Terug naar de blog
Wie zijn de Brainy Bees? 🐝
Brainy Bees is een veelzijdig digital marketing bureau gespecialiseerd in het creëren van ijzersterke content voor SaaS-bedrijven. Ze werken met klanten van over de hele wereld en beheren hun PR, social media en eigenlijk alles wat nodig is om hun marketingacties te optimaliseren. Ze hebben via Kontentino al accounts voor meer dan 100 bedrijven beheerd en zijn nog lang niet van plan te stoppen.
Waarvoor gebruiken de Brainy Bees Kontentino?
Hoewel Brainy Bees een content marketing bedrijf is, beheren ze verschillende social media profielen voor zowel hun klanten als hun eigen accounts. Kontentino speelt hierin de hoofdrol, aangezien de ‘Bees’ remote werken en hun team verspreid over de wereld woont. Bovendien komen hun klanten uit diverse landen, waardoor een krachtige tool geen luxe is, maar een pure noodzaak.
Je zou kunnen zeggen dat ze Kontentino door en door kennen. Ze gebruiken de tool niet alleen in de praktijk, maar delen hun expertise over het platform ook met anderen.
Laten we eens kijken naar de acties per kanaal.
Meerdere social media accounts van klanten beheren
In de meeste gevallen gebruikt Brainy Bees Kontentino om meerdere accounts van een klant te beheren. Vaak beheren ze twee tot vier profielen op verschillende social media kanalen per bedrijf en passen ze de content aan de eigenschappen van elk platform aan.
Daarom is het essentieel om alle profielen van één klant te verzamelen en posts voor diverse kanalen op een enkel dashboard te bekijken. Dat is perfect mogelijk: je kunt groepen maken en beheren zoals in het onderstaande voorbeeld. Vervolgens kun je klanten toewijzen aan specifieke social media groepen, zodat ze een preview kunnen bekijken van de content die Brainy Bees voor hen gaat publiceren.
Buzz creëren op onze eigen profielen
Voor hun eigen bedrijfsprofielen gebruikt Brainy Bees drie social media platformen om hun werk te promoten en in contact te blijven met hun doelgroep en andere marketeers.
- Facebook – dit is het belangrijkste communicatiekanaal. Brainy Bees post hier verschillende types content, zoals informatie over nieuwe Spotify-playlists of lopende enquêtes. Ze delen er ook hun blogposts (Expert’s hive).
- Instagram – hier deelt Brainy Bees voornamelijk educatieve content. Je vindt er aanbevelingen voor marketingboeken en posts over SaaS-marketing.
- LinkedIn – toont de meer formele kant van het bedrijf. CEO Kinga Edwards gebruikt het platform ook voor haar persoonlijke profiel om social selling te stimuleren.
Al deze accounts worden beheerd met Kontentino. Het vereenvoudigt de workflow omdat posts door verschillende teamleden worden gemaakt en door anderen moeten worden nagelezen en goedgekeurd. Om dit proces snel en soepel te laten verlopen, zijn scheduling en approval de belangrijkste functies voor de Bees.
Toch zijn de Brainy Bees geen doorsnee bureau. Ze focussen zich meer op de social media profielen van hun klanten dan op die van henzelf, waardoor ze niet altijd even regelmatig posten. Zoals ze zelf zeggen: de schoenmaker heeft de slechtste schoenen 😉.
Hoe beheer je de onboarding van nieuwe Bees?
Wanneer een nieuwe Bee het team versterkt, moeten ze de interne workflow voor social media management leren kennen. Om dit makkelijker te maken, gebruikt Brainy Bees de demo profiel-functie om het onboarding-proces te versnellen.
Het is een handige functie die helpt om foutjes te voorkomen tijdens de eerste stappen in de social media wereld. Je kunt een demo profiel aanmaken en leren hoe je accounts beheert en content uploadt zonder de stress dat je per ongeluk iets op het profiel van een klant plaatst. Zodra een medewerker echt aan de slag gaat voor een klant, is de reguliere approval-flow een must. Deze extra controle helpt fouten te vermijden en maakt het hele creatie- en publicatieproces beter georganiseerd.
