Tuhle situaci jste už pravděpodobně zažili. Juniorní člen týmu má připravovat koncepty postů. Nějakým nedopatřením má ale také oprávnění je schvalovat a publikovat. V pátek odpoledne se tak na síti objeví rozpracovaný caption, protože nikdo správně nenastavil oprávnění, a místo cesty domů teď někdo píše omluvný e-mail.
Role a oprávnění zní nudně, dokud vás jednoho dne nezachrání přesně před tímhle. Pojďme si je tedy zjednodušit.
Základní role, které potřebuje každý tým
Když to osekáte na minimum, většina social media týmů potřebuje pět typů přístupu – ať už jste jeden člověk, co zvládá vše, nebo agentura o patnácti lidech.
- Tvůrce (Creator). Píše captiony, vybírá obrázky, tvoří post. Neměl by mít možnost publikovat bez toho, aniž by se na to podíval někdo jiný (nebo on sám s odstupem jiného dne).
- Interní revizor. Kontroluje brand voice, pravopis a to, jestli obrázek skutečně ukazuje daný produkt. Odchytí chyby dřív, než je klient vůbec uvidí.
- Klient (nebo finální schvalovatel). Říká ano, nebo ne. Nepotřebuje nic upravovat, nepotřebuje vidět vaši interní diskuzi o fontu na Slacku – stačí mu čistý náhled na hotový post a tlačítko na stisknutí.
- Admin. Spravuje samotný tým. Kdo v něm je, k čemu má přístup, fakturaci a podobné věci. Obvykle jeden nebo dva lidé, ne celý tým.
- Specialista. Designéři, překladatelé – kdokoliv, kdo pracuje jen na jedné části obsahu, aniž by potřeboval vidět celý obrázek. Překladatel nepotřebuje analytics. Designér nepotřebuje přístup k fakturaci.
Ne každý tým potřebuje pět různých lidí. V týmu o dvou lidech může jeden člověk tvořit i kontrolovat a klient pak schvalovat. To je v pořádku. Pointou není počet lidí, ale jistota, že každá z těchto činností proběhne a nikdo nemá omylem větší pravomoci, než jeho práce vyžaduje.
Kdo by měl mít možnost publikovat
Krátká odpověď: co nejméně lidí. Přístup k publikování je to jediné oprávnění, které změní chybu v chybu veřejnou. Omyly všech ostatních se dají zachytit v průběhu procesu. Člověk, který může publikovat, je poslední zastávka. Většina agentur to omezuje na account managery nebo team leadery, a i to až poté, co má post status „schváleno“.
Dobré pravidlo zní: pokud někdo může publikovat bez předchozího schválení, není to problém role, ale mezera v procesu. Napravte workflow dřív, než začnete řešit oprávnění.
Klientské role: udržujte to jednoduché
Klienti si nechtějí pamatovat další přihlašovací údaje a rozhodně nechtějí vidět vaše interní komentáře o tom, jestli to jejich řediteli na fotce sluší.
Dejte klientům přesně jednu věc: čistý náhled na schválení. Uvidí hotový post, zanechají feedback nebo kliknou na „schválit“ – a to je celá interakce. V Kontentinu je role klienta postavena přesně na tomhle: vidí posty až po interní revizi a jejich komentáře zůstávají oddělené od interní diskuze vašeho týmu. Navíc neplatíte za licenci, takže vás nestojí nic navíc, když klient přidá do procesu schvalování dalšího člověka.
Pokud klient vyžaduje přístup k úpravám (což se stává hlavně u in-house marketingových týmů spolupracujících s agenturou), je to jiná situace a jiná role. Nedávejte jim ho automaticky jen proto, že si o něj řekli. Zeptejte se, co přesně potřebují dělat, a podle toho jim nastavte přístup.
Jak agentury reálně rozdělují týmy
Existují dva běžné modely a oba fungují dobře v závislosti na vaší velikosti.
👉 Model „pod“ (mikrotým). Malé týmy (2 až 4 lidé) spravují skupinu klientů od začátku do konce. Jeden člověk může být tvůrcem i revizorem pro dané účty. Funguje to dobře do cca 10 klientů, protože všichni v týmu znají účty do detailu.
👉 Funkcionální model. Větší agentury se dělí podle kompetencí, ne podle klientů: obsahový tým píše pro všechny, revizní tým vše kontroluje, account manageři řeší vztahy s klienty a finální sign-off. Tento model se lépe škáluje nad 15 až 20 klientů, protože nemusíte přeškolovat celý mikrotým pokaždé, když získáte nový byznys – jen zapojíte lidi do funkcí, které už znají.
