Cliënt approval proces: De ultieme gids | Kontentino

Als je zou moeten raden waarom zoveel social media marketeers hun deadlines missen, wat zou je dan zeggen?

Inderdaad. Cliënt approval.

In feite zegt 92% van de marketeers dat vertragingen bij de goedkeuring de belangrijkste reden zijn voor het missen van deadlines. En het is niet moeilijk om te begrijpen waarom.

Social media managers, designers, copywriters, community managers, campaign managers.

Er komt HEEL WAT kijken bij het creëren van een perfecte feed.

En natuurlijk wil iedereen zijn ongezouten mening geven.

Klanten, het hoger management, bestuursleden, PR-teams, operations – het voelt als een eindeloze reeks goedkeuringen die je moet doorlopen voordat content eindelijk live kan gaan.

In deze gids laten we je zien hoe je teamleden, klanten en stakeholders betrekt zonder kostbare uren te verspillen, en hoe je 76% snellere content approvals behaalt.

Eerlijk gezegd, iedereen wint hierbij 🎉

Wat is het cliënt approval proces?

Of je nu de social media voor één bedrijf beheert of meerdere klanten tegelijk bedient, je hebt waarschijnlijk wel een soort cliënt approval proces.

Maar is het ook het meest effectieve proces? Wel… daar komen we later op terug.

Afhankelijk van waar je werkt, variëren deze processen aanzienlijk.

Als je social media beheert bij een groot bedrijf, heb je vooral te maken met interne goedkeuring. Je hebt een betrouwbaar workflow nodig om ervoor te zorgen dat elke post de juiste boodschap uitstraalt en je merk er goed laat uitzien.

(En natuurlijk om jou er goed te laten uitzien. Je moet immers aan die promotie denken 💰)

Er zijn teamleden die direct betrokken zijn, zoals het creative team, de brand manager en/of de account manager.

Daarnaast is er de tweede lijn van goedkeuring. Dit kan de founder zijn, de CEO, het hoger management, PR of zelfs het juridische team. Kortom, iedereen die even snel wil checken hoe het merk aan de buitenwereld wordt gepresenteerd voordat de content wordt gepubliceerd.

Werk je bij een agency? Dan heb je zowel een interne review als een extern cliënt approval proces nodig om te zorgen dat de klant tevreden blijft (over de posts én om die maandelijkse retainer veilig te stellen).

Stel dat je agency zo’n 20 klanten heeft. Er is veel heen-en-weer communicatie. En er is altijd wel die ene klant die zich er iets te veel mee wil bemoeien.

Of die ene met enorm veel feedback.

Of degene die zich na een paar maanden nog steeds afvraagt waarom ze nog geen miljoen volgers hebben.

Waarom is het cliënt approval proces zo belangrijk?

Je hebt jezelf deze vraag waarschijnlijk al vaak gesteld terwijl je je hoofd tegen je bureau sloeg.

Waarom duurt het zo lang om naar een paar posts te kijken? Je bent een ervaren social media manager, dus waarom is er zoveel toezicht nodig?

Wel, er zijn twee goede redenen waarom je het goedkeuringsproces voor social media nooit mag overslaan.

Verwachtingen managen en bijsturen

Zoals we al zeiden, zijn er veel mensen betrokken bij je social media workflow.

Dat betekent veel bewegende delen – en veel zaken die mis kunnen gaan.

Approval-processen zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit, van de creative over de accountmanager tot de CEO.

Het managen van verwachtingen is een cruciaal onderdeel van je job als social media manager. Het is de sleutel om ervoor te zorgen dat klanten en management niet voor verrassingen komen te staan zodra de content live gaat!

Het betekent ook dat wanneer je nieuwe teamleden toevoegt, het veel gemakkelijker is om hen in het proces in te wijden.

Kostbare fouten voorkomen

Zelfs de grootste merken ter wereld zijn niet onfeilbaar. Wie herinnert zich nog het moment dat een draft tweet per ongeluk live ging op het account van McDonald’s?

