Prioritering av oppgaver: Slik bruker du Eisenhower-matrisen i markedsføring | Kontentino

Hvis du jobber med markedsføring, er sjansen stor for at du har langt flere oppgaver enn du rekker over. Noen av oppgavene krever en strategisk tilnærming og kan ikke gjøres unna i en fei. Andre tar kanskje bare noen sekunder, men ødelegger produktiviteten og fokuset for resten av dagen. Å finne den gylne middelvei og unngå å bli overveldet av oppgaver er derfor en stor utfordring.

Hvordan bli mer produktiv? Svaret kan ligge i Eisenhower-matrisen (også kjent som Eisenhower box). I dag skal vi snakke om denne viktig-haster-matrisen og hvordan den kan hjelpe deg med å organisere hverdagen bedre.

Hva er Eisenhower-matrisen?

Eisenhower-matrisen er et rammeverk for prioritering som ofte kalles en viktig-haster-matrise. Det er en av de mest populære metodene for å organisere oppgaver og sies å ha blitt brukt og popularisert av Dwight D. Eisenhower.

Den er basert på fire kvadranter – de såkalte boksene i matrisen – som hjelper deg med å gruppere oppgaver basert på viktighet og hastverk, definert av deg selv. For å bruke den effektivt må du øve deg på å sortere oppgavene slik at de havner i riktig Eisenhower-kvadrant.

Hva er forskjellen på viktig og hastende? 

Før vi ser nærmere på Eisenhower-matrisen, skal vi svare på et avgjørende spørsmål som hjelper deg med å dele oppgavene riktig. 

Begrepene «viktig» og «haster» forveksles ofte siden begge refererer til noe som er betydningsfullt. Det er imidlertid essensielt å forstå forskjellen.

Haster refererer til en oppgave som krever at du handler nå, umiddelbart.
Disse oppgavene er ikke nødvendigvis avgjørende for den overordnede strategien, men de må fullføres så snart som mulig. Hastende oppgaver har ofte en tidsfrist her og nå, krever rask respons og gir raske resultater (eller konsekvenser hvis de ikke leveres i tide).

Viktig refererer til en oppgave som er avgjørende for den langsiktige strategien og for å nå et bestemt mål. Viktige oppgaver trenger vanligvis ikke å fullføres med en gang.   

Mannen selv forklarte kanskje forskjellen best:

«Jeg har to typer problemer: de som haster og de som er viktige. Det som haster, er ikke viktig, og det som er viktig, haster aldri.»  — Eisenhower

En oppgave kan være både viktig og hastende samtidig, men vanligvis er den ikke det. 

For å mestre Eisenhowers metode må du lære å gjenkjenne og klassifisere oppgavene dine. Vi skal gå gjennom hvordan du gjør dette nedenfor. 

Slik bruker du Eisenhower-matrisen

Viktig-haster-matrisen består av fire kvadranter, hver representert av en boks i Eisenhower-matrisen.

K1: Viktig + Haster = GJØR

Denne gruppen inkluderer oppgaver som må gjøres nå og av deg personlig.

Dette er ofte oppgaver knyttet til krisehåndtering, tidsfrister eller plutselige, uforutsette situasjoner som må håndteres umiddelbart. 

Eksempler: 

1. Du mottar et tilbud om samarbeid fra en potensiell ny kunde. Dette er både viktig og haster: Hvis du ikke svarer nå, kan de velge et annet byrå. (Du kan håndtere slike briefer mer effektivt hvis du har en mal klar – malen i seg selv er ofte viktig, men ikke hastende).
   
2. En restaurant du administrerer på Facebook har havnet i hardt vær i sosiale medier på grunn av en personalsak. Å ha faste rutiner for krisehåndtering hjelper deg å håndtere dette raskt og presist.
   
3. En content calendar sendt fra en kollega trenger store endringer, og du må sende den til kunden om under to timer. En strukturert godkjenningsprosess kan forbedre kvaliteten og spare deg for tid på rettelser i siste liten.

Selv om det er umulig å eliminere slike oppgaver helt, kunne mange vært forebygget med god planlegging i riktig kvadrant i Eisenhower-matrisen. 

K2: Viktig + Haster ikke = PLANLEGG

Den andre gruppen består av oppgaver du må planlegge. Mange markedsførere som bruker Eisenhower-matrisen effektivt, bruker mesteparten av tiden sin i denne kvadranten. 

Dette inkluderer oppgaver som kan planlegges for fremtiden. Selv om de ikke haster ennå, kan de bli hastende hvis de ignoreres. Det er best å holde oversikt over denne gruppen jevnlig og ikke utsette oppgavene når du har ledig tid i arbeidsflyten din. 

Disse oppgavene handler ofte om planlegging, forbedringer eller relasjonsbygging. Selv om frister ikke alltid er påkrevd her, kan det hjelpe deg med å holde motivasjonen oppe. 

