Powrót do bloga
Wspólna praca, mimo fizycznej odległości, nie oznacza, że stworzenie kultury zespołu jest niemożliwe. Dziś porozmawiamy o kulturze organizacyjnej – jak ją budować i jak o nią dbać w czasach pracy zdalnej, gdy Twój zespół pracuje z domu.
Kultura firmy – osobowość organizacji
Jest ona wpisana w tożsamość firmy i odzwierciedla się w wielu codziennych procesach. Jeśli jest silna, praca zdalna nie powinna jej zachwiać. Każda pojedyncza decyzja musi być zgodna z kulturą firmy. Opiera się na niej komunikacja, a każdy problem powinien być rozwiązywany zgodnie z zasadami wyznaczonymi przez tę kulturę.
Możesz to nawet nazwać „brand bookiem” każdej firmy.
Kultura firmy to gwarancja, że każdy członek zespołu wie, jak jego praca wpisuje się w działania całej grupy. Pracownicy znają i czują swoje znaczenie dla projektu. Dzielą podobny mindset, wartości i etykę pracy, co przekłada się na jakość dostarczanych wyników. Wiedzą, w jaki sposób działania ich zespołu wspierają cele biznesowe organizacji. Przez cały czas czują się pewnie, docenieni, chętni do słuchania i mają świadomość, że sami są wysłuchiwani. Pracują na rzecz misji firmy i stale udoskonalają swoje podejście do pracy.
Podejście oparte na kulturze zespołu ustala pewne zasady przynależności i zachowania w grupie, jednocześnie rozpoznając i promując dobre praktyki, a następnie stale pracując nad ich ulepszaniem.
Teraz, gdy w obliczu pracy zdalnej życie zawodowe i prywatne przenikają się bardziej niż kiedykolwiek, pozostawanie w kontakcie i trzymanie ręki na pulsie ma ogromne znaczenie.
Dlaczego posiadanie kultury firmy jest ważne? Zrozumienie kultury zespołu
Praca nad kulturą zespołu podczas pracy zdalnej wymaga głębokiego zrozumienia, dlaczego jest ona istotna i jak może pomóc zespołowi.
Kultura firmy scala zespół
Nie należy mylić kultury pracy zespołowej z regularną kawą w porze lunchu. Nie chodzi też o posiadanie piłkarzyków w „chillout roomie”.
Kultura firmy to znacznie więcej.
Wartości firmy odzwierciedlają się w mindsecie i umiejętnościach poszukiwanych u członków zespołu, więc sama kultura organizacyjna to zestaw wartości, które każdy członek powinien podzielać. Niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację, pasję, dbałość o szczegóły, dzielenie się feedbackiem czy naukę: kultura firmy polega na wierze w te same rzeczy i okazywaniu tego w każdym calu swojej pracy.
Kultura firmy pozwala przetrwać burzę
W momencie pisania tego zdania jesteśmy w środku pandemii COVID-19, a świat stoi w obliczu jednego z największych kryzysów naszych czasów. To właśnie tutaj posiadanie kultury pracy zdalnej okazuje się prawdziwym kołem ratunkowym dla wielu firm. Nie tylko dla tych organizacji, które już były przyzwyczajone do pracy zdalnej, ale także dla tych, dla których ta koncepcja jest zupełną nowością.
Silna kultura firmy nadzoruje rozwiązywanie problemów i zarządzanie kryzysowe, rozpoznaje różne scenariusze i uczy członków zespołu, jak sobie z nimi radzić. Zapewnia również, że członkowie zespołu lub projekty nie zostaną pozostawieni sami sobie w najczarniejszych godzinach.
Praca zdalna może działać
Czy budowanie kultury firmy w zespole zdalnym jest w ogóle możliwe?
„Nie potrzebujesz wszystkich fizycznie w jednym miejscu, aby stworzyć silną kulturę. Najlepsze kultury wynikają z działań, które ludzie faktycznie podejmują.” – Jason Fried, Remote
Naprawdę możesz zbudować silną kulturę zespołu z ludźmi, których nigdy nawet nie spotkałeś osobiście, ale z którymi pracujesz na co dzień. Potężna kultura organizacyjna w zespołach pracujących zdalnie utrzymuje motywację członków i ich orientację na cel. Mogą czuć się częścią zespołu, nawet jeśli pracują w innych lokalizacjach lub strefach czasowych niż reszta grupy.
