Uzdevumu prioritizēšana: kā izmantot Eizenhauera matricu mārketingā? | Kontentino

Ja strādājat mārketingā, visticamāk, Jums vienlaikus ir jāpaveic daudz vairāk par vienu uzdevumu. Daži pienākumi prasa stratēģisku pieeju un nav paveicami vienā mirklī. Citi var aizņemt vien dažas sekundes, taču tie sagrauj Jūsu produktivitāti un fokusu visai dienai. Atrast zelta vidusceļu un nepārstrādāties ir īsts izaicinājums.

Kā būt produktīvākam? Atbilde varētu slēpties Eizenhauera matricā (Eisenhower box). Šodien runāsim par šo steidzamības un svarīguma matricu un to, kā tā var palīdzēt Jums strādāt efektīvāk.

Kas ir Eizenhauera matrica?

Eizenhauera matrica ir prioritizēšanas ietvars, ko bieži dēvē par steidzamības un svarīguma matricu. Tā ir viena no populārākajām uzdevumu organizēšanas metodēm. Tiek uzskatīts, ka to izmantoja un popularizēja Dvaits D. Eizenhauers.

Tā sastāv no četriem kvadrantiem jeb “rūtiņām”, kas palīdz grupēt uzdevumus pēc to svarīguma un steidzamības pakāpes, ko nosakāt Jūs paši. Lai to darītu efektīvi, ir nepieciešama prakse, iemācoties sašķirot darbus tā, lai tie nonāktu pareizajā Eizenhauera kvadrantā.

Kāda ir atšķirība starp svarīgu un steidzamu? 

Pirms iedziļināmies Eizenhauera matricā, atbildēsim uz vienu būtisku jautājumu, kas palīdzēs pareizi sadalīt uzdevumus. 

Termini “svarīgs” un “steidzams” bieži tiek jaukti, jo abi norāda uz kaut ko būtisku. Tomēr ir svarīgi saprast atšķirību.

Steidzams attiecas uz uzdevumu, kas prasa tūlītēju rīcību.
Šie uzdevumi var nebūt izšķiroši kopējai stratēģijai, taču tie ir jāpaveic pēc iespējas ātrāk. Steidzami uzdevumi ir tie, kuru termiņš tūlīt beigsies vai jau ir beidzies, tāpēc tie prasa ātru reakciju un sniedz tūlītējus rezultātus (vai sekas, ja netiek izpildīti laikā).

Svarīgs attiecas uz uzdevumu, kas ir būtisks ilgtermiņa stratēģijai un konkrēta mērķa sasniegšanai. Svarīgi uzdevumi parasti nav jāpabeidz tajā pašā mirklī.   

Pats Eizenhauers, iespējams, vislabāk raksturoja šo atšķirību:

“Man ir divu veidu problēmas: steidzamās un svarīgās. Steidzamās nav svarīgas, un svarīgās nekad nav steidzamas.” — Eizenhauers

Uzdevums var būt gan svarīgs, gan steidzams vienlaikus, taču parasti tas tā nav. 

Lai apgūtu Eizenhauera metodi, Jums jāiemācās atpazīt un klasificēt savus uzdevumus. Par to runāsim tālāk. 

Kā izmantot Eizenhauera matricu?

Steidzamības un svarīguma matrica sastāv no četriem uzdevumu kvadrantiem.

Q1: Svarīgi + Steidzami = DARĪT

Šajā grupā ietilpst uzdevumi, kas jāpaveic tūlīt un personīgi.

Tie bieži ir saistīti ar krīzes vadību, ārkārtas situācijām, pēdējiem termiņiem vai pēkšņām, neparedzamām situācijām, kuras jārisina nekavējoties. 

Piemēri: 

1. Jūs saņemat sadarbības piedāvājumu no potenciāla jauna sociālo mediju klienta. Tas ir gan svarīgi, gan steidzami: ja nerīkosieties tūlīt, viņi var izvēlēties citu aģentūru. (Brief apstrāde būs efektīvāka, ja Jums būs gatava sadarbības piedāvājuma template — tas ir svarīgi, bet ne steidzami.)
   
2. Izrādās, ka restorāns, kura Facebook un Instagram kontus Jūs pārvaldāt, nemaksā darbiniekiem, un viņi ir sākuši publisku sašutuma vētru sociālajos tīklos. Sagatavotas krīzes vadības procedūras palīdzēs šādu situāciju atrisināt ātrāk un precīzāk.
   
