ce ai spune?
Exact. Procesul de client approval.
De fapt, 92% dintre marketeri afirmă că întârzierile la aprobare sunt principalul motiv pentru nerespectarea termenelor limită. Și nu e greu de înțeles de ce.
Social media managers, designeri, copywriteri, community managers, campaign managers.
E nevoie de mult efort pentru a crea un feed perfect organizat.
Și, desigur, toată lumea simte nevoia să își dea cu părerea.
Clienți, management, membri ai consiliului de administrație, echipe de PR, operațiuni – pare o listă nesfârșită de aprobări prin care trebuie să treci înainte ca un post să fie publicat.
În acest ghid, îți vom arăta cum poți implica membrii echipei, clienții și stakeholdery-ii companiei fără a pierde ore prețioase, obținând aprobări de conținut cu 76% mai rapide.
Sincer, toată lumea are de câștigat 🎉
Ce înseamnă procesul de client approval?
Fie că gestionezi social media pentru o singură companie sau jonglezi cu mai mulți clienți, probabil ai deja un anumit proces de client approval.
Dar este acesta cel mai eficient? Ei bine… vom ajunge și acolo.
În funcție de locul în care lucrezi, procesele de aprobare variază.
Dacă ești social media manager într-o companie mare, te ocupi în principal de aprobarea internă. Ai nevoie de un workflow stabil pentru a te asigura că fiecare post transmite mesajele corecte și menține imaginea brandului.
(Și, desigur, te face pe tine să arăți bine. Trebuie să ne gândim și la viitoarea promovare 💰)
Există membrii echipei direct implicați: echipa de creație, brand managerul și/sau account managerul.
Apoi urmează a doua linie de aprobare. Aceasta poate fi formată din fondator, CEO, top management, PR sau chiar echipa juridică. Practic, oricine trebuie să verifice rapid cum este portretizat brandul înainte ca materialele să fie publice.
Iar dacă lucrezi într-o agenție? Ai parte atât de un review intern, cât și de un proces extern de client approval, pentru a te asigura că sunt mulțumiți (atât de postări, cât și să plătească în continuare acel monthly retainer).
Să zicem că agenția ta are în jur de 20 de clienți. Există mult „back and forth”. Și mereu există acel client care vrea să fie mult prea implicat.
Sau cel care are foarte mult feedback.
Sau cel care încă întreabă de ce nu a ajuns la un milion de followeri după doar câteva luni de colaborare.
De ce este procesul de client approval atât de important?
Probabil te-ai întrebat asta de multe ori după o zi obositoare.
De ce durează atât de mult să verifici câteva postări? Lucrezi în mod profesionist în social media, deci de ce ai nevoie de atâta supraveghere?
Ei bine, există două motive solide pentru care nu ar trebui să sari niciodată peste procesul de social media client approval.
Gestionează și recalibrează așteptările
Așa cum am menționat, mulți oameni sunt implicați în workflow-ul tău de social media.
Asta înseamnă că există multe piese în mișcare – și multe lucruri care pot merge prost.
Procesele de aprobare se asigură că toată lumea este pe aceeași pagină, de la echipa de creație până la CEO.
Gestionarea așteptărilor este o parte critică a rolului de social media manager – să te asiguri că agenția, clienții și managementul nu au surprize când conținutul devine live este esențial!
De asemenea, înseamnă că atunci când adaugi membri noi în echipă, este mult mai ușor să îi integrezi în proces.
Previne greșelile costisitoare
Nici măcar cele mai mari branduri din lume nu sunt infailibile. Cine ar putea uita momentul când un draft de tweet a fost publicat din greșeală pe contul McDonald’s?
Sau când o literă lipsă a transformat hashtag-ul Sephora #CountdownToBeauty în ceva mult mai… interesant.
Greșeli se întâmplă. Și, cu puțin noroc, vor fi inofensive.
Dar cu cât sunt implicați mai mulți oameni în procesul de review, cu atât ai mai multe șanse să prinzi acele greșeli și să protejezi reputația tuturor.
Opinia managerilor de social media – de ce este client approval atât de important?
Care este cea mai bună metodă de a integra client approval în workflow-ul de social media?
Fiecare workflow arată diferit în funcție de numărul de persoane implicate, conturile gestionate și alți factori.
Iată cum arată un sistem bine pus la punct.
1. Curare (Curate)
Fie că te inspiri de la alți creatori sau selectezi cu atenție resursele vizuale, o viziune clară asupra identității vizuale este esențială.
Pentru a te asigura că clienții sunt informați încă de la început (și că resursele folosite sunt pre-aprobate), ar trebui să creezi o bază de date unde aceștia pot trimite tot ce le place.
Kontentino, de exemplu, are un media library unde clienții pot încărca fișiere, facilitând procesul de curare a conținutului. Există, de asemenea, un calendar de inspirații (separat de cel principal) unde clienții pot veni cu idei și participa la planificare.
2. Crearea conținutului (Content Creation)
Partea distractivă! Copywriting, design, fotografie, content video – știi deja cum merge.
3. Editarea conținutului
Această etapă variază cel mai mult. Lucrezi la un post pentru Twitter? Editarea textului și a imaginii sunt prioritare.
Dar când creezi Stories sau Carousel posts, sunt implicate mai multe elemente. Videoclipuri, imagini, muzică, captions, efecte – totul trebuie să fie perfect.
Acesta este un moment bun pentru a-i implica pe clienții care vor să fie „hands-on”. Cerându-le părerea, îi faci să se simtă parte din proces și construiești încredere.
(Plus că vei avea mult mai puțin feedback ulterior.)
Toate acestea duc spre un proces de client approval mult mai fluid.
4. Review
Înainte de a trimite materialul către client, este bine să îl verifici împreună cu Head of Marketing / CMO.
Este momentul să te asiguri că totul este finisat și nu s-au strecurat greșeli de scriere!
5. Aprobarea (Approve)
Partea pe care o așteptai (sau de care te temeai).
Reține: procesul de client approval înseamnă aliniere. E mult mai bine ca toată lumea să verifice postarea acum, decât mai târziu, când este deja publică.
În funcție de conținut, pot fi implicate mai multe persoane. Echipa de PR poate avea observații, iar echipa Legal trebuie să se asigure că totul respectă normele. CEO-ul sau CMO-ul pot dori un anumit ton al vocii sau garanția că postarea reflectă valorile companiei.
După cum știi, această parte poate dura cel mai mult. Dar există câteva lucruri pe care le poți face pentru a grăbi lucrurile:
- Folosește un sistem clar de notificări pentru postările gata de aprobare sau cele care au primit aprobare, astfel încât conținutul să nu rămână blocat;
- Evaluează stakeholdery-ii – sunt toți cei implicați absolut necesari?
- Stabilește deadline-uri clare și anunță clienții sau managementul ce se întâmplă dacă nu aprobă la timp (amânarea postării sau publicarea automată).
Felicitări! Ai trecut de ultimul obstacol și conținutul tău va vedea în sfârșit lumina zilei.
Desigur, munca nu se oprește aici. Trebuie să programezi conținutul (schedule), să măsori performanța, să analizezi acele metrics, să interacționezi cu fanii și să începi planificarea pentru următorul batch de postări.
(Suntem epuizați doar gândindu-ne la asta.)
Dar pentru moment, ia o pauză. O meriți!
Costul ascuns al unui proces de client approval ineficient
Sugestie: Ai putea economisi ore întregi în fiecare săptămână.
Am stabilit că ai nevoie de un proces de client approval. Am văzut și cum ar trebui să arate. Dar este al tău pe atât de eficient pe cât ar putea fi?
Întreabă-te:
Cât timp petreci săptămânal pentru social media unui client?
Și cât din acest timp este dedicat efectiv strategiei și creației?
Dacă pierzi ore întregi cu sarcini administrative și urmărind clienții pentru aprobări, atunci acelea sunt ore în care nu îți rafinezi strategia de social media marketing.
Sau în care nu vii cu idei noi care să genereze engagement și share-uri.
Sau în care nu aduci clienți noi pentru a crește veniturile.
(Sau, pur și simplu, nu faci NIMIC mai productiv.)
Un proces simplificat și automatizat îți permite să te concentrezi pe lucrurile importante și îți salvează cea mai prețioasă resursă – timpul.
Cu Kontentino, poți economisi 20 de ore pe lună (per persoană!) și poți reduce timpul petrecut în bucla de feedback cu 53%.
5 moduri prin care poți eficientiza procesul de aprobare cu Kontentino
Fiind noi înșine manageri de social media, ne-am săturat de „back and forth”-ul continuu cu clienții. Am văzut cum trec deadline-urile și conținutul proaspăt devine irelevant.
Așa că ne-am propus să creăm cel mai intuitiv tool de social media. Și am știut că procesul de client approval trebuie să fie integrat încă de la început.
Am construit Kontentino pentru a elimina procesele de aprobare lungi și haotice.
Utilizatorii noștri raportează, în medie, aprobări cu 76% mai rapide.
Iată câteva moduri în care poți folosi Kontentino pentru a accelera procesul de client approval.
Fără presupuneri: live post preview pe mobile și desktop
Ai petrecut vreodată ore întregi la o postare, ajustând fiecare cuvânt, doar pentru ca la final să nu arate așa cum te-ai așteptat după publicare?
Kontentino îți permite – ție și clientului tău – să vedeți exact cum arată un post pe orice platformă, atât pe mobil, cât și pe desktop. Poți vedea chiar și cum arată postările pe diferite telefoane, ca să fii sigur că totul e perfect la publicare 👌🏽
Aceasta funcție este excelentă pentru colaborarea cu clienții care nu sunt familiarizați cu toate platformele pe care postezi.
Poți vedea live previews pentru Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest și chiar LinkedIn.
Vizibilitate completă asupra workflow-ului
Fiecare companie are propriul mod de a gestiona procesul de client approval. Așa că am făcut totul simplu pentru a crea un workflow care să ți se potrivească.
Cu Workflow View, poți vedea statusul fiecărei postări și cine este responsabil de fiecare task, oferindu-ți o imagine de ansamblu instantanee asupra tuturor activităților.
Este ideal pentru tine, deoarece nu mai trebuie să pierzi timp verificând echipa sau ce mai trebuie făcut pentru restul zilei.
Dar este excelent și pentru clienți și management, care pot vedea progresul în timp real. Asta înseamnă mai puțin „back and forth” și nicio posibilitate de neînțelegere.
Când un post este gata pentru următoarea etapă? Pur și simplu mută-l în coloana următoare (drag and drop).
Poți folosi și filtre pentru a vedea doar conținutul relevant, cum ar fi cel pentru Instagram:
Sau doar postările care necesită atenția ta:
În timp ce clientul tău s-ar putea să fie interesat doar de munca finisată:
Trimite mai multe postări spre aprobare în mai puțin de un minut
Gata cu schimbarea conturilor și trimiterea mai multor email-uri sau link-uri pentru client approval. Kontentino este locul unde obții aprobarea rapidă pentru tot conținutul la care lucrezi.
Selectează postările, alege utilizatorii și apasă trimite:
Este atât de simplu.
Avem chiar și template-uri precompletate, ca să nu pierzi timp scriind același email de fiecare dată – făcând procesul de client approval și mai ușor.
Pentru clienți, procesul este intuitiv. Cu un singur click pot aproba, refuza sau lăsa un comentariu.
Și pentru că comentariile sunt lăsate pe fiecare postare în parte, este mult mai ușor pentru echipa ta să facă modificările și să primească „seal of approval”-ul final.
Gestionează totul de pe mobil
Clienții tăi sunt mereu ocupați. Dacă vrei ca aceștia să îți răspundă rapid, trebuie să le oferi o metodă simplă.
Cu Kontentino, clienții sunt notificați în momentul în care postările sunt gata de aprobare prin email sau notificare push pe mobil.
Ei pot aproba postările direct de pe telefon, ceea ce face procesul mult mai convenabil și rapid.
Fiecare postare este verificată cu Post Checklist
De câte ori a trebuit să revii asupra unei postări pentru că lipseau hashtag-urile? Sau codurile UTM? Sau imaginile aveau un aspect ratio greșit?
Fie că integrezi noi colegi sau e vineri după-amiaza și ești obosit, checklist-ul se asigură că nu uiți nimic important.
Și pentru că fiecare checklist se află chiar lângă postarea respectivă, nu va fi ignorat.
Poți vedea, de asemenea, cine a bifat fiecare element și când, pentru o colaborare transparentă și responsabilitate clară.
Fiecare client, platformă și tip de postare poate avea propriul checklist, oferind fiecărui conținut cele mai mari șanse să fie aprobat din prima.
Checklist-urile sunt, de asemenea, utile pentru organizarea la nivelul clientului. Dacă sunt mai multe persoane care trebuie să revizuiască o postare, acestea pot folosi Post Checklist pentru a urmări cine și ce a aprobat.
Astfel, când persoana cu decizia finală verifică materialele, poate apăsa simplu pe Approve, iar postarea este gata de programat.
