A közös munka fizikai távolság mellett sem jelenti azt, hogy lehetetlen csapatkultúrát építeni. Ma a vállalati kultúráról beszélünk: hogyan építsük fel, és hogyan ápoljuk a távmunka idején, amikor a csapat otthonról dolgozik.
Vállalati kultúra – a cég személyisége
Ez a cég identitásának szerves része, amely a napi folyamatokban tükröződik vissza. Ha elég erős, a távmunka sem zökkentheti ki. Minden egyes döntésnek összhangban kell lennie a vállalati kultúrával. Erre épül a belső kommunikáció, és minden problémát az ezen kultúra által meghatározott szabályok szerint kell megoldani.
Akár a cég „brand bookjának” is nevezhetjük.
A vállalati kultúra biztosítja, hogy minden csapattag tudja, hol a helye a munkájának az egészben. Érzik a fontosságukat a projektben, hasonló szemléletmódot, értékeket és munkamorált képviselnek, ami a leadott munkában is meglátszik. Így látják, hogyan szolgálja a csapat munkája a szervezet üzleti céljait. Mindeközben magabiztosnak és megbecsültnek érzik magukat, figyelnek egymásra, és tudják, hogy őket is meghallgatják. A cég küldetéséért dolgoznak, és folyamatosan fejlesztik saját munkastílusukat.
A csapatkultúra szabályokat állít fel az összetartozásra és a viselkedésre vonatkozóan, miközben felismeri és ösztönzi a jó gyakorlatokat, majd folyamatosan törekszik azok javítására.
Most, amikor a távmunka miatt a munka és a magánélet összemosódik, a kapcsolattartás és a dolgok kézben tartása fontosabb, mint valaha.
Miért fontos a vállalati kultúra? A csapatkultúra megértése
A csapatkultúrán való munka távmunka esetén is megköveteli annak mély megértését, hogy ez miért számít, és hogyan segíti a csapatot.
A vállalati kultúra mint összetartó erő
Ne tévesszük össze a csapatmunkát az ebédszüneti kávézással vagy a „chill szobában” lévő csocsóasztallal.
A vállalati kultúra ennél sokkal több.
A cég értékei tükröződnek abban a szemléletmódban és készségekben, amelyeket a csapattagokban keresünk. Maga a kultúra olyan értékek összessége, amelyeket minden tagnak osztania kellene. Legyen szó kommunikációról, szenvedélyről, a részletekre való odafigyelésről vagy visszajelzésről: a vállalati kultúra arról szól, hogy ugyanazokban a dolgokban hiszünk, és ezt a munka minden percében megmutatjuk.
Vállalati kultúra a válság idején
E sorok írásakor a COVID-19 járvány kellős közepén vagyunk, és a világ egyik legnagyobb válságával néz szembe. Itt válik a távmunka-kultúra valódi életmentővé. Nemcsak azoknak a cégeknek, amelyek már hozzászoktak a remote működéshez, hanem azoknak is, akiknek ez teljesen új stratégia.
Egy erős vállalati kultúra meghatározza a problémamegoldást és a válságkezelést, felkészít a különböző forgatókönyvekre, és megtanítja a csapattagokat, hogyan kezeljék azokat. Azt is garantálja, hogy a csapattagok vagy a projektek nem maradnak magukra a nehéz időkben.
A távmunka működhet
Lehetséges egyáltalán vállalati kultúrát építeni egy távoli csapatban?
„Nincs szükség arra, hogy mindenki fizikailag együtt legyen az erős kultúra kialakításához. A legjobb kultúrák az emberek valós tetteiből erednek.“ – Jason Fried, Remote
Valóban építhető erős csapatkultúra olyan emberekkel, akikkel soha nem találkoztunk személyesen, de nap mint nap együtt dolgozunk. Egy hatékony kultúra a távoli csapatokat is motiváltan és célvezérelten tartja. A tagok a csapat részének érezhetik magukat akkor is, ha más helyszínen vagy időzónában dolgoznak, mint a többiek.
Megfelelő vállalati kultúrával a távmunka könnyebben kezelhető és kontrollálható. A csapattagok közelebb érezhetik magukat egymáshoz, ami pozitív hatással van az általános produktivitásra és elégedettségre.
Megvalósítható a távmunka termékvezérelt (product-led) szervezetekben?
