Feladatpriorizálás egyszerűen: Az Eisenhower-mátrix a marketingben | Kontentino

Ha a marketing területén dolgozol, valószínűleg neked is jóval több feladatod van, mint amennyit egyszerre el tudnál végezni. Egyes feladatok stratégiai megközelítést igényelnek, és nem lehet őket egy pillanat alatt letudni. Mások ugyan csak pár másodpercig tartanak, de tönkreteszik a napi produktivitásodat és fókuszodat. Megtalálni az arany középutat és elkerülni a túlterheltséget igazi kihívás.

Hogyan lehetsz produktívabb? A válasz az Eisenhower-mátrixban (Eisenhower box) rejlik. Ma erről a sürgős-fontos mátrixról fogunk beszélni, és arról, hogyan segíthet felszabadítani a hatékonyságodat.

Mi az az Eisenhower-mátrix?

Az Eisenhower-mátrix egy olyan priorizálási keretrendszer, amelyet gyakran sürgős-fontos mátrixnak is neveznek, és a feladatok rendszerezésének egyik legnépszerűbb módszere. Úgy tartják, Dwight D. Eisenhower használta és tette népszerűvé.

Négy kvadránsból, úgynevezett „négyzetből” áll, amelyek segítenek a feladatokat fontosságuk és sürgősségük szerint csoportosítani. Ahhoz, hogy ez hatékonyan működjön, gyakorolnod kell, és meg kell tanulnod úgy szétválogatni a teendőidet, hogy azok a megfelelő Eisenhower-negyedbe kerüljenek.

Mi a különbség a fontos és a sürgős között? 

Mielőtt közelebbről megvizsgálnánk az Eisenhower-mátrixot, válaszoljunk meg egy kulcsfontosságú kérdést, amely segít a feladatok helyes felosztásában. 

A „fontos” és a „sürgős” kifejezéseket gyakran összetévesztik, mivel mindkettő valami „lényegesre” utal. Alapvető fontosságú azonban megérteni a különbséget.

A sürgős olyan feladatra utal, amely azonnali cselekvést igényel.
Ezek a feladatok nem feltétlenül kritikusak az általános stratégia szempontjából, de a lehető leghamarabb el kell végezni őket. Sürgős feladatok azok, amelyeknek hamarosan lejár a határideje (vagy már le is járt), ezért gyors reakciót igényelnek, és gyors eredményeket (vagy következményeket, ha nem készülnek el időben) hoznak.

A fontos olyan feladatra utal, amely alapvető a hosszú távú stratégia és egy adott cél elérése szempontjából. A fontos feladatokat általában nem kell azonnal befejezni.   

Maga Eisenhower talán így fogalmazta meg legjobban a különbséget:

„Kétféle problémám van: a sürgős és a fontos. Ami sürgős, az nem fontos, és ami fontos, az sosem sürgős.” – Eisenhower

Egy feladat lehet egyszerre fontos és sürgős is, de általában nem ez a helyzet. 

Az Eisenhower-módszer elsajátításához meg kell tanulnod felismerni és kategorizálni a feladataidat. Erre később még kitérünk. 

Hogyan használd az Eisenhower-mátrixot?

A sürgős-fontos mátrix négy kvadránsból áll, melyek mindegyike egy-egy Eisenhower-negyed.

Q1: Fontos + Sürgős = Csináld meg (DO)

Ebbe a csoportba azok a feladatok tartoznak, amelyeket most és személyesen kell elvégezni.

Gyakran ide tartoznak a válságkezeléssel, vészhelyzetekkel, határidőkkel vagy hirtelen, kiszámíthatatlan helyzetekkel kapcsolatos teendők, amelyeket azonnal meg kell oldani. 

Példák: 

1. Együttműködési ajánlatot kapsz egy potenciális új social media ügyféltől. Ez egyszerre fontos és sürgős: ha nem lépsz most, mást választhatnak. (A briefeket hatékonyabban kezelheted, ha van kész sablonod az ajánlatokhoz – ez gyakran fontos, de nem sürgős.)
   
2. Kiderül, hogy egy étterem, amelynek a Facebook és Instagram oldalát kezeled, nem fizeti ki az alkalmazottait, akik most elkezdték „szétszedni” a márkát a közösségi médiában. Ha van kész válságkezelési terved, az segít gyorsan és precízen reagálni.
   
