Terug naar de blog
Als je al even bezig bent met social media marketing, dan ben je het hier waarschijnlijk mee eens:
Consistent content creëren is VERMOEIEND.
In een wereld waar mensen meer dan twee uur per dag social media content consumeren, is het best lastig om dag in dag uit met frisse ideeën te komen.
En alsof dat nog niet genoeg is, moet je ook nog een team aansturen, goedkeuringen regelen, de performance opvolgen en brandjes blussen wanneer er (onvermijdelijk) iets misgaat.
Hoe komt het dan dat anderen er wel in slagen om hun social media aanwezigheid te vergroten en de perfecte posts aan de lopende band te publiceren?
Ik verklap je een klein geheim:
De beste social media managers zijn niet slimmer of creatiever. Ze hebben gewoon een ijzersterk systeem.
Met een vlot draaiende social media workflow kun je:
- Continu geweldige content produceren
- Posts op tijd en vaker publiceren
- Fouten en inconsistenties elimineren
- Strategischer denken om je social media KPI’s te behalen
Zo verander je je proces van dit:
Naar dit:
In deze gids leggen we uit wat een social media workflow precies is, welke 5 vragen je jezelf moet stellen en hoe een succesvolle workflow eruitziet.
Wat is een social media workflow?
Een social media workflow is een herhaalbaar, methodisch proces waarmee je consistent sterke content levert voor een merk. Het brengt alle personen en stappen in kaart die nodig zijn voor het creëren, reviewen en publiceren van social media content om vertragingen en misverstanden te voorkomen.
Elke social media workflow is anders en hangt af van verschillende factoren, zoals:
- Werk je in-house of beheer je de social media voor een klant?
- De grootte van je team
- De hoeveelheid content die je post en op welke platformen
Maar hoe je workflow er ook uitziet, je moet hem documenteren. Je proces moet zo goed gedocumenteerd zijn dat elk nieuw teamlid er direct mee aan de slag kan, en het moet toegankelijk zijn voor iedereen die erbij betrokken is.
⏱️Tijdbesparende tip: Geen zin om alle stappen van je social media workflow uit te schrijven? Kontentino begeleidt teamleden door elke fase van je proces, van de eerste draft tot de uiteindelijke post.
Is mijn huidige social media workflow goed genoeg?
Hier is een korte checklist…
- Vertraagt het inwerken van nieuwe medewerkers de contentproductie?
- Zijn er momenten waarop iemand onzeker is over wat hij of zij moet doen?
- Heb je constant tijdgebrek of moet je op het laatste moment content bijeenschrapen om gaten te vullen?
- Heb je moeite om je KPI’s te halen en zie je op tegen de rapportage aan je klant?
Als je ‘ja’ hebt geantwoord, is het tijd om je proces onder de loep te nemen en te kijken waar je kunt verbeteren.
Hoe creëer ik een waterdichte social media workflow?
Wil je je huidige social media workflow auditen of een nieuwe opzetten? Dit zijn de 5 vragen die je jezelf moet stellen.
Wat is de strategie?
Met een slimme social media strategie wordt het veel eenvoudiger om content te creëren die bij je merk past – ook voor de rest van je team.
Het mooiste van alles? Je hoeft nooit van nul te beginnen. Als je precies weet wie je bent als merk en wat elk stukje content moet bereiken, is het veel makkelijker om met winnende ideeën te komen.
Om je strategie te bepalen, zijn dit de belangrijkste vragen:
- Wie is de doelgroep op social media?
- Wat willen we bereiken?
- Gaan we voor brand awareness, engagement, groei van het bereik, traffic of conversies?
- Wat willen we specifiek per platform bereiken?
- Welke content hebben we nodig om onze doelen te behalen?
- Hoe spreken we onze doelgroep aan?
- Op welke onderwerpen focussen we? Welke onderwerpen vermijden we?
- Hoe vaak gaan we posten? Wat zijn de beste tijdstippen voor ons publiek?
- Welke types assets gaan we gebruiken?
- Wanneer weten we of we onze doelen hebben behaald? Welke statistieken hebben we nodig?
Wie is erbij betrokken?
Bij het nadenken over de social media content workflow ligt de focus vaak op het team dat dagelijks in de loopgraven staat.
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan dit gaan om het Head of SEO, strategen, content creators, designers, community managers, etc.
Of misschien ben jij het wel alleen: een super-enthousiaste social media manager met een laptop en een lichte koffieverslaving.
Maar buiten de mensen die de content daadwerkelijk maken, zijn er nog veel meer betrokkenen. Dit zijn enkele stakeholders waar je rekening mee moet houden in je social media workflow.
Klanten of Management: Zij hebben het laatste woord – en zijn degenen die je moet overtuigen om die volgende promotie in de wacht te slepen.
Sales & Marketing: In sommige bedrijven zijn dit aparte teams die ook toezicht willen op de uiteindelijke content. In andere gevallen ben jij de enige die over social media gaat en werk je samen met hen voor een consistente lijn.
