Užduočių prioritetizavimas: kaip marketinge naudoti Eisenhower box? | Kontentino

Jei dirbate marketingo srityje, tikriausiai vienu metu turite atlikti kur kas daugiau nei vieną užduotį. Kai kurios pareigos reikalauja strateginio požiūrio ir negali būti įgyvendintos akimirksniu. Kitos gali užtrukti vos kelias sekundes, tačiau sugadinti jūsų dienos produktyvumą ir fokusą. Rasti aukso vidurį tarp jų ir neperkrauti savęs užduotimis tampa tikru iššūkiu.

Kaip būti produktyvesniems? Atsakymas gali slypėti Eisenhower box metode. Šiandien pakalbėsime apie šią skubos ir svarbos matricą bei tai, kaip ji gali padėti atskleisti jūsų produktyvumą.

Kas yra Eisenhower box?

Eisenhower box (Eisenhowerio dėžutė) – tai prioritetų nustatymo modelis, dažnai vadinamas skubos ir svarbos matrica, ir yra vienas populiariausių užduočių organizavimo metodų. Manoma, kad jį naudojo ir išpopuliarino Dwight D. Eisenhower.

Metodas pagrįstas keturiais kvadratais, vadinamaisiais „langeliais“, kurie padeda sugrupuoti užduotis pagal jų svarbą ir skubumą, kuriuos nustatote jūs patys. Norint tai daryti efektyviai, reikia praktikuotis ir išmokti rūšiuoti užduotis taip, kad jos nukeliautų į tinkamą Eisenhower square.

Kuo skiriasi svarbu ir skubu? 

Prieš iš arčiau apžvelgdami Eisenhower box, atsakykime į vieną svarbų klausimą, kuris padės teisingai suskirstyti užduotis. 

Sąvokos „svarbu“ ir „skubu“ dažnai painiojamos, nes abi nurodo kažką reikšmingo. Labai svarbu suprasti skirtumą.

Skubu nurodo užduotį, kuri reikalauja, kad veiktumėte dabar, nedelsiant.
Šios užduotys nebūtinai yra itin svarbios bendrai strategijai, tačiau jas reikia atlikti kuo greičiau. Skubios užduotys yra tos, kurių terminas artėja arba jau praėjo, todėl jos reikalauja greitos reakcijos ir duoda greitus rezultatus (arba pasekmes, jei jos neatliekamos laiku).

Svarbu nurodo užduotį, kuri yra esminė ilgalaikei strategijai ir konkretaus tikslo siekimui. Svarbių užduočių paprastai nereikia atlikti tuoj pat.   

Pats autorius šiuos du užduočių tipus turbūt atskyrė geriausiai:

„Turiu dviejų rūšių problemų: skubias ir svarbias. Skubios nėra svarbios, o svarbios niekada nėra skubios.“  — D. Eisenhoweris

Užduotis gali būti ir svarbi, ir skubi vienu metu, tačiau dažniausiai taip nėra. 

Norėdami įvaldyti Eisenhowerio metodą, turite išmokti atpažinti ir kvalifikuoti savo užduotis. Tai aptarsime vėliau. 

Kaip naudoti Eisenhower box?

Skubos ir svarbos matrica susideda iš keturių užduočių kvadratų, kurių kiekvienas vadinamas Eisenhower square.

Q1: Svarbu + Skubu = DARYK

Šiai grupei priklauso užduotys, kurias reikia atlikti dabar ir asmeniškai.

Tai dažnai apima užduotis, susijusias su krizių valdymu, nenumatytais atvejais, galutiniais terminais arba netikėtomis situacijomis, kurias reikia spręsti nedelsiant. 

Pavyzdžiai: 

1. Gaunate bendradarbiavimo pasiūlymą iš potencialaus naujo socialinių tinklų kliento. Tai ir svarbu, ir skubu: jei nesureaguosite dabar, jie gali pasirinkti kitą agentūrą. (Brief’us galite įveikti efektyviau, jei turite paruoštą bendradarbiavimo pasiūlymo template – tai dažnai yra svarbu, bet neskubu.)
   
2. Restoranas, kurio Facebook ir Instagram paskyras valdote, pasirodo, nemoka darbuotojams atlyginimų, o šie sukėlė „gaisrą“ socialiniuose tinkluose. Turimos krizių valdymo procedūros padeda su situacija susitvarkyti greitai ir tiksliai.
   
3. Social media plan, kurį atsiuntė jaunesnysis specialistas, reikalauja esminių pataisymų, o klientams jį turite išsiųsti po mažiau nei dviejų valandų. Aiškios taisyklės ir internal approval procesas gali pagerinti darbo kokybę ir sutaupyti laiko paskutinės minutės korekcijoms. 

Nors tokių užduočių visiškai eliminuoti neįmanoma, kai kurių iš jų būtų galima išvengti arba joms pasiruošti iš anksto naudojant tinkamus Eisenhower square principus. 

Q2: Svarbu + Neskubu = NUSPRĘSK

Antrąją grupę sudaro užduotys, dėl kurių turite nuspręsti: ar imtis jų dabar, ar palikti vėlesniam laikui. Daugelis rinkodaros specialistų, naudojančių Eisenhower box, didžiąją laiko dalį praleidžia būtent šiame kvadrante. 

Šiai grupei priklauso užduotys, kurias galima suplanuoti ateičiai. Nors jos dar nėra skubios, bet kuriuo metu gali tokiomis tapti. Geriau reguliariai stebėti šį sąrašą ir neatidėlioti užduočių be reikalo, kai turite laisvą tarpą savo workflow. 

Jos dažnai susijusios su planavimu, tobulėjimu ar santykių kūrimu. Nors čia nebūtina nustatyti griežtų terminų, tai gali padėti išlaikyti motyvaciją. 

Pavyzdžiai:

1. Turinio patvirtinimo proceso su klientais struktūrizavimas. Jei sunku gauti atgalinį ryšį, galbūt norėsite įdiegti sprendimus (pavyzdžiui, Kontentino), kad supaprastintumėte savo workflow. Svarbu tai sutvarkyti, tačiau skubumas priklauso nuo kelių veiksnių.
   
   
2. Trumpas video apie social media strategy jūsų įmonės populiarinimui. Tai svarbu prekės ženklo kūrimui, tačiau skubumas gali būti diskutuotinas.
   
   
3. Išsamus e-komercijos kliento socialinių tinklų kanalų auditas. Tai ne visada skubu (reikalauja pasiruošimo), bet svarbu veiklos rezultatų gerinimui bei silpnųjų vietų nustatymui. 

Užduočių atlikimas iš šio Eisenhower square sumažina stresinių situacijų kiekį, suteikia daugiau kontrolės projektams ir skatina nuolatinį tobulėjimą. 

Skirdami daugiau laiko Q2 užduotims, galite eliminuoti nenumatytas situacijas Q1, subalansuoti Q3 užduotis ir netgi mėgautis kai kuriais Q4 „laiko švaistytojais“, kuriems dabar atsirado galimybė.

Q3: Nesvarbu + Skubu = DELEGUOK

Trečiąją grupę sudaro užduotys, kurias galima deleguoti arba panaikinti. Nesibaigiantis šios kategorijos sąrašas yra produktyvumo katastrofa, todėl turėtumėte vengti čia besikaupiančių darbų. 

Kaip jau minėjome, „skubu“ nebūtinai reiškia „svarbu“. Per daug laiko skiriant šios kategorijos užduotims, gali nukentėti ilgalaikė vizija ir tai, kas iš tiesų svarbu jūsų verslui. Kada tik galite, stenkitės deleguoti arba atsikratyti užduočių šiame Eisenhower square. 

Pavyzdžiai: 

1. Kolega paprašo nedidelės paslaugos, kol dirbate prie svarbaus kliento socialinių tinklų strategijos. Ar turėtumėte aukoti savo susikaupimą? Daugeliui tai nėra problema, tačiau galite prarasti produktyvumo kontrolę, jei per dažnai sutiksite su tokiais prašymais.
   
   
2. Buvęs klientas paprašo surinkti visus failus, susijusius su konkrečia reklamos kampanija, į vieną aplanką. Ši užduotis gali būti svarbi jiems, bet ji turbūt nėra skubi ir gali būti deleguota kitam komandos nariui.
   
   
3. Gaunate trukdantį kolegos skambutį, kai esate verslo susitikimo viduryje. Atsiprašote dalyvių, išeinate iš kambario ir pakeliate ragelį – tik tam, kad sužinotumėte, jog tai galėjo palaukti arba būti išspręsta kito komandos nario.
   
