Terug naar blog
Werken in een team, en vooral met klanten, kan soms lastig zijn. Omdat je dit artikel hebt geopend, weet je daar waarschijnlijk wel het een en ander van 😉 Ben je een marketing agency, een freelancer of beheer je gewoon samen met iemand social media-kanalen? Let dan goed op!
Wat als ik je vertel dat er een paar manieren zijn om de samenwerking beter en effectiever te maken? En het is makkelijker dan je denkt! Laten we erin duiken 😉
1. Bewaar alles op één plek
Gebruik je nog steeds spreadsheets voor social media contentplanning en stuur je die heen en weer tussen alle mensen in je team en je klant?
Dan ken je de pijn van dubbel werk moeten doen. Dat komt alleen maar omdat je in een oudere versie werkte, omdat je je mail niet checkte voor een nieuwere versie of omdat je collega het niet op tijd met je deelde…
Maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?
De truc is om al je contentplannen op één plek te houden, alle teamleden te laten bijdragen via real-time updates, en afbeeldingen, ideeën en post-inspiratie op te slaan die toegankelijk zijn voor alle teamleden.
Alles zou op één plek moeten gebeuren. Geen paniekerige zoektocht meer naar dat ene bestand tussen tientallen andere, geen verloren visuals, copy-teksten of volledige contentplannen, en geen bestanden meer uitwisselen tussen al die mensen.
Een klein geheim: daar is een oplossing voor 😉 Meer daarover verderop in deze blog.
2. Houd communicatie open en dynamisch
Als je in een team aan social media content werkt, is het essentieel dat elk teamlid makkelijk de communicatie over de aan hen toegewezen posts kan zien – wat er al gedaan is en wat de volgende stappen zijn.
Het is onpraktisch om al deze informatie verspreid te hebben over de mailboxen of messaging apps van verschillende teamleden, waar anderen het niet kunnen zien.
Dit kost niet alleen tijd; het kan ook voorkomen dat andere teamleden verder kunnen met hun werk en de deadline halen.
Zou het niet geweldig zijn om zowel interne als klantcommunicatie op één plek te voeren, direct naast de posts waar ze betrekking op hebben?
Teamleden houden alle comments bij en hoeven nergens anders te kijken, maar klanten hoeven dit niet te zien. Zij zien alleen hun eigen communicatie met jou.
Mooi verdeeld, duidelijk en georganiseerd
Ja, samenwerkingstools zoals Slack zorgen voor een snelle en makkelijke chat. Het kan echter een ramp zijn om naar specifieke content-gerelateerde berichten te zoeken, en het is nog erger als je een bericht niet kunt vinden omdat het na verloop van tijd automatisch is verwijderd.
En e-mail kan nog steeds nuttig zijn, maar niet voor het delen van resources voor een contentplan – probeer maar eens die afbeelding terug te vinden die je designer 2 weken geleden stuurde en die aan de juiste post te koppelen. Niet makkelijk, toch?
3. Zet een naadloze workflow op binnen het team
Spreadsheets zijn geweldig voor cijfers, niet voor contentplannen. Je contentplan visualiseren met een kalender en post previews geeft je een veel beter overzicht van het post-schema dan een saaie Excel-tabel en helpt iedereen effectiever te zijn.
Bovendien moeten wijzigingen in real-time worden geüpload, zodat iedereen altijd de nieuwste versie van alle content heeft.
Het voor het team makkelijker en sneller maken om resources toe te voegen aan specifieke posts is een andere manier om de samenwerking te faciliteren. En een ander aspect van een naadloze workflow is een gestroomlijnd intern goedkeuringsproces dat de noodzaak elimineert om e-mails of berichten uit te wisselen wanneer je een post goedkeurt of terugstuurt voor rework.
Spreadsheets zijn top voor cijfers, niet voor contentplannen
Klinkt als veel werk om op te zetten? Lees gewoon verder, dat valt reuze mee – beloofd 😉
Het is belangrijk om een uitgebreid overzicht te hebben van alle geplande posts, hun status en tags.
Vooral tags geven je een nauwkeurig beeld van je content-balans (bijv. is 80% van je posts ‘hard sell’? Dit helpt je dat in te zien en ten goede te veranderen).
Lees meer over het belang van content-balans en planning hier.
Iedereen in het team moet alles kunnen zien en resources aan posts kunnen toevoegen, zoals afbeeldingen, video’s, 360-foto’s, GIF’s en meer. Daarnaast is het achterlaten van notities en comments naast de posts erg effectief bij het creëren van high-quality content. Stuur het daarna gewoon door voor interne goedkeuring.
4. Zet een naadloos goedkeuringsproces voor klanten op
Je weet waarschijnlijk hoe frustrerend en ongeorganiseerd het kan zijn als klanten je copy gaan bewerken of de planning van posts veranderen. Want als ze de kans krijgen om deze dingen aan te passen, doen ze dat bijna altijd.
De beste oplossing is om klanten creatieve input en richtlijnen (een briefing) te laten geven, vervolgens de content te laten reviewen en goedkeuren, of relevante feedback te laten geven en het terug te sturen voor aanpassing.
Dit leidt uiteindelijk tot boeiende social media content van hoge kwaliteit.
Bij het reviewen van content moeten klanten een live preview van elke post kunnen zien, zowel de desktop- als de mobiele versie. Laat ze ook comments, afbeeldingen en video’s toevoegen – ze zouden deze niet via e-mail moeten sturen, maar direct moeten uploaden naar één gedeeld platform.
Om dit gestroomlijnde goedkeuringsproces beknopt en duidelijk te maken, zorg je ervoor dat je feedback-comments goed bijhoudt.
5. Bewaar alle versies van elk werk bij elkaar
Hoeveel versies van een enkele post maakt je team voordat deze klaar is om geëxporteerd te worden? Soms één, soms vijf.
En ik weet zeker dat je weet hoe het kan gebeuren dat een van de eerste versies de latere aanvult, en DÉ post wordt geboren.
Maar het kan lastig zijn om te onthouden wat die eerdere versies ook alweer waren.
Het is een proces, dat snappen we.
Daarom is het echt belangrijk om een historie van alle post-versies te bewaren in het gedeelde platform. Samen met comments en notities in chronologische volgorde maakt dit het werken aan posts een stuk eenvoudiger.
Ben je al benieuwd wat de oplossing voor deze 5 uitdagingen is?
Kontentino helpt je deze uitdagingen effectief aan te pakken en maakt je samenwerking binnen het team en met klanten naadloos – makkelijker dan ooit.
Kontentino, met zijn intuïtieve features, biedt je de 5 eenvoudige manieren om je samenwerking te verbeteren.
Geloof je me nog niet? Probeer het gratis uit!
PS: Deze best practices hebben ons en veel van onze klanten echt geholpen. En jij?
Heb JIJ nog tips om de samenwerking te verbeteren? Deel ze met ons in de reacties hieronder! 😉
