De ultieme gids om je goedkeuringsproces voor klanten te stroomlijnen

Als je zou moeten raden waarom zoveel social media marketeers hun deadlines missen, wat zou je dan zeggen?

Juist. De goedkeuring van de klant (client approval). 

Sterker nog, 92% van de marketeers geeft aan dat vertragingen bij goedkeuringen de belangrijkste reden zijn voor gemiste deadlines. En het is niet moeilijk te begrijpen waarom. 

Social media managers, designers, copywriters, community managers, campaign managers.

Er komt HEEL wat kijken bij het creëren van een perfect gecureerde feed.

En natuurlijk wil iedereen ook nog even zijn zegje doen. 

Klanten, hoger management, bestuursleden, PR-teams, operations – het voelt alsof er een eindeloze rij goedkeuringen is die je moet doorlopen voordat content live kan gaan.

In deze gids laten we zien hoe je teamleden, klanten en stakeholders kunt betrekken zonder kostbare uren te verspillen én hoe je 76% sneller goedkeuring op content krijgt. 

Eerlijk gezegd: iedereen wint 🎉

Wat is het client approval process?

Of je nu de social media beheert voor één bedrijf of meerdere klanten jongleert, je hebt waarschijnlijk een soort goedkeuringsproces. 

Maar is dit het meest effectieve proces? Nou… daar komen we zo op terug.

Afhankelijk van waar je werkt, variëren de goedkeuringsprocessen voor klanten. 

Als je social media beheert bij een groot bedrijf, heb je voornamelijk te maken met interne goedkeuring. Je hebt een betrouwbaar proces nodig om ervoor te zorgen dat elke post de juiste boodschap overbrengt en je merk er goed uit laat zien. 

(En natuurlijk, dat jij er goed uitziet. Je moet tenslotte aan die toekomstige promotie denken 💰)

Je hebt je teamleden die direct betrokken zijn, waaronder het creatieve team, de brand manager en/of de accountmanager.

Dan is er de tweede lijn van goedkeuring. Dit kan de oprichter zijn, de CEO, het hoger management, PR of zelfs het juridische team. In principe iedereen die even snel moet kijken hoe het merk aan de wereld wordt gepresenteerd voordat het live gaat.  

En werk je bij een bureau? Dan heb je zowel een interne review als een extern goedkeuringsproces met de klant, om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn (met de posts ÉN om die maandelijkse retainer te blijven betalen). 

Stel, je bureau heeft zo’n 20 klanten. Dan is er veel heen en weer gepraat. En er is altijd wel die ene klant die veel te betrokken wil zijn. 

Of diegene die heel veel feedback heeft.

Of die ene die nog steeds vraagt waarom ze na een paar maanden samenwerken nog geen miljoen volgers hebben. 

Waarom is het goedkeuringsproces zooo belangrijk?

Je hebt jezelf dit waarschijnlijk al vaker afgevraagd terwijl je met je hoofd op je bureau bonkte. 

Waarom duurt het zo lang om naar een paar posts te kijken? Je bent een slimme social media manager, dus waarom heb je zoveel toezicht nodig? 

Nou, er zijn twee goede redenen waarom je het client approval process voor social media nooit moet overslaan. 

Verwachtingen managen en bijstellen

Zoals we al zeiden, zijn er veel mensen betrokken bij je social media workflow. 

Dat betekent dat er veel bewegende delen zijn – en veel dat mis kan gaan.

Goedkeuringsprocessen zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit, van het creatieve team tot de CEO. 

Het managen van verwachtingen is een cruciaal onderdeel van het zijn van een social media manager — ervoor zorgen dat klanten en het management niet voor verrassingen komen te staan wanneer content live gaat, is essentieel!

Het betekent ook dat wanneer je nieuwe teamleden toevoegt aan de mix (bijvoorbeeld een nieuwe werknemer), het veel makkelijker is om ze up-to-speed te krijgen. 