Eksempler:

1. Strukturering av prosessen for godkjenning av innhold. Opplever du utfordringer med å få rask tilbakemelding på dine content planer, kan verktøy som Kontentino forenkle din workflow. Det er viktig å ha dette på plass, selv om det ikke alltid brenner.
   
   
2. En kort video om strategi for sosiale medier for å profilere eget byrå. Dette er viktig for branding, men eksakt publiseringstidspunkt er sjelden kritisk.
   
   
3. En omfattende revisjon av sosiale medie-kanaler for en e-handelskunde. Dette er viktig for å forbedre resultater og identifisere flaskehalser, selv om det krever grundig forberedelse over tid.

Ved å prioritere oppgaver i denne kvadranten reduserer du stress, får mer kontroll over prosjektene dine og sikrer kontinuerlig forbedring. 

Ved å bruke mer tid på K2-oppgaver kan du eliminere uforutsette situasjoner i K1, balansere K3-oppgaver og til og med få overskudd til noen av aktivitetene i K4.

K3: Ikke viktig + Haster = DELEGER

Den tredje gruppen består av oppgaver som kan delegeres eller elimineres. En uendelig liste med oppgaver i denne kategorien er en katastrofe for produktiviteten, så prøv å unngå at det hoper seg opp her. 

Som nevnt betyr ikke «haster» det samme som «viktig». Å bruke for mye tid her kan føre til at du mister det overordnede fokuset på det som virkelig betyr noe for virksomheten. Prøv å delegere eller fjerne oppgaver i denne Eisenhower-boksen så ofte som mulig. 

Eksempler: 

1. En kollega ber om en liten tjeneste mens du jobber med en viktig strategi. Bør du ofre fokuset ditt? For mange er dette uproblematisk, men du mister kontroll over din egen produktivitet hvis du sier ja for ofte.
   
   
2. En tidligere kunde ber om å få samlet alle filer fra en gammel kampanje i én mappe. Dette er viktig for dem, men sannsynligvis ikke hastende for deg og kan delegeres til noen andre i teamet.
   
   
3. Du blir avbrutt av en kollega midt i et viktig møte. Du beklager overfor kunden, forlater rommet og tar telefonen – bare for å finne ut at det kunne ha ventet til møtet var ferdig.
   
   
4. Enhver situasjon av typen «dette møtet kunne vært en e-post».

Ikke forveksle K3 med K1 i Eisenhower-matrisen. Du føler deg kanskje effektiv når du stryker mange oppgaver fra listen, men K3-oppgaver (ikke viktige, men hastende) bidrar sjelden til de langsiktige målene dine på samme måte som K1-oppgaver.

Hvordan bli mer produktiv og få kontrollen tilbake? Jobb med å minimere disse oppgavene og lær deg å si «nei» til forespørsler som hjelper andre, men distraherer deg fra dine egne mål. 

K4: Ikke viktig + Haster ikke = ELIMINER

Den fjerde gruppen inkluderer distraksjoner som feilaktig har blitt kalt «oppgaver». Mange av disse bør droppes helt før de skaper kaos i de andre kvadrantene, og bør bare gjøres når det faktisk gir forretningsmessig mening. 

Eksempler:

1. Tankeløs scrolling på Facebook (du kaller det kanskje «inspirasjon», men er det egentlig det?)
   
   
2. Surfing på nettet uten et konkret mål.
   
   
3. Ideen om å starte en test-profil på et nytt sosialt medium uten plan. Dette er verken viktig eller hastende, bare en løs idé som eventuelt kan spares til senere.
   

Å holde oversikt over ideer og flytte dem til riktig Eisenhower-kvadrant ved behov er nøkkelen til å kontrollere denne boksen. 

Hvordan klassifisere oppgaver i Eisenhower-kvadrantene?

Å dele oppgavene i seksjoner kan være vrient. Vi lever i en tid der informasjonsstøy får alt til å høres både viktig og hastende ut. 

Å skille mellom det som haster og det som er viktig, er det aller første steget du bør ta. 

Ved å bruke en viktig-haster-matrise i stedet for lineære to-do-lister, kan du fokusere på det som faktisk betyr noe for strategien din. To-do-lister er ofte lange og ustrukturerte, mens Eisenhower-matrisen gir deg fire klare grupper som viser nøyaktig hvordan din pipeline ser ut.

La oss dele prosessen inn i fire trinn.

1. Identifiser oppgavene som bør havne i K2 (høy prioritet) ved å først skrive ned K1 og K3. Se på K1- og K3-oppgavene og identifiser hvilke som er forutsigbare eller kunne vært unngått. Dette er dine nye K2-oppgaver.
   
   
2. K2-oppgaver kan kreve mye tid. Rydd opp i K4 og deleger eller reduser K3-oppgaver, slik at du kan dedikere mer tid til den viktige K2-gruppen.
   
   
3. Planlegg K2-oppgavene dine frem i tid. Dette holder deg fokusert og sikrer at de blir fullført før de plutselig blir ubehagelige K1-oppgaver.
   
   
4. Prioriter K2 for en grunn. Ved å bruke mer tid på disse oppgavene, bør du merke at antallet oppgaver i K1 reduseres over tid. 

Må alle oppgaver fullføres? Ja, til slutt. Selv om du delegerer, må du kanskje følge opp senere. Men med smart prioritering i en viktig-haster-matrise får du gjort ting raskere og kan fokusere på kjernevirksomheten. 

Hvordan bli mer produktiv? Noen enkle taktikker

Hvis du lurer på hvordan du kan bli mer produktiv, har vi listet opp noen nyttige taktikker som kan hjelpe deg med å fullføre oppgavene dine. 

• Eat the frog – start dagen med den «verste» oppgaven. Når den er gjort, vil alt annet føles lettere.
  
  
• Quick wins – gå videre til noen små oppgaver som bare tar noen minutter. Dette gir mestringsfølelse og energi til resten av dagen. 

• Top 3 – identifiser tre kritiske oppgaver per dag som du absolutt må fullføre. Resten er valgfritt: Hvis du begynner på dem er det bra, men de tre viktigste er førsteprioritet. 

• 2-minutters regelen – hvis en oppgave dukker opp og tar under to minutter å fullføre, så gjør den med en gang i stedet for å føre den opp i noen Eisenhower-kvadrant. Dette hindrer at småting hoper seg opp. Merk: Bruk denne med forsiktighet så den ikke blir en distraksjon over tid.
  
  

Hvordan hjelper en viktig-haster-matrise som jobber med sosiale medier? 

Enklere prioritering av oppgaver

De som jobber med sosiale medier må raskt tilpasse seg nye trender og endringer. Med mange nye oppgaver underveis er det lett å gå seg vill. Med riktig bruk av Eisenhower-matrisen vil nye oppgaver bli sett på som utfordringer i en strukturert prosess, snarer enn som stressmomenter.

Prioritering hjelper markedsføringsspesialister med å identifisere de viktigste oppgavene og fokusere på dem mens andre venter tålmodig. Ved å sortere oppgavene kan du faktisk begynne å nyte arbeidet igjen.

Bedre effektivitet og høyere produktivitet

Å mestre prioritering skjer ikke over natten, men du vil raskt merke forskjellen. Ved å klassifisere og dele oppgavene dine i kvadranter kan du bli mer produktiv, bruke mer tid på planlegging og mindre tid på panikkløsninger, noe som gir høyere kvalitet i arbeidet ditt. 

Bryt ned store prosesser

Eisenhower-matrisen oppfordrer deg til å bryte ned store prosesser. I stedet for å ha en diffus oppgave som «forbedre strategien vår», kan du dele den opp: 

• «Finne et verktøy for automatisering» kan legges i K3 og delegeres,
• «Konkurrentanalyse» kan legges i K2 eller delegeres hvis noen andre på teamet har kapasitet,
• «Begynne med TikTok» bør lande i K4 hvis det ikke foreligger noe klart konsept ennå,
• «Lage rutiner for krisehåndtering» er en typisk K2-oppgave som du bør starte med nå for å hindre at den blir en hastende K1-oppgave senere.
  
  

Lavere arbeidsmengde med Eisenhower-matrisen

Bruken av Eisenhower box letter trykket fra en uendelig arbeidsliste. Den tydelige inndelingen viser nøyaktig hva som skal gjøres, planlegges, delegeres eller fjernes. En lang to-do-liste erstattes av en viktig-haster-matrise, hvor du raskt vil se at det er helt greit at noen oppgaver venter i køen.

Verden går ikke under hvis du ikke rekker alt i dag. 

Fokus på teamets trivsel 

Jo tidligere du identifiserer kilder til frustrasjon, desto raskere kan du løse dem. 

Noen ganger kan trivielle ting som uendelige e-posttråder føre til irritasjon og forstyrre en sunn teamkultur.

Du kan også bruke verktøy for å evaluere stemningen i teamet eller gjennomføre medarbeiderundersøkelser for å måle tilfredshet.

Eliminering av distraksjoner

Å jobbe med sosiale medier kan være svært distraherende. Ved å dele opp oppgavene blir det tydeligere hvor mye tid som kastes bort på uproduktive ting, noe som hjelper deg med å fjerne distraksjoner. 

Oppsummering

Markedsførere har mange oppgaver knyttet til strategi, analytics og distribusjon. Ved å prioritere disse kan du spare tid og unngå unødig stress. Mens mange oppgaver må gjøres nå, kan andre delegeres eller fjernes helt fra din Eisenhower-matrise. Hvis du ser etter måter å bli mer produktiv på, kan dette være metoden du har lett etter.