Of toen een ontbrekende letter Sephora’s #CountdownToBeauty veranderde in iets… heel anders.

Fouten gebeuren nu eenmaal. Hopelijk zijn ze onschuldig.

Maar hoe meer mensen betrokken zijn, hoe groter de kans dat die fouten worden opgemerkt. Zo bescherm je de reputatie van het merk én je eigen job.

Social media managers aan het woord: waarom is cliënt approval zo belangrijk?

Wat is de beste manier om goedkeuring te integreren in mijn social media workflow?

Elke workflow ziet er anders uit, afhankelijk van de grootte van je team, de accounts die je beheert en verschillende andere factoren.

Dit is hoe een geoliede machine eruit kan zien:

1. Curatie

Of het nu gaat om inspiratie van andere creators of het zorgvuldig selecteren van de juiste creative assets, een duidelijk beeld van je visuele identiteit is essentieel.

Om je klanten vanaf het begin te informeren (en te zorgen dat de assets die je gebruikt vooraf zijn goedgekeurd), kun je een database opzetten en hen uitnodigen om alles wat ze leuk vinden te delen.

Kontentino heeft bijvoorbeeld een media library waarin klanten rechtstreeks kunnen uploaden. Dit maakt het makkelijk om content te cureren en alles op één plek te bewaren. Er is ook de inspiratiekalender (apart van je echte kalender) waar klanten ideeën kunnen aandragen en meewerken aan de planning.

2. Content creatie

Het leukste gedeelte! Copywriting, design, fotografie, video’s maken – je kent het wel.

3. Content editing

Deze fase varieert waarschijnlijk het meest. Werk je aan een post voor X (Twitter)? Dan zijn tekstcorrecties en fotobewerking je hoofdprioriteit.

Maar bij Stories of carrousels komen er veel meer elementen kijken. Video’s, afbeeldingen, muziek, captions, effecten – alles moet kloppen.

Dit is een goed moment om de meer betrokken klanten te consulteren. Door hun mening te vragen en hun ideeën mee te nemen, voelen ze zich betrokken en bouw je aan een vertrouwensband.

(Het betekent ook dat er later veel minder feedback volgt.)

Dit leidt vervolgens tot een soepeler cliënt approval proces.

4. Review

Voordat je het verstuurt naar de klant, wil je de content doornemen met je Head of Marketing of CMO (of je directe manager).

Dit is het moment om de puntjes op de i te zetten en te controleren op eventuele typo’s!

5. Goedkeuren (Approve)

Het moment waarop je hebt gewacht (of tegenop zag).

Onthoud: het cliënt approval proces draait om buy-in. Het is veel beter dat iedereen nu naar een post kijkt dan pas achteraf, wanneer het al voor de hele wereld zichtbaar is.

Afhankelijk van de content kunnen er verschillende mensen bij betrokken zijn. Het PR-team kan input hebben, of Legal moet checken of alles binnen de regels valt. De CEO of CMO wil misschien specifiek taalgebruik hanteren.

Zoals je weet, duurt dit deel soms het langst. Maar er zijn manieren om de vaart erin te houden:

• Gebruik een duidelijk notificatiesysteem voor wanneer posts klaar zijn voor goedkeuring, zodat content niet ergens blijft hangen.
• Evalueer je stakeholders – is iedereen die mee kijkt wel echt nodig?
• Stel duidelijke deadlines en laat de klant weten wat de gevolgen zijn als ze niet op tijd goedkeuren (bijv. uitstel van publicatie).

Gefeliciteerd! De laatste horde is genomen en je content gaat eindelijk live.

Natuurlijk stopt het werk hier niet. Je moet de content inplannen, de prestaties meten, die metrics analyseren, reageren op volgers, rapporteren aan je team en klant, en alweer beginnen aan de volgende batch posts.

(Ik ben al moe in jouw plaats.)

Maar voor nu: neem even adempauze. Je hebt het verdiend!

