Müşteri Onay Sürecinizi Kolaylaştıracak Kapsamlı Rehber | Kontentino

Birçok sosyal medya pazarlamacısının neden teslim tarihlerini kaçırdığını tahmin etmeniz gerekse ne derdiniz?

Evet. Müşteri onayı.

Aslında, pazarlamacılardan %92’si geciken onayların, teslim tarihlerinin kaçırılmasındaki ana neden olduğunu söylüyor. Bunun nedenini görmek de pek zor değil.

Sosyal medya yöneticileri, tasarımcılar, metin yazarları, topluluk yöneticileri, kampanya yöneticileri…

Kusursuz bir feed oluşturmak için ÇOK fazla emek harcanıyor.

Ve tabii ki herkes bu sürece kendi fikrini eklemek istiyor.

Müşteriler, üst yönetim, kurul üyeleri, PR ekipleri, operasyon; içerik yayınlanmadan önce bitmek bilmeyen bir onay sırasında bekliyor gibi hissedersiniz.

Bu rehberde; ekip üyelerini, müşterileri ve paydaşları değerli saatlerinizi boşa harcamadan sürece nasıl dahil edebileceğinizi ve %76 daha hızlı içerik onayı almanın yollarını göstereceğiz.

Dürüst olmak gerekirse, bu durumda herkes kazanıyor 🎉

Müşteri onay süreci nedir?

İster bir şirket için sosyal medya yönetiyor olun ister birden fazla müşteriyi idare edin, muhtemelen bir tür müşteri onay süreciniz vardır.

Peki, bu süreç en etkili olanı mı? Buna birazdan değineceğiz.

Çalıştığınız yere bağlı olarak müşteri onay süreçleri farklılık gösterir.

Büyük bir şirkette sosyal medya yönetiyorsanız, ağırlıklı olarak iç onaylarla ilgilenirsiniz. Her postun doğru mesajı verdiğinden ve markanızı iyi gösterdiğinden emin olmak için güvenilir bir sürece ihtiyacınız vardır.

(Ve tabii ki sizi de iyi göstermeli. Gelecekteki o büyük terfiyi de düşünmek lazım 💰)

Sürece doğrudan dahil olan ekip üyeleriniz var; yaratıcı ekip, marka yöneticisi ve/veya account manager gibi.

Ardından ikinci onay aşaması gelir. Bu aşamada kurucu, CEO, üst yönetim, PR veya hukuk ekibi yer alabilir. Temel olarak, içerik yayına girmeden önce markanın dünyaya nasıl yansıtıldığına hızlıca göz atması gereken herkestir.

Ya bir ajansta çalışıyorsanız? Hem iç inceleme hem de dış müşteri onay süreciniz vardır; böylece hem içeriklerden memnun kalmalarını sağlarsınız hem de aylık bütçeyi (retainer) korumuş olursunuz.

Ajansınızın yaklaşık 20 müşterisi olduğunu düşünün. Sürekli bir iletişim trafiği vardır. Ve her zaman sürece çok fazla dahil olmak isteyen o bir müşteri mutlaka çıkar.

Ya da çok fazla feedback veren o müşteri.

Veya birkaç aylık çalışmanın ardından hâlâ neden bir milyon takipçiye ulaşamadığını soran o müşteri.

Müşteri onay süreci neden bu kadar önemli?

Muhtemelen masada başınızı ellerinizin arasına alıp bu soruyu kendinize sormuşsunuzdur.

Birkaç posta bakmak neden bu kadar uzun sürüyor? Siz işini bilen bir sosyal medya yöneticisisiniz, neden bu kadar denetime ihtiyacınız olsun ki?

Aslında, sosyal medya müşteri onay sürecini asla atlamamanız için iki iyi neden var.

Beklentileri yönetin ve yeniden dengeleyin

Daha önce de belirttiğimiz gibi, sosyal medya workflow’unuza birçok kişi dahil oluyor.

Bu da çok fazla hareketli parça ve dolayısıyla yanlış gidebilecek çok şey olduğu anlamına gelir.

Onay süreçleri, kreatif ekipten CEO’ya kadar herkesin aynı fikirde olmasını sağlar.

Beklentileri yönetmek, bir sosyal medya yöneticisi olmanın kritik bir parçasıdır; içerik yayına girdiğinde müşterilerin ve üst yönetimin sürprizlerle karşılaşmamasını sağlamak temel anahtardır!

Ayrıca sürece yeni ekip üyeleri eklediğinizde (örneğin yeni bir çalışan), onları işe alıştırmak çok daha kolay olur.

Maliyetli hataların önüne geçin

Dünyanın en büyük markaları bile hata yapabilir. McDonald’s hesabından taslak bir tweet’in yanlışlıkla paylaşıldığı zamanı kim unutabilir?

Hatalar olur. Ve umarız ki bunlar zararsız hatalardır.

Ancak sürece ne kadar çok kişi dahil olursa, bu hataları yakalama şansınız o kadar artar. Böylelikle herkesin (ve sizin) işi güvende kalır.

Sosyal medya yöneticileri yorumluyor: Müşteri onayı neden bu kadar önemli?

Sosyal medya workflow’uma müşteri onayını dahil etmenin en iyi yolu nedir?

Her workflow; ekibinizdeki kişi sayısına, yönettiğiniz hesaplara ve diğer birçok etkene bağlı olarak farklı görünecektir.

İşte tıkır tıkır işleyen bir sürecin aşamaları:

1. Kürasyon (Curate)

İster diğer içerik üreticilerinden ilham alın ister kreatif varlıkları özenle seçin, görsel kimliğiniz hakkında net bir fikre sahip olmak çok önemlidir.

Müşterilerinizin en baştan bilgilendirildiğinden (ve kullandığınız materyallerin ön onaylı olduğundan) emin olmak için bir veritabanı kurmalı ve onları beğendikleri her şeyi paylaşmaya davet etmelisiniz.

Örneğin Kontentino, müşterilerin dosya yükleyebileceği bir medya kütüphanesine sahiptir; bu da içerik kürasyonunu kolaylaştırır ve her şeyi tek bir yerde tutar. Ayrıca müşterilerin fikir sunabileceği ve planlamaya katılabileceği bir ilham takvimi (gerçek takviminizden ayrı) bulunur.

2. İçerik Üretimi

Eğlenceli kısım! Metin yazarlığı, tasarım, fotoğraf çekimi, video içeriği oluşturma; bildiğiniz süreçler.

3. İçerik Düzenleme

Bu bölüm muhtemelen en çok değişkenlik gösteren kısımdır. Bir Twitter postu üzerinde çalışıyorsanız metin ve fotoğraf düzenleme ana odağınız olacaktır.

Ancak Stories veya Carousel paylaşımları gibi içerikler oluştururken çok daha fazla unsur devreye girer. Videolar, görseller, müzikler, caption’lar, efektler; her şeyin yerli yerinde olması gerekir.

Bu aşama, sürece dahil olmayı seven müşterileri kazanmak için iyi bir fırsattır. Onların fikirlerini sormak ve bazı önerilerini uygulamak, kendilerini sürecin bir parçası hissetmelerini sağlar ve güven oluşturmada büyük rol oynar.

(Ayrıca bu, ileride çok daha az feedback alacağınız anlamına gelir.)

Bu da sizi daha sorunsuz bir müşteri onay sürecine götürür.

4. İnceleme (Review)

İçeriği göndermeden önce Pazarlama Müdürü / CMO veya doğrudan yöneticinizle birlikte gözden geçirmek isteyeceksiniz.

Her şeyin kusursuz olduğundan ve yanlışlıkla yapılmış yazım hatası kalmadığından emin olmanın tam zamanıdır!

5. Onaylama

Beklediğiniz (veya çekindiğiniz) o an.

Unutmayın: Müşteri onay süreci tamamen mutabakatla ilgilidir. Bir postu yayınlanıp dünyaya yayılmadan önce şimdi herkesin incelemesi çok daha sağlıklıdır.

İçeriğe bağlı olarak sürece dahil olan kişi sayısı değişebilir. PR ekibinin bazı görüşleri olabilir veya Hukuk departmanının şirketin dava edilmeyeceğinden emin olması gerekebilir. CEO veya CMO belirli bir dilin kullanılmasını veya postların şirketi belirli bir şekilde yansıtmasını isteyebilir.

Bildiğiniz gibi bu kısım bazen en uzun süren aşamadır. Ancak işleri hızlandırmak için yapabileceğiniz birkaç şey var:

• İçeriklerin sürüncemede kalmaması için postlar onaya hazır olduğunda, onaylandığında veya düzenleme gerektiğinde çalışan net bir bildirim sistemine sahip olun.
• Paydaşlarınızı değerlendirin; sürece dahil olan herkes gerçekten gerekli mi?
• Net son tarihler belirleyin ve zamanında onay verilmezse ne olacağını (paylaşımın gecikmesi veya yine de paylaşılması gibi) müşterilere veya üst yönetime bildirin.

Tebrikler! Son engeli de aştınız ve içeriğiniz sonunda gün ışığına çıkacak.

Elbette işiniz henüz bitmedi. İçerikleri planlamanız (schedule), performanslarını ölçmeniz, bu metrikleri kullanmanız, takipçilerle etkileşime geçmeniz, ekibinize ve müşterinize rapor vermeniz ve bir sonraki post serisi üzerinde çalışmaya başlamanız gerekiyor.

(Sizin adınıza yorulduk desek yeridir.)

Ama şimdilik bir nefes alın. Bunu hak ettiniz!

Verimsiz bir müşteri onay sürecinin gizli maliyeti

İpucu: Her hafta kendinize saatler kazandırabilirsiniz.

Bir müşteri onay sürecine ihtiyacınız olduğunu belirledik. Hatta bir tanesinin nasıl görünebileceğini de gösterdik. Peki sizinki olabildiğince verimli mi?

Kendinize şunları sorun:

Bir müşterinin sosyal medyası için haftada ne kadar zaman harcıyorsunuz?

Ve bu sürenin ne kadarı gerçekten sosyal medya odaklı geçiyor?

Eğer saatlerinizi sıradan işlere ve müşterileri veya üst yönetimi kovalamaya harcıyorsanız, bu saatleri sosyal medya pazarlama stratejinize ince ayar yapmak için kullanamıyorsunuz demektir.

Veya internette konuşulacak (ve paylaşılacak) heyecan verici yeni fikirler üretmek için.

Veya daha fazla gelir getirecek yeni müşteri hesapları bulmak için.

(Ya da gerçekten, daha üretken olan HERHANGİ bir şey yapmak için.)

Düzenlenmiş, otomatize edilmiş bir süreç, en önemli kaynağınız olan zamanı koruyarak asıl önemli olan şeylere (etkili içerikler üretmek gibi) odaklanmanızı sağlar.

Kontentino ile (kişi başı!) ayda 20 saat tasarruf edebilir VE feedback döngüsünde harcadığınız süreyi %53 oranında azaltabilirsiniz.

Kontentino ile içerik onay sürecinizi kolaylaştırmanın 5 yolu

Sosyal medya yöneticileri olarak bizler de müşterilerle bitmek bilmeyen git-gellerden yorulmuştuk. Teslim tarihlerinin geçip gidişini ve taze içeriklerin eskimesini izlemekten sıkılmıştık.

Bu yüzden internetteki en sezgisel sosyal medya aracını yapmaya karar verdik. Ve müşteri onaylarının en baştan itibaren işin bir parçası olması gerektiğini biliyorduk.

Kontentino’yu uzun ve karmaşık onay süreçlerini ortadan kaldırmak için tasarladık.

Hatta kullanıcılarımız ortalama olarak %76 daha hızlı onay aldıklarını bildiriyor.

İşte müşteri onay sürecinizi hızlandırmak için Kontentino’yu kullanabileceğiniz birkaç yol.

Mobil ve masaüstünde canlı post önizleme ile sürprizlere yer yok

Hiç bir post üzerinde her kelimeyi düzelterek saatlerce uğraştıktan sonra yayınlandığında o kadar da… iyi görünmediğini fark ettiniz mi?

Kontentino, sizin ve müşterinizin bir postun herhangi bir sosyal medya platformunda, hem mobilde hem de masaüstünde tam olarak nasıl göründüğünü görmenizi sağlar. Hatta farklı telefonlarda nasıl göründüğüne bakmanıza izin verir, böylece içeriğinizin her zaman mükemmel göründüğünden emin olabilirsiniz 👌🏽

Bu özellik, paylaştığınız tüm farklı platformlara aşina olmayan üst düzey yöneticiler ve müşterilerle çalışmak için de harikadır.

Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest ve hatta LinkedIn için canlı önizlemeleri görebilirsiniz.

Workflow’unuzun her bir parçasını görün

Daha önce söylediğimiz gibi, her şirketin müşteri onay süreci söz konusu olduğunda kendine özgü bir workflow’u vardır. Bu yüzden size uygun bir süreç oluşturmayı basitleştirdik.

Workflow Görünümü ile süreçteki herhangi bir postun durumunu ve kimin neyle görevlendirildiğini görebilir, olup biten her şeyin anlık fotoğrafını çekebilirsiniz.

Bu sizin için harikadır; asla ekip üyelerini kontrol etmekle, günün geri kalanında ne yapılması gerektiğiyle veya o Instagram postundan kimin sorumlu olduğuyla uğraşarak vakit kaybetmezsiniz.

Ancak müşteriler ve üst yönetim için de harikadır; sizin ve ekibinizin nasıl ilerlediğini görebilir ve her şeyden güncel kalabilirler. Bu da daha az iletişim trafiği ve daha az yanlış anlaşılma şansı demektir.

Bir post bir sonraki aşamaya hazır olduğunda sadece bir sonraki sütuna sürükleyin.

Sizin için en alakalı içeriği görmek için filtreleri de kullanabilirsiniz. Örneğin tüm Instagram içerikleri:

Ya da sadece ilginiz gerekenler:

Oysa müşteriniz sadece sizin o güzel, son halini almış çalışmalarınızla ilgilenebilir:

Birden fazla postu bir dakikadan kısa sürede onaya gönderin

Müşteri onay sürecinizin bir parçası olarak artık hesaplar arasında geçiş yapmaya ve birçok e-posta veya link göndermeye son. Kontentino, üzerinde çalıştığınız tüm postlar için hızlı onay alabileceğiniz tek durak noktanızdır.

Onaylanmasını istediğiniz içeriği seçin, kullanıcıları belirleyin ve gönderin: