Terug naar de blog
Werken in teamverband, en zeker met klanten, kan soms een uitdaging zijn. Omdat je dit artikel leest, weet je daar waarschijnlijk alles van 😉 Ben je een marketingbureau, een freelancer of beheer je samen met iemand social media kanalen? Luister dan goed!
Wat als ik je vertel dat er manieren zijn om de samenwerking beter en effectiever te maken? En het is eenvoudiger dan je denkt! Laten we eraan beginnen 😉
1. Alles op één plek
Gebruik je nog steeds spreadsheets voor de planning van je social media content en stuur je die over en weer tussen je teamleden en de klant?
Dan ken je de frustratie van werk dubbel moeten doen. Dat gebeurt meestal omdat je in een verouderde versie werkte, je mailbox niet had gecheckt voor de laatste update of omdat een collega de sheet niet op tijd deelde…
Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?
De truc is om al je contentplannen op één plek te bewaren. Zorg dat alle teamleden kunnen bijdragen via real-time updates en bewaar afbeeldingen, ideeën en post-inspiratie op een centrale plek die voor iedereen toegankelijk is.
Alles moet op één plek gebeuren. Geen paniekvoetbal meer bij het zoeken naar dat ene bestand tussen tientallen andere, geen verloren visuals of copy meer, en het over en weer mailen van bestanden is definitief verleden tijd.
Een klein geheimpje: er bestaat een oplossing voor 😉 Meer daarover verderop in deze blog.
2. Houd de communicatie open en dynamisch
Wanneer je in een team aan social media content werkt, is het essentieel dat elk teamlid direct de communicatie ziet over de posts die aan hen zijn toegewezen – wat is er al gedaan en wat zijn de volgende stappen?
Het is onhandig als deze informatie verspreid staat in mailboxen of chat-apps van verschillende teamleden, waar anderen er geen toegang toe hebben.
Dit vreet niet alleen tijd; het kan ook voorkomen dat andere teamleden verder kunnen met hun werk, waardoor deadlines in het gedrang komen.
Zou het niet geweldig zijn om zowel de interne als de klantcommunicatie op één plek te voeren, direct naast de posts waar het over gaat?
Teamleden behouden het overzicht over alle comments en hoeven nergens anders te kijken. De klant ziet hier uiteraard niets van; zij zien enkel hun eigen communicatie met jou.
Duidelijk gescheiden en overzichtelijk
Ja, er zijn samenwerkingstools zoals Slack die een snelle manier bieden om te chatten. Het kan echter een hel zijn om specifieke berichten over content terug te vinden, en het is nog erger als berichten automatisch verwijderd worden na verloop van tijd.
E-mail kan nog steeds nuttig zijn, maar niet voor het delen van input voor een contentplan – probeer die ene afbeelding die je designer twee weken geleden stuurde maar eens te koppelen aan de juiste post. Niet simpel, toch?
3. Organiseer een vlot intern workflowproces
Spreadsheets zijn handig voor cijfers, niet voor contentplannen. Door je contentplan te visualiseren met een kalender en post-previews krijg je een veel beter overzicht van je planning dan met een saaie Excel-tabel. Dat helpt iedereen om effectiever te werken.
Bovendien moeten wijzigingen real-time worden doorgevoerd, zodat iedereen altijd de laatste versie van de content voor zich heeft.
Hebben teamleden een snelle manier om input en bestanden toe te voegen aan specifieke posts? Dan verloopt de samenwerking veel soepeler. Een ander aspect van een vlot workflowproces is een gestroomlijnd intern goedkeuringsproces. Zo hoef je geen e-mails of berichtjes meer te sturen wanneer je een post goedkeurt of terugstuurt voor feedback.
Spreadsheets zijn voor cijfers, niet voor contentplannen
Klinkt dat als veel werk om op te zetten? Lees dan even verder, het valt reuze mee – beloofd! 😉
Het is belangrijk om een volledig overzicht te hebben van alle geplande posts, hun status en tags.
Vooral tags geven je een nauwkeurig beeld van je contentbalans (bestaat bijvoorbeeld 80% van je posts uit harde verkoop? Tags helpen je dit in te zien en te optimaliseren).
Lees hier meer over het belang van contentplanning en balans.
Iedereen in het team moet alles kunnen zien en resources zoals afbeeldingen, video’s, 360-foto’s en GIF’s kunnen toevoegen aan posts. Daarnaast is het achterlaten van notities en comments bij de posts zeer effectief voor het creëren van kwalitatieve content. Daarna stuur je het gewoon door voor interne goedkeuring.
4. Zorg voor een feilloos goedkeuringsproces met de klant
Je weet waarschijnlijk hoe frustrerend en chaotisch het kan zijn als klanten je copy gaan bewerken of de planning van posts veranderen. Want als ze de mogelijkheid hebben om zaken aan te passen, dan doen ze dat meestal ook.
De beste oplossing is om klanten creatieve input en richtlijnen (een brief) te laten geven, om vervolgens de content te beoordelen en goed te keuren, of relevante feedback te geven voor een revisie.
Dit leidt uiteindelijk tot kwalitatieve, boeiende social media content.
Bij het beoordelen van content moeten klanten een live preview van elke post kunnen zien, zowel voor desktop als mobiel. Laat hen ook comments, afbeeldingen en video’s toevoegen – ze zouden deze niet via e-mail moeten sturen, maar direct moeten uploaden naar het gedeelde platform.
Om dit goedkeuringsproces helder en overzichtelijk te houden, is het essentieel om alle feedback centraal te bewaren.
5. Bewaar alle versies van elk ontwerp samen
Hoeveel versies van een post maakt je team voordat deze klaar is voor publicatie? Soms één, soms vijf.
En je weet vast hoe het gaat: soms vult een van de eerste versies de latere aan, en zo ontstaat DE perfecte post.
Maar het kan lastig zijn om te onthouden wat de eerdere teksten precies waren.
Het is een proces, dat begrijpen we.
Daarom is het cruciaal om de geschiedenis van alle post-versies te bewaren in het gedeelde platform. Samen met comments en notities op chronologische volgorde maakt dit het werken aan posts een stuk eenvoudiger.
Ben je al benieuwd naar de oplossing voor deze 5 uitdagingen?
Kontentino helpt je om deze uitdagingen effectief aan te pakken en de samenwerking binnen je team en met klanten te stroomlijnen – makkelijker dan ooit.
Met zijn intuïtieve functies biedt Kontentino je 5 eenvoudige manieren om je samenwerking te verbeteren.
Nog niet overtuigd? Probeer het gratis uit!
PS: Deze best practices hebben ons en veel van onze klanten enorm geholpen. En jij?
Heb JIJ tips om de samenwerking te verbeteren? Deel ze met ons in de comments hieronder! 😉