Azok a szervezetek, ahol a Product-Led Growth stratégia a kulcs a KPI-ok eléréséhez, nagyobb valószínűséggel profitálnak a távmunkából. Mivel az egész munkafolyamatnak együttműködésen kell alapulnia a csapatokon belül és között, könnyebbé válik a csapatkultúra építése.
A hagyományos értékesítési stratégiával ellentétben – ahol a szoftvercégeknek robusztus értékesítési tervre, különféle sales eszközökre, hívásokra és demókra van szükségük – a product-led growth az organikus terjeszkedésről és a beérkező ügyfélbeszélgetésekről szól. Más szóval, ezek a szervezetek könnyen alkalmazkodnak a távmunka-kultúrához.
Hogyan építsük fel a megfelelő csapatkultúrát
Minden csapat más: eltérő személyiségek, helyszínek, iparágak és szabályok jellemzik őket. Bár nincs univerzális recept a minden körülmények között működő csapatkultúra kialakítására, ismerünk néhány titkos összetevőt.
Legyenek világos célok
Ha ezt a cikket olvasod, valószínűleg a cégednek már van víziója, küldetése és alapértékei. Ahhoz, hogy mindenki egy oldalon álljon, kommunikálni kell ezeket a célokat, és meg kell mutatni, hogyan segíti a vállalati kultúra a szervezetet ezek elérésében. Közös érdeketek, hogy a csapat figyelmes és elkötelezett legyen a küldetés iránt.
Ismerd meg a csapatodat
Mielőtt elmélyednél a részletekben, győződj meg róla, hogy a csapat minden tagja egy hullámhosszon van. Mindenkinek a saját tempójában kell hozzájárulnia a közös célokhoz és a szilárd csapatkultúra építéséhez.
A vállalati kultúra biztosítja, hogy olyan csapatod legyen, amelynek tagjai rendelkeznek a távozáshoz szükséges képességekkel, mégis a maradást választják.
A Netflix például szigorúan „kerüli a rossz hozzáállású vagy gyenge munkamorálú szupersztárokat”. Lehetnek a csapatodban kivételes tehetségek, akik csapnivaló csapattagok, mert figyelmen kívül hagyják az együttműködést és megszegik a szabályokat. Eljöhet a pont, amikor el kell döntened: hagyod őket maradni (ezzel elriasztva másokat), vagy megválsz tőlük, feláldozva a szaktudásukat a potenciális problémák kiküszöbölése érdekében.
A vállalati kultúra a jelenlegi csapatra vonatkozik, de minden egyes újonnan felvett emberre is érvényes.
Vezess be kulturális szabályokat
A vállalati kultúra nem kőbe vésett dolog. Az emberek jönnek-mennek, de a kultúra megmarad és folyamatosan fejlődik.
A szabályok működtetik a vállalati kultúrát.
A vezetők és az alkalmazottak közös szabályai, hagyományai és szokásai összetartják a csapatot és támogatják az őszinteséget.
Bármilyen szigorúan is hangzanak, ezek inkább „követendő minták”, amelyek a cég értékeit tükrözik. Vannak, akik magukkal az értékekkel azonosítják őket, másoknak inkább egyfajta „kultúrakódexet” jelentenek (Asana).
A legfontosabb, hogy mindenkit bevonjunk, és biztosítsuk a szabályok ismeretét és betartását.
Ösztönözd a párbeszédet és a munkavállalói elkötelezettséget
Egyetlen nagy történet sem salátával kezdődik, de kezdődhet egy jó vitával.
A visszajelzés megosztása a csapatkultúra egyik kulcseleme, különösen távoli csapatoknál. Időbe telik megtanulni, hogyan adjunk jó visszajelzést chaten vagy videóhíváson keresztül, de a hatékony kommunikáció és munka záloga.
Egyik vállalati kultúra sem működhet elkötelezettség és a döntéshozatalba való valódi bevonás nélkül.
Néhány csapattagnak eleinte nehézséget okozhat a gondolataik megosztása vagy a beszélgetésekbe való bekapcsolódás. Ez különösen akkor fordulhat elő, ha az irodai csevegésről teljesen távoli kommunikációra kell váltani. Itt kell a csapatvezetőknek ösztönözniük a tagokat viták indításával, hogy őszinte, közvetlen visszajelzést adhassanak, tudva, hogy meghallgatják őket. Itt jönnek jól a kommunikációs eszközök: gyakran gyorsabb és egyszerűbb egy rövid üzenetet küldeni, mint telefonon elérni valakit.