3. Sociālo mediju plāns (social media plan), ko Jums atsūtīja jaunākais speciālists, prasa būtiskus uzlabojumus, un Jums tas jānosūta klientam pēc divām stundām. Skaidru noteikumu izstrāde un iekšējā approval procesa izmantošana var uzlabot darba kvalitāti un ietaupīt laiku pēdējā brīža labojumiem. 

Lai gan šādus uzdevumus pilnībā izskaust nav iespējams, dažus no tiem varēja novērst vai sagatavoties iepriekš, izmantojot pareizo Eizenhauera kvadrantu. 

Q2: Svarīgi + Nav steidzami = PLĀNOT

Otro grupu veido uzdevumi, par kuriem Jums jāpieņem lēmums — vai sākt tos tagad, vai atstāt rezervē. Daudzi mārketinga speciālisti, kas izmanto Eizenhauera matricu, šajā kvadrantā pavada lielāko daļu sava laika. 

Šeit ietilpst uzdevumi, kurus var ieplānot nākotnei. Lai gan tie vēl nav steidzami, par tādiem tie var kļūt jebkurā brīdī. Labāk ir regulāri sekot līdzi šai grupai un neatlikt uzdevumus, kad tam nav iemesla vai kad Jums ir brīvs brīdis workflow plūsmā. 

Tie bieži attiecas uz plānošanu, uzlabojumiem vai attiecību veidošanu. Lai gan šeit nav obligāti noteikt stingrus termiņus, tas var palīdzēt saglabāt motivāciju. 

Piemēri:

1. Satura approval procesa strukturēšana klientiem. Ja Jums ir grūti saņemt feedback par satura plāniem, varat ieviest rīkus (piemēram, Kontentino), lai optimizētu darba plūsmu. Ir svarīgi to sakārtot, taču steidzamība ir atkarīga no vairākiem faktoriem.
   
   
2. Īss video par sociālo mediju stratēģiju uzņēmuma pašreklāmai. Tas ir svarīgi zīmola tēla veidošanai, bet steidzamība ir diskutabla.
   
   
3. Visaptverošs sociālo tīklu audits e-komercijas klientam. Tas ne vienmēr ir steidzams, bet ir svarīgs snieguma uzlabošanai un vājo punktu identificēšanai. 

Pildot uzdevumus no šī Eizenhauera kvadranta, Jūs samazināsiet stresa situācijas, vairāk kontrolēsiet projektus un nodrošināsiet nepārtrauktu izaugsmi. 

Veltot vairāk laika Q2 uzdevumiem, Jūs varat izskaust neparedzētas situācijas Q1, līdzsvarot Q3 darbus un pat izbaudīt dažus Q4 “laika zagļus”, kam citādi neatliktu laika.

Q3: Nav svarīgi + Steidzami = DELEĢĒT

Trešajā grupā ir uzdevumi, kurus var deleģēt vai samazināt. Bezgalīgs darbu saraksts šajā kategorijā ir katastrofa produktivitātei, tāpēc mēģiniet izvairīties no pienākumu uzkrāšanās šeit. 

Kā jau minējām, steidzamība nenozīmē svarīgumu. Pavadot pārāk daudz laika šajā kategorijā, Jūs riskējat pazaudēt ilgtermiņa vīziju un novārtā atstāt to, kas patiešām ir būtisks Jūsu biznesam. Kad vien iespējams, mēģiniet deleģēt vai atbrīvoties no uzdevumiem šajā Eizenhauera kvadrantā. 

Piemēri: 

1. Koleģis lūdz nelielu pakalpojumu brīdī, kad Jūs strādājat pie stratēģijas svarīgam klientam. Vai Jums būtu jālauž fokuss, lai palīdzētu uz minūti? Daudziem tas nav problēma, tomēr Jūs varat zaudēt kontroli pār savu darba dienu, ja piekritīsiet šādiem lūgumiem pārāk bieži.
   
   
2. Bijušais klients lūdz apkopot visus kampaņas failus vienā mapē. Viņam šis uzdevums ir svarīgs, bet Jums tas nav steidzams, un to var deleģēt kādam citam komandā.
   
   
3. Jūs saņemat zvanu no kolēģa biznesa tikšanās laikā. Jūs atvainojaties, izejat no telpas un paceļat klausuli, lai noskaidrotu, ka tas varēja pagaidīt vai to varēja atrisināt jebkurš cits.
   