Kostbare fouten voorkomen

Zelfs ’s werelds grootste merken zijn niet onfeilbaar. Wie kan vergeten dat er ooit een concept-tweet live ging op het account van McDonald’s? 

Of toen een missende ‘o’ de #CountdownToBeauty van Sephora veranderde in iets… interessants. 

Natuurlijk, fouten gebeuren. En hopelijk zijn ze onschuldig. 

Maar hoe meer mensen betrokken zijn, hoe meer kansen je hebt om die fouten te vangen. En om ieders baan (inclusief die van jezelf) te behouden. 

Social media managers geven hun mening – waarom is goedkeuring van de klant zo belangrijk?

Wat is de beste manier om goedkeuring van de klant in mijn social media workflow op te nemen?

Elke workflow ziet er anders uit, afhankelijk van het aantal mensen dat je tot je beschikking hebt, de accounts die je beheert en een heleboel andere factoren. 

Hier is hoe een geoliede machine eruit zou kunnen zien.  

1. Curatie

Of het nu gaat om inspiratie van andere creators of het zorgvuldig selecteren van welke creatieve assets je gebruikt, een duidelijk beeld van je visuele identiteit is essentieel.

Om ervoor te zorgen dat je klanten vanaf het allereerste begin geïnformeerd zijn (en te verzekeren dat de assets die je gebruikt vooraf zijn goedgekeurd), moet je een database opzetten en hen uitnodigen om alles te delen wat ze leuk vinden. 

Kontentino heeft bijvoorbeeld een mediabibliotheek waar klanten naar kunnen uploaden, waardoor het makkelijk is om content te cureren en alles op één plek te houden. Er is ook de inspiratiekalender (gescheiden van je echte kalender) waar klanten ideeën kunnen aandragen en deel kunnen nemen aan de planning. 

2. Contentcreatie

Het leuke gedeelte! Copywriting, design, fotografie, video content maken – je kent het wel. 

3. Contentbewerking (Editing)

Dit onderdeel varieert waarschijnlijk het meest. Werk je aan een Twitter-post? Dan zijn tekstcorrecties en fotobewerking je voornaamste zorg. 

Maar als je content maakt zoals Stories of Carousels, zijn er veel meer elementen bij betrokken. Video’s, afbeeldingen, muziek, onderschriften, effecten – alles moet ‘on point’ zijn.  

Dit is een goede fase om de meer betrokken klanten erbij te halen. Door hun mening te vragen en enkele van hun ideeën over te nemen, voelen ze zich betrokken bij het proces en bouw je veel vertrouwen op. 

(Het betekent ook dat er later in het proces veel minder feedback is.)

Dit leidt vervolgens tot een soepeler goedkeuringsproces.

4. Review

Voordat je het verstuurt, wil je de content doornemen met je Head of Marketing / CMO (of wie dan ook je directe manager is). 

Dit is het moment om ervoor te zorgen dat alles perfect gepolijst is en er geen onbedoelde typfouten in staan!

5. Goedkeuren

Het gedeelte waar je op hebt gewacht (of tegenop zag). 

Onthoud: het goedkeuringsproces draait allemaal om buy-in. Het is veel beter dat iedereen nu naar een post kijkt in plaats van later, als de hele wereld het al kan zien. 

Afhankelijk van de content kunnen er een onbeperkt aantal mensen bij betrokken zijn. Het PR-team kan inzichten hebben, of Juridische Zaken moet checken of het bedrijf niet aangeklaagd wordt. De CEO of CMO wil misschien bepaalde taal gebruiken of garanderen dat je posts het bedrijf op een bepaalde manier neerzetten.

