Průvodce pro efektivní schvalování obsahu klientem | Kontentino

Kdybyste měli tipovat, proč tolik social media marketérů nestíhá své deadliny, co byste řekli?

Ano. Schvalování klientem. 

Podle průzkumů 92 % marketérů uvádí, že prodlevy při schvalování jsou hlavním důvodem zmeškaných termínů. A není těžké pochopit proč. 

Social media manažeři, designéři, copywriteři, community manažeři, campaign manažeři.

Vytvořit dokonale vyladěný feed vyžaduje SPOUSTU úsilí.

A ke všemu se samozřejmě musí vyjádřit i ostatní. 

Klienti, vedení, členové správní rady, PR týmy, provozní oddělení – pocit, že před publikováním obsahu musíte projít nekonečnou řadou schvalování, je až příliš známý.

V tomto průvodci vám ukážeme, jak do procesu zapojit členy týmu, klienty i zainteresované osoby, aniž byste ztráceli drahocenný čas, a jak dosáhnout o 76 % rychlejšího schvalování obsahu. 

Upřímně, vyhraje na tom každý 🎉

Co je to proces schvalování klientem?

Ať už spravujete sociální sítě pro jednu firmu, nebo jich obsluhujete několik najednou, pravděpodobně nějaký systém schvalování máte. 

Je ale skutečně efektivní? K tomu se dostaneme později.

Procesy schvalování se liší podle toho, kde pracujete. 

Pokud spravujete sociální sítě ve velké firmě, řešíte hlavně interní schvalování. Potřebujete spolehlivý workflow, aby každý post předával správné sdělení a budoval dobré jméno značky. 

(A samozřejmě i vaše dobré jméno. Na to povýšení je třeba myslet 💰)

Máte členy týmu, kteří jsou do procesu přímo zapojeni – kreativce, brand manažera nebo account manažera.

Pak je tu druhá linie schvalování. To může být zakladatel, CEO, vyšší management, PR nebo dokonce právní oddělení. Zkrátka každý, kdo se chce ujistit, jak se značka prezentuje světu, než jde obsah ven.  

A pokud pracujete v agentuře? Čeká vás jak interní revize, tak externí schvalování klientem, aby byli všichni spokojení (s posty i s placením pravidelného měsíčního feee). 

Představte si, že má vaše agentura 20 klientů. To je obrovské množství zpětné vazby. A vždycky se najde ten jeden klient, který chce být zapojený až příliš. 

Nebo ten, který má vždy spoustu připomínek.

Nebo ten, který se po pár měsících spolupráce stále ptá, proč ještě nemá milion sledujících. 

Proč je proces schvalování klientem tak důležitý?

Možná se po dalším dnu plném čekání ptáte, proč to všechno podstupujete. 

Proč trvá tak dlouho projít pár postů? Jste profíci, tak proč nad sebou potřebujete takový dohled? 

Existují pro to dva pádné důvody, proč schvalovací proces nikdy nevynechat. 

Řízení a slaďování očekávání

Jak už jsme zmínili, do workflow sociálních sítí je zapojeno mnoho lidí. 

To znamená spoustu pohyblivých částí a prostor pro chyby.

Schvalovací procesy zajišťují, že jsou všichni na stejné vlně – od kreativců až po CEO. 

Management očekávání je klíčovou součástí práce social media manažera. Cílem je, aby klienti a vedení nebyli překvapeni, až bude obsah publikován!

Když do týmu přibude někdo nový (např. junior), díky nastavenému procesu je mnohem snazší ho rychle zaučit. 

Prevence nákladných chyb

Ani největší světové značky nejsou neomylné. Kdo by zapomněl na tweet, který McDonald’s omylem vypustil jako koncept? 

Nebo když chybějící „o“ změnilo hashtag #CountdownToBeauty od Sephory v něco… mnohem zajímavějšího. 

Chyby se stávají a doufejme, že budou neškodné. 

Ale čím více lidí se na obsah podívá, tím větší je šance tyto přešlapy zachytit. A zachránit si tak kůži (i reputaci). 

Názory z praxe – proč je schvalování klientem tak důležité?

Jak nejlépe zahrnout schvalování do workflow?

Každý workflow bude vypadat jinak v závislosti na lidech, které máte k dispozici, účtech, které spravujete, a mnoha dalších faktorech. 

Takhle by mohl vypadat dobře promazaný stroj.  

1. Kurátorství (Curation)

Mít jasnou představu o vizuální identitě je základ – ať už čerpáte inspiraci od jiných tvůrců, nebo pečlivě vybíráte kreativní podklady.

Aby byli vaši klienti informováni hned od začátku (a měli jste jistotu, že materiály, které používáte, jsou předem schválené), vytvořte databázi a vyzvěte je k sdílení čehokoli, co se jim líbí. 

Kontentino má například media library, kam mohou klienti nahrávat soubory, což usnadňuje přípravu obsahu a udržuje vše na jednom místě. K dispozici je také kalendář inspirací, kde mohou klienti navrhovat nápady a podílet se na plánování. 

2. Tvorba obsahu

Ta zábavná část! Copywriting, design, focení, tvorba videí – znáte to. 

3. Úpravy obsahu

Tato fáze se nejvíce liší podle formátu. U postu na Twitter budou hlavní starostí texty a ořez fotky. 

U Stories nebo Carouselů vstupuje do hry mnohem více prvků. Videa, obrázky, hudba, captions, efekty – vše musí sedět.  

Zde je ideální prostor zapojit aktivnější klienty. Když se jich zeptáte na názor nebo zapracujete jejich nápady, pocítí větší sounáležitost s procesem, což buduje důvěru. 

