Hier ist ein Szenario, das du wahrscheinlich schon einmal erlebt hast: Ein Junior-Teammitglied soll eigentlich nur Posts entwerfen. Irgendwie hat diese Person aber auch die Berechtigung, sie freizugeben und zu veröffentlichen. An einem Freitagnachmittag geht eine halbfertige Caption live, weil niemand die Berechtigungen richtig eingestellt hat – und jetzt schreibt jemand eine Entschuldigungs-E-Mail, anstatt ins Wochenende zu gehen.
Rollen und Berechtigungen klingen langweilig, bis sie dich genau vor so etwas bewahren. Sorgen wir also für Klarheit.
Die Basis-Rollen, die jedes Team braucht
Wenn man es herunterbricht, benötigen die meisten Social-Media-Teams fünf Arten von Zugriffen – egal, ob du eine Einzelperson mit fünf verschiedenen Hüten bist oder eine Agentur mit fünfzehn Mitarbeitern.
- Der Creator. Schreibt Captions, wählt Bilder aus, baut den Post. Sollte nicht veröffentlichen können, ohne dass vorher jemand anderes darauf geschaut hat – selbst wenn man das an einem anderen Tag selbst ist.
- Der interne Reviewer. Prüft die Brand Voice, Rechtschreibung und ob das Bild das Produkt richtig darstellt. Findet Fehler, bevor der Kunde sie überhaupt zu Gesicht bekommt.
- Der Kunde (oder finale Entscheider). Sagt Ja oder Nein. Muss nichts bearbeiten und muss nicht die interne Slack-Diskussion über die Schriftart sehen. Er braucht nur eine saubere Ansicht des fertigen Posts und einen Button zum Klicken.
- Der Admin. Verwaltet das Team. Wer gehört dazu, wer darf was anfassen, Abrechnung und solche Dinge. Meistens ein oder zwei Personen, nicht das ganze Team.
- Der Spezialist. Designer, Übersetzer – wer auch immer nur an einem Teil des Contents arbeitet, ohne das Gesamtbild zu benötigen. Ein Übersetzer braucht keine Analytics. Ein Designer braucht keinen Zugriff auf die Abrechnung.
Nicht jedes Team braucht alle fünf als separate Personen. In einem Zwei-Personen-Betrieb übernimmt vielleicht eine Person Creator- und Reviewer-Aufgaben, während der Kunde die Freigabe erteilt. Das ist völlig okay. Es geht nicht um die Anzahl der Köpfe, sondern darum, dass jeder dieser Jobs tatsächlich erledigt wird und niemand versehentlich mehr Befugnisse hat, als die Aufgabe erfordert.
Wer sollte veröffentlichen dürfen?
Kurze Antwort: so wenige Leute wie möglich. Der Zugriff auf “Publish” ist die eine Berechtigung, die einen Fehler in einen öffentlichen Fehler verwandelt. Die Fehler aller anderen werden irgendwo in der Kette abgefangen. Die Person, die veröffentlichen kann, ist die letzte Instanz. Die meisten Agenturen beschränken dies auf Account Manager oder Team Leads – und selbst dann erst, wenn der Post eine Freigabe hat.
Eine gute Faustregel: Wenn jemand veröffentlichen kann, ohne dass ein Freigabeschritt davor liegt, ist das kein Rollenproblem, sondern eine Prozesslücke. Optimiere den Workflow, bevor du die Berechtigungen anpasst.
Kundenseitige Rollen: Keep it simple
Kunden wollen keine Logins, die sie sich merken müssen, und sie wollen definitiv nicht deine internen Kommentare darüber lesen, ob ihr eigener CEO auf einem Foto gut aussieht.
Gib Kunden genau eine Sache: eine saubere Freigabe-Ansicht. Sie sehen den fertigen Post, hinterlassen Feedback oder klicken auf “Genehmigen” – das war die ganze Interaktion. In Kontentino ist die Kundenrolle genau darauf ausgelegt: Sie sehen Posts erst, wenn sie den internen Review bestanden haben, und ihre Kommentare bleiben getrennt vom internen Austausch deines Teams. Zudem entstehen keine Kosten pro Nutzer für Kunden, sodass du nicht mehr zahlst, nur weil ein Kunde eine zweite Person zur Review-Kette hinzufügt.
Wenn ein Kunde Edit-Zugriff möchte (das kommt vor, besonders bei Inhouse-Marketing-Teams, die mit einer Agentur zusammenarbeiten), ist das ein anderes Gespräch und eine andere Rolle. Vergebe diesen Zugriff nicht standardmäßig, nur weil danach gefragt wurde. Frage, was sie tatsächlich tun müssen, und passe den Zugriff entsprechend an.
Wie Agenturen ihre Teams wirklich aufteilen
Zwei gängige Modelle, die beide je nach Größe gut funktionieren.
👉 Das Pod-Modell. Kleine Teams (2 bis 4 Personen) betreuen jeweils eine Gruppe von Kunden von A bis Z. Eine Person kann Creator und Reviewer für die Accounts ihres Pods sein. Das funktioniert gut bis zu etwa 10 Kunden, da jeder im Pod die Accounts in- und auswendig kennt.
👉 Das funktionale Modell. Größere Agenturen teilen nach Aufgaben statt nach Kunden auf: Ein Content-Team schreibt für alle, ein Review-Team prüft alles, Account Manager kümmern sich um die Kundenbeziehungen und die finale Abnahme. Dies lässt sich besser auf über 15 bis 20 Kunden skalieren, da du nicht bei jedem Neukunden einen ganzen Pod neu trainieren musst, sondern Leute einfach in Funktionen einsetzt, die sie bereits beherrschen.
Keines der Modelle ist per se “richtig”. Das Pod-Modell fühlt sich persönlicher an und Kunden bevorzugen es oft. Das funktionale Modell ist bei Skalierung effizienter. Wähle basierend auf deiner Größe, nicht danach, was in einem Pitch Deck beeindruckender klingt.
Ein einfaches Berechtigungs-Template nach Teamgröße
Solo-Selbstständige oder Zwei-Personen-Shop: Eine Person kümmert sich um Erstellung und internen Review. Der Kunde gibt frei. Das ist die ganze Kette. Mache es nicht komplizierter als nötig.
Kleine Agentur (3 bis 8 Personen): Trenne Creator und Reviewer, auch wenn es nur heißt: “Du prüfst meine Sachen, ich prüfe deine.” Füge einen Admin hinzu. Kunden geben über einen Link ohne Login frei (keine bezahlten Seats nötig).
Wachsende Agentur (8 bis 20 Personen): Füge dedizierte Designer- und Content-Rollen hinzu. Ziehe einen Senior Reviewer pro Pod oder für mehrere Kunden in Betracht – jemanden, dessen Job es explizit ist, Fehler zu finden, bevor sie das Kundenstadium erreichen. Beschränke den Publish-Zugriff auf Account Leads.
Große Agentur (20+ Personen): Funktionale Teams, klare Eskalationswege für Ungewöhnliches (sensible Posts, rechtliche Fragen) und ein echter Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, damit niemand raten muss, was er anfassen darf.
So richtest du es ein, ohne zu viel nachzudenken
Du brauchst kein Komitee für Berechtigungen. Fang grob an und passe es laufend an.
- Liste die Personen in deinem Team auf und welche Aufgaben sie im Alltag tatsächlich erledigen.
- Ordne jede Person einer der fünf oben genannten Basis-Rollen zu. Die meisten passen klar in eine Kategorie.
- Deaktiviere den Publish-Zugriff für alle, die keine Team Leads oder Account Manager sind.
- Schicke Kunden einen Freigabe-Link, keinen Login. Beschränke ihre Ansicht auf das Wesentliche.
- Überprüfe dies alle paar Monate oder wenn jemand Neues dazukommt. Rollen verändern sich, wenn Teams wachsen, und man vergisst leicht, dass jemand noch Zugriff aus einem Job hat, den er vor sechs Monaten verlassen hat.
Das Rollensystem von Kontentino deckt dies direkt ab: Admin, Manager, Kunde, Designer, Übersetzer und eine eingeschränkte Media-Agentur-Rolle für Partneragenturen, die am selben Account arbeiten. Jeder sieht nur das, was für seinen Job erforderlich ist. Schau dir die vollständige Übersicht in unserem Help Center an, wenn du Details wissen möchtest.
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FAQ: Social Media Rollen und Berechtigungen
Wer sollte Social-Media-Posts freigeben?
Wer auch immer die Verantwortung trägt, wenn etwas schiefgeht. Normalerweise ist das ein Account Manager oder der Kunde selbst bei Agenturarbeit, oder ein Marketing Lead bei Inhouse-Teams. Die Person, die freigibt, sollte nicht dieselbe sein, die den Post verfasst hat – sonst prüft nur jemand seine eigene Arbeit.
Welche Rollen braucht ein Social-Media-Team?
Mindestens: jemanden für die Content-Erstellung, jemanden für den internen Review und jemanden für die finale Freigabe. Größere Teams ergänzen Designer, Übersetzer und Admins. Nicht jede Rolle braucht eine eigene Person, aber jede Aufgabe sollte irgendwo in deinem Prozess existieren.
Sollten Kunden Edit-Zugriff auf Social Posts haben?
Normalerweise nein. Gib Kunden stattdessen eine saubere Freigabe-Ansicht: Sie sehen den fertigen Post, kommentieren oder genehmigen ihn, und das war’s. Voller Edit-Zugriff führt oft zu Unklarheiten darüber, wer eigentlich für die finale Version verantwortlich ist.
Wie viele Personen sollten Posts veröffentlichen können?
So wenige wie möglich, idealerweise nur Team Leads oder Account Manager, und erst nachdem ein Post freigegeben wurde. Zu breiter Publish-Zugriff ist der Grund, warum Tippfehler und halbfertige Entwürfe live gehen.
Was ist der Unterschied zwischen Pod- und funktionalen Teamstrukturen?
Pod-Teams betreuen eine Gruppe von Kunden von Anfang bis Ende – gut für kleinere Agenturen, in denen persönliche Beziehungen wichtig sind. Funktionale Teams teilen nach Aufgaben auf (Content, Review, Account Management) über alle Kunden hinweg, was sich ab 15 bis 20 Accounts besser skalieren lässt.
Rollen von Anfang an richtig festlegen
Ein sauberes Berechtigungs-Setup ist nicht glanzvoll, aber es macht den Unterschied zwischen einem entspannten Freitagnachmittag und einer Entschuldigungs-E-Mail. Die integrierten Rollen von Kontentino übernehmen die Aufteilung für dich: Creator, Reviewer, Kunden und Admins sehen jeweils genau das, was sie brauchen.
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