Slik får byrået en perfekt godkjenningsprosess for sosiale medier

Challenge accepted? Godkjent!

Hvor mange e-poster kan fylle opp innboksen din hver dag?

For ikke så lenge siden kunne jeg telle dem i hundrevis. Noen av dem handlet om bagateller, som å endre ett ord («flott» i stedet for «bra») i en post jeg sendte til godkjenning. Kan du forestille deg å utveksle tjue e-poster med åtte personer på kopi som krangler om én bokstav? Det var da jeg innså at godkjenning av innhold burde være enkelt: raskt å gjennomføre, effektivt og uten friksjon.

Siden den gang bestemte jeg meg for å definere og stadig utvikle en workflow for enkel team collaboration på nett. Med en blanding av gode prosedyrer og verktøy skapte jeg et system som fungerer utmerket.

I dag skal jeg avsløre noen av hemmelighetene som hjalp meg med å administrere over 100 sosiale medier-kontoer for kunder fra ulike bransjer, tidssoner, land og med ulike preferanser.

Hvordan håndtere mange sosiale medier-profiler?

Jeg stilte meg selv dette spørsmålet nesten hver morgen når jeg ble vekket av kunder fra den andre siden av verden, og nesten hver kveld som ble brukt på å utveksle e-poster med de samme kundene. Jeg gjorde en god jobb, men jeg visste at jeg kunne jobbe smartere med content calendar og godkjenning av innhold. Hvis du jobber med digital markedsføring og opplever det samme, er du sikkert nær ved å bli utbrent. Les videre for å finne ut hvordan du fikser det.

Strategi – den som ikke må nevnes ved navn

Når det gjelder markedsføring, kan en strategi sammenlignes med Voldemort fra Harry Potter-sagaen. Hvorfor? Vel… Alle vet at den eksisterer, mange har lest om den, de fleste er litt redde for den, men ikke mange har stått ansikt til ansikt med den eller kjenner den skikkelig godt. Det samme skjer ofte med markedsføringsstrategier. En malstrøm av manglende godkjenningsprosesser kan svekke strategien din totalt. Det er heldigvis ikke for sent å endre på det (hvis du ikke har en strategi ennå, kan vår ferske artikkel være til hjelp).

Fase 1: Etabler prosedyrene

Du må få på plass noen ting før du begynner å implementere en approval workflow eksternt og internt. Still deg selv de riktige spørsmålene og hent svar fra alle involverte parter.

• Hvem har ansvaret for prosessen med å lage poster for hver enkelt kunde?
  Hvem består teamet av? Hvem er ansvarlig for hvilken del? For eksempel kan ikke en grafisk designer gjøre noe uten en brief fra en sosiale medier-spesialist, men spesialisten må samarbeide med en strateg for å sikre at kommunikasjonen er konsistent.

Ha en intro via e-post, Slack eller et møte mellom kunden og hele teamet. Hvorfor? Når designeren blir kjent med merkevaren og menneskene bak, skaper de ofte bedre innhold fordi de forstår bedriftskulturen og kravene deres.

• Hvem er supervisor, både hos byrået og kunden?
  Hvem sjekker det ferdige innholdet? Hos byrået er det ofte en content manager eller account manager som tar en siste sjekk. Hos kunden bør det være én dedikert person som sier «Jeg godkjenner denne posten». Jo flere som er involvert, jo tregere går det. Hvis du må kjempe for hver godkjenning, kan prosessen ta evigheter.

• Hva er ansvarsområdene til hver part?
  Hvem gjør research? Hvem leverer materiell? Hvem har ansvar for kommunikasjon i helgene?
  

• Hva er do’s & don’ts for hver merkevare?
  Hvilken praksis skal følges, og hvilke feil må unngås? Kanskje skal logoen alltid være øverst til venstre, mens visse hashtags er forbudt. Dette varierer fra plattform til plattform.
  

• Hvilke frister gjelder for innhold?
  Når må innholdet senest leveres for å sikre en smidig planlegging og publisering?

• Hvilke verktøy bruker dere for å styre kommunikasjonen?
  Det lønner seg å bruke verktøy for samarbeid mellom teamet og kundene. Kunder kan være nølende til nye systemer, men med riktig onboarding ser de raskt verdien. Verktøyet må være enkelt og brukervennlig. Kontentino lar for eksempel kunder godkjenne innhold med ett klikk via en mobilapp.
  

For å øke farten kan du legge inn inspirasjon og viktige datoer i en Inspirasjonskalender, for eksempel i Kontentino.

• Hvordan håndterer dere krisehåndtering?
  Hvordan reagerer dere på klager? Hva er responstiden i helgene? Du må definere dette før det «brenner». Sosiale medier sover aldri, og spørsmålet er hvordan dere håndterer en situasjon som oppstår klokken 23 en søndag kveld.

Lag rutinene som en PDF og del dem med alle. Da har dere alltid noe å falle tilbake på hvis en krise oppstår!

• Hvilke plattformer bruker dere?
  Spesifiser hvilke profiler og plattformer dere har ansvaret for, spesielt hvis kunden bruker flere byråer samtidig.
  

Dette er også et ypperlig tidspunkt for å samle inn alt av materiell, filer og passord som teamet trenger.

Fase 2: Få teamet om bord

Når prosedyrene er klare, er det på tide å starte magien med strukturert samarbeid!

Opplæring

Samle teamet og introduser dem for prosedyrene. Ha retningslinjene lett tilgjengelig for når nye ansatte skal læres opp.

Jo bedre kjent de ansatte blir med merkevaren, jo bedre innhold vil de levere. Bare et navn og en nettside er ikke nok – de trenger kontekst og innsikt i bedriftskulturen.

Hva bør alle huske på før de sender innhold til godkjenning?

• Tone of voice – hver merkevare har sin egen stemme. Teamet må vite hvordan de skal kommunisere på vegne av kunden.
• Brand book – farger og fonter må være korrekte. Bruker du feil nyanse av blått, ender du opp med misfornøyde kunder og bortkastet tid.
• Retningslinjer – følg dem til punkt og prikke. Om kunden vil kalles en «tjeneste» og ikke en «plattform», så er det en regel som skal følges.
• Språk – skrivefeil og slurv svekker tilliten. Sjekk innholdet grundig før du sender en request approval til kunden!

Send kun over innhold du selv ville godkjent uten tvil. Er du usikker på om det holder mål, bør du heller jobbe mer med det før du sender det fra deg.

Sjekklister

Endringer er bra, men det kan være vanskelig i starten. Sjekklister hjelper teamet med å opprettholde kvaliteten, spesielt hvis dere jobber remote. Her er noen tips til hvordan du bruker sjekklister i et social media approval tool som Kontentino.

Sjekklister fungerer bra:

• Ved implementering av nye rutiner for å sikre kvalitet.
• Når praktikanter eller juniorer skal i gang med kommunikasjon fra dag én.
• Når du trenger en enkel onboarding-prosess.

I Kontentino kan du tilpasse disse nøyaktig etter dine behov og prosjekter.

Når posten er klar og sjekklisten er huket av, kan den sendes til intern godkjenning. Alt skjer i Kontentino, og all kommunikasjon holdes på ett sted. Glem e-poster og mas på Messenger utenfor arbeidstid.

Når det er godkjent internt, er vi klare for høydepunktet…

Kundens godkjenning

Husker du jeg sa at kundegodkjenning kan være et mareritt? Med stegene over blir selve prosessen mye enklere. Men hvordan gjør vi selve godkjenningen like smidig?

Dårlig flyt i godkjenningen er en tidstyv. Alle som jobber med sanntidskommunikasjon vet at hvert minutt teller. Kunder vil ikke grave i regneark eller rare filer; de vil ha en enkel melding med innholdet som skal godkjennes.

Noen kunder krever ikke godkjenning, og det er greit. Men det er alltid tryggere å få innholdet godkjent, spesielt når det er så enkelt som i Kontentino. Det beskytter dere hvis det skulle oppstå en krise senere.

Når en post er ferdigstilt og godkjent internt, sendes den til kunden på nøyaktig samme måte.

Med Kontentino unngår dere at e-poster havner i spam eller at telefonen ringer sent på kvelden. Kunder kan kommentere eller godkjenne med ett klikk, selv når de er på farten. Hele teamet får beskjed med en gang innholdet er klart til publisering.

For å øke produktiviteten kan dere bruke Clockify.me for å måle tidsbruk på oppgaver og optimalisere arbeidsflyten i teamet.

FASE 3: Analyser, optimaliser og gjenta

Hvis du føler at dere har mestret godkjenningsprosessen – bra jobba! Men det er alltid rom for forbedring.

• Bruk verktøy for team collaboration. Automatisering av prosesser sparer tid og gir bedre oversikt.
• Spør kundene om feedback regelmessig. Kanskje er det en liten ting som gjør at de ofte sender poster i retur?
• Vær alltid forberedt. Ha logoer og fonter lett tilgjengelig slik at smårettinger kan gjøres på sekunder.
• Følg med på metrics. Finn balansen mellom det du lager og det som faktisk gir resultater. Kontentino hjelper også med å generere oversiktlige rapporter som kundene vil elske.
• Ikke vær redd for automatisering. Kontentino automatiserer reisen fra konsept til ferdig godkjent post.

Kundene dine fortjener mer enn innholdsplaner i PowerPoint og rapporter i Excel. 🙂

Å få orden på administrasjon av sosiale medier tar tid, men det betaler seg raskt i form av økt effektivitet og lavere stressnivå. Tydelige regler og gode verktøy gir ro i sjelen for både byrå og kunde.

Arbeid med sosiale medier kan være hektisk, men med gode prosedyrer og et solid system for godkjenning blir hverdagen enklere. Å vite at kunden har sett og godkjent alt innhold før det går live, er nøkkelen til suksess.