Tilbage til bloggen
Vi lever i en tid, hvor store dele af verden arbejder hjemmefra. Dette er dog ikke en ny tendens. Gennem de seneste år har vi set flere kontorer tage remote arbejde til sig og søge efter måder at etablere og vedligeholde gode rutiner for samarbejde i remote teams.
Teams bevæger sig fra traditionelle kontormiljøer til hjemmearbejde, og det er vigtigt, at du tager de rette skridt for at styrke jeres samarbejde. Tidligere har 80 til 90 procent af medarbejdere udtalt, at de gerne ville arbejde remote i det mindste noget af tiden. Uanset om de stadig har det sådan, vil hjemmearbejde sandsynligvis blive endnu mere almindeligt i fremtiden, da vi nu har masser af teknologiske værktøjer, der gør det lettere.
Håndtering af remote projekter kan dog præsentere helt nye udfordringer for ledere, der aldrig før har haft ansvaret for et remote team. Men det behøver ikke at være stressende, hvis du har de rette systemer og procedurer på plads. Her er vores guide til, hvordan du leder et team remote, samt nogle af fordelene ved remote samarbejde.
Fem tips til at styrke samarbejdet i jeres remote teams
Tip 1: Vær tilgængelig
Remote medarbejdere kan let føle sig isolerede eller distancerede fra organisationen, især hvis de pludselig er kastet ud i remote arbejde efter at have været vant til at møde ind på kontoret hver dag. Denne følelse af distance kan skabe demotivation og lavere arbejdsglæde, hvilket påvirker alle aspekter af deres performance. Det er utroligt vigtigt at være tilgængelig for dine teammedlemmer for at sikre, at de føler sig forbundet med organisationen og bevarer en følelse af retning og formål.
Hvis et teammedlem ringer til dig, så svar altid, så vidt det er muligt. Hvis de sender en e-mail eller en besked, så svar så hurtigt du kan. At være en succesfuld remote projektleder handler om stadig at være til stede, selv når du ikke fysisk kan være i samme rum som dit team.
Tip 2: Sæt klare mål
Remote samarbejde kan være en udfordring, hvis teammedlemmerne ikke er sikre på, hvad de skal lave hvornår. Nogle medarbejdere tilpasser sig let, styrer deres tid godt og bruger eget initiativ til at prioritere opgaver. Andre vil dog kæmpe med at være væk fra kontoret, da de mangler den løbende feedback, der fortæller dem, hvad der forventes af dem hver dag.
Derfor er klare mål for hvert teammedlem helt essentielt for et succesfuldt remote samarbejde. Det er afgørende at give dine medarbejdere detaljer om:
- Hvilken arbejdstid du forventer af alle
- Hvilke kommunikationsmetoder I skal bruge
- Deling af kalendere, så alle har adgang til hinandens tilgængelighed
- Hvornår møder er planlagt
- Opgaver og ansvar for hvert teammedlem i specifikke projekter
Dette er blot nogle eksempler på, hvor klar målsætning er nødvendig. Da alle organisationer er forskellige, vil du sandsynligvis støde på dine egne eksempler dagligt. Så længe du kommunikerer med dit team hver dag og lader dem vide præcis, hvad der forventes, vil dine evner som remote leder vokse. Samtidig vil dit team føle sig mere trygge i deres arbejde, da de har en struktur at støtte sig til.
Tip 3: Hold regelmæssige virtuelle møder
Du bør forsøge at holde et telefon- eller videomøde med hver medarbejder på et tidspunkt hver dag. Hvis jeres arbejde er meget samarbejdsorienteret, er det fint at inkludere alle relevante teammedlemmer i det samme videomøde. Dette er en fantastisk chance for at opdatere hinanden og minde teamet om, at kollegerne stadig er der, hvilket opmuntrer til dialog. Remote arbejde kan blive ensomt. Det er vigtigt at huske dette og tilbyde så mange muligheder for kommunikation som muligt for at fremme trivsel og mental sundhed blandt teammedlemmerne.
Tid er ekstremt værdifuld, især når man arbejder hjemmefra. Tid brugt på virtuelle møder er tid væk fra faktiske opgaver. Da I ikke har samtaler ansigt til ansigt, bør dine beskeder og møder være korte, præcise og ‘to the point’. Brug stærke kommunikationsværktøjer som digitale telefonsystemer eller apps til teamsamarbejde for at sikre et gnidningsfrit workflow. Sørg for, at dine medarbejdere har al den information, de behøver for at løse deres opgaver, og minimér mængden af vage beskeder frem og tilbage.
Tip 4: Sørg for, at alle er på bølgelængde
En stor udfordring ved at arbejde remote er at koordinere opgaver og sikre, at alle er på samme side. Det er let at miste overblikket over deadlines, eller at medarbejdere modtager modstridende meldinger om deres opgaver. De mere afslappede omgivelser i hjemmet kan også gøre det sværere at holde fokus på opgaven.
Kontentino hjælper med at forenkle de daglige opgaver ved at gøre samarbejdet for remote marketingteams utroligt let. Dine klienter og teammedlemmer kan være placeret over hele verden. Kontentino gør det nemt for teamet at samarbejde om oprettelse af posts og sende arbejdet direkte til godkendelse hos kunden.
Hele jeres team kan kommunikere direkte i Kontentino, hvilket forebygger misforståelser. Det giver dig ro i sindet at vide, at teamet kan rykke sammen, færdiggøre deres content creation til sociale medier og overholde de samme standarder, som hvis I sad på kontoret.
Tip 5: Hav de rette remote-værktøjer
Det er svært at være en succesfuld remote projektleder, hvis du ikke udstyrer dit team med værktøjer og teknologi, der gør deres liv lettere. Udforsk forskellig software og sørg for, at alle har kapacitet til at bruge de valgte værktøjer. Apps som Zoom er blevet ekstremt populære til at muliggøre videokonferencer. Ligeledes kan I overveje en virtuel desktop-løsning, så alle kan udnytte teamets ressourcer effektivt.
Det er vigtigt at have flere kommunikationsveje åbne. E-mail, videoopkald og sociale medier er alle vigtige, ligesom evnen til at dele kalendere og information om specifikke projekter. Brug project management værktøjer til at skabe overblik over opgaver. Brug kollaborative mindmapping-værktøjer til at hjælpe alle med at få overblik under brainstorming. Sørg også for at have en fast plan for kommunikation med teamet. I kan eventuelt stemme om, hvilke tidspunkter der fungerer bedst for flertallet, og holde jer til det.
Fordelene ved samarbejde i remote teams
Remote samarbejde kan kræve lidt tilvænning i starten. Men det bliver lettere, efterhånden som alle bliver vante til det. Det kan også give nogle overraskende fordele for ledere, herunder:
- Mange der arbejder hjemmefra er mere produktive og opnår mere på kortere tid, da de ikke har de forstyrrelser, der følger med kontorlivet.
- En meget høj procentdel af remote medarbejdere rapporterer om lavere stressniveauer. Dette har en positiv indvirkning på både kvaliteten og mængden af deres arbejde.
- Du og dit team kan arbejde mere fleksibelt. Dette er en stor hjælp til at skabe en sund work/life-balance. Det giver mere plads til motion mellem opgaverne og mindfulness, hvilket gavner den mentale trivsel.
Remote arbejde er hurtigt ved at blive den nye standard, efterhånden som virksomheder indser, hvor meget denne arbejdsform styrker deres medarbejdere. Ved at udnytte teknologi og samarbejdsværktøjer som Kontentino sikrer I, at alt kører glat, og at alle medarbejdere kender deres opgaver. Resultatet er tilfredse kunder og en strømlinet forretningsproces.