(A také to znamená mnohem méně zpětné vazby v pozdějších fázích.)

To vás dovede k plynulejšímu schvalování. 

4. Revize

Dříve než obsah odešlete klientovi, projděte si ho s Head of Marketing / CMO (nebo s kýmkoli, kdo je vaším přímým nadřízeným). 

Teď je čas vyladit detaily a vychytat případné překlepy!

5. Schválení

Okamžik, na který jste čekali (nebo se ho děsili). 

Pamatujte: schvalovací proces je o souladu. Je lepší, když se na post všichni podívají teď, než až ve chvíli, kdy ho uvidí celý svět. 

V závislosti na obsahu může být zapojen libovolný počet lidí. PR tým může mít své postřehy, právníci se ujistí, že hrozí žaloba. CEO nebo CMO mohou chtít použít specifické výrazy k dodržení tone of voice.

Jak víte, tato část trvá někdy nejdéle. Existuje však několik tipů, jak to urychlit:

• Mějte jasný systém notifikací o tom, kdy je post připraven ke schválení, kdy byl schválen nebo kdy vyžaduje úpravy.
• Zhodnoťte své zainteresované osoby – je účast každého z nich skutečně nutná? 
• Nastavte jasné deadliny a informujte klienty, co se stane, pokud obsah včas neschválí (buď se odloží publikování, nebo post vypustíte i bez schválení).

Gratulujeme! Překonali jste poslední překážku a váš obsah konečně spatří světlo světa.

Vaše práce tím ale nekončí. Musíte naplánovat posty (schedule), měřit jejich výkon, využívat analytics pro další plánování, komunikovat s fanoušky, reportovat týmu a klientovi a začít pracovat na další várce.

(Už jen z toho výčtu jsme unavení za vás.)

Ale teď si vydechněte. Zasloužíte si to!

Skryté náklady neefektivního schvalování 

Tip: Mohli byste si ušetřit hodiny času každý týden.

Už víme, že schvalovací proces potřebujete. Ukázali jsme si, jak může vypadat. Ale je ten váš skutečně tak efektivní, jak jen může být? 

Zeptejte se sami sebe:

Kolik času týdně věnujete sociálním sítím jednoho klienta? 

A kolik z toho času skutečně trávíte tvorbou obsahu?

Pokud trávíte hodiny nudnými úkoly a naháněním klientů nebo managementu, je to čas, který nevěnujete své social media marketingové strategii. 

Nebo vymýšlení nových nápadů, o kterých bude internet mluvit. 

Nebo získávání nových klientů a zvyšování zisku. 

(Zkrátka ČEMUKOLIV produktivnějšímu.)

Zjednodušený a automatizovaný proces vám umožní soustředit se na to podstatné a šetří váš nejcennější zdroj – čas. 

S Kontentinem můžete ušetřit 20 hodin měsíčně (na osobu!) a zkrátit čas strávený v nekonečné smyčce feedbacku o 53 %. 

5 způsobů, jak zrychlit schvalování obsahu s Kontentinem

Jako social media manažeři jsme už byli unavení z neustálého dohadování s klienty. Sledovat, jak utíkají deadliny a čerstvý obsah stárne, nás nebavilo. 

Proto jsme se rozhodli vytvořit nejintuitivnější nástroj pro sociální sítě na trhu. A věděli jsme, že schvalování musí být jeho pevnou součástí hned od začátku. 

Kontentino jsme postavili tak, abychom eliminovali zdlouhavé a chaotické procesy.

Naši uživatelé hlásí v průměru o 76 % rychlejší schvalování.  

Zde je několik způsobů, jak využít Kontentino k urychlení vaší práce. 

Sebevědomá tvorba díky live preview na mobilu i desktopu

Už jste někdy strávili hodiny laděním každého slova, jen aby post po publikování nevypadal úplně podle vašich představ? 

Kontentino vám i vašemu klientovi umožní vidět přesně to, jak bude post vypadat na každé platformě, a to jak v mobilní verzi, tak na desktopu. Můžete si dokonce zobrazit náhled na různých typech telefonů, takže máte jistotu, že obsah bude pokaždé perfektní 👌🏽

To je skvělé pro spolupráci s nadřízenými a klienty, kteří se v různých prostředích platforem nemusí tak dobře orientovat.

K dispozici jsou live preview pro Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest i LinkedIn. 

Mějte přehled o celém workflow

Jak už jsme řekli, každá firma má vlastní styl schvalování. Proto jsme zjednodušili tvorbu procesu, který vám bude vyhovovat. 

Díky Workflow View vidíte stav každého postu a kdo k němu má přiřazený úkol. Získáte tak okamžitý přehled o všem, co se právě děje. 

Už nemusíte ztrácet čas vyptáváním se kolegů, co je ještě pro dnešek potřeba udělat nebo kdo má na starosti ten jeden konkrétní post na Instagramu. 

Ocení to i klienti a vedení – vidí pokrok a jsou vždy v obraze. To znamená méně zbytečné komunikace a méně nedorozumění. 

A když je post hotový pro další fázi? Jednoduše ho přetáhněte do dalšího sloupce.

Můžete také používat filtry a nechat si zobrazit jen to nejdůležitější. Třeba všechen obsah pro Instagram:

Nebo jen ty úkoly, které vyžadují vaši pozornost:

Zatímco klient se může zajímat pouze o vaši krásnou a vyleštěnou práci:

Odeslání více postů ke schválení za minutu

Už žádné přepínání mezi účty a posílání mnoha e-mailů nebo odkazů. Kontentino je místo, kde získáte rychlé schválení pro všechny posty, na kterých pracujete. 

Stačí vybrat obsah ke schválení, zvolit uživatele a odeslat: