Takaisin blogiin
Haaste vastaanotettu? Haaste hyväksytty!
Kuinka monta sähköpostia postilaatikkosi kestää päivässä?
Vielä vähän aikaa sitten laskujeni mukaan niitä tuli satoja. Jotkut koskivat niinkin pieniä asioita kuin yhden sanan muuttamista hyväksyttäväksi lähettämässäni postauksessa. Voitko kuvitella vaihtavasi 20 sähköpostia kahdeksan CC-vastaanottajan kanssa, jotka kiistelevät yhdestä kirjaimesta? Silloin tajusin, että hyväksyntäprosessin pitäisi olla mutkaton: nopea, selkeä ja vaivaton.
Siitä lähtien päätin määritellä ja kehittää workflow’n, joka tekee tiimin collaborationista sujuvaa. Yhdistämällä oikeat prosessit ja työkalut loihtisin koneiston, joka toimii kuin unelma.
Tänään paljastan salaisuudet, joiden avulla hallitsin yli sataa sosiaalisen median tiliä eri toimialojen asiakkaille, eri aikavyöhykkeillä ja erilaisilla työtavoilla.
Miten hallita lukuisia sosiaalisen median profiileja?
Kysyin tätä itseltäni lähes joka aamu, kun maailman toisella puolella olevat asiakkaat herättivät minut, ja lähes joka ilta, jonka vietin sähköposteja vaihdellen. Pärjäsin kyllä, mutta tiesin pystyväni parempaan content calendarin ja hyväksyntäprosessin hallinnassa. Jos työskentelet somemarkkinoinnin parissa ja käyt läpi jotain vastaavaa, olet luultavasti uupumuksen partaalla. Lue eteenpäin ja selvitä, miten tilanteen voi korjata.
Se-joka-jää-nimeämättä eli Strategia
Markkinoinnissa strategiaa voi verrata Harry Potterin Voldemortiin. Miksi? No, kaikki tiesivät hänen olevan olemassa, monet lukivat hänestä ja lähes kaikki tiesivät nimen – useimmat pelkäsivät häntä, mutta harva kohtasi hänet kasvotusten tai tunsi häntä todella. Markkinointistrategioiden kanssa on vähän sama juttu. Hirnyrkki oli asia, joka heikensi Voldemortia, ja hyväksyntäprosessin puute voi olla strategian heikoin lenkki. Koskaan ei ole kuitenkaan liian myöhäistä muuttaa suuntaa (jos strategia vielä puuttuu, tuore artikkelimme auttaa).
Vaihe 1: Vahvista prosessit
Ennen kuin otat käyttöön sisäisen tai ulkoisen hyväksyntäworkflow’n, huolehdi perusasioista. Kysy itseltäsi ja tiimiltäsi oikeat kysymykset.
- Kuka vastaa postauksien luomisesta kullekin asiakkaalle?
Tarkemmin sanottuna: mistä somediimi koostuu ja kuka vastaa mistäkin osuudesta? Esimerkiksi graafikko tarvitsee briefin asiantuntijalta, mutta asiantuntijan on tehtävä yhteistyötä strategin kanssa viestinnän yhtenäisyyden varmistamiseksi.
Järjestä yhteinen tapaaminen tai puhelu asiakkaan ja koko tiimin kesken. Kun graafikko oppii tuntemaan brändin ja ihmiset sen takana, hän pystyy luomaan osuvampaa materiaalia ymmärtäessään yrityskulttuuria ja vaatimuksia paremmin.
- Kuka toimii hyväksyjänä toimiston ja asiakkaan puolella?
Kuka tarkistaa sisällöt, olivat ne sitten uusia tai kuratoitua sisältöä? Toimiston puolella content manager tai account manager antaa usein lopullisen silauksen. Asiakkaan puolella tulisi olla yksi nimetty henkilö, joka sanoo: “Hyväksyn tämän postauksen”. Mitä enemmän välikäsiä on, sitä kankeammaksi prosessi muuttuu. Jos jokaisesta hyväksynnästä joutuu taistelemaan, aikaa kuluu hukkaan.
- Mitkä ovat osapuolten tarkat vastuualueet?
Kuka tekee taustatutkimuksen? Miten ja kuka toimittaa materiaalit? Kuka vastaa viestinnästä viikonloppuisin?
- Mitkä ovat kunkin brändin ohjenuorat (do’s & don’ts)?
Mitä hyviä käytäntöjä noudatetaan ja mitä virheitä vältetään? Logon paikka tai tiettyjen hashtagien käyttö voivat olla kiveen hakattuja sääntöjä, jotka vaihtelevat kanavakohtaisesti.
- Mitkä ovat sisältöjen deadlinet?
Milloin sisällön on viimeistään oltava valmiina ja hyväksyttynä, jotta workflow pysyy aikataulussa?
- Mitä työkaluja käytätte viestinnän hallintaan?
Tiimin sisäisten työkalujen lisäksi on tärkeää valita selkeät välineet yhteistyöhön asiakkaan kanssa. Asiakkaat saattavat karsastaa uusia työkaluja, mutta hyvällä perehdytyksellä kynnys madaltuu. Valitun työkalun on oltava helppokäyttöinen ja tuotava lisäarvoa molemmille. Esimerkiksi Kontentino mahdollistaa postausten hyväksymisen yhdellä klikkauksella vaikka mobiilisovelluksella.
Nopeuttaaksesi prosessia voit kerätä inspiraatiota ja tärkeitä päivämääriä Kontentinon Inspiration-kalenteriin.
- Miten kriisiviestintä hoidetaan?
Miten reklamaatioihin reagoidaan ja milloin kyseessä on kriisi? Mikä on vasteaika iltaisin tai viikonloppuisin? Prosessi on oltava selvillä ennen kuin mitään tapahtuu. Sosiaalinen media ei nuku, ja valituksia voi tulla mihin aikaan vain. Kysymys kuuluu: miten toimitte?
Luo prosessista PDF-ohjeistus tiimille ja asiakkaalle. Näin kaikilla on selkeä malli siitä, miten toimia kriisitilanteessa!
- Mitä alustoja käytätte?
Määrittele tarkasti profiilit ja kanavat, joista vastaat, erityisesti jos asiakkaalla on useita kumppaneita.
Tässä vaiheessa on hyvä varmistaa, että kaikki tarvittavat materiaalit, tiedostot ja salasanat ovat tiimin saatavilla kootusti.
Vaihe 2: Ota tiimi mukaan
Kun prosessit ovat selvillä, on aika aloittaa sujuva social media collaboration!
Perehdytys
Kokoa tiimi yhteen ja käykää prosessit läpi. Pidä ohjeet helposti saatavilla myös uusille työntekijöille.
Mitä paremmin tiimi tuntee brändin, sen parempaa sisältöä he tuottavat. Pelkkä verkkosivun osoite ei riitä – anna heille materiaalit, salasanat ja bränditarina.
Mitä jokaisen tulisi muistaa ennen kuin he pyytävät hyväksyntää?
- Tone of voice – Jokaisella brändillä on oma äänensä. Tiimin on tiedettävä, miten brändin puolesta puhutaan.
- Brand book – Värit ja fontit ovat tärkeitä. Jos käytät väärää sävyä, asiakas ei ole tyytyväinen ja aikaa kuluu korjailuun.
- Ohjeistukset – Jos brändi haluaa itseään kutsuttavan “palveluksi” eikä “alustaksi”, se on sääntö, jota noudatetaan. Sama pätee sisällön laatuvaatimuksiin.
- Kieli – Kielioppivirheet ja huolimattomuus nakertavat asiantuntijuutta. Tarkista sisältö aina ennen kuin lähetät sen asiakkaalle!
Lähetä asiakkaalle vain sellaista sisältöä, jonka hyväksyisit itsekin epäröimättä. Jos jokin arveluttaa, hio se kuntoon ennen lähettämistä.
Checklistat
Muutokset ovat hyvästä, mutta niiden omaksuminen vie aikaa. Alussa virheet ovat mahdollisia, mutta Checklistat auttavat pitämään yhteistyön raiteillaan, vaikka tiimi työskentelisi etänä. Tässä muutamia vinkkejä Checklistojen käyttöön hyväksyntätyökalussa, kuten Kontentinossa.
