Takaisin blogiin
Oletko koskaan tuntenut olevasi tiimisi ylityöskennellyin jäsen? Me kaikki olemme. Suurin syy tähän on usein se, että välttelemme digitaalisia työkaluja tai käytämme vääränlaisia ohjelmistoja. Ennen kuin sukellamme yksityiskohtiin, kerron lyhyen tarinan.
Lapsena minulla oli tapana piirtää myyttisiä olentoja, joiden valtaviin vartaloihin oli kiinnitetty kymmeniä käsiä. Myöhemmin olen usein muistellut noita hahmoja – erityisesti työpäivien kiireisimpinä hetkinä.
Pointtini on tämä: mitä enemmän tehtäviä minulla on hoidettavana yhdellä kertaa, sitä enemmän toivon, että minulla olisi useita käsiä. Onneksi digitaalinen aikakausi on tuonut ulottuvillemme tärkeitä työkaluja, joiden avulla voimme pysyä aikataulussa ja keskittyneinä. Nämä työkalut ovat korvaamattomia, kun huoneellinen ihmisiä yrittää ylittää itsensä päivästä toiseen.
Toisin sanoen, älykäs ohjelmisto voi toimia kuin kymmenen lisäkättä toimistotyöntekijän arjessa. Katsotaanpa, mitkä näistä 20 parhaasta digitaalisesta työkalusta sopivat parhaiten sinun toimistollesi vuonna 2019.
Projektinhallinta ja tehtävien hallinta
Heti saatuaan töitä ystäväni kertoi minulle, että hänestä tulee projektipäällikkö. Muistan miettineeni, ettei minulla ollut aavistustakaan, mitä projektinhallinta oikeastaan on. Kun selvitin asian, järkytyin siitä, kuinka monimutkaista projektipäällikön elämä voi olla ilman oikeita työkaluja. Onneksi on olemassa muutamia task management -työkaluja, jotka tekevät arjesta huomattavasti sujuvampaa.
Asana
Jos meidän pitäisi valita vain yksi projektinhallintatyökalu, se olisi ehdottomasti Asana. Se on selkeä ohjelmisto, joka pitää tiimin ajan tasalla organisoimalla projektit ja keskittymällä tavoitteisiin.
Uusin vaihtoehto, Portfolios, seuraa jokaista projektia reaaliajassa. Ominaisuus mahdollistaa helpomman raportoinnin ja tulevaisuuden suunnittelun. Lisäksi Asana tarjoaa valmiita template-pohjia, kuten yrityksen tavoitteet ja tapahtumasuunnittelu, jotta voit hoitaa projektit vaivatta.
Teamwork
Toinen erinomainen valinta on Teamwork. Tämä ohjelmistokokonaisuus koostuu kolmesta osasta: Teamwork Projects, Teamwork Desk ja Teamwork Chat.
Projects tarjoaa virstanpylväitä ja tehtävien seurantaa sekä yhteenvetoraportteja. Teamwork Desk taas on asiakasvuorovaikutukseen tarkoitettu ohjelmisto, jossa hoidetaan asiakaspalautteita ja kysymyksiä. Viimeisimpänä Teamwork Chat tarjoaa tiimillesi vaihtoehdon pikaviestintään ja integroituu saumattomasti Projectsin kanssa.
Podio
Jos tiimisi tarvitsee parempaa workflow’ta ja datan visualisointia, Podio huolehtii siitä. Tämä selkeällä käyttöliittymällä varustettu ohjelmisto toimii erinomaisena yhteistyökaluna toimistoille.
Podion suurimpia etuja ovat automatisoidut työnkulut, henkilökohtaiset dashboardit, täysi kustomoitavuus ja rajaton tallennustila, joka pitää kaikki projektit turvassa yhdessä paikassa.
Social Media -työkalut
Kuinka tunnettu brändini on? Missä voin ajastaa postaukset kymmenelle eri tililleni? Mikä kampanja kannattaisi toteuttaa seuraavaksi? Tästä osiosta löydät vastaukset sosiaalisen median hallintaan.
Kontentino
Kun tiimisi tarvitsee tavan luoda ja organisoida sosiaalisen median sisältöjä, Kontentino on all-in-one-ratkaisu. Se hallitsee useita yritysprofiileja yhdessä content calendar -näkymässä, tarjoaa live-preview’n postauksiin ja mahdollistaa Facebook-postausten mainonnan suunnittelun etukäteen. Se on korvaamaton työkalu yhteistyöhön.
Ohjelmiston hienoimpia ominaisuuksia on mahdollisuus saada asiakkaan hyväksyntä ajastetuille postauksille. Jos tiimisi on superluova, Kontentino tallentaa ideat myöhempää käyttöä varten. Lisäksi tähän älykkääseen työkaluun kuuluu workflow-hyväksyntäprosessi ja selkeä dashboard. Luonnollisesti voit ladata myös raportit sivujesi tuloksista.
Falcon.io
Toinen toimistoille ihanteellinen vaihtoehto on Falcon.io. Ohjelmisto hallitsee some-sisältöjä yhdellä kalenterilla ja seuraa tuloksia useissa eri profiileissa.
Se auttaa luomaan, ajastamaan ja julkaisemaan postauksia sekä rakentamaan kampanjoita. Voit seurata some-mainintoja reaaliajassa. Järjestelmässä on eri pääsytasoja ja rooleja, joita voit määrittää tiimin jäsenille.
Brand24
Seuraavaksi vuorossa on Brand24. Se on verkon ja sosiaalisen median seurantaan tarkoitettu työkalu (social listening). Se kerää reaaliajassa kaikki julkiset maininnat määritetyistä avainsanoista somesta, uutisista, blogeista ja foorumeilta. Se on vakaa työkalu maineen hallintaan, kilpailijoiden seurantaan ja asiakaspalautteen keräämiseen.
Auttaakseen sinua ymmärtämään verkkonäkyvyyttäsi paremmin, Brand24 tarjoaa hyödyllistä dataa, kuten sentimenttianalyysin, some-tavoittavuuden, trendaavat hashtagit ja vaikutusvaltaisimmat lähteet.
StoryChief
StoryChief on loistava content marketing -työkalu, joka auttaa suunnittelemaan, ajastamaan ja jakelemaan sisältöjä useisiin kanaviin samanaikaisesti. Se auttaa laadukkaan sisällön luomisessa ja varmistaa, että kohdeyleisösi todella näkee sen.
Ohjelmassa on hyväksyntämahdollisuus toimistoille ja se mittaa julkaistun sisällön ROI-arvoa. Lisäksi StoryChief tarjoaa WordPressin kaltaisen blogiratkaisun ilman teknisiä esteitä.
Boosterberg
Boosterberg on automaatiotyökalu, joka hallitsee postauksia maksetun mainonnan kautta. Se tarkistaa yrityssivujen postaukset ja luo mainoksia automaattisesti sääntöjen perusteella.
Jos mainoksen tulokset ovat huonoja, Boosterberg kytkee sen pois päältä. Rekisteröityminen tapahtuu Facebookin kautta, minkä jälkeen koko tiimi voi käyttää tiliä yrityksen sivuille ja mainostileille.
indaHash
IndaHash on vaikuttajamarkkinoinnin alusta, joka yhdistää brändit ja vaikuttajat. Sovelluksen avulla vaikuttajat valitsevat kampanjan ja julkaisevat kuvan tai videon tageilla varustettuna.
Tulokset riippuvat kampanjan valinneiden vaikuttajien määrästä, mutta oikein käytettynä ohjelmisto voi tuoda brändillesi merkittävää näkyvyyttä.
Suunnittelutyökalut toimistoille
Seuraava ryhmä on suunnittelijoiden suosiossa, sillä he saavat näistä eniten irti. Katsotaanpa, mitä design-työkaluja toimistosi voisi hyödyntää.
Crello
Crello on graafisen suunnittelun ohjelmisto, jolla voit luoda näyttäviä visuaaleja someen ja verkkoon. Tarjolla on satoja template-pohjia 40 eri formaatissa (mukaan lukien videoformaatit), jotta voit tehdä postauksia ilman syvää suunnitteluosaamista vain muutamassa minuutissa.
Crellon avulla voit unohtaa huolen sopivan fontin valinnasta tai oikeasta kuvasuhteesta. Kätevän Resize-työkalun avulla voit monistaa saman designin useisiin eri formaatteihin hetkessä.
RelayThat
Tämä on työkalu, joka auttaa löytämään uutta inspiraatiota ja luomaan houkuttelevia kuvia helposti. RelayThat hoitaa puolestasi työlään koon muuttamisen ja editoinnin, mikä on todellinen pelastus silloin, kun graafikko ei ole paikalla!
Canva
Niille, jotka karsastivat kuvataidetunteja koulussa, mutta joutuvat silti luomaan visuaalista sisältöä, Canva on välttämättömyys. Sen helppo käyttöliittymä antaa käyttöön lähes rajattoman määrän grafiikkaa, symboleita ja fontteja.
Canva on loistava ilmainen työkalu infograafeihin ja ammattimaiseen suunnitteluun. Premium-versio avaa vieläkin enemmän mahdollisuuksia kustomoidumpiin tarpeisiin.
Colorcinch
Upeiden grafiikoiden luominen kampanjoihin tai blogeihin ei tarvitse olla stressaavaa. Colorcinchin kaltaisella selaimessa toimivalla ohjelmistolla kuka tahansa tiimin jäsen voi luoda laadukkaita designeja muutamassa minuutissa.
Colorcinch tarjoaa kaksi ratkaisua: kuvankäsittelytyökaluna se mahdollistaa valokuvien viimeistelyn ammattimaisilla efekteillä, ja design-työkaluna se tarjoaa oikopolun upeisiin grafiikoihin yli 50 000 ikonilla ja helpolla drag-and-drop-toiminnallisuudella.
InVision
InVision on digitaalinen tuotesuunnittelualusta ja yhteistyöväline. Se mahdollistaa interaktiivisten mockuppien luomisen, joita voi jakaa katselijoille ja joista voi saada palautetta reaaliajassa.
Ohjelmisto ohjaa sinut läpi koko design-workflow’n. Suunnittelijat ja tiimi voivat työskennellä yhdessä projektin parissa digitaalisen valkotaulun avulla.
Unbounce
Viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä on Unbounce. Tämä hyödyllinen landing page -rakentaja on paljon enemmän kuin nimensä antaa ymmärtää.
Tiimisi voi luoda laskeutumissivujen lisäksi popup-ikkunoita ja sticky bar -elementtejä, jotka parantavat konversioita ja ovat mobiiliystävällisiä.
Digitaaliset SEO-työkalut
SEO-tiimisi käyttää varmasti jo useimpia näistä, mutta tässä on kertaus siltä varalta, että jotain on unohtunut.
SEMRush
Jos haluat seurata kilpailijoita, SEMrush on oikea valinta. Ohjelman avulla voit luoda monipuolisia analytics-raportteja.
Maksullinen versio näyttää kilpailijoiden avainsanat, mainokset, budjetit ja orgaaniset kilpailijat. Lisäksi SEMrush tekee kattavan linkkianalyysin ja kertoo, mitä avainsanoja sinun tulisi käyttää SEO- ja PPC-kampanjoissasi.
Jopa eBay käyttää tätä, joten se on kokeilemisen arvoinen.
Moz
Yksi parhaista SEO-työkaluista on ehdottomasti Moz. Se koostuu Moz Pro- ja Moz Local -palveluista. Moz Pro auttaa analysoimaan linkkejä, tekemään avainsanatutkimusta ja SEO-auditointia.
Moz Local taas varmistaa, että yrityksesi tiedot näkyvät oikein netissä eri hakemistoissa, mikä helpottaa asiakkaiden löytämistä luoksesi.
Screaming Frog SEO Spider
Listan viimeinen SEO-työkalu on kenties klassikko. Screaming Frog SEO Spider käy läpi sivuston URL-osoitteet Googlen tavoin ja tunnistaa tekniset virheet sivustollasi.
Jos epäilet duplicate content -ongelmia tai rikkinäisiä linkkejä (404-virheet), tämä työkalu löytää ne ja voit viedä tiedot tiedostoon kehittäjille tai UX-suunnittelijoille korjattavaksi.
Viestintätyökalut
Puutteellinen viestintä voi pysäyttää projektin sujuvuuden. Voit valita useista ohjelmista, jotka yhdistävät tiimin jäsenet ja selkiyttävät keskustelua.
Slack
Slack on koti työnteolle. Se on kanavapohjainen työkalu, jonka voit organisoida tiimeittäin, projekteittain tai aihepiireittäin.
Kanavat sopivat täydellisesti tiimeille, jotka arvostavat nopeaa viestintää. Jäsenet voivat keskustella ryhmissä ja hakea dokumentteja sovelluksen sisällä helposti.
Whereby
Nopeampi kuin Skype ja kätevämpi kuin raskaat videokonferenssiohjelmat – Whereby on videotyökalu kokouksiin. Se sallii jopa 12 hengen keskustelut, ja niihin voi liittyä miltä tahansa laitteelta.
Hienointa siinä on yksityisyys: voit “lukita” huoneen ja tarkistaa vieraat ennen sisäänpääsyä. Kokoukseen liitytään yksinkertaisella linkillä ilman rekisteröitymispakkoa.
Muita hyödyllisiä työkaluja toimistoille
Tässä vielä kaksi työkalua helpottamaan arkea. Ensimmäinen on nopeaan tapaamisten sopimiseen ja toinen heille, jotka arvostavat moitteetonta kieltä.
Calendly
Calendly on ajastustyökalu, joka pitää tapaamiset järjestyksessä. Se integroituu kalenteriisi välttääkseen päällekkäiset varaukset.
Se tunnistaa myös kutsuvieraiden aikavyöhykkeet automaattisesti. Lisäksi voit luoda salaisia tapahtumia ja yhdistää sen sovelluksiin, kuten Salesforceen.
Grammarly
Grammarly on yksi listan parhaista työkaluista. Se toimii automatisoituna kirjoitusavustajana, joka korjaa kielioppivirheet syöttämästäsi tekstistä.
Vaikka premium-versio tarjoaa enemmän ominaisuuksia, ilmaisversio toimii loistavasti osoittamalla virheet. Voit integroida sen selaimeesi tai käyttää sitä tiimin kanssa business-paketissa.
Kuukauden bonustyökalut
Salesflare
Salesflare on täydellinen CRM pienille B2B-yrityksille, jotka haluavat enemmän myyntiä vähemmällä vaivalla. Se on helppokäyttöinen ja kerää asiakasdatan automaattisesti, jolloin voit keskittyä kauppojen klousaamiseen. Se integroituu G Suiteen ja Office 365:een vetäen mukaan sähköpostit, tapaamiset ja sosiaalisen median tiedot.
Poptin
Poptin on alusta, jolla voit luoda näyttäviä popupeja ja lomakkeita. Voit seurata konversioita ja integroida sen lähes mihin tahansa sähköpostijärjestelmään. Se tarjoaa eri tyyppisiä popupeja (lightbox, full-screen, slide-in jne.) ja voi auttaa vähentämään esimerkiksi ostoskorien hylkäämistä.
Moosend
Moosend on Email Marketing- ja automation-alusta, joka yhdistää yksinkertaisuuden ja edistyneet ominaisuudet edullisesti. Se tarjoaa intuitiivisen drag-and-drop-editorin, reaaliaikaisen analytiikan ja listojen segmentoinnin, mikä tekee tarkasta kohdentamisesta helppoa.
Notifier for Reddit
Tämä työkalu ilmoittaa sinulle, kun tärkeitä avainsanoja mainitaan Redditissä. Käytä sitä brändisi seurantaan ja reagoi välittömästi keskusteluihin. Se on myös loistava tapa löytää uusia potentiaalisia asiakkaita.
Entä asiakkaat?
Nyt kun olemme käyneet läpi “lisäkädet”, jotka voivat yksinkertaistaa työtäsi, on sinun tehtäväsi valita, mitä niistä toimistosi tarvitsee.
Vasta sitten voit keskittyä siihen, miten hyödyntää näitä työkaluja parhaiten tulevien asiakkaidesi sitouttamiseksi.
Kirjoittaja: Lea Kuscer
