Наръчник за оптимизиране на вашия client approval process | Kontentino

Ако трябва да отгатнете защо толкова много специалисти по социални мрежи пропускат крайните си срокове, какво бихте казали?

Точно така. Процесът на одобрение от клиента (client approval). 

Всъщност 92% от маркетолозите споделят, че закъсненията при одобрението са основната причина за пропуснати срокове. И не е трудно да се разбере защо. 

Social media managers, дизайнери, копирайтъри, community managers, campaign managers.

Нужни са МНОГО усилия за създаването на перфектно подреден feed.

И разбира се, всеки иска да си каже думата. 

Клиенти, висш мениджмънт, членове на борда, PR екипи, оперативни отдели – изглежда, че има безкрайна опашка от хора за одобрение, преди съдържанието да види бял свят.

В това ръководство ще ви покажем как да включите членовете на екипа, клиентите и стейкхолдърите, без да губите ценни часове, и да постигнете със 76% по-бързо одобрение на съдържанието.

Честно казано, всички печелят 🎉

Какво всъщност е client approval process?

Независимо дали управлявате социалните мрежи на една компания или лавирате между множество клиенти, вероятно вече имате някакъв процес за одобрение.

Но дали той е най-ефективният? Е, ще стигнем до това след малко.

В зависимост от това къде работите, процесите на одобрение варират.

Ако сте social media manager в голяма компания, основно се занимавате с вътрешно одобрение. Нуждаете се от надежден работен процес, за да сте сигурни, че всеки post предава правилното послание и поддържа имиджа на бранда.

(И разбира се, че вие изглеждате добре в очите на шефовете. Трябва да мислите и за онова голямо повишение в бъдеще 💰)

Имате членове на екипа, които са директно ангажирани – криейтив екип, brand manager и/или account manager.

След това идва втората линия на одобрение. Това може да бъде основателят, изпълнителният директор, висшето ръководство, PR или дори правният отдел. Накратко – всеки, който трябва да хвърли бърз поглед върху това как се представя марката пред света, преди съдържанието да бъде публикувано.

А ако работите в агенция? Тогава имате както вътрешен преглед, така и външен client approval process, за да сте сигурни, че клиентите са доволни (от постовeте И от това да продължат да плащат месечния си хонорар).

Представете си, че агенцията ви има около 20 клиенти. Комуникацията е огромна. И винаги има онзи клиент, който иска да бъде прекалено ангажиран.

Или онзи, който има много feedback.

Или онзи, който все още пита защо няма милион последователи само след няколко месеца съвместна работа.

Защо процесът на одобрение е толкова важен?

Вероятно често си задавате този въпрос, след като сте си блъскали главата в бюрото.

Защо отнема толкова време да се прегледат няколко поста? Вие сте опитен специалист, защо ви е толкова надзор?

Е, има две основателни причини никога да не прескачате процеса на одобрение в социалните мрежи.

Управление и синхронизиране на очакванията

Както споменахме, в социалните мрежи са намесени много хора.

Това означава много движещи се части – и много неща, които могат да се объркат.

Процесите на одобрение гарантират, че всички са на една и съща вълна – от криейтив екипа до изпълнителния директор.

Управлението на очакванията е критична част от работата на social media мениджъра – ключът е клиентите и ръководството да не получават изненади, когато съдържанието стане публично!

Това също означава, че когато добавяте нови членове към екипа, е много по-лесно да ги въведете в работата.

Предотвратяване на скъпоструващи грешки

Дори най-големите брандове в света не са безгрешни. Кой би могъл да забрави времето, когато чернова на tweet се появи на живо в акаунта на McDonald’s?

Или когато една изпусната буква превърна #CountdownToBeauty на Sephora в нещо… по-различно.

Грешки се случват. И се надяваме, че ще бъдат безобидни.

Но колкото повече хора са включени, толкова по-голям е шансът тези грешки да бъдат уловени навреме. И всички да запазят работата си (включително и вие).

Мнението на професионалистите – защо одобрението от клиента е ключово?

Кой е най-добрият начин да интегрирам client approval в моя workflow?

Всеки workflow изглежда различно в зависимост от броя на хората в екипа, акаунтите, които управлявате, и куп други фактори.

Ето как би могла да изглежда една добре смазана машина.

1. Подбор на съдържание (Curate)

Независимо дали става дума за вдъхновение от други автори или за внимателен подбор на визуални активи, ясната представа за вашата идентичност е от съществено значение.

За да сте сигурни, че клиентите ви са информирани още от самото начало, трябва да създадете база данни и да ги поканите да споделят всичко, което им харесва.

Kontentino, например, разполага с медийна библиотека, в която клиентите могат да качват файлове, което улеснява организирането на съдържанието на едно място. Има и календар за вдъхновения (отделен от реалния ви план), където клиентите могат да предлагат идеи и да участват в планирането.

