Priorità dei task semplificata: come usare la Matrice di Eisenhower nel marketing?

Se lavori nel marketing, è molto probabile che tu debba abitualmente gestire ben più di un task alla volta. Alcune delle tue mansioni richiedono un approccio strategico e non possono essere completate in un attimo. Altre richiedono pochi secondi, ma possono rovinare la tua produttività e la concentrazione per l’intera giornata. Trovare il giusto equilibrio e non farsi sopraffare dai task rappresenta quindi una sfida.

Come essere più produttivi? Potresti scoprire che la risposta risiede nella Matrice di Eisenhower. Oggi parleremo di questa matrice urgente-importante e di come può aiutarti a liberare la tua produttività.

Cos’è la Matrice di Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower (o Eisenhower Box), un framework di prioritizzazione spesso chiamato matrice urgente-importante, è uno dei metodi più popolari per organizzare i task. Si ritiene che sia stata utilizzata e resa popolare da Dwight D. Eisenhower.

Si basa su quattro quadranti, i cosiddetti “riquadri” della matrice, che aiutano a raggruppare i compiti in base alla loro importanza e urgenza, definite da te. Per farlo nel modo più efficiente e funzionante, devi fare pratica e imparare a smistare i tuoi task in modo che finiscano nel giusto quadrante di Eisenhower.

Qual è la differenza tra importante e urgente? 

Prima di dare un’occhiata più da vicino alla Matrice di Eisenhower, rispondiamo a una domanda cruciale che può aiutarti a dividere correttamente i task. 

I termini “importante” e “urgente” vengono spesso confusi poiché entrambi si riferiscono a qualcosa di “cruciale”. È essenziale comprenderne la differenza.

Urgente si riferisce a un task che richiede di agire ora, immediatamente.
Questi compiti potrebbero non essere necessariamente estremamente importanti per la strategia generale, ma devono essere portati a termine il prima possibile. I task urgenti sono quelli in scadenza a breve, se non già scaduti, quindi richiedono reazioni rapide e portano risultati rapidi (o conseguenze, se non vengono consegnati in tempo).

Importante si riferisce a un task cruciale per la strategia a lungo termine e per il raggiungimento di un obiettivo particolare. I compiti importanti di solito non devono essere completati immediatamente.   

L’uomo stesso ha forse differenziato al meglio i due tipi di compiti:

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti.”  — Eisenhower

Un task può essere sia importante che urgente allo stesso tempo, ma di solito non lo è. 

Per padroneggiare il metodo di Eisenhower, devi imparare a riconoscere e qualificare i tuoi task. Approfondiremo questo aspetto più avanti. 

Come usare la Matrice di Eisenhower?

La matrice urgente-importante è composta da quattro quadranti di compiti, ognuno chiamato quadrante di Eisenhower.

Q1: Importante + Urgente = FAI (DO)

Questo gruppo include i task che devono essere fatti ora e in prima persona.

Spesso includono compiti legati alla gestione delle crisi, emergenze, scadenze o situazioni improvvise e imprevedibili che devono essere affrontate immediatamente. 

Esempi: 

1. Ricevi un’offerta di collaborazione da un potenziale nuovo cliente per i social media. È sia importante che urgente: se non agisci ora, potrebbero scegliere un’altra agenzia. (Puoi affrontare i brief in modo più efficiente se hai pronto un template per le offerte di collaborazione – è spesso importante, ma non urgente).
   
2. Un ristorante che gestivi su Facebook e Instagram si scopre non stia pagando i dipendenti, i quali hanno scatenato un putiferio sui social media. Avere procedure di crisis management pronte per quando una situazione degenera ti aiuta a gestirla rapidamente e con maggiore precisione.
   
3. Un piano editoriale social inviato da un social media specialist junior necessita di importanti miglioramenti e devi inviarlo ai tuoi clienti in meno di due ore. Creare un set di regole da seguire e avere un processo di approvazione interna può migliorare la qualità del lavoro e farti risparmiare tempo sulle correzioni dell’ultimo minuto. 

Sebbene non ci sia modo di eliminare completamente tali compiti, alcuni di essi avrebbero potuto essere prevenuti o preparati in anticipo con il giusto quadrante di Eisenhower. 

Q2: Importante + Non Urgente = PIANIFICA (DECIDE)

Il secondo gruppo consiste in task per i quali devi decidere se procedere o lasciarli nella pipeline per ora. Molti marketer che lavorano con la Matrice di Eisenhower trascorrono la maggior parte del loro tempo in questo quadrante. 

Questo gruppo include compiti che possono essere programmati per il futuro. Sebbene non siano ancora urgenti, potrebbero diventarlo in qualsiasi momento. È meglio monitorare regolarmente cosa c’è in questo gruppo e non mettere da parte i task quando non ce n’è bisogno, o quando hai uno slot libero nella tua pipeline. 

Spesso si riferiscono alla pianificazione, ai miglioramenti o alla costruzione di relazioni. Anche se assegnare scadenze non è obbligatorio qui, può aiutarti a mantenere la motivazione. 

Esempi:

1. Strutturare il processo di approvazione dei contenuti da parte dei clienti. Se fatichi a ottenere feedback sui tuoi piani editoriali, potresti voler introdurre soluzioni (come Kontentino) per snellire il tuo workflow. È importante sistemare questo aspetto, ma la sua urgenza dipende da alcuni fattori.
   
   
2. Un breve video sulla social media strategy, per promuovere la tua azienda. Questo è importante per il branding, ma la sua urgenza potrebbe essere discutibile.
   
   
3. Un audit completo dei canali social per il tuo cliente e-commerce. Non è sempre urgente (e richiede una fase di preparazione), ma è importante per migliorare le performance e identificare i colli di bottiglia. 

Completare i task di questo quadrante di Eisenhower può portare a meno situazioni stressanti, darti più controllo sui tuoi progetti e guidare un miglioramento costante. 

Trascorrendo più tempo sui task del Q2, puoi eliminare situazioni imprevedibili o spiacevoli nel Q1, bilanciare i task del Q3 e persino goderti alcuni dei “perditempo” del Q4 per i quali ora potresti avere occasione.

Q3: Non importante + Urgente = DELEGA (DELEGATE)

Il terzo gruppo consiste in compiti che possono essere delegati o eliminati. Avere una lista infinita di task in questa categoria è una catastrofe per la produttività, quindi dovresti cercare di evitare l’accumulo di doveri qui. 

Come abbiamo già menzionato, Urgente non deve significare Importante. Passare troppo tempo su compiti in questa categoria può portare a una visione a breve termine e a trascurare ciò che conta davvero per il tuo business. Ogni volta che puoi, cerca di delegare, ridurre e sbarazzarti dei task in questo quadrante di Eisenhower. 

Esempi: 

1. Un collega ti chiede un piccolo favore mentre lavori su una strategia social per un cliente importante. Dovresti sacrificare la tua concentrazione e aiutarlo per un minuto? Per molte persone non è un problema, tuttavia, puoi perdere il controllo sulla tua produttività se continui ad accettare tali richieste troppo spesso.
   
   
2. Un ex cliente ti chiede di raccogliere tutti i file relativi a una particolare campagna pubblicitaria in una cartella. Questo compito potrebbe essere importante per loro, ma probabilmente non è urgente e può essere delegato a un’altra persona nel tuo team.
   
   
3. Ricevi una telefonata di interruzione da un collega mentre sei nel bel mezzo di una riunione di lavoro. Ti scusi con i presenti, esci dalla stanza e rispondi al telefono – solo per scoprire che avrebbe potuto aspettare la fine della riunione o essere risolto da qualcun altro nel team.
   
   
4. Qualsiasi situazione del tipo “una riunione che poteva essere una e-mail”.

Non confondere il Q3 con il Q1 nella Matrice di Eisenhower: potresti essere indebitamente soddisfatto di aver completato molti task su base giornaliera. Ma i compiti del Q3 (non importanti ma urgenti) non contribuiscono ai tuoi obiettivi a lungo termine neanche lontanamente quanto fanno i compiti del Q1 (importanti e urgenti).

Come essere più produttivi per riprendere il controllo e la reputazione? Lavora sulla minimizzazione di tali task nella tua pipeline e impara a dire “no” ad alcune richieste che aiutano gli altri ma distraggono te. È per il tuo bene. 

Q4: Non Importante + Non Urgente = ELIMINA (ELIMINATE)

Il quarto gruppo include un backlog di task, risorse o idee da collocare in un arco temporale futuro, ma anche attività di distrazione che sono state erroneamente chiamate “task”. Molte di queste dovrebbero essere abbandonate in questa fase prima che creino disordine in altri quadranti – o completate solo quando hanno senso per il business. 

Esempi:

1. Scorrere Facebook senza pensare (puoi scusarti dicendo che stai “cercando ispirazione”, ma non è proprio la stessa cosa, vero?)
   
   
2. Navigare sul web senza un obiettivo.
   
   
3. L’idea di gestire un profilo social di prova. Non è urgente né importante, è solo un’idea vaga che potrebbe tornare utile un giorno – forse.
   

Tracciare le idee e spostarle in un particolare quadrante di Eisenhower quando necessario è cruciale per avere il pieno controllo su questo quadrante. 

Come classificare i task nei quadranti di Eisenhower?

Dividere i task in sezioni può essere complicato. Viviamo in un’epoca in cui il sovraccarico di informazioni fa sembrare tutto urgente e importante. 

Distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante è il primissimo passo che dovresti compiere. 

Usare una matrice urgente-importante invece di to-do list lineari può aiutarti a concentrarti su ciò che è realmente cruciale per la tua strategia e il tuo lavoro. Le to-do list tendono ad essere lunghe e non strutturate, mentre la Matrice di Eisenhower fornisce quattro gruppi chiari di task per farti sapere com’è messa la tua pipeline.

Dividiamo il processo in quattro fasi.

1. Riconosci quei task che dovrebbero finire nella priorità massima Q2 scrivendo i task per Q1 e Q3. Prendi da Q1 e Q3 quei task che potrebbero essere prevenuti, o che sono prevedibili piuttosto che una crisi senza precedenti. Dai il benvenuto ai tuoi nuovi task Q2.
   
   
2. I task Q2 possono richiedere molto tempo. Ripulisci i tuoi task LIFO (last in, first out) del Q4 e delega o riduci i task del Q3, così puoi dedicare più tempo al gruppo Q2.
   
   
3. Pianifica i tuoi task Q2 in anticipo. Abbiamo detto che questo non è strettamente richiesto, ma ti terrà in carreggiata e determinato a compierli prima che diventino indesiderati task Q1.
   
   
4. Non ti stai concentrando sui task Q2 senza un motivo. Spendendo più tempo su questi compiti, dovresti essere in grado di ridurre il numero di task nel Q1. 

Tutti i task devono essere completati? Sì, alla fine. Anche se deleghi, potresti doverli supervisionare e revisionare in seguito. Tuttavia, con una prioritizzazione intelligente dei task in una matrice urgente-importante, puoi portarli a termine più velocemente e concentrarti sul core business. 

Come essere più produttivi? Alcune piccole tattiche da applicare

Se vuoi sapere come essere più produttivo, abbiamo anche elencato alcune tattiche utili che possono aiutarti a completare i tuoi task. 

• Eat the frog (Ingoia il rospo) – inizia la giornata con il task “peggiore” da fare. Una volta compiuto quello, il resto sembrerà più facile da completare.
  
  
• Quick wins (Vittorie facili) – passa poi ad alcuni piccoli task che potrebbero richiedere solo pochi minuti per essere completati. Farlo potrebbe incoraggiarti a lavorare al meglio per il resto della giornata. 

• Top3 – individua tre task cruciali al giorno che devi assolutamente completare. Il resto è facoltativo: se inizi a lavorarci è fantastico, ma portarli avanti ulteriormente non è la fine del mondo. 