Gdy kultura firmy jest na swoim miejscu, praca zdalna może być łatwiejsza do zarządzania i kontrolowania. Członkowie zespołu mogą również czuć się bliżej siebie, co pozytywnie wpływa na ogólną produktywność i satysfakcję.
Czy możliwe jest wdrożenie pracy zdalnej w organizacjach typu Product-Led?
Organizacje, w których strategia Product-Led Growth jest kluczem do realizacji KPI, mają większe szanse na czerpanie korzyści z pracy zdalnej. Ponieważ cały workflow musi opierać się na współpracy wewnątrz zespołu i między wieloma zespołami, budowanie kultury zespołu staje się tam łatwiejsze.
W przeciwieństwie do tradycyjnej strategii sprzedażowej, gdzie firmy software’owe muszą posiadać solidny plan sprzedaży, używać różnych narzędzi sprzedażowych, wykonywać calle sprzedażowe i oferować dema jako kluczowe elementy swojej strategii, Product-Led Growth opiera się na organicznej ekspansji i przychodzących (inbound) rozmowach z klientami. Innymi słowy, organizacje te mogą znacznie łatwiej zaadaptować się do kultury pracy zdalnej.
Jak zbudować odpowiednią kulturę zespołu
Każdy zespół jest inny: różne są osobowości, lokalizacje, branże i zasady, których trzeba przestrzegać. Chociaż nie ma uniwersalnej odpowiedzi na stworzenie kultury zespołu, która sprawdzi się w każdych warunkach, znamy kilka składników tego sekretnego przepisu.
Zdefiniuj jasne cele
Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie Twoja firma ma już wizję, misję i zestaw kluczowych wartości. Aby mieć pewność, że wszyscy zaangażowani w projekt nadają na tych samych falach, musisz zakomunikować te cele i pokazać, jak kultura firmy może pomóc całej organizacji w ich osiągnięciu. W Twoim najlepszym interesie leży, aby zespół był uważny i oddany misji.
Zweryfikuj swój zespół
Zanim zaczniesz zagłębiać się w szczegóły, upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole rozumieją się bez słów. Wszyscy muszą pracować we własnym tempie, jednocześnie przyczyniając się do realizacji celów firmy i budowania solidnej kultury pracy zespołowej.
Kultura firmy zapewnia, że masz zespół, którego członkowie posiadają umiejętności pozwalające im odejść, ale decydują się zostać.
Netflix, na przykład, ma silne podejście polegające na „unikaniu gwiazd z kiepskim nastawieniem lub słabą etyką pracy”. Możesz mieć w zespole wyjątkowych ludzi, którzy są fatalnymi członkami zespołu – ignorują pracę grupową i łamią wszelkie zasady. Możesz dojść do punktu, w którym będziesz musiał zdecydować, czy pozwolić im zostać (zniechęcając tym samym innych do dołączenia), czy ich zwolnić, tracąc ich umiejętności, ale eliminując potencjalne problemy.
Kultura firmy dotyczy Twojego obecnego zespołu, ale także każdej pojedynczej osoby, którą zamierzasz zatrudnić.
Wprowadź zasady kultury
Kultura firmy to nie coś, co pozostaje w tej samej formie na zawsze. Ludzie przychodzą i odchodzą, ale kultura firmy trwa i stale się ulepsza.
To zasady wprawiają kulturę firmy w ruch.
Stworzenie pewnych reguł, tradycji i nawyków wspólnie z managerami i pracownikami sprawia, że zespół jest spójny i wspiera szczerość.
Choć mogą brzmieć surowo, są to raczej „szablony do naśladowania”, które odzwierciedlają wartości firmy. Niektórzy utożsamiają je bezpośrednio z wartościami, podczas gdy dla innych są one bardziej „kodem kulturowym” (Asana).
Najważniejszą rzeczą jest informowanie wszystkich na bieżąco i upewnienie się, że zasady są znane i przestrzegane.
Inicjuj dyskusje i zaangażowanie pracowników
Żadna świetna historia nie zaczyna się od jedzenia sałatki, ale może zacząć się od dyskusji.
