Hoe Kontentino Brainy Bees helpt bij het dagelijkse beheer van social media

Wie zijn Brainy Bees? 🐝

Brainy Bees is een veelzijdig digital marketing agency dat gespecialiseerd is in het creëren van mierzoete content voor SaaS-bedrijven. Ze werken met mensen van over de hele wereld en beheren hun PR, social media en eigenlijk alles wat nodig is om het maximale uit hun marketingacties te halen. Ze hebben al meer dan 100 accounts beheerd via Kontentino en zijn niet van plan te stoppen.

Waar gebruikt Brainy Bees Kontentino voor?

Hoewel Brainy Bees een content marketing agency is, beheren ze diverse social media-profielen voor hun klanten, evenals hun eigen accounts. Kontentino speelt hierin de hoofdrol, aangezien de Bees remote werken en een deel van het team op verschillende plekken in de wereld woont. Omdat hun klanten ook uit verschillende landen komen, is het gebruik van een krachtige tool niet alleen een leuk extraatje, maar pure noodzaak.

We kunnen wel zeggen dat ze Kontentino van binnen en buiten kennen en elke feature precies kunnen beschrijven. Ze gebruiken de tool in de praktijk en delen hun kennis over het gebruik ervan.

Laten we inzoomen op de specifieke acties per kanaal.

Beheer van meerdere social media-accounts van klanten

In de meeste gevallen gebruikt Brainy Bees Kontentino om meerdere accounts van klanten te beheren. Vaak beheren ze twee tot vier profielen op verschillende social media-kanalen voor elk bedrijf waarmee ze werken, en passen ze de content aan op de specifieke eigenschappen van elk platform.

Daarom is het essentieel om alle profielen van één klant te kunnen verzamelen en posts voor verschillende kanalen op één dashboard te bekijken. En dat kan – je kunt groepen aanmaken en beheren zoals in het voorbeeld hieronder. Vervolgens kun je klanten toewijzen aan specifieke social media-groepen zodat ze een preview kunnen zien van de content die Brainy Bees voor hen gaat publiceren.

Een social media buzz creëren op onze profielen

Voor de bedrijfsprofielen gebruikt Brainy Bees drie social media-platformen om hun werk te promoten en contact te houden met hun publiek of andere marketeers.

• Facebook – dit is het belangrijkste communicatiekanaal. Brainy Bees plaatst hier verschillende soorten content, zoals informatie over nieuwe Spotify-playlists of lopende enquêtes. Ook delen ze hier hun blogposts (Expert’s hive).

• Instagram – dit is de plek waar Brainy Bees voornamelijk educatieve content plaatst. Je vindt er marketingboekentips en posts over SaaS-marketing.

• LinkedIn – toont een meer formele kant van het bedrijf. Brainy Bees CEO Kinga Edwards gebruikt het ook om content te publiceren voor haar privéprofiel en social selling te boosten.

Al deze accounts worden beheerd met Kontentino. Het vergemakkelijkt de workflow omdat posts door verschillende teamleden worden gemaakt en door anderen moeten worden nagekeken en goedgekeurd. Om dit proces snel en pijnloos te maken, zijn taken inplannen (task scheduling) en goedkeuring van publicaties de belangrijkste features voor de Bees.

Brainy Bees is echter geen doorsnee agency. Ze focussen meer op de social media-profielen van hun klanten dan op die van henzelf, waardoor ze niet bijzonder regelmatig content uploaden. Zoals gezegd: de kinderen van de schoenmaker lopen op kapotte schoenen 😉.

Hoe regel je de onboarding van nieuwe Bees?

Wanneer een nieuwe Bee bij het bedrijf komt, moeten ze de interne workflow van social media management leren. Om dit eenvoudiger te maken, gebruikt Brainy Bees de demo-profielfunctie om het onboardingproces te versnellen.

Het is een handige feature die helpt om foutjes te voorkomen tijdens iemands eerste stappen in de social media-wereld. Je kunt een demoprofiel aanmaken en leren hoe je accounts beheert en content uploadt zonder de stress dat er per ongeluk iets ongewenst op het profiel van een klant verschijnt. Wanneer een werknemer uiteindelijk het account van een klant gaat beheren, is regelmatige goedkeuring van content een must. Deze dubbele check helpt slippertjes te voorkomen en maakt het hele creatie- en publicatieproces georganiseerder.

Hoe twee dashboard-weergaven de workflow vergemakkelijken

Brainy Bees werkt samen met de in-house marketingteams van klanten of beheert social media-profielen van A tot Z voor anderen. Of ze nu samenwerken met andere marketeers of direct met directeuren, het gebruik van één tool voorkomt chaos.

Features zoals de inspiratiekalender, eenvoudige approval & feedback, en reporting worden dagelijks gebruikt.