Hoe twee types dashboard-weergaven de workflow verbeteren
De Brainy Bees werken ofwel samen met in-house marketingteams van klanten, of beheren de social media van A tot Z. Of ze nu communiceren met andere marketeers of direct met directeurs, het gebruik van één tool voorkomt chaos.
Functies zoals de inspiratiekalender, eenvoudige approval & feedback en rapportage worden dagelijks gebruikt.
Eén van de belangrijkste opties lijkt misschien niet zo voor de hand liggend: de twee weergaven voor de content calendar. Soms willen klanten de maandplanning in een Excel-achtig formaat zien, terwijl het voor anderen intuïtiever is om naar de kalendermodus te kijken. Je kunt eenvoudig schakelen tussen deze twee modi, wat handig is voor zowel social media managers als klanten.
Klassieke content calendar weergave
Spreadsheet weergave
De mogelijkheid om te switchen is ook belangrijk om een andere reden: sommige klanten zijn gewend aan de wereld van spreadsheets. Die weergave is voor hen vertrouwder. Het is een eerste stap in de transitie; daarna raken ze meestal vanzelf overtuigd door de snelle preview & approval van Kontentino.
Bovendien betekent alles in één interactieve kalender hebben niet dat je PDF/XLSX-documenten volledig moet vergeten. Je kunt deze formaten nog steeds downloaden (Brainy Bees genereert met één klik PDF-rapporten voor klanten die al hun social media aan hen hebben uitbesteed).
Een workflow georganiseerd als een bijenkorf
“In de meeste gevallen werken we samen met de in-house teams van onze klanten. Remote samenwerking is ondenkbaar zonder de ondersteuning van Kontentino om onze workflow te stroomlijnen – van brainstormen en contentcreatie tot feedback en scheduling. Het hele social media proces is sneller en beter gestructureerd.”
Kinga Edwards, CEO van Brainy Bees
Kontentino biedt tal van opties voor remote teams. Laten we kijken welke de Brainy Bees het belangrijkst vinden.
Vlottere remote samenwerking met klanten
“Bees werken snel, dus wilden we de remote samenwerking met klanten stroomlijnen. Vroeger deelden we talloze documenten, visuals en kalenders via spreadsheets of PDF-bijlagen, maar het kostte te veel tijd om die chaos te beheren. En dan hadden we nog het probleem van tijdige feedback – soms misten we kansen omdat we niet op tijd een reactie kregen. Kontentino maakt content approval tot wel 50% sneller (van uren naar minuten).”
Het kost tijd om een workflow met klanten op te zetten, maar zelfs als beide partijen ervaren zijn, kunnen de verkeerde tools hen beperken. Het delen van assets in verschillende formaten van Google Docs tot Microsoft Word – we hebben het allemaal meegemaakt.
De media library is de plek waar je alle soorten assets kunt uploaden. Ze zijn direct beschikbaar voor collega’s op één centrale plek, zonder dat ze tussen verschillende documenten hoeven te zoeken.
Goede communicatie is cruciaal. Alleen e-mail gebruiken kan het proces echter te traag maken, waardoor social media managers niet op tijd antwoorden krijgen (belangrijk voor Real-Time Marketing). Duizenden notificaties van verschillende kanalen zijn ook niet ideaal.
Comments, feedback en interne goedkeuring zijn de oplossing. Vroeg of laat moet het communicatieproces gestroomlijnd worden. Zelfs als Brainy Bees aan diverse projecten met hun klanten werken, wordt alles wat social media betreft via Kontentino besproken om versnippering te voorkomen.
Iedereen krijgt een melding in Kontentino én via e-mail om nieuwe taken of opmerkingen te checken. Zo blijft het proces georganiseerd en wordt niets over het hoofd gezien.
Kontentino bespaart gemiddeld 41% aan werktijd vergeleken met een workflow zonder social media tool, en de Brainy Bees bevestigen dat het hun acties aanzienlijk versnelt.
Content-ideeën creëren en delen
#1 Brainstorming
Hoewel de meeste brainstormsessies via video calls verlopen, worden de belangrijkste ideeën toegevoegd aan Kontentino. Je vergeet immers snel een goed idee, terwijl die juist het verschil kunnen maken!
Alles wordt opgeslagen in de tab “inspiraties” in de bovenste menubalk.
