Ο Απόλυτος Οδηγός για να Απλοποιήσετε το Client Approval Process | Kontentino

Αν έπρεπε να μαντέψετε γιατί τόσοι πολλοί social media marketers χάνουν τις προθεσμίες τους, τι θα λέγατε;

Σωστά. Το client approval.

Στην πραγματικότητα, το 92% των marketers δηλώνει ότι οι καθυστερήσεις στην έγκριση είναι ο κύριος λόγος για τις εκπρόθεσμες παραδόσεις. Και δεν είναι δύσκολο να καταλάβουμε το γιατί.

Social media managers, designers, copywriters, community managers, campaign managers.

Χρειάζεται πολλή δουλειά για να δημιουργηθεί ένα τέλειο feed.

Και φυσικά, όλοι οι υπόλοιποι θέλουν να πουν τη γνώμη τους.

Πελάτες, ανώτερη διοίκηση, μέλη διοικητικών συμβουλίων, ομάδες PR, τμήματα λειτουργίας – μοιάζει με μια ατελείωτη ουρά εγκρίσεων πριν το περιεχόμενο δημοσιευθεί.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να εμπλέξετε τα μέλη της ομάδας, τους πελάτες και τους συνεργάτες χωρίς να σπαταλάτε πολύτιμες ώρες, επιτυγχάνοντας 76% ταχύτερο content approval.

Ειλικρινά, όλοι βγαίνουν κερδισμένοι 🎉

Τι είναι το client approval process;

Είτε διαχειρίζεστε τα social media μιας εταιρείας είτε συνεργάζεστε με πολλούς πελάτες, πιθανότατα έχετε κάποιου είδους διαδικασία έγκρισης.

Είναι όμως η πιο αποτελεσματική; Θα το δούμε αυτό σε λίγο.

Ανάλογα με το πού εργάζεστε, οι διαδικασίες έγκρισης διαφέρουν.

Αν διαχειρίζεστε τα social media σε μια μεγάλη εταιρεία, ασχολείστε κυρίως με εσωτερικές εγκρίσεις. Χρειάζεστε μια αξιόπιστη διαδικασία για να διασφαλίσετε ότι κάθε post μεταφέρει τα σωστά μηνύματα και ενισχύει την εικόνα του brand.

(Και φυσικά, τη δική σας εικόνα. Πρέπει να σκεφτείτε και εκείνη την προαγωγή στο μέλλον 💰)

Υπάρχουν τα μέλη της ομάδας σας που εμπλέκονται άμεσα, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργικής ομάδας, του brand manager ή του account manager.

Έπειτα υπάρχει η δεύτερη γραμμή έγκρισης. Αυτή μπορεί να είναι ο ιδρυτής, ο CEO, η ανώτερη διοίκηση, το PR ή ακόμα και η νομική ομάδα. Ουσιαστικά, οποιοσδήποτε χρειάζεται να ρίξει μια γρήγορη ματιά στο πώς προβάλλεται το brand στον κόσμο πριν τη δημοσίευση.

Και αν εργάζεστε σε agency; Έχετε και εσωτερικό review και εξωτερικό client approval process, για να βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης είναι ικανοποιημένος (τόσο με τα posts όσο και για να συνεχίσει να πληρώνει το μηνιαίο retainer).

Ας υποθέσουμε ότι το agency σας έχει περίπου 20 πελάτες. Υπάρχει πολύ μπρος-πίσω. Και πάντα υπάρχει εκείνος ο πελάτης που θέλει να αναμιγνύεται υπερβολικά πολύ.

Ή εκείνος που έχει πάρα πολλά σχόλια.

Ή εκείνος που ακόμα ρωτάει γιατί δεν απέκτησε ένα εκατομμύριο followers αφού δουλεύετε μαζί μόνο λίγους μήνες.

Γιατί είναι το client approval τόσο σημαντικό;

Πιθανότατα έχετε αναρωτηθεί το ίδιο πράγμα μετά από ώρες αναμονής.

Γιατί παίρνει τόσο χρόνο η έγκριση μερικών posts; Είστε έμπειρος social media manager, οπότε γιατί χρειάζεστε τόση επίβλεψη;

Υπάρχουν δύο καλοί λόγοι για τους οποίους δεν πρέπει ποτέ να παρακάμπτετε το client approval process στα social media.

Διαχείριση και ευθυγράμμιση προσδοκιών

Όπως είπαμε, πολλοί άνθρωποι εμπλέκονται στο social media workflow σας.