3. Egy junior social media specialistától kapott social media tervet alaposan át kell dolgozni, és kevesebb mint két órán belül el kell küldened az ügyfélnek. A szabályrendszerek és egy belső approval (jóváhagyási) folyamat javíthatja a munka minőségét, és időt takaríthat meg az utolsó pillanatos javításoknál. 

Bár nem lehet teljesen kiküszöbölni az ilyen feladatokat, némelyiket meg lehetett volna előzni a megfelelő Eisenhower-negyed használatával. 

Q2: Fontos + Nem sürgős = Ütemezd be (DECIDE)

A második csoportba azok a feladatok tartoznak, amelyeknél el kell döntened, hogy mikor foglalkozol velük. Az Eisenhower-mátrixot használó marketingszakemberek idejük nagy részét ebben a negyedben töltik. 

Ide olyan teendők kerülnek, amelyeket be lehet ütemezni a jövőre. Bár még nem sürgősek, bármikor azzá válhatnak. Érdemes rendszeresen nyomon követni ezt a csoportot, és nem halogatni a feladatokat feleslegesen, ha épp van szabad kapacitásod. 

Ezek gyakran tervezéssel, fejlesztéssel vagy kapcsolatépítéssel kapcsolatosak. Bár itt nem mindig kötelező a határidő, a motiváció fenntartásában sokat segíthet. 

Példák:

1. Az ügyféloldali jóváhagyási folyamatok strukturálása. Ha nehezen kapsz visszajelzést a terveidre, érdemes olyan megoldásokat bevezetned (mint a Kontentino), amelyek egyszerűsítik a workflow-dat. Fontos, hogy ez rendben legyen, de a sürgőssége több tényezőtől függ.
   
   
2. Egy rövid videó készítése a social media stratégiáról a saját céged népszerűsítéséhez. Ez fontos a branding szempontjából, de a sürgőssége vitatható.
   
   
3. Egy átfogó audit az e-commerce ügyfeled social media csatornáiról. Nem mindig sürgős, de elengedhetetlen a teljesítmény javításához és a szűk keresztmetszetek azonosításához. 

Az ebből az Eisenhower-negyedből elvégzett feladatok kevesebb stresszes helyzetet eredményeznek, nagyobb kontrollt adnak a projektjeid felett, és folyamatos fejlődést biztosítanak. 

Ha több időt töltesz a Q2 feladatokkal, kiküszöbölheted a Q1-ben jelentkező váratlan helyzeteket, egyensúlyba hozhatod a Q3 feladatokat, és még a Q4-es „időrablókra” is juthat néha lehetőséged.

Q3: Nem fontos + Sürgős = Delegáld (DELEGATE)

A harmadik csoportba azok a feladatok tartoznak, amelyeket delegálni lehet vagy el kell hagyni. Ebben a kategóriában a végtelen feladatlista a produktivitás halála, ezért igyekezz elkerülni a teendők felhalmozódását. 

Ahogy már említettük, a sürgős nem feltétlenül jelent fontosat. Túl sok időt tölteni ebben a kategóriában rövidlátó gondolkodáshoz vezethet, miközben elhanyagolod azt, ami valóban számít az üzletednek. Amikor csak teheted, próbáld meg delegálni vagy csökkenteni ezeket a feladatokat ebben az Eisenhower-negyedben. 

Példák: 

1. Egy kollégád apró szívességet kér tőled, miközben épp egy fontos ügyfél social media stratégiáján dolgozol. Feláldozd a fókuszodat? Sokaknak ez nem gond, de elveszítheted az irányítást a saját produktivitásod felett, ha túl gyakran mondasz igent.
   
   
2. Egy korábbi ügyfél arra kér, hogy gyűjtsd össze egy adott kampány összes fájlját egy mappába. Számukra ez lehet fontos, de valószínűleg nem sürgős, és delegálható a csapat egy másik tagjának.
   
   
3. Megszakít egy hívás a kollégádtól egy üzleti megbeszélés közepén. Elnézést kérsz a résztvevőktől, kimegyel a szobából, majd kiderül, hogy a kérdés várhatott volna a meeting végéig, vagy bárki más is meg tudta volna válaszolni a csapatban.
   
   
4. Bármilyen „ez a meeting lehetett volna egy e-mail is” szituáció.

Ne téveszd össze a Q3-at a Q1-gyel az Eisenhower-mátrixban: elégedettséggel tölthet el, hogy naponta sok feladatot pipálsz ki, de a Q3 (nem fontos, de sürgős) feladatok korántsem járulnak hozzá annyira a hosszú távú céljaidhoz, mint a Q1 (fontos és sürgős) teendők.