Figyelj a csapat elégedettségére
Minél előbb felismered a potenciális nézeteltéréseket és csalódásokat, annál hamarabb tudod orvosolni őket.
Néha még olyan triviális dolgok is, mint a végtelen e-mail-láncok, frusztrációhoz vezethetnek, és ezzel megzavarhatják a szilárd csapatkultúra kialakulását.
Használhatsz olyan eszközöket is, mint a TeamMood, hogy gyorsan felmérd a csapat „hangulatát”, és azonosítsd a megoldandó problémákat.
Törekedj az átláthatóságra
A vállalati kultúra építése minden szinten transzparenciát igényel. A cégnek őszintének kell lennie a terveit, folyamatait és működését illetően. Az alkalmazottak és vezetők közötti nyitottság a tiszteleten alapuló csapatkultúra alappillére. Az átláthatóság bizalmat ébreszt és erősíti a kötelékeket.
A csapatmunkát egy ítélkezésmentes környezetben zajló párbeszédeknek kell vezetniük, ahol mindenki megoszthatja észrevételeit és építő jellegű visszajelzést kaphat. Ha ezt távolról tesszük, vigyázni kell a szavakkal, mivel nem látjuk az érzelmeket. Néha egyetlen emoji (vagy annak hiánya) vagy egyetlen szó is támadónak vagy passzív-agresszívnek tűnhet, szükségtelen feszültséget okozva.
A csapat minden tagjának tudnia kell, merre tartanak, miről szól egy adott projekt, és miért kritikus a sikere a cég számára. Nem ritka, hogy a CEO pár percre bekapcsolódik egy rutinhívásba, hogy friss híreket osszon meg a legfelsőbb szintről. A csapattagok nagyobb biztonságban érezhetik magukat egy ilyen üzenet után, különösen ha távmunkában dolgoznak, személyes találkozás nélkül.
Valódi előnyök a divatos extrák helyett
A juttatások jól hangzanak és eleinte vonzóak lehetnek, de ha nem társul hozzájuk időben kifizetett fizetés vagy a vállalati kultúra alapkövei, egyre kevesebbet érnek.
Sok ilyen „perk” egy nagy problémával küzd: a használatukhoz tovább kell bent maradnod az irodában. Gaming kedd? Ingyen pizza pénteken? Csapatépítő szerdán? Mindez megköveteli, hogy bent maradj – miközben egy nehéz nap után valószínűleg inkább hazamennél. Ez a távmunkásoknak is gond: hiába van szuper edzőterem a központban, ők egyáltalán nem tudják használni.
A Basecamp például más utat választott. Olyan előnyöket akarnak nyújtani, amelyek könnyebbé, jobbá és boldogabbá teszik az alkalmazottak életét. Nyáron 4 napos munkaheteik vannak. Háromévente fizetett alkotói szabadságra (sabbatical) mehetnek. Emellett költségtérítést kapnak (akár 1000 dollárig háromévente) a home office kialakítására. A Basecamp fizetett nyaralásra is küldi az embereit: ahol a fizetett azt jelenti, hogy a szabadidőt és az utazás költségeit is állják. Minden valódi különbséget jelentő előnyt részleteznek az Employee Handbookban.
Ideális munkakörnyezet kialakítása távmunkában is
A távoli csapatkultúra kialakítása a vezetők és az alkalmazottak részéről is erőfeszítést igényel. Íme néhány tipp a legjobb környezet biztosításához.
Használj eszközöket a kommunikáció elősegítésére
A munka gyerekjáték lehet a megfelelő eszközökkel. Bizonyos feladatok automatizálása időt szabadíthat fel a működő csapatkultúra építésére. Jó gyakorlat az erőforrások, eszközök és sablonok listájának elkészítése és egy helyen tartása, hogy mindenki számára elérhetőek legyenek.
Milyen eszközöket érdemes megfontolni a távmunkához?
- A Kontentino hatékony együttműködést tesz lehetővé a social media management területén. Ideális a távmunkához, mivel a tartalmakat jóváhagyásra küldheted az ügyfeleknek, és mindent közvetlenül a Kontentinóban beszélhetsz meg és szerkeszthetsz. A csapat egyszerre dolgozhat a content terveken, szerkesztheti azokat és megjegyzéseket válthat az e-mail ping-pong helyett. Feladatok kiosztására is használható.
- A Filecamp hasznos lehet a fájlok tárolására és digitális eszközzé alakítására megfelelő címkézéssel. A távoli csapat bárhonnan elérheti és megoszthatja a fájlokat.