Een van de meest essentiële opties lijkt misschien niet zo voor de hand liggend: de twee weergaven voor de contentkalender. Soms willen klanten het hele maandplan in een Excel-achtig format zien, terwijl voor anderen de kalendermodus intuïtiever kijkt. Het is mogelijk om tussen deze twee modi te schakelen, wat handig is voor zowel social media managers als klanten.

Klassieke weergave van de contentkalender

Spreadsheet-weergave

De mogelijkheid om te switchen is ook om een andere reden belangrijk: sommige klanten komen uit een wereld van spreadsheets (of zijn daar nog steeds aan gewend). Dat type weergave is voor hen gewoon handiger. Dat is de eerste stap van de transitie, want bij de volgende stap zijn ze helemaal weg van Kontentino’s snelle content preview & approval.

Daarnaast betekent alles in één interactieve contentkalender hebben niet dat je PDF/XLSX-documenten volledig moet vergeten. Je kunt deze formaten nog steeds downloaden (Brainy Bees genereert rapporten als PDF’s om met één klik naar eindklanten te sturen voor een agency die al hun social media-profielen heeft uitbesteed). 

Workflow georganiseerd als een bijenkorf

“In de meeste gevallen werken we samen met de in-house teams van onze klanten. We kunnen ons geen remote samenwerking voorstellen zonder de steun van Kontentino om onze workflow te stroomlijnen – van brainstormen, via het maken van content en het versturen voor feedback, tot het inplannen. Het hele social media managementproces wordt sneller en beter gestructureerd.”

Kinga Edwards, CEO van Brainy Bees

Kontentino biedt een reeks opties die remote teams ondersteunen. Tijd om te kijken welke het team van Brainy Bees als het belangrijkst ervaart.

Soepelere remote workflow met klanten

“Bees werken snel, dus we wilden de remote samenwerking met klanten stroomlijnen. Vroeger deelden we meerdere documenten met tekst, visuals en kalenders in spreadsheets of als PDF-bijlagen, maar het kostte veel tijd om die chaos te beheren. Het beheren was één ding, maar op tijd feedback krijgen was een tweede issue – soms liepen we de beste kansen mis omdat we niet op tijd feedback kregen. Als ik een schatting moet maken: Kontentino maakt content approval tot 50% sneller (van uren naar minuten).”

Het kost tijd om een workflow op te zetten met klanten, maar soms, zelfs als beide bedrijven zeer vaardig zijn, belemmeren de tools die ze gebruiken hun slagkracht. Het delen van tonnen assets in verschillende formaten, van Google Docs tot Microsoft Word en Mac Pages – wie kent het niet?

De mediabibliotheek is een plek waar je bedrijf elk type asset kan uploaden. Ze zijn voor je collega’s beschikbaar op één plek, zonder dat ze miljoenen andere documenten hoeven te gebruiken.

Mensen blijven herhalen dat communicatie de sleutel is – en ze hebben gelijk. Echter, alleen e-mail gebruiken kan het hele proces te traag maken, en social media managers krijgen misschien niet op tijd antwoord (wat vooral belangrijk is bij inhaakmomenten/RTM). Duizenden notificaties ontvangen via meerdere kanalen is ook niet de beste manier van communiceren.

Comments, feedback en interne goedkeuring zijn de redding voor dit soort problemen. En vroeg of laat moet het communicatieproces gestroomlijnd worden. Zelfs als Brainy Bees met hun klanten aan verschillende projecten werkt, wordt alles omtrent social media via Kontentino besproken om verlies van contact of een te versnipperde kanaalverdeling te voorkomen.

Iedereen krijgt zowel in Kontentino als via e-mail een melding om nieuwe taken of comments te checken, zodat het hele communicatieproces georganiseerd is en niets ongelezen blijft.

Bovendien bespaart Kontentino gemiddeld 41% op de vereiste werktijd in vergelijking met werken zonder social media workflow tool, en Brainy Bees kan bevestigen dat het hun acties heeft versneld.

Contentideeën creëren en delen

#1 Brainstormen

Hoewel de meeste brainstormsessies via videogesprekken verlopen (soms té veel), worden de belangrijkste ideeën toegevoegd aan Kontentino. Het is namelijk makkelijk om één of twee dingen te vergeten, terwijl dat achteraf misschien wel game-changing concepten bleken te zijn!

Alles wordt opgeslagen in de tab “inspirations”, die je in de bovenbalk kunt vinden.

#2 Mobile & desktop preview

“Vaak vragen klanten aan het begin van een samenwerking hoe een post er na publicatie uit zal zien. In het verleden moesten we vertrouwen op mockups die zowel tijdrovend als ineffectief waren (hoe maak je een mockup van een video?!). Post preview is een feature waarmee we zulke vragen direct kunnen beantwoorden, omdat we precies kunnen laten zien hoe elk stuk content eruitziet op zowel mobiel als desktop.”