Zoals je weet, duurt dit deel soms het langst. Maar er zijn een paar dingen die je kunt doen om de vaart erin te houden:

• Zorg voor een duidelijk notificatiesysteem voor wanneer posts klaar zijn voor goedkeuring en goedgekeurd zijn (of bewerkingen nodig hebben), zodat content niet in de wachtkamer blijft hangen
• Beoordeel je stakeholders – is iedereen die betrokken is absoluut noodzakelijk? 
• Stel duidelijke deadlines en laat klanten of het management weten wat er gebeurt als ze niet op tijd goedkeuren (ofwel vertraging in het plaatsen, of je plaatst het toch).

Gefeliciteerd! Je hebt de laatste horde genomen en je content ziet eindelijk het daglicht.

Natuurlijk is je werk nog niet klaar. Je moet content inplannen, de prestaties meten, die metrics daadwerkelijk gebruiken, interactie aangaan met volgers, rapporteren aan je team en je klant, en beginnen aan de volgende batch posts.

(Ik ben al moe als ik er bij stilsta voor je.)

Maar voor nu, neem even adem. Je hebt het verdiend!

De verborgen kosten van een inefficiënt goedkeuringsproces 

Hint: Je zou jezelf elke week uren kunnen besparen.

We hebben vastgesteld dat je een goedkeuringsproces nodig hebt. We hebben zelfs laten zien hoe zo’n proces eruit zou kunnen zien. Maar is jouw proces zo efficiënt als het zou kunnen zijn? 

Vraag jezelf af:

Hoeveel tijd besteed je per week aan de social media van een klant? 

En hoeveel van die tijd besteed je daadwerkelijk aan social media?

Als je uren besteedt aan triviale taken en achter klanten of management aan moet jagen, nou, dat zijn uren waarin je niet bezig bent met het finetunen van je social media marketingstrategie. 

Of met het bedenken van spannende nieuwe ideeën waar het internet over gaat praten (en delen). 

Of nieuwe klanten binnenhalen voor meer omzet. 

(Of eigenlijk, IETS doen dat productiever is.)

Een gestroomlijnd, geautomatiseerd proces laat je focussen op de belangrijke dingen (zoals krachtige content maken), en bespaart je kostbaarste bezit – tijd. 

En met Kontentino zou je 20 uur per maand kunnen besparen (per persoon!) ÉN de tijd die je spendeert in de feedback-loop met 53% verminderen. 

5 manieren om je content-goedkeuringsproces te stroomlijnen met Kontentino

Omdat we zelf social media managers zijn, werden we moe van het constante heen en weer gedoe met klanten. Het zien van deadlines die voorbijvliegen en verse content die oudbakken wordt. 

Dus besloten we de meest intuïtieve social media tool op het internet te maken. En we wisten dat goedkeuringen van klanten daar vanaf het begin in verweven moesten zijn. 

We hebben Kontentino gebouwd om lange, rommelige goedkeuringsprocessen te elimineren.

Sterker nog, onze gebruikers rapporteren gemiddeld 76% snellere goedkeuringen.  

Hier zijn een paar manieren waarop je Kontentino kunt gebruiken om je goedkeuringsproces te versnellen. 

Geen giswerk met live post preview op mobiel en desktop

Heb je ooit uren aan een post gewerkt, elk woordje aangepast, om er vervolgens achter te komen dat het er… net niet lekker uitziet zodra het gepubliceerd is? 

Kontentino laat jou – en je klant – precies zien hoe een post eruitziet op elk social media platform, zowel op mobiel als desktop. Je kunt zelfs zien hoe posts eruitzien op verschillende telefoons, zodat je gerust kunt zijn dat je content er elke keer perfect uitziet als het live gaat 👌🏽

Dit is ook geweldig voor het werken met leidinggevenden en klanten die misschien niet bekend zijn met alle verschillende platforms waarop je post.

Je kunt live previews zien voor Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest en zelfs LinkedIn. 

Zie elk onderdeel van je workflow

Zoals we eerder al zeiden, heeft elk bedrijf zijn eigen workflow als het gaat om het goedkeuringsproces. Dus hebben we het eenvoudig gemaakt om een proces te bouwen dat voor jou werkt. 

Met de Workflow-weergave kun je de status van elke post in de pijplijn zien en wie waaraan is toegewezen, waardoor je direct een snapshot hebt van alles wat er speelt. 

Het is geweldig voor jou, zodat je nooit tijd hoeft te verspillen aan het controleren van teamleden, wat er nog gedaan moet worden voor de dag, of wie er verantwoordelijk zou moeten zijn voor die ene Instagram-post. 

Maar het is ook geweldig voor klanten en management, die kunnen zien hoe jij en je team vorderen en op de hoogte kunnen blijven van alles wat er gebeurt. Dit betekent minder heen-en-weer communicatie – en minder kans op miscommunicatie. 

En als een post klaar is voor de volgende fase? Sleep hem gewoon naar de volgende kolom.

Je kunt ook filters gebruiken om content te zien die voor jou het meest relevant is. Zoals alle content voor Instagram:

Of zelfs alleen de dingen die jouw aandacht nodig hebben:

Terwijl je klant misschien alleen geïnteresseerd is in jouw prachtige, gepolijste werk:

Verstuur meerdere posts voor goedkeuring in minder dan een minuut

Niet meer schakelen tussen accounts en verschillende e-mails of links versturen als onderdeel van je goedkeuringsproces. Kontentino is je one-stop-shop om snelle goedkeuring te krijgen voor alle posts waar je aan werkt. 

Selecteer gewoon de content die je goedgekeurd wilt hebben, selecteer de gebruiker(s), en verstuur:

Het is echt zo simpel. 

We hebben zelfs een vooraf ingevuld template, zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan het schrijven van diezelfde e-mail – wat het goedkeuringsproces nog makkelijker maakt.

Voor klanten en management is het proces nog eenvoudiger. Met één klik kunnen ze posts goedkeuren, afwijzen of van commentaar voorzien. 

En omdat opmerkingen specifiek bij elke post worden gemaakt, is het voor jou of een teamlid veel makkelijker om wijzigingen door te voeren en die definitieve goedkeuring te krijgen. 

Doe alles op mobiel

Je leidinggevenden en klanten hebben veel aan hun hoofd. Als je wilt dat ze deze eeuw nog reageren, moet je het ze makkelijk maken. 

Met Kontentino krijgen klanten een melding zodra posts klaar zijn voor goedkeuring via e-mail of mobiele notificatie. 

Ze kunnen posts ook direct vanaf hun telefoon goedkeuren, wat het veel handiger (en sneller) maakt om hun feedback te geven. 

Elke post gaat de deur uit compleet met Post Checklist

Hoe vaak heb je er achteraan moeten gaan voor ontbrekende hashtags? Ontbrekende UTM’s? Creatives met de verkeerde beeldverhouding?

Of je nu nieuwe teamleden inwerkt, het vrijdagmiddag 4 uur is, of je wakker werd met het gevoel alsof je overreden was door een vrachtwagen, de checklist zorgt ervoor dat je niets belangrijks mist. 

En omdat elke checklist naast de betreffende post staat (en niet, zeg maar, begraven in een map in je Google Drive), wordt hij niet vergeten. 

Je kunt ook zien wie welk item heeft afgevinkt en wanneer, voor naadloze samenwerking en extra verantwoordelijkheid. 

Elke klant, elk platform en elk type post kan zijn eigen checklist hebben, waardoor elk stukje content de beste kans heeft om in één keer goedgekeurd te worden. 

Checklists zijn ook geweldig voor de organisatie aan de klantzijde. Als er meerdere mensen zijn die een post moeten beoordelen voordat je groen licht krijgt, kunnen klanten en management de Post Checklist gebruiken om bij te houden wie wat heeft goedgekeurd. 

Dus wanneer het tijd is voor de persoon met de eindbeslissing om te kijken, kunnen ze gewoon op ‘Goedkeuren’ drukken en de post terugsturen, klaar om ingepland te worden.