   
4. Bet kokia „susirinkimas, kuris galėjo būti el. laiškas“ situacija.

Nepainiokite Q3 su Q1: galite jausti apgaulingą pasitenkinimą kasdien atlikdami daug užduočių. Tačiau Q3 užduotys neprisideda prie jūsų ilgalaikių tikslų tiek, kiek Q1 užduotys.

Kaip būti produktyvesniems ir susigrąžinti kontrolę? Stenkitės minimizuoti tokias užduotis ir išmokite pasakyti „ne“ kai kuriems prašymams, kurie padeda kitiems, bet blaško jus. Tai jūsų pačių labui. 

Q4: Nesvarbu + Neskubu = ELIMINUOK

Ketvirtoji grupė apima užduočių likučius, išteklius ar idėjas, kurias ateityje būtų galima kažkur įterpti, bet taip pat ir dėmesį blaškančias veiklas, kurios klaidingai vadinamos „užduotimis“. Daugelį jų reikėtų atmesti dar šiame etape, kol jos nesukėlė sumaišties kituose kvadrantuose. 

Pavyzdžiai:

1. Be tikslo „skrolinamas“ Facebook (galite tai pateisinti kaip „įkvėpimo paiešką“, bet tai nėra tas pats, tiesa?)
   
   
2. Naršymas internete be jokio konkretaus tikslo.
   
   
3. Idėja sukurti bandomąjį socialinių tinklų profilį. Tai nėra nei skubu, nei svarbu – tik laisva mintis, kuri galbūt kada nors pravers, o gal ir ne.
   

Norint visiškai kontroliuoti šį kvadrantą, svarbu fiksuoti idėjas ir prireikus perkelti jas į konkretų Eisenhower square. 

Kaip klasifikuoti užduotis Eisenhower kvadrantams?

Užduočių skirstymas gali būti apgaulingas. Gyvename eroje, kurioje informacinis triukšmas verčia viską skambėti skubiai ir svarbiai. 

Skirties tarp to, kas skubu ir kas svarbu, nustatymas yra pats pirmas žingsnis, kurį turėtumėte žengti. 

Skubos ir svarbos matricos naudojimas vietoj paprastų to-do sąrašų padeda susikoncentruoti į tai, kas iš tiesų svarbu jūsų strategijai ir darbui. To-do sąrašai linkę būti ilgi ir nestruktūrizuoti, o Eisenhower box suteikia keturias aiškias užduočių grupes, leidžiančias suprasti tikrąją situaciją.

Padalinkime procesą į keturis etapus:

1. Atpažinkite užduotis, kurios turėtų patekti į aukščiausio prioriteto Q2, peržiūrėdami Q1 ir Q3 užduotis. Atrinkite tas, kurių pasikartojimo būtų galima išvengti arba kurios yra nuspėjamos. Sveikiname su naujomis Q2 užduotimis.
   
   
2. Q2 užduotys gali reikalauti daug laiko. Išvalykite savo Q4 sąrašą ir deleguokite arba sumažinkite Q3 užduotis, kad galėtumėte daugiau laiko skirti Q2 grupei.
   
   
3. Suplanuokite Q2 užduotis iš anksto. Nors tai nėra privaloma, tai padės jums nenokrypti nuo kelio ir atlikti jas anksčiau, nei jos taps nepageidaujamomis Q1 užduotimis.
   
   
4. Dėmesys Q2 užduotims atsiperka. Skirdami daugiau dėmesio šiai grupei, ilgainiui turėtumėte pastebėti mažėjantį užduočių skaičių Q1 kvadrante. 

Ar visas užduotis reikia atlikti? Taip, anksčiau ar vėliau. Net jei deleguojate, vėliau gali tekti jas prižiūrėti ar patikrinti. Tačiau su išmaniu prioritetų nustatymu galite viską atlikti greičiau ir sutelkti dėmesį į esminius darbus. 

Kaip būti produktyvesniems? Kelios taktikos

Jei norite sužinoti, kaip būti produktyvesniems, paruošėme keletą naudingų taktikų: 

• Suvalgyk varlę (Eat the frog) – pradėkite dieną nuo „sunkiausios“ užduoties. Kai ją įveiksite, visa kita atrodys lengviau.
  
  
• Greitos pergalės (Quick wins) – atlikite kelias smulkias užduotis, kurios užtrunka vos kelias minutes. Tai suteiks motyvacijos likusiai dienos daliai. 

• Top 3 – nustatykite tris svarbiausias dienos užduotis, kurias būtinai turite atlikti. Visa kita – pasirenkama: jei pradėsite dirbti prie jų, puiku, bet tai nėra gyvybiškai svarbu. 