   
4. Jebkura situācija “sapulce, kas varēja būt e-pasts”.

Nesajauciet Q3 ar Q1: Jūs varat just gandarījumu par daudzu darbu paveikšanu dienas laikā, taču Q3 uzdevumi nepiuvina Jūs ilgtermiņa mērķiem tā, kā to dara Q1 darbi.

Kā būt produktīvākam, lai atgūtu kontroli? Strādājiet pie šādu uzdevumu minimizēšanas un iemācieties pateikt “nē” lūgumiem, kas palīdz citiem, bet traucē Jums. Tas ir Jūsu pašu labā. 

Q4: Nav svarīgi + Nav steidzami = IZDZĒST

Ceturtā grupa ietver uzdevumu parādus, resursus vai idejas nākotnei, kā arī traucēkļus, kas kļūdaini nosaukti par “uzdevumiem”. No daudziem šajā posmā vajadzētu atteikties, pirms tie rada haosu citos kvadrantos — vai arī veikt tos tikai tad, kad tiem ir biznesa jēga. 

Piemēri:

1. Bezmērķīga Facebook ritināšana (Jūs varat to saukt par “iedvesmas meklēšanu”, bet tas nav gluži viens un tas pats, vai ne?)
   
   
2. Sērfošana internetā bez konkrēta mērķa.
   
   
3. Ideja par testa profilu izveidi. Tas nav ne steidzami, ne svarīgi — tā ir tikai brīva ideja, kas varbūt kādreiz noderēs.
   

Ideju fiksēšana un to pārvietošana uz vajadzīgo Eizenhauera kvadrantu tikai tad, kad tas nepieciešams, ir atslēga uz pilnu kontroli pār šo zonu. 

Kā klasificēt uzdevumus kvadrantos?

Sadalīt uzdevumus var būt sarežģīti. Mēs dzīvojam laikmetā, kur informācijas gūzma liek visam izskatīties steidzamam un svarīgam. 

Atšķirt steidzamo no svarīgā ir pats pirmais solis, kas Jums jāsper. 

Izmantojot steidzamības un svarīguma matricu parasta to-do saraksta vietā, Jūs varat koncentrēties uz to, kas patiešām ir būtiski stratēģijai un darbam. Uzdevumu saraksti mēdz būt gari un nestrukturēti, turpretim Eizenhauera matrica sniedz skaidras četras grupas, kas parāda reālo situāciju.

Sadalīsim procesu četros posmos:

1. Identificējiet Q2 prioritātes, izrakstot Q1 un Q3 darbus. Paņemiet no Q1 un Q3 tos uzdevumus, kuru atkārtošanos var novērst vai kuri ir paredzami. Šie kļūs par Jūsu jaunajiem Q2 uzdevumiem.
   
   
2. Q2 uzdevumi var prasīt daudz laika. Atbrīvojieties no Q4 “laika zagļiem” un deleģējiet vai samaziniet Q3 darbus, lai varētu veltīt vairāk laika Q2 grupai.
   
   
3. Ieplānojiet Q2 uzdevumus laicīgi. Tas palīdzēs Jums neatpalikt no grafika un pabeigt tos, pirms tie kļūst par noraidītajiem Q1 uzdevumiem.
   
   
4. Jūs nekoncentrējaties uz Q2 bez iemesla. Veltot tiem vairāk laika, Jums vajadzētu spēt samazināt uzdevumu skaitu Q1 kvadrantā. 

Vai visi uzdevumi ir jāpabeidz? Jā, agrāk vai vēlāk. Pat ja Jūs deleģējat, Jums var nākties tos pārraudzīt vai revidēt. Tomēr ar viedu prioritizēšanu Jūs tos paveiksiet ātrāk un varēsiet fokussēties uz biznesa kodolu. 

Kā būt produktīvākam? Dažas nelielas taktikas

Lūk, vēl dažas palīgtaktikas Jūsu darba ikdienai: 

• Apēst vardi (Eat the frog) – sāciet dienu ar “sliktāko” jeb grūtāko uzdevumu. Kad tas būs paveikts, pārējais šķitīs daudz vieglāk.
  
  
• Ātrās uzvaras (Quick wins) – pēc tam ķerieties pie dažiem sīkiem darbiem, kas prasa tikai dažas minūtes. Tas radīs gandarījuma sajūtu un dos enerģiju atlikušajai dienai. 

• Top 3 – izvēlieties trīs svarīgākos dienas uzdevumus, kas obligāti jāpaveic. Pārējais ir pēc izvēles – ja sāksiet pie tiem strādāt, lieliski, bet tas nav izšķiroši. 

