Eisenhower-matriisi markkinoinnissa: Priorisointi helpoksi | Kontentino

Jos työskentelet markkinoinnin parissa, sinulla on todennäköisesti usein hoidettavanasi paljon enemmän kuin yksi tehtävä kerrallaan. Jotkut työtehtävät vaativat strategista otetta, eikä niitä saada valmiiksi käden käänteessä. Toiset taas vievät vain muutaman sekunnin, mutta ne voivat rikkoa tuottavuutesi ja keskittymisesi koko päiväksi. Kultaisen keskitien löytäminen ja tehtäväkuorman hallinta onkin usein melkoinen haaste.

Kuinka olla tuottavampi? Vastaus saattaa löytyä Eisenhower-matriisista (Eisenhower box). Tänään puhumme tästä tärkeä–kiireellinen-nelikentästä ja siitä, miten se voi auttaa sinua vapauttamaan täyden potentiaalisi.

Mikä on Eisenhower-matriisi?

Eisenhower-matriisi, jota kutsutaan usein myös kiireellisyys-tärkeys-matriisiksi, on yksi suosituimmista menetelmistä tehtävien organisointiin. Sen uskotaan olevan Dwight D. Eisenhowerin käyttämä ja popularisoima malli.

Se perustuu neljään neljännekseen, eli laatikon sisällä oleviin ruutuihin, jotka auttavat ryhmittelemään tehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Jotta voit hyödyntää mallia tehokkaasti, sinun on harjoiteltava ja opittava lajittelemaan tehtäväsi niin, että ne päätyvät oikeaan Eisenhower-neljännekseen.

Mitä eroa on tärkeällä ja kiireellisellä? 

Ennen kuin syvennymme tarkemmin Eisenhower-matriisiin, vastataan yhteen kriittiseen kysymykseen, joka auttaa sinua jakamaan tehtävät oikein. 

Termit ”tärkeä” ja ”kiireellinen” sekoitetaan usein keskenään, koska molemmat viittaavat johonkin keskeiseen. Niiden välisen eron ymmärtäminen on kuitenkin välttämätöntä.

Kiireellinen tarkoittaa tehtävää, joka vaatii välitöntä toimintaa.
Nämä tehtävät eivät välttämättä ole strategisesti kovin merkittäviä, mutta ne on hoidettava mahdollisimman pian. Kiireelliset tehtävät ovat sellaisia, joiden määräaika on lähellä tai jo ylittynyt, joten ne vaativat nopeaa reagointia ja tuovat nopeita tuloksia (tai seurauksia, jos niitä ei hoideta ajoissa).

Tärkeä viittaa tehtävään, joka on keskeinen pitkän aikavälin strategian ja tietyn tavoitteen saavuttamisen kannalta. Tärkeitä tehtäviä ei yleensä tarvitse suorittaa välittömästi.   

Mies itse määritteli nämä kaksi tehtävätyyppiä kenties parhaiten:

”Minulla on kahdenlaisia ongelmia: kiireellisiä ja tärkeitä. Kiireelliset eivät ole tärkeitä, ja tärkeät eivät ole koskaan kiireellisiä.” — Eisenhower

Tehtävä voi olla samaan aikaan sekä tärkeä että kiireellinen, mutta yleensä se ei ole. 

Hallitaksesi Eisenhowerin menetelmän sinun on opittava tunnistamaan ja luokittelemaan tehtäväsi. Käymme tämän läpi seuraavaksi. 

Kuinka käyttää Eisenhower-matriisia?

Tärkeä–kiireellinen-matriisi koostuu neljästä tehtäväkentästä, joita kutsumme tässä Eisenhower-neljänneksiksi.

Q1: Tärkeä + Kiireellinen = TEE HETI

Tämä ryhmä sisältää tehtävät, jotka on tehtävä nyt ja henkilökohtaisesti.

Nämä ovat usein kriisinhallintaan, hätätilanteisiin, deadlineihin tai yllättäviin tilanteisiin liittyviä tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota. 

Esimerkkejä: 

1. Saat yhteistyötarjouksen potentiaaliselta uudelta somemobiiliasiakkaalta. Se on sekä tärkeä että kiireellinen: jos et reagoi heti, he saattavat valita toisen toimiston. (Voit hoitaa briiffit tehokkaammin, jos sinulla on valmis template yhteistyötarjouksille – tämä on usein tärkeää, mutta ei kiireellistä.)
   
2. Ravintolan, jonka Facebook- ja Instagram-sivuja hallinnoit, uutisoidaan jättäneen palkat maksamatta, ja someraivo alkaa leiskua. Kriisinhallintaprosessit auttavat sinua toimimaan tällaisissa tilanteissa nopeasti ja tarkasti.
   
3. Somerytmi, jonka sait junior-tason asiantuntijalta, vaatii suuria korjauksia, ja se pitäisi lähettää asiakkaalle alle kahden tunnin kuluttua. Selkeät säännöt ja sisäinen hyväksyntäprosessi voivat parantaa työn laatua ja säästää aikaa viime hetken korjauksilta. 

Vaikka tällaisia tehtäviä ei voi täysin eliminoida, osan niistä olisi voinut välttää tai niihin olisi voinut valmistautua ennakkoon sijoittamalla ne aiemmin oikeaan Eisenhower-neljännekseen. 

Q2: Tärkeä + Ei kiireellinen = PÄÄTÄ JA AJASTA

Toinen ryhmä koostuu tehtävistä, joiden kohdalla sinun on päätettävä, etenetkö niiden kanssa heti vai jätätkö ne odottamaan sopivaa hetkeä. Monet Eisenhower-matriisia hyödyntävät markkinoijat viettävät suurimman osan ajastaan tässä neljänneksessä. 

Tämä ryhmä sisältää tehtäviä, jotka voidaan ajoittaa tulevaisuuteen. Vaikka ne eivät ole vielä kiireellisiä, ne voivat muuttua sellaisiksi milloin tahansa. On parempi seurata tämän ryhmän tehtäviä säännöllisesti ja hoitaa niitä pois alta silloin, kun kalenterissa on tilaa. 

Nämä liittyvät usein suunnitteluun, kehitykseen tai suhteiden rakentamiseen. Vaikka tiukat deadlinet eivät ole täällä pakollisia, ne voivat auttaa pitämään motivaatiota yllä. 

Esimerkkejä:

1. Asiakkaiden sisältöjen hyväksyntäprosessin strukturointi. Jos tuskailet palautteen saamisessa, saatat haluta ottaa käyttöön ratkaisuja (kuten Kontentino) helpottamaan workflow’ta. On tärkeää saada tämä kuntoon, mutta kiireellisyys riippuu monista tekijöistä.
   
   
2. Lyhyt video somestrategiasta yrityksesi markkinoimiseksi. Tämä on tärkeää brändäyksen kannalta, mutta kiireellisyydestä voidaan keskustella.
   
   
3. Kattava auditointi verkkokauppa-asiakkaan somekanavista. Se ei ole aina kiireellistä, mutta se on tärkeää suorituskyvyn parantamiseksi ja pullonkaulojen tunnistamiseksi. 

Tämän Eisenhower-neljänneksen tehtävien hoitaminen vähentää stressaavia tilanteita, antaa enemmän hallinnan tunnetta projekteihin ja ajaa jatkuvaa kehitystä. 

Keskittymällä enemmän Q2-tehtäviin voit eliminoida yllättäviä tai ikäviä tilanteita Q1-kentästä, tasapainottaa Q3-tehtäviä ja jopa nauttia joistakin Q4-kentän ”ajantappajista”, joille sinulla saattaa nyt olla aikaa.

Q3: Ei tärkeä + Kiireellinen = DELEGOI

Kolmas ryhmä koostuu tehtävistä, jotka voidaan delegoida tai poistaa. Loputon listaus tämän kategorian tehtäviä on katastrofi tuottavuudelle, joten vältä tehtävien kasaantumista tänne. 

Kuten mainitsimme, kiireellinen ei tarkoita tärkeää. Liian suuren ajan viettäminen tässä kategoriassa johtaa lyhytnäköisyyteen ja liiketoiminnan kannalta todella merkittävien asioiden laiminlyöntiin. Aina kun mahdollista, delegoi, vähennä tai hankkiudu eroon tämän Eisenhower-neljänneksen tehtävistä. 

Esimerkkejä: 

1. Työkaveri pyytää pientä palvelusta, kun teet somestrategiaa tärkeälle asiakkaalle. Pitäisikö sinun uhrata keskittymisesi ja auttaa minuutin verran? Monille tämä ei ole ongelma, mutta voit menettää otteen tuottavuudestasi, jos suostut tällaisiin pyyntöihin liian usein.
   
   
2. Entinen asiakas pyytää sinua koomaan kaikki tiettyyn mainoskampanjaan liittyvät tiedostot yhteen kansioon. Tehtävä voi olla heille tärkeä, mutta se ei luultavasti ole kiireellinen ja sen voi delegoida toiselle tiimin jäsenelle.
   
   
3. Saat keskeyttävän puhelun kollegalta kesken tärkeän kokouksen. Pyydät anteeksi osallistujilta, poistut huoneesta ja vastaat puhelimeen – vain huomataksesi, että asia olisi voinut odottaa kokouksen loppuun tai kuka tahansa muu tiimissä olisi voinut ratkaista sen.
   
   
4. Mikä tahansa ”tämä palaveri olisi voinut olla sähköposti” -tilanne.

Älä sekoita Q3- ja Q1-kenttiä Eisenhower-matriisissa: saattaa tuntua hyvältä saada paljon asioita valmiiksi päivittäin, mutta Q3-tehtävät (ei tärkeä mutta kiireellinen) eivät edistä pitkän aikavälin tavoitteitasi läheskään samalla tavalla kuin Q1-tehtävät (tärkeä ja kiireellinen).

Miten olla tuottavampi ja saada hallinnan tunne takaisin? Minimoi nämä tehtävät ja opi sanomaan ”ei” pyynnöille, jotka auttavat muita mutta häiritsevät sinua. Se on oma etusi. 

Q4: Ei tärkeä + Ei kiireellinen = POISTA

Neljäs ryhmä sisältää tehtäväjonoja, resursseja tai ideoita tulevaisuuden varalle, mutta myös häiritseviä aktiviteetteja, joita on virheellisesti kutsuttu ”tehtäviksi”. Monet näistä tulisi pudottaa pois jo tässä vaiheessa, ennen kuin ne sotkevat muiden neljännesten työn – tai suorittaa vain silloin, kun ne ovat liiketoiminnallisesti järkeviä. 

Esimerkkejä:

1. Päämäärätön Facebookin selailu (saatat perustella sitä ”inspiraation hakemisella”, mutta se ei ole aivan sama asia, eihän?)
   
   
2. Netti-surffailu ilman tavoitetta.
   
   
3. Idea testisomeprofiilin perustamisesta. Se ei ole kiireellinen eikä tärkeä, vaan vain irtovivaus, joka saattaa (tai saattaa olla olematta) hyödyllinen joskus hamassa tulevaisuudessa.
   

Ideoiden kirjaaminen ja niiden siirtäminen tiettyyn Eisenhower-neljännekseen tarvittaessa on avain tämän neljänneksen hallintaan. 

Kuinka luokitella tehtävät Eisenhower-neljänneksiin?

Tehtävien jakaminen voi olla haastavaa. Elämme aikakautta, jossa informaatiotulva saa kaiken vaikuttamaan kiireelliseltä ja tärkeältä. 

Kiireellisen ja tärkeän välillä erottaminen on ensimmäinen askel, joka sinun on otettava. 

Kiireellisyys-tärkeys-matriisin käyttö lineaaristen tehtävälistojen sijaan auttaa sinua keskittymään siihen, mikä on todella kriittistä strategiallesi. To-do-listat tapaavat olla pitkiä ja rakenteettomia, kun taas Eisenhower-matriisi tarjoaa neljä selkeää ryhmää, joiden avulla näet heti työkuormasi tilan.

Jaetaan prosessi neljään vaiheeseen:

1. Tunnista ne tehtävät, joiden tulisi kuulua korkean prioriteetin Q2-kenttään, listaamalla ensin Q1- ja Q3-tehtävät. Poimi sieltä ne tehtävät, jotka voitaisiin estää toistumasta tai jotka ovat ennakoitavissa olevia kriisien sijaan. Tervetuloa, uudet Q2-tehtävät.
   
   
2. Q2-tehtävät saattavat viedä paljon aikaa. Siivoa Q4-tehtäväsi ja delegoi tai vähennä Q3-tehtäviäsi, jotta voit omistaa enemmän aikaa Q2-ryhmälle.
   
   
3. Aikatauluta Q2-tehtävät etukäteen. Kuten mainittu, tämä ei ole pakollista, mutta se auttaa sinua pysymään tavoitteissasi ennen kuin niistä tulee ei-toivottuja Q1-kiiretehtäviä.
   
   
4. Keskityt Q2-tehtäviin syystä. Käyttämällä enemmän aikaa näihin tehtäviin pystyt ajan myötä vähentämään Q1-kentän tehtävien määrää. 

Täytyykö kaikki tehtävät suorittaa? Kyllä, lopulta. Vaikka delegoisit, saatat joutua valvomaan tai tarkistamaan ne myöhemmin. Älykkäällä tärkeä–kiireellinen-matriisilla saat kuitenkin asiat tehdyksi nopeammin ja voit keskittyä liiketoiminnan ytimeen. 

Miten olla tuottavampi? Muutama pieni kokeiltava taktiikka

Jos haluat kokeilla uusia tapoja olla tuottavampi, tässä on muutamia hyödyllisiä taktiikoita tehtävien suorittamiseen: 

• Syö sammakko (Eat the frog) – aloita päiväsi ”pahimmalla” tehtävällä. Kun olet saanut sen hoidettua, loppupäivä tuntuu helpommalta.
  
  
• Quick wins – tee seuraavaksi muutama pieni tehtävä, jotka vievät vain minuutteja. Onnistumisen tunne voi kannustaa sinua työskentelemään tehokkaammin loppupäivän. 

• Top 3 – nimeä kolme kriittistä tehtävää päivässä, jotka on ehdottomasti saatava valmiiksi. Loput ovat valinnaisia: jos ehdit aloittaa ne, hienoa, mutta maailma ei kaadu, vaikka ne jäisivät kesken. 

• 2 minuutin sääntö – tätä kannattaa kokeilla, kun hallitset jo tehtävienhallinnan ja tuottavuuden. Jos jokin tehtävä putkahtaa eteensi ja sen hoitaminen vie alle kaksi minuuttia, älä laita sitä mihinkään Eisenhower-neljännekseen – tee se heti. Näin et kuormita tehtäväjonoasi. Ole kuitenkin varovainen: jos näitä tulee liian usein, se voi rikkoa keskittymisesi.
  
  

Miten kiireellisyys-tärkeys-matriisi auttaa social media managereita? 

Tehtävien priorisointi helpottuu

Social media managerien on omaksuttava uudet trendit ja päivitykset nopeasti. Kun uusia tehtäviä tulee jatkuvasti, on helppo eksyä. Oikealla priorisoinnilla uudet velvollisuudet nähdään haasteina ja osana prosessia, ei pelkkänä taakkana.

Priorisointi auttaa tunnistamaan kriittisimmät tehtävät ja keskittymään niihin, kun muut odottavat kärsivällisesti jonossa. Liian suuri työmäärä voi johtaa turhautumiseen, mutta priorisointi selkeyttää tilanteen ja auttaa nauttimaan työstä.

Parempaa tehokkuutta, korkeampaa tuottavuutta

Priorisoinnin mestariksi ei tulla yhdessä yössä, mutta huomaat eron nopeasti. Luokittelemalla tehtäväsi neljänneksiin olet tuottavampi, käytät enemmän aikaa suunnitteluun ja vähemmän hätäilyyn – ja lopulta työn laatu paranee. 

Prosessien paloittelu

Priorisointi auttaa katsomaan tehtäviä uudesta näkökulmasta. Sen sijaan, että listalla olisi vain ”somestrategian kehittäminen”, voit purkaa prosessin osiin: 

• ”Etsi social media automation tool” voidaan sijoittaa Q3-kenttään ja delegoida,
• ”Kilpailija-analyysi” voidaan laittaa Q2-kenttään tai delegoida, jos tiimissä on joku muu sopiva tekijä,
• ”TikTokin haltuunotto” päätyy ideoiden Q4-jonoon, jos selkeää konseptia ei vielä ole,
• ”Kriisinhallintaohjeistuksen luominen” on Q2-tehtäväsi, johon tulisi valmistautua nyt, jotta siitä ei tule Q1-paniikkitehtävää.
  
  

Vähemmän työkuormaa Eisenhower-matriisilla

Eisenhower-matriisin käyttö helpottaa loputtoman työmäärän tuomaa tuskaa. Selkeä jako näyttää tarkalleen, mitä tulee tehdä, suunnitella, delegoida tai poistaa. Pitkä to-do-lista korvautuu kiireellisyys-tärkeys-matriisilla, ja huomaat pian, että on ihan okei jättää jotkin tehtävät jonoon odottamaan.

Maailma pyörii radallaan, vaikka et saisi aivan kaikkea valmiiksi tänään. 

Välitä tiimin tyytyväisyydestä 

Mitä aikaisemmin tunnistat mahdolliset erimielisyyksien lähteet, sitä nopeammin pystyt korjaamaan ne. 

Joskus jopa niinkin arkiset asiat kuin loputtomat sähköpostiketjut voivat johtaa turhautumiseen ja häiritä tiimikulttuurin rakentamista.

Voit käyttää TeamMoodin kaltaisia työkaluja tiimin ilmapiirin arviointiin tai tehdä kyselyitä tyytyväisyyden mittaamiseksi.

Häiriötekijöiden eliminointi 

Sometyö voi olla todella häiritsevää. On vaikea vastustaa kiusausta tarkistaa Facebook-feed tai päivittää Twitteriä. Tehtävien jakaminen paljastaa, kuinka paljon aikaa tuhlaantuu tuottamattomiin asioihin, ja auttaa karsimaan häiriötekijöitä. 

Yhteenveto

Social media managereilla on valtavasti strategiaan, analytiikkaan ja jakeluun liittyviä tehtäviä. Niiden priorisointi säästää aikaa ja hermoja. Vaikka monet tehtävät on hoidettava heti, toiset voidaan delegoida tai poistaa Eisenhower-matriisista. Jos etsit tapoja olla tuottavampi, tämä menetelmä voi hyvinkin olla napakymppi.