• 2 minučių taisyklė – verta išbandyti, kai jau valdote savo produktuyvumą. Jei užduotis atsiranda netikėtai, bet jos atlikimas užtrunka mažiau nei dvi minutes, nedėkite jos į jokį Eisenhower square – tiesiog atlikite ją iškart. Tačiau būkite atsargūs, kad tai netaptų nuolatiniu blaškymusi.
  
  

Kaip ši matrica padeda socialinių tinklų valdytojams? 

Lengvesnis užduočių prioritetizavimas

Socialinių tinklų valdytojai turi greitai perimti naujas tendencijas ir atnaujinimus. Kai atsiranda daug naujų užduočių, lengva pasiklysti. Su tinkamu prioritetų nustatymu naujos pareigos bus vertinamos kaip iššūkiai ir proceso dalis, o ne kaip vargas.

Prioritetizavimas padeda marketingo specialistams nustatyti pačias svarbiausias užduotis ir sutelkti dėmesį į jas, kol kitos ramiai laukia savo eilės. Didelis darbo krūvis dažnai sukelia nepasitenkinimą, tačiau prioritetų nustatymas gali padėti vėl mėgautis darbu.

Didesnis efektyvumas ir produktyvumas

Prioritetų valdymo įgūdžiai neatsiranda per naktį, tačiau skirtumą pajusite gana greitai. Klasifikuodami savo užduotis ir skirstydami jas į kvadrantus, galite būti produktyvesni, skirti daugiau laiko planavimui ir užtikrinti dar aukštesnę savo darbo kokybę. 

Procesų skaidymas

Prioritetų nustatymas skatina žiūrėti į užduotis iš kitos perspektyvos. Užuot įtraukę bendrus procesus kaip „socialinių tinklų strategijos tobulinimas“, galite juos išskaidyti dalimis: 

• „Susirasti social media automation tool“ – gali būti Q3 ir deleguota užduotis,
• „Konkurentų analizė“ – gali patekti į Q2 arba, jei komandoje yra kitas asmuo, turintis tam laiko ir įgūdžių, deleguota,
• „Sukurti TikTok anketą“ – turėtų patekti į Q4, jei dar nėra aiškios koncepcijos ir tai tik laisva idėja,
• „Krizių valdymo procedūrų kūrimas“ – jūsų Q2 užduotis, kuriai turėtumėte ruoštis jau dabar, jei nenorite, kad ji virstų stresine Q1 užduotimi.
  
  

Mažesnis darbo krūvis su Eisenhower box

Eisenhower box naudojimas sumažina nesibaigiančio darbo krūvio keliamą įtampą. Šis aiškus padalijimas tiksliai parodo, kas turėtų būti atlikta, suplanuota, deleguota arba panaikinta. Vieną ilgą to-do sąrašą pakeičia skubos ir svarbos matrica, kurioje pamatysite, kad kai kurios užduotys tikrai gali palaukti.

Pasaulis nesustos, jei šiandien jų visų neatliksite. 

Rūpinkitės komandos pasitenkinimu 

Kuo anksčiau atpažinsite potencialius nesutarimų šaltinius, tuo greičiau galėsite juos pašalinti. 

Kartais net tokie smulkūs dalykai kaip ilgi el. laiškų susirašinėjimai gali sukelti frustraciją ir trukdyti kurti tvirtą komandos kultūrą.

Taip pat galite naudoti įrankius, padedančius vertinti komandos „nuotaiką“, arba atlikti darbuotojų apklausas komandos pasitenkinimui matuoti.

Trukdžių eliminavimas 

Darbas socialiniuose tinkluose gali labai blaškyti. Sunku atsispirti pagundai patikrinti Facebook feed’ą ar kaskart atnaujinti Twitter. Užduočių suskirstymas parodo, kiek laiko prarandate su neproduktyviais dalykais, ir padeda eliminuoti tai, kas jus blaško. 

Apibendrinimas

Socialinių tinklų valdytojai turi daugybę užduočių, susijusių su strategija, analitika ar turinio platinimu. Jų prioritetizavimas gali sutaupyti daug laiko ir nervų. Nors yra daug užduočių, kurias reikia atlikti dabar, kitas galima deleguoti arba pašalinti iš savo Eisenhower box. Jei ieškote būdų, kaip būti produktyvesniems, šis metodas gali būti būtent tai, ko jums reikia.