Product: Uiteindelijk is social media een onderdeel van de salesmachine van een bedrijf. Door productteams te betrekken, garandeer je de nauwkeurigheid van je boodschap – en ontdek je zelfs nieuwe marketing- en contentkansen.
Om ieders tijd effectief te benutten en overlappingen of gaten te voorkomen, moet je:
- Twee groepen maken: essentieel en handig om bij te betrekken
- Een lijst met deadlines en deliverables opstellen (hierover zometeen meer)
Hulp nodig bij het samenstellen van je team? Bekijk onze stap-voor-stap gids.
Wat zijn de deadlines en deliverables?
Iedereen die betrokken is bij je social media workflow moet weten:
- Wat ze moeten aanleveren
- Tegen wanneer ze het moeten aanleveren
Het is slim om op dit punt met je team te overleggen en een realistische tijdsplanning op te stellen die voor iedereen werkt.
Welke kanalen gebruik je?
Als je je strategie hebt bepaald, weet je waar je doelgroep zich online bevindt. Maar weet je ook hoe je elk platform optimaal benut?
Hier is een overzicht van de content die het best presteert op de verschillende kanalen.
Facebook: User-generated content, humor, updates
Instagram: Lifestyle, product showcases, behind-the-scenes, inspirerende quotes
Twitter: Opinies, vragen/interactie met je publiek, productupdates
LinkedIn: Professionele updates, sectorgerelateerde content, how-to’s, lijstjes
Pinterest: Lifestyle, infographics, inspirerende quotes
Check ook onze gids die je helpt het juiste social media platform te kiezen voor jouw bedrijf.
Waar is je workspace?
Dit gaat over de logistiek van je workflow. Waar vindt iedereen de informatie die ze nodig hebben? En hoe weten ze wanneer het hun beurt is om actie te ondernemen?
Zorg voor een centrale asset library waar je team toegang toe heeft en beperk het aantal spreadsheets en apps dat je gebruikt. Zo staat alles op één plek en is het makkelijk vindbaar.
Zorg ook voor een effectief notificatiesysteem, zodat content vloeiend door elke fase van het proces gaat zonder dat de boel stokt.
De 10 stappen van een succesvolle social media workflow
Hoewel elke workflow uniek is, zie je hier een voorbeeld van hoe een geoptimaliseerde social media workflow eruit kan zien.
Let op: dit is voor een maandelijkse contentcyclus. Voor trending topics of tijdgevoelige posts kun je een aparte, snellere workflow opzetten.
1. Ideatie (brainstorming)
🗣️ Wie: Social media team
🗓️ Deadline: 4-8 weken voor publicatie
🎯 Deliverable: Eerste ideeën voor goedkeuring
De brainstormfase kan op verschillende manieren. Je kunt best presterende posts analyseren, door comments gaan, kijken wat de concurrentie doet of wat dan ook werkt voor jouw team.
Zit je vast? Hier zijn wat ideeën voor je social media content calendar.
⏱️Tijdbesparende tip: Met de contentplannen van Kontentino zie je direct de hoeveelheid en het type posts. Gebruik custom topic labels om voor voldoende variatie te zorgen.
2. Asset creatie
🗣️ Wie: Social media manager, Content creator, Designer, Fotograaf, Video editor
🗓️Deadline: 4-6 weken voor publicatie
🎯Deliverable: Video’s/images/graphics
Deze fase hangt af van het type content; video’s vragen nu eenmaal meer tijd en voorbereiding dan graphics. Bekijk ook bestaande assets om te zien wat je kunt hergebruiken.
⏱️Tijdbesparende tip: Dankzij de onbeperkte opslag in de Media Library van Kontentino kunnen jij en je klanten content uploaden en bewaren voor later.
3. Copywriting
🗣️ Wie: Social media manager, Content creator, Copywriter
🗓️Deadline: 2-5 weken voor publicatie
🎯Deliverable: Captions
Hoewel beelden steeds belangrijker worden, blijven captions cruciaal voor groei. Het is het beste om dit in batches te doen – dat bespaart tijd en zorgt dat alle posts mooi aansluiten bij de brand guidelines.
⏱️Tijdbesparende tip: Sla je meest gebruikte hashtags op in Kontentino en voeg ze met één klik toe aan je tekst.
4. Content editing
🗣️ Wie: Social media manager, Content editors
🗓️Deadline: 2-4 weken voor publicatie
🎯Deliverable: De ‘definitieve’ versie van de posts, klaar voor review
Nu komt alles samen tot het eindproduct (in afwachting van goedkeuring). Dit gaat van de laatste spellingcontrole tot het kiezen van de juiste muziek en emoji’s!
⏱️Tijdbesparende tip: Genoeg van spreadsheets? Zie precies hoe je posts er live uit zullen zien met Kontentino’s Dynamic Post Preview. Zo kun je de visuele mock-upfase overslaan.