Hogyan lehetsz produktívabb, hogy visszanyerd az irányítást? Minimalizáld az ilyen feladatokat a workflow-dban, és tanuld meg nemet mondani azokra a kérésekre, amelyek másoknak segítenek, de téged hátráltatnak. Ez a saját érdekedet szolgálja. 

Q4: Nem fontos + Nem sürgős = Töröld (ELIMINATE)

A negyedik csoportba a jövőbeli ötletek és erőforrások tartoznak, de ide kerülnek azok a zavaró tevékenységek is, amelyeket tévesen „feladatnak” hívunk. Sokukat már ezen a ponton el kellene engedni, mielőtt káoszt okoznának a többi negyedben – vagy csak akkor foglalkozni velük, ha tényleges üzleti értékük van. 

Példák:

1. Céltalan görgetés a Facebookon (mondhatjuk rá, hogy „inspirációt keresünk”, de tudjuk, hogy nem egészen ugyanaz, ugye?)
   
   
2. Bolyongás a weben konkrét cél nélkül.
   
   
3. Egy teszt social media profil indításának ötlete. Nem sürgős és nem is fontos, csak egy kósza ötlet, ami talán egyszer hasznos lesz – vagy soha.
   

Az ötletek nyomon követése és szükség szerinti áthelyezése a megfelelő Eisenhower-negyedbe kulcsfontosságú a kontroll megőrzéséhez. 

Hogyan osztályozd a feladatokat az Eisenhower-negyedekbe?

A feladatok csoportosítása trükkös lehet. Olyan korszakban élünk, ahol az információs zaj miatt minden sürgősnek és fontosnak tűnik. 

A legelső lépés, hogy különbséget tegyél a sürgős és a fontos között. 

A sürgős-fontos mátrix használata a lineáris to-do listák helyett segít arra fókuszálni, ami valóban számít a stratégiád és a munkád szempontjából. A to-do listák hajlamosak hosszúvá és strukturálatlanná válni, míg az Eisenhower-mátrix négy világos csoportot kínál, így pontosan látod, hogyan állnak a tennivalóid.

Osszuk a folyamatot négy szakaszra:

1. Határozd meg a Q2 (fontos, de nem sürgős) feladatokat a Q1 és Q3 listád alapján. Vedd ki a Q1-ből és Q3-ból azokat a feladatokat, amelyek megelőzhetők lennének, vagy kiszámíthatóak, nem pedig váratlan vészhelyzetek. Üdvözöld az új Q2-es teendőidet.
   
   
2. A Q2 feladatok sok időt igényelhetnek. Takarítsd ki a Q4-es feladataidat, és delegáld vagy csökkentsd a Q3-as teendőket, hogy több időt szentelhess a Q2 csoportnak.
   
   
3. Ütemezd be előre a Q2 feladatait. Említettük, hogy nem kötelező, de segít a pályán maradni, és elvégezni őket, mielőtt nemkívánatos Q1 feladatokká válnának.
   
   
4. Nem ok nélkül fókuszálsz a Q2-re. Ha több időt töltesz ezekkel a feladatokkal, csökkennie kellene a Q1-ben jelentkező égető teendők számának. 

Minden feladatot be kell fejezni? Igen, előbb-utóbb. Még ha delegálsz is, később felügyelned és ellenőrizned kell őket. Azonban az okos priorizálással a sürgős-fontos mátrixban gyorsabban végezhetsz velük, és az üzleti alapokra koncentrálhatsz. 

Hogyan lehetsz produktívabb? Néhány apró technika

Ha kíváncsi vagy, hogyan lehetsz produktívabb, összegyűjtöttünk néhány hasznos taktikát, ami segíthet a feladataid elvégzésében. 

• Eat the frog (Edd meg a békát) – kezdd a napot a „legrosszabb” feladattal. Ha ezen túl vagy, a többi már könnyebbnek tűnik majd.
  
  
• Quick wins (Gyors győzelmek) – ezután térj át néhány apró feladatra, ami csak pár percet vesz igénybe. Ez lendületet ad a nap hátralévő részére. 

• Top3 – határozz meg három kulcsfontosságú feladatot naponta, amit mindenképp be kell fejezned. A többi opcionális: ha elkezded őket, szuper, de a siker nem ezen múlik. 