Ani jeden není „správnější“. Mikrotým působí osobněji a klienti ho často preferují. Funkcionální model je efektivnější při větším objemu. Vybírejte podle své velikosti, ne podle toho, co zní lépe v prezentaci.
Jednoduchá šablona oprávnění podle velikosti týmu
Freelancer nebo tým o dvou lidech: Jeden člověk tvoří a dělá interní revizi. Klient schvaluje. To je vše. Netvořte zbytečně složité struktury.
Malá agentura (3 až 8 lidí): Rozdělte tvůrce a revizora mezi různé lidi, i kdyby to bylo stylem „ty zkontroluješ moje, já tvoje“. Přidejte jednoho admina. Klienti schvalují přes odkaz bez přihlášení, nezabírají placené místo.
Rostoucí agentura (8 až 20 lidí): Přidejte dedikované role pro designéry a copywritery. Zvažte jednoho seniorního revizora na mikrotým nebo na skupinu klientů – někoho, jehož prací je odchytit chyby dřív, než se dostanou ke klientovi. Přístup k publikování ponechte jen account leadům.
Velká agentura (20+ lidí): Funkcionální týmy, jasný proces eskalace pro neobvyklé situace (citlivý post, právní dotaz) a pořádný onboarding pro nováčky, aby nikdo nehádal, na co smí sáhnout.
Jak to nastavit a nepředimenzovat
Nepotřebujete schůzi komise pro oprávnění. Začněte zhruba a ladit můžete za pochodu.
- Sepište si seznam lidí v týmu a to, co reálně každý den dělají.
- Přiřaďte každého k jedné z pěti základních rolí výše. Většinou to sedne přesně.
- Vypněte možnost publikování každému, kdo není team lead nebo account manager.
- Klientům posílejte odkaz ke schválení, ne login. Ukažte jim jen to, co potřebují vidět.
- Jednou za pár měsíců (nebo při příchodu nováčka) to zkontrolujte. Role se s růstem týmu mění a je snadné zapomenout, že někdo má stále přístup z pozice, kterou opustil před půl rokem.
Systém rolí v Kontentinu tohle řeší automaticky: Admin, Manager, Client, Designer, Translator a omezená role Media Agency pro partnerské agentury. Každý vidí jen to, co ke své práci potřebuje. Podívejte se na kompletní přehled v našem centru nápovědy, pokud chcete znát detaily.
Chcete mít role v týmu správně nastavené od prvního dne? Vyzkoušejte si bezplatnou 14denní verzi bez nutnosti zadávat kartu, nebo si rezervujte demo a my s vámi nastavení vašeho týmu projdeme.
FAQ: Role a oprávnění na sociálních sítích
Kdo by měl schvalovat posty na sociální sítě?
Ten, kdo nese odpovědnost, pokud se něco pokazí. U klientské práce je to obvykle account manager nebo klient, u in-house týmů marketingový lead. Schvalovatel by neměl být stejná osoba, která post napsala – jinak jen kontrolujete svou vlastní práci.
Jaké role potřebuje social media tým?
Minimálně: někoho, kdo tvoří obsah, někoho, kdo ho interně kontroluje, a někoho, kdo dává finální souhlas. Větší týmy přidávají designéry, překladatele a adminy. Každá role nemusí být jiný člověk, ale každá činnost by měla mít své místo v procesu.
Měli by mít klienti přístup k úpravám postů?
Obvykle ne. Dejte klientům raději čistý náhled pro schválení: uvidí hotový post, okomentují ho nebo schválí. Plný přístup k úpravám vnáší zmatek do toho, kdo je vlastně zodpovědný za finální verzi.
Kolik lidí by mělo mít možnost publikovat posty?
Co nejméně, ideálně jen team leadeři nebo account manageři, a to až po schválení. Příliš široký přístup k publikování je cesta k překlepům a rozpracovaným draftům na veřejných profilech.
Jaký je rozdíl mezi „pod“ týmem a funkcionálním týmem?
Mikrotýmy (pod) spravují skupinu klientů od A do Z, což je fajn pro menší agentury stavící na osobních vztazích. Funkcionální týmy jsou rozděleny podle práce (obsah, revize, account management) napříč všemi klienty, což lépe funguje od 15–20 klientů výše.
Nastavte si role správně hned od začátku
Čisté nastavení oprávnění sice není kdovíjak lákavé téma, ale je to rozdíl mezi klidným pátečním odpolednem a psaním omluvných e-mailů. Vestavěné role v Kontentinu to vyřeší za vás: tvůrci, revizoři, klienti a admini uvidí přesně to, co mají.
Vyzkoušejte si to zdarma na 14 dní bez kreditní karty, nebo si objednejte demo a my vám s nastavením týmu pomůžeme.