5. Goedkeuring
🗣️ Who: Social media manager, Head of SEO, Klant/Management, en andere stakeholders
🗓️Deadline: 1-4 weken voor publicatie
🎯Deliverable: Goedgekeurde posts en/of een lijst met aanpassingen
Goedkeuring verloopt vaak in twee fases. Eerst checkt de social media manager of de content on brand is en of er geen foute meer in staan.
Daarna volgt de externe goedkeuring door de CEO, klant, PR of legal – kortom, iedereen die de content moet zien voordat deze de wijde wereld in gaat.
We hebben een uitgebreid artikel over het stroomlijnen van je goedkeuringsproces voor klanten, vol tips om je workflow te versoepelen.
6. Inplannen (scheduling)
🗣️ Wie: Social media manager
🗓️Deadline: 1-4 weken voor publicatie
🎯Deliverable: Ingeplande social media posts
Je hebt het druk, dus vooraf inplannen is een must. Maar niemand houdt van het constant in- en uitloggen op verschillende accounts of het openhebben van tientallen tabbladen.
Met een social media management tool zoals Kontentino schedule je alle goedgekeurde content voor elk platform in één klik.
Je kunt posts ook makkelijk dupliceren naar andere kanalen door ze te slepen in de kalender. Alles wordt automatisch gepubliceerd, zodat je geen tijd verliest met herhaaldelijk inplannen.
7. Promoten
🗣️ Wie: Social media manager
🗓️Deadline: Minstens 1 dag na publicatie
🎯Deliverable: Gepromote posts
Het promoten van posts is een geweldige manier om je performance te boosten, een groter publiek te bereiken en meer uit je content te halen. Houd wel je budget en planning in de gaten – je wilt niet per ongeluk je hele budget aan één post besteden!
⏱️Tijdbesparende tip: Kontentino heeft een ingebouwde budget tracker om je uitgaven te beheren en te zorgen dat elke post het juiste zetje krijgt.
8. Community building
🗣️ Wie: Social media manager, Community manager
🗓️Deadline: Doorlopend
🎯Deliverable: Comments, replies, likes, shares en interactie
Social media draait niet alleen om zenden, maar om het bouwen van een community. Reageren op comments, DM’s en klantvragen is essentieel.
Bovendien is het algoritme dol op engagement, waardoor het een makkelijke manier is om je bereik te vergroten. Vergeet deze stap dus zeker niet in je workflow.
9. Analyseren
🗣️ Wie: Social media manager, Social media analyst
🗓️Deadline: 1-14 dagen na publicatie
🎯Deliverable: Rapportage
De enige manier om echt te groeien? Aandacht besteden aan wat werkt ÉN wat niet werkt. Alleen zo kun je content maken die echt raakt bij je publiek.
In Kontentino kun je elke metric selecteren en je posts rangschikken op performance. Dankzij benchmarks over de afgelopen 6 maanden zie je direct of je nieuwe content de verwachtingen inlost.
10. Strategie bepalen (strategizing)
🗣️ Wie: Social media team, Klant/Management
🗓️Deadline: 1-30 dagen na publicatie
🎯Deliverable: Doelen en briefing voor de volgende contentronde
Welke inzichten uit de vorige ronde kun je delen met je team en management? En wat kan er beter in je volgende social media content strategie?
Halveer je social media workload met Kontentino
We hebben je laten zien hoe je een efficiënte workflow opzet. Maar de makkelijkste manier om dit te optimaliseren is door een tool te gebruiken die hiervoor gemaakt is, zoals Kontentino.
Als social media managers zelf, zijn dit onze favoriete functies:
Overzicht over je hele workflow
In spreadsheets verlies je soms het overzicht over hoe alles samenhangt. Met de Workflow View krijg je direct een snapshot van het volledige proces en de voortgang van je team.
Organiseer je content met de Calendar view
Bekijk alle geplande en ingeplande content voor de hele maand op elk kanaal.
Moet je posts verplaatsen of dupliceren? Gebruik gewoon drag-and-drop.
Beheer je veel verschillende merken of projecten? Gebruik Profile Groups om platformen van één klant of specifieke campagnes te groeperen – ideaal voor agencies.
Alle communicatie en samenwerking op één plek
Je workspace is bepalend voor je succes. In Kontentino staat alles bij elkaar: je posts, assets, opmerkingen en alles wat je team nodig heeft om content te maken.
Wijs eenvoudig meerdere taken tegelijk toe aan teamleden.
Houd elke wijziging aan een post bij.
Plaats opmerkingen direct bij de post waar je aan werkt. Zo kan iedereen vlot samenwerken en is het duidelijk wat er nog moet gebeuren.
Tijd om die workflow op te zetten!
Hopelijk helpen deze tips om je social media workflow te verbeteren. Onze gids met 10 stappen is een perfect startpunt om je proces te verfijnen. Maak het je eigen!
Wil je het echt efficiënt aanpakken? Probeer dan Kontentino. Ontdek hoe simpel je social media workflow kan zijn met een gratis proefperiode van 14 dagen.