Checklistat auttavat erityisesti kun:
- Uusia sääntöjä otetaan käyttöön ja laatu halutaan pitää korkeana.
- Uudet harjoittelijat tai juniorit aloittavat ja heidän on hypättävä suoraan syvään päätyyn.
- Perehdytysprosessi on vielä alkutekijöissään.
Kontentinossa voit muokata näitä tarkistuslistoja täysin projektien tarpeiden mukaan.
Kun postauksen tekijä on kuitannut checklistan kohdat, hän voi lähettää sisällön eteenpäin sisäiseen hyväksyntään. Kaikki tapahtuu Kontentinossa, ja viestintä pysyy yhdessä paikassa. Unohda sähköpostit ja työajan ulkopuoliset viestit Messengerissä.
Kun sisältö on hyväksytty sisäisesti, päästään tärkeimpään vaiheeseen…
Asiakkaan hyväksyntä
Muistatko, kun sanoin, että asiakkaan hyväksyntä voi olla painajainen? Jos seuraat näitä vaiheita, prosessi helpottuu huomattavasti. Mutta miten itse hyväksyntä tehdään mahdollisimman helpoksi?
Hyväksyntäjonot voivat olla aikasyöpöjä. Reaaliaikaisessa viestinnässä jokainen minuutti merkitsee. Siksi hyväksynnän on oltava nopeaa ja vaivatonta. Asiakkaat eivät halua kahlata taulukoissa tai oudoissa tiedostoissa. He tarvitsevat selkeän sisällön, jonka voivat hyväksyä heti.
Vaikka jotkut asiakkaat eivät vaadi hyväksyntää, se on silti turvallisempaa. Jos jotain odottamatonta sattuu, on arvokasta, että sisältö on kuitattu etukäteen asiakkaan toimesta.
Huolellisesti valmisteltu ja sisäisesti tarkistettu sisältö voidaan lähettää asiakkaalle suoraan työkalusta.
Kontentinossa kaikki viestintä pysyy yhdellä alustalla. Asiakkaat voivat kommentoida tai hyväksyä sisällön yhdellä klikkauksella myös mobiilissa, ja koko tiimi saa tiedon hyväksynnästä välittömästi.
Tehokkuuden lisäämiseksi voit käyttää Clockify-työkalua ajankäytön seurantaan ja optimoida tiimin työtavat.
Vaihe 3: Analysoi, optimoi ja toista
Jos olet saanut hyväksyntäprosessin kuntoon, hienoa työtä! Sitä voi kuitenkin aina parantaa.
- Hyödynnä collaboration-työkaluja. Prosessien automatisointi säästää valtavasti aikaa.
- Pyydä säännöllisesti palautetta asiakkailta. Pieni muutos voi poistaa toistuvat korjauspyynnöt.
- Ole aina valmis. Pidä brändimateriaalit ja fontit tallessa, jotta pienet korjaukset hoituvat hetkessä.
- Seuraa analytiikkaa. Löydä tasapaino sen välillä, mitä tuotat ja mikä oikeasti toimii. Asiakkaan liiketoimintatavoitteet ovat tärkeimpiä. Kontentino auttaa myös luomaan selkeitä ja visuaalisia raportteja.
- Älä pelkää automaatiota. Kontentinolla voit hallita matkaa ideasta valmiiseen postaukseen ja hyväksyntään saakka. Asiakkaat rakastavat sitä!
Asiakkaasi ansaitsevat enemmän kuin PPTX-suunnitelmia ja XLS-raportteja. 🙂
Sosiaalisen median hallinnan sujuvoittaminen on prosessi, joka vaatii aikaa, mutta se maksaa itsensä takaisin tehokkuutena ja työrauhana. Selkeät säännöt jo markkinointiehdotuksessa auttavat valtavasti.
Sometyö voi olla stressaavaa, mutta voit tehdä siitä helpompaa ja rauhallisempaa oikeilla hyväksyntämenetelmillä. Tieto siitä, että asiakas on nähnyt ja hyväksynyt sisällön, on puoli voittoa.