#3 Cover/Thumbnail wijzigen

Wat betreft visuals is het ook cruciaal om de cover van een video of gedeelde blogpost te kunnen wijzigen. Soms ziet de thumbnail er onaantrekkelijk uit en moet deze aansprekender zijn om de aandacht van gebruikers te trekken. In Kontentino kun je een link toevoegen of een video uploaden en de cover wijzigen, zodat ontvangers de door jou gekozen foto zien in hun feed in plaats van de standaardafbeelding.

#4 Eenvoudige en visueel aantrekkelijke rapportages

Facebook-rapporten zijn alleen te downloaden in het (voor sommige ontvangers vrij onvriendelijke) XLS-formaat. Ook moeten screenshots apart worden gemaakt, hoe verwarrend dat ook klinkt. Brainy Bees kiest er in plaats daarvan voor om automatische rapporten te genereren via Kontentino, die ze downloaden als één PDF. Op deze manier kunnen statistieken snel worden gegenereerd, wat vooral belangrijk is voor Instagram omdat dit platform native tijdgebonden statistieken toont.

Veilig samenwerken met specifieke teamrollen

Elk samenwerkingsproces is anders, afhankelijk van de eisen, verwachtingen en het privacybeleid van de klant. Als je je afvraagt of iedereen die aan Kontentino wordt toegevoegd toegang krijgt tot al die data: nee, dat is niet zo.

Sommige klanten staan alleen specifieke Bees toe om content voor hen te maken, omdat ze om veiligheidsredenen niet te veel mensen toegang willen geven. Ze geven bijvoorbeeld alleen Kinga toestemming om posts in te plannen en te publiceren.

Hoe werkt het precies als klanten de voorkeur geven aan dit type workflow?

• De klant geeft Brainy Bees contentideeën en informatie over belangrijke gebeurtenissen in de komende weken. Dit wordt ingediend als een draft met een notitie in Kontentino.
• Brainy Bees creëert content voor social media en stuurt deze ter goedkeuring naar de klant.
• Zodra ze groen licht krijgen, wijzen ze een taak toe aan Kinga om die specifieke posts in te plannen.
• Het enige wat rest is wachten op de automatische publicatie!

Een andere optie, vergelijkbaar met de hierboven genoemde, is om slechts enkele mensen toegang te geven tot het publiceren van content. Eén persoon (in dit geval Kinga) houdt nog steeds de controle dankzij de revisiegeschiedenis.

Community management met Engage

Er is geen social media management zonder reactie-moderatie. Punt. Dit onderdeel van digital marketing is waarschijnlijk een van de meest vermoeiende en vervelende aspecten. Je kunt het proces echter soepeler en minder frustrerend maken door je community management naar Kontentino te verplaatsen.

Het is ook een goede tactiek tijdens de onboarding. Brainy Bees gebruikt het bij het introduceren van nieuwe medewerkers, zodat een meer ervaren persoon een overzicht kan houden over hun acties en reacties.

Hoe helpt Kontentino elk detail te onthouden?

Het is algemeen bekend dat bijen erg bezige beestjes zijn, dus er is altijd wel iets te doen. Het zou onmogelijk zijn om meerdere social media-accounts te beheren, content te maken voor andere platforms, aan andere taken te werken en er toch aan te denken om elke post handmatig te plaatsen.

Posts inplannen

Deze feature komt goed van pas en neemt de last van het onthouden van honderden dingen tegelijk weg bij de Bees. Zodra drafts zijn goedgekeurd, kunnen ze worden ingepland als posts die automatisch op de social media-profielen verschijnen.

E-mail reminders

We kunnen niet genoeg benadrukken dat bij het werken aan social media soms directe feedback nodig is. Om er zeker van te zijn dat niemand een bericht mist, worden notificaties van Kontentino ook verzonden als e-mail reminders.

Belangrijke data

Veel bedrijven moeten content maken voor speciale dagen zoals feestdagen of nationale vieringen. Elke branche is uniek, dus de speciale gelegenheden die in de gaten gehouden moeten worden variëren. 

Om er zeker van te zijn dat geen van deze dagen per ongeluk wordt vergeten, is een kalender waarop alle belangrijke momenten zijn gemarkeerd de moeite waard. Black Friday is een van de grote evenementen in de SaaS-sector, dus social media content moet vóór die datum klaarstaan. Je kunt zien hoe dit is gemarkeerd in het onderstaande voorbeeld van de kalender van Brainy Bees.

Hoe kun je Kontentino inzetten voor jouw bedrijf?

De features waarover je hebt gelezen zijn het belangrijkst voor Brainy Bees, en ze kunnen ook goed werken voor jouw bedrijf. Dit zijn echter slechts een paar voorbeelden van hoe Kontentino gebruikt kan worden.

Zoals Brainy Bees graag zegt: er zijn ‘honingraten’ vol mogelijkheden. Ontdek zelf hoe onze tool jouw social media management en samenwerkingsprocessen kan stroomlijnen. Features zoals post checklists, hashtag presets en analytics wachten allemaal op je om ontdekt te worden. Je kunt dit 14 dagen gratis doen.