Το social media policy είναι ένα σύνολο κατευθυντήριων γραμμών που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι πρέπει να συμπεριφέρονται online, τόσο όταν δημοσιεύουν σε εταιρικούς λογαριασμούς όσο και στα προσωπικά τους προφίλ. Πρόκειται για έναν εταιρικό κώδικα δεοντολογίας που σχεδιάστηκε για να προστατεύει το brand σας, να αποτρέπει τη διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών και να διασφαλίζει ότι κάθε εργαζόμενος κατανοεί την κατάλληλη επαγγελματική συμπεριφορά στα social media. Είτε ένας υπάλληλος κάνει tweet, είτε δημοσιεύει στο LinkedIn ή μοιράζεται περιεχόμενο στο Instagram, ένα σαφές social media policy θέτει προσδοκίες και μειώνει τους νομικούς κινδύνους και τους κινδύνους φήμης.
Οι υπάλληλοί σας είναι πρεσβευτές του brand σας, είτε το θέλετε είτε όχι. Όσα δημοσιεύουν —ακόμη και σε προσωπικούς λογαριασμούς— μπορούν να επηρεάσουν άμεσα τη φήμη της εταιρείας σας. Ένα social media policy διασφαλίζει συνεπή μηνύματα, εμποδίζει τους υπαλλήλους από το να μοιραστούν κατά λάθος εμπιστευτικές πληροφορίες και σας προστατεύει από κρίσεις δημοσίων σχέσεων. Επίσης, καθιερώνει πρωτόκολλα ασφαλείας για την πρόληψη διαρροών δεδομένων και διευκρινίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την ανταπόκριση σε παράπονα πελατών ή κρίσεις στα social media.
Μια σωστή πολιτική καλύπτει διάφορους βασικούς τομείς: ορισμό των πλατφορμών (Twitter, LinkedIn, TikTok κ.λπ.), κανόνες σχετικά με εμπιστευτικές και ιδιοκτησιακές πληροφορίες, προσδοκίες για το brand voice και τον τόνο, οδηγίες ασφαλείας όπως η διαχείριση κωδικών πρόσβασης, οδηγίες απορρήτου για δεδομένα εργαζομένων και πελατών, ρόλους και αρμοδιότητες τμημάτων, καθώς και ένα πλάνο διαχείρισης κρίσεων. Θα πρέπει επίσης να διευκρινίζετε εάν οι εργαζόμενοι χρειάζονται έγκριση πριν δημοσιεύσουν εκ μέρους της εταιρείας και πώς να χειρίζονται ερωτήματα πελατών.
Ναι — οι περισσότερες σύγχρονες πολιτικές τους καλύπτουν. Ενώ οι εργαζόμενοι έχουν δικαίωμα στην προσωπική χρήση των social media, οι εταιρείες μπορούν να θέσουν κανόνες σχετικά με το τι δεν πρέπει να δημοσιεύουν, ειδικά αν αυτό θα μπορούσε να βλάψει το brand ή να παραβιάσει συμφωνίες εμπιστευτικότητας. Πολλές πολιτικές απαιτούν από τους υπαλλήλους να προσθέτουν μια σημείωση όπως «οι απόψεις είναι προσωπικές» στο bio τους, εάν συζητούν για εταιρικά θέματα. Το κλειδί είναι η σαφήνεια: οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ποιοι κανόνες ισχύουν για τους προσωπικούς λογαριασμούς και ποιοι μόνο για τους επίσημους εταιρικούς λογαριασμούς.
Η εφαρμογή περιλαμβάνει συνήθως εκπαίδευση, παρακολούθηση και πειθαρχικές διαδικασίες που περιγράφονται στην ίδια την πολιτική. Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους εργαζόμενους να επιβεβαιώσουν ότι έχουν διαβάσει και κατανοήσει την πολιτική. Ορισμένες παρακολουθούν τους εταιρικούς λογαριασμούς για συμμόρφωση, ενώ άλλες εστιάζουν στην εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές. Οι συνέπειες για παραβιάσεις ποικίλλουν —από προειδοποίηση έως καταγγελία της σύμβασης, ανάλογα με τη σοβαρότητα και όσα ορίζει η πολιτική. Οι σαφείς, τεκμηριωμένοι κανόνες καθιστούν την επιβολή δίκαιη και βάσιμη.
Πίσω στο γλωσσάρι