Sådan skaber bureauet en fejlfri godkendelsesproces | Kontentino

Challenge accepted? Challenge approved!

Hvor mange e-mails kan fylde din indbakke hver dag?

For mit vedkommende kunne jeg tælle dem i hundreder for ikke så længe siden. Nogle af dem handlede om småting som at ændre et enkelt ord i et post, jeg havde sendt til godkendelse. Kan du forestille dig at udveksle tyve e-mails med otte personer i CC, der diskuterer et enkelt bogstav? Det var her, det gik op for mig, at social approval skal være enkelt: hurtigt at gennemføre og uden unødig friktion.

Siden da besluttede jeg mig for at definere og løbende udvikle et workflow for enkel online team collaboration. Med en kombination af faste procedurer og de rette værktøjer skabte jeg en maskine, der gør underværker.

I dag vil jeg løfte sløret for nogle af de hemmeligheder, der har hjulpet mig med at administrere over 100 social media-konti for klienter på tværs af brancher, tidszoner og lande.

Hvordan styrer man adskillige social media-profiler?

Jeg stillede mig selv det spørgsmål næsten hver morgen, når jeg blev vækket af klienter fra den anden side af jorden, og næsten hver aften, som blev brugt på e-mail-korrespondance. Det kørte fint, men jeg vidste, at jeg kunne optimere min content calendar og min social media approval. Hvis du arbejder med social media marketing og oplever noget lignende, er du sikkert tæt på at miste overblikket. Læs videre for at se, hvordan du fikser det.

Du-ved-hvem. Strategi.

Når det kommer til marketing, kan en strategi sammenlignes med Voldemort fra Harry Potter. Hvorfor? Tja… Alle ved, han eksisterer, mange har læst om ham, men de færreste har reelt stået ansigt til ansigt med ham. Det samme sker med marketingstrategier. En Horcrux var det, der kunne svække Voldemort, og manglen på en workflow approval process kan være den Horcrux, der spænder ben for din strategi. Det er dog ikke for sent at ændre det (hvis du slet ikke har en strategi endnu, kan vores seneste artikel måske hjælpe dig).

Etape 1: Fastlæg procedurerne

Du skal have styr på et par ting, før du implementerer et approval workflow internt og eksternt. Stil dig selv de rigtige spørgsmål og få svar fra alle involverede parter.

• Hvem har ansvaret for at skabe indhold til hver enkelt klient?
  Hvem består social media-teamet af? En grafiker kan ikke arbejde uden et brief fra en social media specialist, men specialisten skal sparre med en strateg for at sikre rød tråd i kommunikationen.

Lav en intro via e-mail, Skype eller et møde mellem klienten og hele teamet. Når grafikeren kender brandet og personerne bag, skabes der ofte mere præcist materiale, fordi de forstår virksomhedskulturen bedre.

• Hvem er supervisor hos bureauet og hos klienten?
  Hvem tjekker, om det er nyt eller curated content? Hos bureauet er det ofte en content manager, der tager det sidste kig. Hos klienten skal der være én dedikeret person, der har mandat til at sige “Jeg godkender dette post”. Jo flere led i godkendelsesflowet, jo længere tid tager det.

• Hvad er de præcise ansvarsområder?
  Hvem laver research? Hvem leverer materialer? Hvem styrer dialogen i weekenden?
  

• Hvad er do’s/don’ts for hvert brand?
  Hvilken praksis skal følges, og hvilke fejl skal undgås? Skal logoet altid være øverst til venstre? Er der specifikke hashtags, der er forbudte?
  

• Hvad er deadlines for indsendelse?
  Hvornår skal indholdet senest leveres for at sikre en smidig proces og rettidig publicering?

• Hvilke værktøjer bruger I?
  Det er værd at implementere værktøjer til samarbejde mellem team og klienter. Klienter kan være tøvende over for nye platforme, men med god onboarding ser de hurtigt værdien. Kontentino lader f.eks. klienter godkende indhold med ét klik via en app.
  

For at speede processen op kan du lægge inspiration og vigtige mærkedage ind i din inspirationskalender i Kontentino.

• Hvordan håndteres krisestyring?
  Hvordan reagerer I på klager? Hvad er responstiden aften og weekend? Definer det, før branden opstår. Sociale medier sover aldrig, og en klage kl. 23 kræver en plan.

Saml jeres procedurer i en PDF og send den til alle involverede. Så har I altid noget at læne jer op ad, hvis der opstår en krise!

• Hvilke platforme administrerer I?
  Vær specifik omkring hvilke profiler I har ansvaret for, især hvis klienten bruger flere bureauer.
  

Dette er også et godt tidspunkt at få alle filer, passwords og adgangsgivelser på plads, så de ikke mangler, når teamet skal bruge dem.

Etape 2: Få teamet med ombord

Når procedurerne er på plads, er det tid til at lade social media collaboration-magien ske!

Træning

Saml teamet og gennemgå procedurerne. Sørg for at have jeres guidelines let tilgængelige til brug ved onboarding af nye medarbejdere.

Jo bedre dine medarbejdere kender brandet og dets kultur, jo bedre indhold leverer de. At give dem et navn og en URL er sjældent nok til at skabe succes.

Hvad skal alle huske, før de anmoder om godkendelse?

• Tone of voice – hvordan kommunikerer brandet? Teamet skal kende den rette tone.
• Brand book – brug de korrekte farver og skrifttyper. At bruge en tilfældig blå farve i stedet for brandets specifikke farve skaber unødigt tidsspild.
• Guidelines – følg dem nøje. Hvis en klient ønsker at blive omtalt som en “service” og ikke en “platform”, så respekter det.
• Sprog – korrektur er afgørende. Stavefejl signalerer manglende professionalisme. Tjek alt en ekstra gang, før du sender til approval.

Send kun noget til godkendelse, som du selv ville sige god for uden tøven. Hvis det ikke lever op til standarden, så fiks det internt først.

Checklister

Forandring kan være svært i starten. De første dage med nye processer kan byde på forvirring, men systematik holder jeres online team collaboration på sporet. Her er checklister guld værd, især i et social media approval tool som Kontentino.

Checklister hjælper når:

• Nye ændringer implementeres i teamet.
• Praktikanter eller nye medarbejdere skal hurtigt ind i opgaverne.
• I mangler en fastlagt onboarding-struktur.

I Kontentino kan du tilpasse checklister efter behov for hvert projekt.

Når et post er klar, og alle punkter på tjeklisten er vinget af, sendes det til intern godkendelse direkte i Kontentino. Glem alt om e-mails og beskeder på Messenger i fritiden.

Når det er godkendt internt, når vi til det vigtigste trin…

Klientens godkendelse

Klientens post approval skal være så enkel som overhovedet muligt. Lange ventetider dræber momentum, især ved real-time kommunikation. Klienter vil ikke rode i regneark; de vil have et klart overblik over, hvad de skal godkende.

Selvom nogle klienter ikke kræver godkendelse, er det altid sikrere at køre det gennem et system. Det beskytter mod misforståelser og potentielle kriser.

Ved at bruge Kontentino undgår I, at godkendelser forsvinder i spamfiltre. Klienten kan godkende med ét klik eller efterlade kommentarer med det samme. Hele teamet får besked, når et stykke social media content er klar til publish.

Brug eventuelt Clockify til at måle tidsforbruget på opgaverne, så I kan optimere jeres workflow yderligere.

ETAPE 3: Analysér, optimér og gentag

Når processen kører, kan du altid gøre den endnu skarpere:

• Brug team collaboration platforms. Automatisering sparer masser af tid.
• Spørg løbende klienterne om feedback på selve processen.
• Vær altid forberedt med alle brand-aktiver (logoer, skrifttyper) lige ved hånden.
• Hold øje med performance. Det er klientens mål, der tæller. Kontentino hjælper dig med at generere flotte reports, der er nemme at forstå.
• Vær ikke bange for at bruge værktøjer til at automatisere. Klienter elsker, når tingene er overskuelige.

Dine klienter fortjener bedre end content planer i PPT og rapporter i Excel. 🙂

At få styr på social media management er en proces, men det betaler sig i form af øget effektivitet og ro i maven. Ved at sætte klare regler i jeres marketing proposal kommer I bedst fra start.

Arbejdet med sociale medier behøver ikke være stressende. Med de rette procedurer og et værktøj til godkendelse kan I skabe succesfuld kommunikation med fuld gennemsigtighed.