Social media policy predstavlja skup smjernica koje definiraju kako bi se zaposlenici trebali ponašati na mreži, bilo da objavljuju na službenim kanalima tvrtke ili na svojim osobnim profilima. Riječ je o korporativnom kodeksu ponašanja osmišljenom za zaštitu vašeg brenda, sprječavanje curenja povjerljivih informacija i osiguravanje da svaki zaposlenik razumije što znači profesionalno ponašanje na društvenim mrežama. Bilo da zaposlenik piše na Twitteru, objavljuje na LinkedInu ili dijeli sadržaj na Instagramu, jasna pravila o korištenju društvenih mreža postavljaju očekivanja i smanjuju pravne rizike te rizike za reputaciju.
Vaši zaposlenici su ambasadori brenda, htjeli vi to ili ne. Ono što objave — čak i na osobnim računima — može izravno utjecati na ugled vaše tvrtke. Social media policy osigurava dosljednu komunikaciju, sprječava zaposlenike da slučajno podijele povjerljive informacije i štiti vas od PR katastrofa. Također utvrđuje sigurnosne protokole za sprječavanje povrede podataka i pojašnjava tko je odgovoran za odgovaranje na pritužbe kupaca ili rješavanje kriznih situacija na društvenim mrežama.
Snažna pravila pokrivaju nekoliko ključnih područja: definiciju platformi (Twitter, LinkedIn, TikTok itd.), pravila o povjerljivim i vlasničkim informacijama, očekivanja oko brand voice-a i tona komunikacije, sigurnosne upute poput upravljanja lozinkama, upute o privatnosti za podatke zaposlenika i kupaca, uloge i odgovornosti odjela te plan odgovora na krizu. Također biste trebali navesti trebaju li zaposlenici odobrenje prije objavljivanja u ime tvrtke i kako postupati s upitima kupaca.
Da — većina modernih pravila to obuhvaća. Iako zaposlenici imaju pravo na osobno korištenje društvenih mreža, tvrtke mogu postaviti pravila o tome što zaposlenici ne bi trebali objavljivati, osobito ako bi to moglo naštetiti brendu ili prekršiti ugovore o povjerljivosti. Mnoga pravila zahtijevaju od zaposlenika da u svoje biografije dodaju napomenu poput “mišljenja su osobna” ako raspravljaju o poslovanju tvrtke. Ključ je u jasnoći: zaposlenici moraju znati koja se pravila odnose na osobne račune, a koja samo na službene profile tvrtke.
Provedba obično uključuje obuku, praćenje i disciplinske postupke navedene u samim pravilima. Većina tvrtki zahtijeva od zaposlenika potvrdu da su pročitali i razumjeli politiku. Neke tvrtke prate službene račune radi usklađenosti, dok se druge fokusiraju na edukaciju zaposlenika o najboljim praksama. Posljedice za kršenje variraju — od upozorenja do otkaza, ovisno o težini prekršaja i onome što je navedeno u pravilima. Jasna, dokumentirana pravila čine provedbu pravednom i utemeljenom.
Natrag na pojmovnik