De verborgen kosten van een inefficiënt approval proces

Hint: Je zou jezelf uren per week kunnen besparen.

We hebben vastgesteld dat je een cliënt approval proces nodig hebt. We hebben zelfs laten zien hoe dat eruit kan zien. Maar is jouw proces wel zo efficiënt als het zou kunnen zijn?

Vraag jezelf af:

Hoeveel tijd besteed je per week aan de social media van een klant?

En hoeveel van die tijd gaat echt naar social media management?

Als je uren besteedt aan administratieve taken en het achternazitten van klanten of management, dan zijn dat uren die je niet besteedt aan het verfijnen van je social media marketingstrategie.

Of aan het bedenken van nieuwe creatieve ideeën die viraal kunnen gaan.

Of aan het binnenhalen van nieuwe klanten om je omzet te verhogen.

(Of eigenlijk, aan ALLES wat productiever is.)

Een gestroomlijnd, geautomatiseerd proces laat je focussen op wat echt telt (zoals sterke content maken) en bespaart je kostbaarste bezit: tijd.

Met Kontentino bespaar je tot wel 20 uur per maand (per persoon!) EN verkort je de tijd die je in de feedback-loop doorbrengt met 53%.

5 manieren om je goedkeuringsproces te stroomlijnen met Kontentino

Als social media managers werden we zelf moe van het constante heen-en-weer gedoe met klanten. Toezien hoe deadlines verstreken en verse content oud nieuws werd.

Daarom wilden we de meest intuïtieve social media tool maken. En we wisten dat cliënt approvals vanaf het begin centraal moesten staan.

We hebben Kontentino gebouwd om rommelige approval-processen te elimineren.

Onze gebruikers melden gemiddeld 76% snellere goedkeuringen.

Hier zijn enkele manieren waarop je Kontentino kunt gebruiken om je proces te versnellen.

Geen gokwerk met live post preview op mobiel en desktop

Heb je wel eens uren aan een post gesleuteld, om er na publicatie achter te komen dat het er toch niet helemaal goed uitziet?

Kontentino laat jou – en je klant – precies zien hoe een post eruitziet op elk platform, zowel mobiel als op desktop. Je kunt zelfs zien hoe het er op verschillende telefoons uitziet, zodat je zeker weet dat je content elke keer perfect is 👌🏽

Dit is ook ideaal voor de samenwerking met klanten die minder bekend zijn met alle verschillende platformen waarop je post.

Je kunt live previews bekijken voor Facebook, X (Twitter), Instagram, Pinterest en zelfs LinkedIn.

Krijg inzicht in elk onderdeel van je workflow

Zoals we al zeiden: elk bedrijf heeft een eigen proces. Daarom hebben we het simpel gemaakt om een workflow te bouwen die voor jou werkt.

Met de Workflow View zie je de status van elke post en wie waaraan werkt. Zo heb je direct een overzicht van de stand van zaken.

Het is geweldig voor jou, want je hoeft geen tijd te verspillen aan het controleren van teamleden of het uitzoeken wie verantwoordelijk is voor die ene Instagram-post.

Maar het is ook top voor klanten en management. Zij kunnen de voortgang zien en blijven op de hoogte, wat zorgt voor minder heen-en-weer communicatie en minder misverstanden.

Is een post klaar voor de volgende fase? Sleep hem gewoon naar de volgende kolom.

Je kunt ook filters gebruiken om de content te zien die voor jou relevant is, zoals alles voor Instagram:

Of alleen de dingen die jouw aandacht nodig hebben:

Terwijl je klant misschien alleen geïnteresseerd is in het uiteindelijke, gepolijste resultaat:

Verstuur meerdere posts voor goedkeuring in minder dan een minuut

Nooit meer switchen tussen accounts of eindeloos veel linkjes mailen. Kontentino is je one-stop-shop om snel goedkeuring te krijgen voor alle posts waaraan je werkt.

Selecteer de content, kies de gebruiker(s) en verzend: