Tilbake til bloggen
Vi lever i en tid der store deler av verden jobber hjemmefra. Dette er imidlertid ikke en ny trend. De siste årene har vi sett at stadig flere bedrifter åpner opp for hjemmekontor og søker etter måter å etablere og opprettholde gode rutiner for remote team collaboration.
Team går fra tradisjonelle kontorinnstillinger til å jobbe hjemmefra, og det er viktig at du tar grep for å forenkle og forbedre teamets samarbeid. Tidligere sa 80 til 90 prosent av ansatte at de gjerne ville jobbe remote i hvert fall deler av tiden. Enten de fortsatt føler det slik eller ikke, er det sannsynlig at hjemmekontor blir enda mer vanlig fremover, spesielt siden vi nå har de teknologiske verktøyene som skal til for å gjøre det enkelt.
Det å administrere remote prosjekter kan by på nye utfordringer for ledere som ikke har hatt ansvar for eksterne team før. Men det trenger ikke å være stressende hvis du har de rette systemene og prosedyrene på plass. Her er vår guide til hvordan du leder et team remote, samt noen av fordelene med digitalt samarbeid.
Fem tips for å styrke samarbeidet i dine eksterne team
Tips 1: Vær tilgjengelig
Ansatte på hjemmekontor kan fort føle seg isolert eller distansert fra organisasjonen, spesielt hvis de plutselig må jobbe remote etter å ha vært vant til kontorfellesskapet hver dag. Denne følelsen av avstand kan føre til lavere motivasjon, noe som påvirker arbeidsprestasjonene. Det er derfor avgjøre å være tilgjengelig for teammedlemmene dine, slik at de føler seg koblet til organisasjonen og beholder følelsen av retning og mening.
Hvis et teammedlem ringer, bør du svare så sant det er mulig. Hvis de sender e-post eller meldinger, bør du svare raskt. Å lykkes som remote prosjektleder handler om å være til stede, selv når du ikke fysisk befinner deg i samme rom som teamet ditt.
Tips 2: Sett klare mål
Samarbeid på tvers av lokasjoner kan være en utfordring hvis teammedlemmene er usikre på hva de skal gjøre og når det skal gjøres. Noen tilpasser seg raskt og prioriterer oppgaver på eget initiativ, mens andre kan slite uten den daglige feedbacken fra en kontorhverdag som forteller dem hva som forventes.
Dette er grunnen til at klare mål er helt fundamentalt for vellykket samarbeid. Det er viktig å informere de ansatte om detaljer som:
- Forventet arbeidstid
- Hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes
- Deling av kalendere slik at alle ser hverandres tilgjengelighet
- Tidspunkt for faste møter
- Ansvarsområder og oppgaver for hvert teammedlem i spesifikke prosjekter
Dette er bare noen eksempler. Siden hver organisasjon er unik, vil du sikkert finne egne behov i din hverdag. Så lenge du kommuniserer med teamet hver dag og gir dem tydelig struktur, vil dine ferdigheter som leder vokse, og teamet vil føle seg tryggere i sin remote arbeidshverdag.
Tips 3: Hold regelmessige virtuelle møter
Du bør forsøke å ha en kort samtale eller et videomøte med hver ansatt i løpet av dagen. Hvis arbeidet er svært samarbeidsorientert, kan du inkludere hele teamet i samme videomøte. Dette er en flott mulighet til å oppdatere hverandre, minne alle på at de har kolleger rundt seg, og oppmuntre til dialog. Remote arbeid kan bli ensomt, og hyppig kommunikasjon er viktig for å ivareta den mentale helsen og trivselen i teamet.
Tid er verdifullt, spesielt på hjemmekontor. All tid brukt i møter er tid borte fra selve prosjektene. Siden man ikke har de naturlige samtalene ved kaffemaskinen, bør meldinger og møter være korte, konsise og konkrete. Bruk gode verktøy som bedriftens telefonsystemer eller apper for samarbeid for sømløs kommunikasjon. Sørg for at de ansatte har informasjonen de trenger, og minimer uklare meldinger frem og tilbake.
Tips 4: Sørg for at alle er samkjørte
En av de største utfordringene med remote arbeid er å holde alle på samme bølgelengde og strømlinjeforme oppgaver. Det er lett at ting faller mellom to stoler eller at arbeidere mottar blandede signaler. Et mer avslappet arbeidsmiljø hjemme kan også gjøre det vanskeligere å holde fokus på oppgavene.
Kontentino hjelper deg med å organisere hverdagen ved å gjøre samarbeid for remote markedsføringsteam enkelt. Enten teamet og kundene dine sitter i Oslo eller New York, gjør Kontentino det lett å lage posts sammen. Det er også enkelt å sende innhold direkte til kunden for godkjenning.
Hele teamet kan kommunisere direkte i Kontentino, noe som forhindrer misforståelser. Dette gir deg tryggheten i å vite at teamet kan produsere og godkjenne innhold til sosiale medier med samme høye kvalitet som på kontoret.
Tips 5: Bruk de rette verktøyene
Det er vanskelig å være en god remote prosjektleder hvis du ikke utstyrer teamet med teknologien som forenkler hverdagen deres. Utforsk ulik programvare og sørg for at alle har kompetansen som kreves. Apper som Zoom har blitt svært populære for videokonferanser. Du kan også vurdere en virtuell skrivebordsløsning slik at alle har tilgang til de samme ressursene effektivt.
Det er viktig å ha flere kommunikasjonsveier åpne. E-post, video og sosiale medier er viktig, i tillegg til muligheten for å dele kalendere og prosjektinformasjon. Bruk prosjektstyringsverktøy for å samkjøre oppgaver, og gjerne visuelle verktøy for tankekart når dere brainstormer. Sett gjerne opp en fast timeplan for kommunikasjon som passer for flertallet i teamet.
Fordelene med samarbeid på tvers av avstander
Det kan ta tid å venne seg til et heldigitalt samarbeid, men det blir enklere når rutinene faller på plass. Det gir også flere fordeler for ledere:
- Mange opplever økt produktivitet hjemme fordi de slipper forstyrrelsene som ofte finnes i et åpent kontorlandskap.
- En høy andel remote-arbeidere rapporterer om lavere stressnivå, noe som påvirker kvaliteten på arbeidet positivt.
- Det gir økt fleksibilitet, som igjen bidrar til en bedre work/life balance. Det blir enklere å få inn fysisk aktivitet eller mindfulness i hverdagen, noe som styrker den mentale helsen.
Remote arbeid har blitt den nye normalen for svært mange, og bedrifter ser nå verdien av den tilliten og friheten dette gir de ansatte. Ved å bruke teknologi og samarbeidsverktøy som Kontentino, sørger du for at prosessene flyter og at hver ansatt vet hva de skal gjøre. Resultatet er fornøyde kunder og en mer effektiv virksomhet.