2. Създаване на съдържание

Забавната част! Копирайтинг, дизайн, фотография, създаване на видео съдържание – знаете как става.

3. Обработка и редакция

Тази част варира най-много. Ако работите по пост за Twitter? Редакциите на текста и снимките ще бъдат основната ви грижа.

Но когато създавате Stories или Carousel постове, има много повече елементи. Видео, изображения, музика, captions, ефекти – всичко трябва да е на ниво.

Това е добър етап да включите по-активните клиенти. Искането на тяхното мнение ги кара да се чувстват част от процеса и изгражда доверие.

(Това също така означава много по-малко корекции на по-късен етап.)

Всичко това води до много по-гладък процес на одобрение.

4. Преглед (Review)

Преди да го изпратите на клиента, ще искате да прегледате съдържанието с вашия Head of Marketing или CMO.

Сега е моментът да се уверите, че всичко е изпипано и няма случайни печатни грешки!

5. Одобрение (Approve)

Частта, която сте чакали (или от която сте се плашили).

Запомнете: процесът на одобрение е свързан със съгласието. Много по-добре е всички да видят поста сега, отколкото по-късно, когато вече е достъпен за целия свят.

В зависимост от съдържанието, може да имате различен брой хора. PR екипът може да има забележки, а правният отдел трябва да се увери, че компанията няма да бъде съдена. CEO-то или CMO-то може да искат използването на конкретен изказ.

Както знаете, тази част понякога отнема най-дълго време. Но има няколко неща, които можете да направите, за да ускорите нещата:

• Използвайте ясна система за уведомления, когато постовете са готови за одобрение или се нуждаят от редакция.
• Преценете стейкхолдърите – дали всеки включен е абсолютно необходим?
• Поставете ясни крайни срокове и уведомете клиентите какво се случва, ако не одобрят навреме.

Поздравления! Преминахте последното препятствие и съдържанието ви най-накрая ще види бял свят.

Разбира се, работата ви не свършва дотук. Трябва да направите schedule на съдържанието, да измервате performance, да използвате тези метрики, да комуникирате с последователите и да започнете работа по следващата партида постовe.

(Изморихме се само докато го изброяваме.)

Но за момента, поемете си въздух. Заслужили сте го!

Скритата цена на неефективния client approval process

Подсказка: Бихте могли да си спестите часове всяка седмица.

И така, установихме, че имате нужда от процес на одобрение. Дори показахме как може да изглежда той. Но дали вашият е възможно най-ефективният?

Запитайте се:

Колко време отделяте за социалните мрежи на един клиент на седмица?

И колко от това време наистина прекарвате в създаване на съдържание?

Ако посвещавате часове на административни задачи и преследване на клиенти за одобрение, това са часове, в които не подобрявате вашата social media стратегия.

Или в които не измисляте нови вълнуващи идеи.

Оптимизираният и автоматизиран процес ви позволява да се фокусирате върху важните неща и спестява най-ценния ви ресурс – времето.

С Kontentino можете да спестите 20 часа на месец (на човек!) И да съкратите времето за feedback с 53%.

5 начина за оптимизиране на одобрението с Kontentino

Като специалисти по социални мрежи, и ние се уморихме от постоянното писане с клиенти. Затова създадохме най-интуитивния инструмент за социални мрежи, в който одобрението е заложено още в самото начало.

Ето как Kontentino ускорява вашия client approval process:

Live preview на мобилни устройства и десктоп

Kontentino позволява на вас и вашия клиент да видите точно как изглежда един post във всяка платформа. Това дава спокойствие, че съдържанието е перфектно всеки път. 👌🏽

Можете да виждате live previews за Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest и дори LinkedIn.

Пълна видимост на работния процес

С Workflow View виждате статуса на всеки post и кой за какво отговаря. Няма нужда да губите време в проверка на екипа или чудене кой трябва да одобри даден Instagram post.

Изпращане на множество постове за одобрение за секунди

Край на превключването между акаунти и пращането на десетки линкове. Просто изберете съдържанието, изберете потребителя и изпратете.

Всичко през мобилното приложение

Клиентите ви са заети. С Kontentino те получават известие в секундата, в която постовeте са готови, и могат да ги подобрят или отхвърлят директно от телефона си.

Post Checklist за безпогрешно съдържание

Контролният списък (checklist) гарантира, че няма да пропуснете нищо важно – от липсващи хаштагове до сгрешени UTM тагове. Тъй като той е точно до поста, няма как да бъде забравен.

Всеки клиент и платформа може да има собствен checklist, което дава на съдържанието най-добрия шанс да бъде одобрено от първия път.