• 2 minūšu likums – vērtīgs paņēmiens, kad jau esat apguvuši darbu pārvaldību. Ja pēkšņi parādās uzdevums, kura izpilde prasa mazāk par divām minūtēm, nelieciet to nevienā no kvadrantiem – vienkārši izdariet to uzreiz. Tā Jūs nepārslogosiet sarakstu un netērēsiet laiku klasificēšanai. Taču esiet uzmanīgi, lai tas nekļūtu par traucēkli Jūsu galvenajam fokusam.
  
  

Kā matrica palīdz sociālo mediju vadītājiem? 

Vienkāršāka prioritāšu noteikšana

Sociālo mediju vadītājiem (social media managers) ir ātri jāpielāgojas jaunām tendencēm un atjauninājumiem. Kad uzrodas daudz jaunu darbu, ir viegli apjukt. Ar pareizu prioritizāciju jaunie pienākumi kļūs par izaicinājumiem un daļu no procesa, nevis par slogu.

Prioritizēšana palīdz mārketinga speciālistiem identificēt svarīgāko un koncentrēties uz to, kamēr citi darbi pacietīgi gaida savu kārtu. Pārāk daudz darbu var izraisīt neapmierinātību, taču matrica palīdz saglabāt prieku par paveikto.

Labāka efektivitāte un produktivitāte

Prioritizēšanas mākslu nevar apgūt vienā naktī, taču atšķirību Jūs sajutīsiet ātri. Klasificējot uzdevumus kvadrantos, Jūs strādāsiet produktīvāk, veltīsiet vairāk laika plānošanai un nodrošināsiet augstāku darba kvalitāti. 

Procesu sadalīšana sīkāk

Prioritizēšana palīdz paskatīties uz uzdevumiem no cita skatupunkta. Tā vietā, lai sarakstā ierakstītu milzīgu procesu kā “darbs pie sociālo mediju stratēģijas uzlabošanas”, sadaliet to daļās: 

• “Atrast sociālo mediju automatizācijas rīku” — Q3 (deleģēt),
• “Konkurentu analīze” — Q2 vai deleģēt, ja komandā ir kāds ar atbilstošām prasmēm,
• “TikTok apgūšana” — Q4, ja vēl nav skaidras koncepcijas un tā ir tikai brīva ideja,
• “Krīzes procedūru izstrāde” — Q2, pie kura jāsāk strādāt tagad, lai tas nekļūtu par Q1 uzdevumu.
  
  

Mazāka darba slodze

Eizenhauera matricas izmantošana atvieglo bezgalīgās darba slodzes nastu. Šis skaidrais sadalījums parāda, kas ir jādara, jāplāno, jādeleģē vai jāizmet. Vienu garu to-do sarakstu aizstāj steidzamības un svarīguma matrica, kuras izmantošanas laikā Jūs sapratīsiet — ir normāli, ja daži darbi pagaida rindā.

Pasaule turpinās griezties, pat ja Jūs nepabeigsiet visu šodien. 

Rūpējieties par komandas apmierinātību 

Jo ātrāk pamanīsiet potenciālos nesaskaņu avotus, jo ātrāk tos varēsiet novērst. 

Dažkārt pat tādas smalkas lietas kā bezgalīgas e-pastu sarakstes var radīt frustrāciju un traucēt veselīgas komandas kultūras veidošanos.

Varat izmantot tādus rīkus kā TeamMood, lai novērtētu komandas noskaņojumu, vai veikt darbinieku aptaujas komandas apmierinātības mērīšanai.

Traucēkļu novēršana 

Darbs sociālajos tīklos ir ļoti izklaidīgs. Ir grūti pretoties kārdinājumam pārbaudīt ziņu plūsmu vai atsvaidzināt X (Twitter). Uzdevumu sadalīšana parādīs, cik daudz laika tiek tērēts neproduktīvām darbībām, un palīdzēs mazināt traucēkļus. 

Kopsavilkumā

Sociālo mediju vadītājiem ir daudz uzdevumu, kas saistīti ar stratēģiju, analītiku un satura publicēšanu. Prioritizēšana var ietaupīt laiku un mazināt frustrāciju. Kamēr daudzi darbi ir jāpaveic tūlīt, citus var deleģēt vai izņemt no saraksta. Ja meklējat veidus, kā būt produktīvākam, šī metode var būt Jūsu veiksmes atslēga.