• 2 perces szabály – ezt akkor érdemes tesztelni, ha már van némi rálátásod a task management folyamataidra. Ha egy feladat váratlanul toppan be, de kevesebb mint két percbe telik elvégezni, ne tedd be az Eisenhower-mátrixba – csak csináld meg azonnal. Így nem terheled a listádat, és nem töltesz több időt a kategorizálással, mint magával a munkával. Vigyázz, ha túl gyakran fordul elő, az már rombolhatja a hatékonyságot.
  
  

Hogyan segíti a sürgős-fontos mátrix a social media managereket? 

Egyszerűbb feladatpriorizálás

A social media managereknek gyorsan kell reagálniuk az új trendekre és frissítésekre. Amikor rengeteg új feladat érkezik, könnyű elveszni. Az Eisenhower-mátrixszal történő priorizálással az új teendőket nem küzdelemnek, hanem kihívásnak és a folyamat részének fogod látni.

A priorizálás segít a marketingeseknek azonosítani a legfontosabb feladatokat, és ezekre fókuszálni, miközben a többi türelmesen vár a sorára. A túl sok teendő frusztrációhoz vezethet, de a rendszerezés segít, hogy újra élvezni tudd a munkát.

Jobb hatékonyság, nagyobb produktivitás

A prioritások kezelésének elsajátítása nem megy egyik napról a másikra, de a különbséget hamar érezni fogod. A feladatok osztályozásával produktívabb lehetsz, több időt tölthetsz tervezéssel (és kevesebbet pánikolással), és még jobb minőségű munkát adhatsz ki a kezedből. 

Folyamatok elemekre bontása

A priorizálás segít más perspektívából szemlélni a teendőket. Ahelyett, hogy olyan általános folyamatokat írnál fel a listára, mint „a social media stratégia javítása”, bontsd részekre a projektet. 

• A „Keress egy social media automation toolt” bekerülhet a Q3-ba és delegálható,
• A „Versenytárs-elemzés” kerülhet a Q2-be, vagy ha van valaki a csapatban, akinek van rá kapacitása, delegálható,
• A „Tiktok elindítása” maradhat a Q4-es ötletlistában, ha még nincs kész koncepció, csak egy kósza követendő trend,
• A „Válságkezelési folyamatok kidolgozása” egy tipikus Q2 feladat, amire most érdemes felkészülni, hogy ne váljon stresszes Q1 feladattá.
  
  

Kisebb munkaterhelés az Eisenhower-mátrixszal

Az Eisenhower-mátrix használata enyhíti a véget nem érő munkaterhelés okozta nyomást. Ez a világos felosztás pontosan megmutatja, mit kell megtenni, megtervezni, delegálni vagy törölni. Egyetlen hosszú listát lecserélhetsz egy sürgős-fontos mátrixra, és hamar rájössz, hogy nem baj, ha néhány dolog várakozik.

A világ akkor is tovább forog, ha nem fejezel be mindent még ma. 

Törődj a csapat elégedettségével 

Minél előbb felismered a potenciális nézeteltéréseket és csalódásokat, annál hamarabb tudod orvosolni őket. 

Néha az olyan triviális dolgok is frusztrációhoz vezethetnek, mint a végtelen e-mail-láncok, ami rombolja a csapatszellemet.

Használhatsz olyan eszközöket is, mint a TeamMood, hogy gyorsan felmérd a csapat hangulatát, vagy készíthetsz munkavállalói elégedettségi felméréseket is.

A zavaró tényezők kiküszöbölése 

A közösségi médiában dolgozni rengeteg kísértéssel jár. Nehéz megállni, hogy ne görgesd a feedet vagy ne frissítsd a Twittert. A feladatok felosztása segít rávilágítani, mennyi időt pazarolsz el nem produktív dolgokra, és segít kiiktatni a zavaró tényezőket. 

Összegzés

A social media managereknek rengeteg feladatuk van a stratégiával, az analytics-szel és a disztribúcióval kapcsolatban. Ezek priorizálása rengeteg időt, frusztrációt és bosszúságot takaríthat meg. Bár sok feladat azonnali figyelmet igényel, másokat delegálhatsz vagy törölhetsz az Eisenhower-mátrixodból. Ha ötleteket keresel, hogyan lehetsz produktívabb, ez a módszer lesz számodra a telitalálat.