• Regola dei 2 minuti – questa vale la pena testarla quando hai già un certo controllo sul tuo task management e sulla produttività. Se un compito particolare spunta dal nulla ma il suo completamento richiede meno di due minuti, non metterlo in nessun quadrante di Eisenhower – completalo subito dopo averlo ricevuto. In questo modo, non sovraccaricherai il tuo backlog e non passerai più tempo a classificare un task semplice che a completarlo. Questo può essere pericoloso per la produttività se accade troppo spesso, però, quindi fai attenzione nell’usarlo.
  
  

Come aiuta i social media manager una matrice urgente-importante? 

Prioritizzazione dei task resa più facile

I Social media manager devono adottare nuovi trend, cambiamenti e aggiornamenti rapidamente. Quando arrivano molti nuovi task, non è difficile perdersi. Con la giusta priorità dei compiti usando la Matrice di Eisenhower, i nuovi doveri saranno visti come sfide e parte del processo piuttosto che come difficoltà.

Prioritizzare i task aiuta gli specialisti di marketing a identificare i compiti più cruciali e a concentrarsi su di essi mentre gli altri aspettano pazientemente nel backlog. Avere troppa carne al fuoco può andare di pari passo con risentimento e frustrazione, ma la prioritizzazione può risolvere questo problema e aiutarti a goderti il tuo lavoro.

Miglior efficienza, produttività più alta

Padroneggiare la prioritizzazione dei task non accade da un giorno all’altro, ma potresti vedere la differenza molto rapidamente una volta iniziato. Classificando i tuoi task e dividendoli in quadranti puoi essere più produttivo, spendere più tempo a pianificare o semplicemente meno a farti prendere dal panico, e consegnare una qualità del lavoro ancora più alta. 

Processi in fattori

La prioritizzazione supporta la visione dei task da una prospettiva diversa. Invece di mettere processi come “lavorare al miglioramento della nostra social media strategy” nella pipeline, puoi spezzare il processo in parti. 

• “Trovare un tool di social media automation“ può essere messo nel Q3 e delegato,
• “Analisi della concorrenza” può essere messa nel Q2 o, se c’è qualcun altro nel tuo team con le capacità e le competenze per farlo, potresti considerare di delegarla,
• “Spaccare su TikTok“ dovrebbe finire in un backlog di idee nel Q4 se non c’è un concetto chiaro di utilizzo e se è piuttosto un trend vago da seguire (o meno),
• “Creare procedure di crisi” è il tuo task Q2, e dovresti iniziare a prepararti ora se non vuoi che diventi invece un task Q1.
  
  

Carico di lavoro ridotto con la Matrice di Eisenhower

Usare la Matrice di Eisenhower allevia il dolore di un carico di lavoro infinito. Questa chiara divisione dei task ti mostra esattamente cosa dovrebbe essere fatto, pianificato, delegato o eliminato. Una lunga to-do list può essere sostituita da una matrice urgente-importante, dalla quale noterai presto che va bene se alcuni task aspettano in coda.

Il mondo continuerà a girare anche se non li completi tutti oggi. 

Prenditi cura della soddisfazione del team 

Prima riconosci le potenziali fonti di disaccordo e delusione, prima sarai in grado di risolverle. 

A volte anche cose banali come catene di email infinite possono portare a frustrazione e quindi disturbare la creazione di una solida cultura del team.

Puoi anche usare strumenti come TeamMood per valutare rapidamente l'”umore” del tuo team e identificare problemi o situazioni da risolvere, o lanciare sondaggi tra i dipendenti per misurare la soddisfazione del team.

Eliminare le distrazioni 

Lavorare sui social media può distrarre molto. È difficile resistere alla tentazione di controllare il feed di Facebook, aprire Instagram di tanto in tanto o aggiornare Twitter. Dividere i compiti può mostrarti quanto tempo stai sprecando in cose improduttive e aiutarti a eliminare quelle che portano distrazione. 

Per concludere

I social media manager hanno molti task collegati a strategia, analytics o distribuzione. Prioritizzarli può far risparmiare molto tempo, frustrazione e problemi. Mentre ci sono molti compiti che dovrebbero essere fatti ora o nel prossimo futuro, altri possono essere delegati o rimossi dalla tua Matrice di Eisenhower. Se stai cercando idee su come essere più produttivo, questa potrebbe davvero fare centro per te.