#2 Mobile & desktop preview
“Aan het begin van een samenwerking vragen klanten vaak hoe een post er na publicatie uit zal zien. Vroeger moesten we vertrouwen op mock-ups die tijdrovend en ineffectief waren (hoe maak je een mock-up van een video?!). De post preview functie helpt ons die vragen direct te beantwoorden, omdat we precies kunnen laten zien hoe content verschijnt op zowel mobiel als desktop.”
#3 Omslag aanpassen
Op visueel vlak is de mogelijkheid om de omslag van een video of gedeelde blogpost aan te passen cruciaal. Soms is de automatische thumbnail niet aantrekkelijk genoeg. In Kontentino kun je de cover afbeelding zelf kiezen, zodat gebruikers de foto zien die jij wilt terwijl ze door hun feed scrollen.
#4 Eenvoudige en visuele rapportage
Facebook-rapporten zijn vaak alleen als XLS-bestand te downloaden, wat niet erg gebruiksvriendelijk is. Bovendien moeten screenshots vaak apart gemaakt worden. Brainy Bees kiest er daarom voor om automatische rapporten via Kontentino te genereren en als PDF te downloaden. Zo worden statistieken snel inzichtelijk, wat vooral voor Instagram handig is omdat de native statistieken daar beperkt houdbaar zijn.
Veilige samenwerking met specifieke teamrollen
Ieder samenwerkingsproces is anders, afhankelijk van de wensen van de klant en hun privacybeleid. Krijgt iedereen in Kontentino toegang tot alle data? Zeker niet.
Sommige klanten geven alleen specifieke personen toegang om content te maken uit veiligheidsoverwegingen. Alleen CEO Kinga heeft dan bijvoorbeeld toestemming om berichten te plannen en te publiceren.
Hoe werkt dit in de praktijk?
- De klant levert content-ideeën en info over belangrijke gebeurtenissen aan. Dit gebeurt als draft met een opmerking in Kontentino.
- Brainy Bees creëert de social media content en stuurt het naar de klant voor approval.
- Zodra ze groen licht krijgen, wijzen ze een taak toe aan Kinga om die posts in te plannen.
- Daarna is het wachten op de automatische publicatie!
Een andere optie is om meer mensen toegang te geven tot publicatie, waarbij één persoon (zoals Kinga) de controle behoudt via de revisiegeschiedenis.
Community management met Engage
Geen social media management zonder commentmoderatie. Punt. Dit onderdeel van digital marketing kan vermoeiend zijn, maar je kunt het proces versoepelen door je community management naar Kontentino te verplaatsen.
Het is ook ideaal voor onboarding. Brainy Bees gebruikt het bij nieuwe medewerkers zodat een ervaren collega toezicht kan houden op de interacties en antwoorden.
Hoe Kontentino helpt om elk detail te onthouden
Bijen hebben het altijd druk. Het is onmogelijk om meerdere social media accounts te beheren, content te maken en andere taken uit te voeren zonder iets te vergeten als je alles handmatig doet.
Post scheduling
Deze functie neemt een grote last van de schouders van de Bees. Zodra drafts zijn goedgekeurd, worden ze ingepland en automatisch gepubliceerd op de social media profielen.
E-mailherinneringen
Soms is snelle feedback essentieel. Om te zorgen dat niemand een bericht mist, worden notificaties uit Kontentino ook als e-mailherinnering verstuurd.
Belangrijke data
Elke sector heeft zijn eigen belangrijke momenten, van feestdagen tot specifieke vieringen, waarvoor content moet worden gemaakt.
Om te zorgen dat geen enkele datum wordt vergeten, is een centrale kalender onmisbaar. Black Friday is bijvoorbeeld cruciaal in de SaaS-sector. In de kalender van de Brainy Bees zie je hoe zulke dagen duidelijk gemarkeerd worden.
Hoe kun je Kontentino gebruiken voor jouw business?
De functies waarover je gelezen hebt zijn essentieel voor Brainy Bees, maar dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe Kontentino kan worden ingezet.
Zoals de Brainy Bees zeggen: er zijn ontelbare mogelijkheden. Ontdek zelf hoe onze tool jouw social media management en samenwerking kan stroomlijnen. Functies zoals checklists, hashtag presets en analytics wachten op je. Je kunt Kontentino 14 dagen gratis uitproberen.