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν πολλές παραμετροί – και πολλά που μπορούν να πάνε στραβά.

Οι διαδικασίες έγκρισης διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, από τη δημιουργική ομάδα μέχρι τον CEO.

Η διαχείριση προσδοκιών είναι κρίσιμο κομμάτι της δουλειάς ενός social media manager — το να διασφαλίζετε ότι οι πελάτες και η διοίκηση δεν θα βρεθούν προ εκπλήξεων όταν το περιεχόμενο δημοσιευθεί είναι το κλειδί!

Σημαίνει επίσης ότι όταν προσθέτετε νέα μέλη στην ομάδα (π.χ. έναν νέο υπάλληλο), είναι πολύ πιο εύκολο να τους εντάξετε στη διαδικασία.

Αποφυγή δαπανηρών λαθών

Ακόμα και τα μεγαλύτερα brands του κόσμου κάνουν λάθη. Ποιος μπορεί να ξεχάσει τη στιγμή που ένα draft tweet δημοσιεύθηκε κατά λάθος στον λογαριασμό των McDonald’s;

Ή όταν ένα τυπογραφικό μετέτρεψε το hashtag της Sephora σε κάτι… πιο περίεργο.

Τα λάθη συμβαίνουν. Και ελπίζουμε να είναι ακίνδυνα.

Αλλά όσο περισσότεροι άνθρωποι εμπλέκονται, τόσο περισσότερες πιθανότητες έχετε να εντοπίσετε αυτά τα λάθη έγκαιρα. Και να διατηρήσετε τη δουλειά σας.

Τι λένε οι social media managers – γιατί είναι τόσο σημαντική η έγκριση πελάτη;

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να εντάξετε το client approval στο social media workflow σας;

Κάθε workflow διαφέρει, ανάλογα με τον αριθμό των ατόμων, τους λογαριασμούς που διαχειρίζεστε και διάφορους άλλους παράγοντες.

Δείτε πώς μοιάζει μια καλά δομημένη διαδικασία.

1. Επιμέλεια (Curate)

Είτε πρόκειται για έμπνευση από άλλους δημιουργούς είτε για την προσεκτική επιλογή των assets που θα χρησιμοποιήσετε, η καθαρή εικόνα της οπτικής σας ταυτότητας είναι το κλειδί.

Για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας είναι ενημερωμένοι από την αρχή, καλό είναι να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων και να τους προσκαλέσετε να μοιραστούν οτιδήποτε τους αρέσει.

Το Kontentino, για παράδειγμα, διαθέτει media library όπου οι πελάτες μπορούν να ανεβάζουν υλικό, διευκολύνοντας το curating περιεχομένου σε ένα σημείο. Υπάρχει επίσης το ημερολόγιο έμπνευσης (ξεχωριστό από το κανονικό) όπου οι πελάτες μπορούν να προτείνουν ιδέες.

2. Δημιουργία περιεχομένου (Content Creation)

Το διασκεδαστικό κομμάτι! Copywriting, design, φωτογραφία, video content – ξέρετε τη διαδικασία.

3. Επεξεργασία περιεχομένου (Content Editing)

Αυτό το στάδιο ποικίλλει. Αν δουλεύετε σε ένα Twitter post, οι διορθώσεις κειμένου και φωτογραφίας είναι η κύρια προτεραιότητα.

Αλλά όταν δημιουργείτε Stories ή Carousel posts, εμπλέκονται περισσότερα στοιχεία. Videos, εικόνες, μουσική, captions, εφέ – όλα πρέπει να είναι τέλεια.

Αυτό είναι ένα καλό στάδιο για να εμπλέξετε τους πιο ενεργούς πελάτες. Ζητώντας τη γνώμη τους, τους κάνετε να νιώθουν μέρος της διαδικασίας και χτίζετε εμπιστοσύνη.

(Αυτό σημαίνει επίσης πολύ λιγότερα σχόλια αργότερα.)

Έτσι φτάνετε σε ένα πιο ομαλό client approval process.

4. Έλεγχος (Review)

Πριν τη στείλετε, καλό είναι να ελέγξετε το περιεχόμενο με τον Head of Marketing ή τον άμεσο προϊστάμενό σας.

Είναι η στιγμή να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι άψογα και δεν υπάρχουν τυπογραφικά λάθη!

5. Έγκριση (Approve)

Η στιγμή που περιμένατε (ή που φοβόσασταν).

Θυμηθείτε: η διαδικασία έγκρισης αφορά τη συμφωνία όλων των μερών. Είναι προτιμότερο να δουν όλοι το post τώρα παρά αργότερα, όταν θα το βλέπει όλος ο κόσμος.

Ανάλογα με το περιεχόμενο, μπορεί να εμπλέκονται διάφορα άτομα. Η ομάδα PR μπορεί να έχει παρατηρήσεις, ή το νομικό τμήμα να πρέπει να διασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν νομικά ζητήματα. Ο CEO μπορεί να θέλει μια συγκεκριμένη ορολογία.

Όπως γνωρίζετε, αυτό το κομμάτι συχνά καθυστερεί. Ορίστε μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:

• Χρησιμοποιήστε ένα σαφές σύστημα ειδοποιήσεων για το πότε τα posts είναι έτοιμα για έγκριση.
• Αξιολογήστε τους stakeholders – είναι απαραίτητο να εμπλέκονται όλοι;
• Θέστε σαφή deadlines και ενημερώστε για το τι συμβαίνει αν δεν υπάρξει έγκριση έγκαιρα.

Συγχαρητήρια! Περάσατε το τελευταίο εμπόδιο και το περιεχόμενό σας θα δημοσιευθεί επιτέλους.

Φυσικά, η δουλειά δεν τελειώνει εδώ. Πρέπει να προγραμματίσετε (schedule), να μετρήσετε την απόδοση, να αναλύσετε τα analytics, να αλληλεπιδράσετε με τους followers και να ξεκινήσετε την επόμενη παρτίδα posts.

(Κουραστήκαμε και μόνο που το γράψαμε.)

Αλλά για την ώρα, πάρτε μια ανάσα. Την αξίζετε!

Το κρυφό κόστος ενός αναποτελεσματικού client approval process

Tip: Θα μπορούσατε να εξοικονομείτε ώρες κάθε εβδομάδα.

Είδαμε ότι χρειάζεστε μια διαδικασία έγκρισης. Αλλά είναι η δική σας όσο πιο αποδοτική γίνεται;

Αναρωτηθείτε:

Πόσο χρόνο ξοδεύετε στα social media ενός πελάτη την εβδομάδα;

Και πόσος από αυτόν τον χρόνο αφιερώνεται πραγματικά στη δημιουργία;

Αν σπαταλάτε ώρες σε γραφειοκρατικές εργασίες και κυνηγάτε εγκρίσεις, τότε χάνετε χρόνο από τη βελτιστοποίηση της social media marketing στρατηγικής σας.

Ή από το να κατεβάζετε νέες ιδέες που θα κάνουν το internet να μιλάει για εσάς.

Μια απλοποιημένη, αυτοματοποιημένη διαδικασία σας επιτρέπει να εστιάσετε στα σημαντικά και εξοικονομεί τον πιο πολύτιμο πόρο σας – τον χρόνο.

Με το Kontentino, μπορείτε να εξοικονομήσετε 20 ώρες τον μήνα (ανά άτομο!) ΚΑΙ να μειώσετε τον χρόνο που δαπανάτε στο feedback loop κατά 53%.

5 τρόποι για να απλοποιήσετε το client approval process με το Kontentino

Ως social media managers και οι ίδιοι, κουραστήκαμε από το συνεχές μπρος-πίσω. Γι’ αυτό φτιάξαμε το πιο εύχρηστο social media tool, με τις εγκρίσεις πελατών στον πυρήνα του.

Το Kontentino σχεδιάστηκε για να εξαλείψει τις χαοτικές διαδικασίες έγκρισης.

Οι χρήστες μας αναφέρουν, κατά μέσο όρο, 76% ταχύτερες εγκρίσεις.

Live post preview σε mobile και desktop

Το Kontentino επιτρέπει σε εσάς – και στον πελάτη σας – να βλέπετε ακριβώς πώς φαίνεται ένα post σε κάθε πλατφόρμα πριν δημοσιευθεί. Έτσι έχετε το κεφάλι σας ήσυχο ότι το περιεχόμενό σας είναι άψογο.

Πλήρης εικόνα του workflow σας

Με το Workflow View, μπορείτε να δείτε το status κάθε post και ποιος έχει αναλάβει τι, έχοντας πλήρη έλεγχο της κατάστασης ανά πάσα στιγμή.

Αποστολή πολλαπλών posts για έγκριση σε λιγότερο από ένα λεπτό

Τέρμα τα πολλά emails και links. Επιλέξτε τα posts που θέλετε, τους χρήστες και στείλτε τα όλα μαζί. Είναι τόσο απλό.