- A Google Docs egyszerű megoldást nyújt a dokumentumokon, prezentációkon és táblázatokon végzett közös munkához. A Microsoft Office-hoz való hasonlósága sokak számára segítség.
- A Google Meet vagy a LiveWebinar videókonferencia-alkalmazások bármilyen méretű csapatnak megfelelnek. Azoknak, akik nyomon követnék a beszélgetéseket, egy átirat készítő Chrome bővítmény automatikusan transzkribálhatja és összegezheti a megbeszéléseket.
- Belső kommunikációhoz több app is elérhető: Slack (számos integrációval), Hey.Space, Discord vagy például a Facebook Workplace. Bizonyos hívásirányító eszközök is jól jöhetnek.
- A feladatkezeléshez (task management) a TimeCamp, Asana, Nozbe és Trello eszközöket érdemes megfontolni.
Figyelj az együttműködésre
Az irodai együttműködés más, mint a távoli, különösen ha a csapat csak nemrég váltott remote-ra. Az erős csapatkultúrához biztosítani kell a megfelelő eszközöket, és értékelni kell a kooperációt. Emeld ki a fontosságát, ügyelj a megfelelő információáramlásra, és ösztönözd a közös munkát a projekteken. Lehet, hogy eleinte nem lesz minden zökkenőmentes, de a gyakorlat teszi a mestert.
Az együttműködés az a ragasztó, amely összetartja a távmunka-kultúrát.
Szüntesd meg a „megbeszéléseket, amik egy e-mailek is lehetnének”
Ne téveszd össze az irányítást és támogatást a túlkontrollálással (micromanagement). Természetesen rajta kell tartani a szemet a folyamatokon, de a napi kommunikációnak a bizalmon, tiszteleten és átláthatóságon kell alapulnia.
Ahelyett, hogy végtelen megbeszéléseket szerveznél, tarts egy rendszeres, például heti egy közös hívást az egész csapattal. A hosszú napi hívások helyett vezess be egy „napi stand-upot”, ahol mindenki röviden vázolja a feladatait. Ezeket a taktikákat alkalmazza a Groove is – további módszereiket itt találod. Egy ilyen 10 perces stand-up közelebb hozza az embereket, és képbe helyez a feladatokkal kapcsolatban a produktivitás csökkenése nélkül.
A távmunka sokaknak kihívás, tegyük könnyebbé a folyamatok egyszerűsítésével, a felesleges meetingek és hívások elhagyásával, amik helyett egy Slack üzenet is elég lenne.
Legyen szórakoztató
Nem kell kiöltöznöd a távmunkához – és a csapatodnak sem. A remote munka stresszes lehet, főleg azoknak, akik még sosem dolgoztak így. A csapatkultúra építésekor ne feledkezz meg a könnyed pillanatokról sem a feladatok rengetegében. Létrehozhatsz egy kötetlen csevegőcsatornát (watercooler chat) vicces fotók, mémek és gifek megosztására.
És ne feledd a születésnapokat! Mindenki ünnepli őket, és egy kis marketing automatizálással mindenkit képben tarthatsz, ahogy a Zapier is teszi:
Egy másik jó gyakorlat a virtuális összejövetelek indítása. Online találkozók hetente egyszer, például péntek délután, egy itallal a kézben, csak kötetlen beszélgetés céljából. Ez segít kiszellőztetni a fejeket és lazítani a hangulaton.
Összegzés
Mondanunk sem kell, hogy a kiváló vállalati kultúra kialakítása időt, türelmet és munkát igényel. Sok mindent az elején kell lefektetni: a kommunikáció módját, a döntéshozatalt, az integrációt és a projektmegvalósítást. Ezután a vezetőknek és az alkalmazottaknak is keményen kell dolgozniuk nemcsak a saját feladataikon, hanem a zökkenőmentes együttműködésen is.
Lehet, hogy eleinte nehéz, akár fájdalmas is lesz, de végül egy erős csapatkultúrát és hatékony folyamatokat eredményez.
A távoli csapat kultúrájának építése extra kihívásokkal jár: folyamatosan gondoskodni kell a motivációról, az értékek megértéséről és a naprakész tájékoztatásról.
Törekedj a maximális produktivitású távmunka-kultúra kialakítására egy olyan elkötelezett csapatban, amely még mindig meg tudja osztani a kávészüneteit, még ha azok az online térre is korlátozódnak.