Dzielenie się feedbackiem jest jednym z kluczowych elementów tworzenia kultury zespołu, szczególnie w zespole zdalnym. Nauczenie się, jak dawać dobry feedback tylko poprzez chaty, rozmowy telefoniczne czy wideo zajmuje trochę czasu, ale jest błogosławieństwem dla sprawnej komunikacji i bardziej efektywnej pracy.
Żadna kultura firmy nie zadziała bez zaangażowania pracowników i autentycznego udziału w podejmowaniu decyzji.
Niektórzy członkowie Twojego zespołu mogą początkowo mieć trudności z dzieleniem się swoimi przemyśleniami lub włączaniem się do rozmów. Może się tak dziać zwłaszcza wtedy, gdy trzeba przestawić się z rozmów w biurze na komunikację w pełni zdalną. To tutaj liderzy zespołów powinni wkroczyć i zachęcać członków, inicjując dyskusje, aby mogli oni dawać szczery, bezpośredni feedback i wiedzieli, że zostaną wysłuchani. Tutaj również przydają się narzędzia do komunikacji: często szybciej i łatwiej jest wysłać krótką wiadomość niż próbować kogoś złapać przez telefon.
Dbaj o satysfakcję zespołu
Im szybciej rozpoznasz potencjalne źródła niezgody i rozczarowania, tym szybciej będziesz w stanie je naprawić.
Czasem nawet tak trywialne rzeczy jak niekończące się wątki mailowe mogą prowadzić do frustracji i tym samym zakłócać tworzenie solidnej kultury zespołu.
Możesz również użyć narzędzi takich jak TeamMood, aby szybko ocenić „nastroje” w zespole i zidentyfikować problemy lub sytuacje wymagające rozwiązania.
Stawiaj na transparentność
Budowanie kultury firmy wymaga transparentności na każdym poziomie. Firma powinna być szczera co do swoich planów, procesów i działań operacyjnych. Otwartość między pracownikami a managerami jest filarem budowania kultury zespołu opartej na szacunku. Transparentność buduje zaufanie i wzmacnia więzi.
Twoja kultura pracy zespołowej powinna być kierowana dyskusjami w środowisku wolnym od oceniania, gdzie każdy mile widziany jest z komentarzami i konstruktywnym feedbackiem. Robiąc to zdalnie, musisz uważać na słowa, ponieważ nie widzisz emocji. Czasem pojedyncze emoji (lub jego brak) czy jedno słowo może zostać odebrane jako obraźliwe lub pasywno-agresywne, powodując niepotrzebne zamieszanie i stres.
Każdy w zespole powinien wiedzieć, dokąd zmierza firma, czego dotyczy dany projekt i dlaczego jego realizacja jest tak kluczowa. Nie jest rzadkością, że CEO wpada na kilka minut na regularnego calla, aby przekazać szybki update z samej góry. Członkowie zespołu mogą czuć się bezpieczniej po otrzymaniu takiej wiadomości, zwłaszcza jeśli pracują zdalnie i nie spotykają CEO osobiście.
Rzeczywiste korzyści zamiast modnych dodatków
Benefity brzmią świetnie i na początku mogą być atrakcyjne, ale jeśli nie towarzyszą im wynagrodzenia płacone na czas czy filary kultury firmy, zaczynają znaczyć coraz mniej.
Wiele z tych benefitów obarczonych jest ogromnym problemem: aby z nich skorzystać, musisz zostać dłużej w biurze. Wtorki z grami? Darmowa pizza w piątek? Warsztaty integracyjne w środę? Wszystkie wymagają od członków zespołu pozostania w biurze – kiedy prawdopodobnie woleliby wrócić do domu po ciężkim dniu pracy. Stwarza to również problem dla osób pracujących zdalnie: to świetnie, że w głównej siedzibie jest niesamowita siłownia, ale tacy ludzie w ogóle nie będą mogli z niej skorzystać.
Na przykład Basecamp wybrał inną drogę w kwestii benefitów. Chcą oni faktycznie zapewniać pracownikom korzyści, które czynią ich życie łatwiejszym, lepszym i szczęśliwszym. W okresie letnim mają tylko 4-dniowe tygodnie pracy. Co trzy lata pracownicy mogą wziąć płatny urlop regeneracyjny (sabbatical). Mają również pokrywane wydatki do 1000 USD co trzy lata na urządzenie domowego biura. Basecamp wysyła również swoich pracowników na płatne wakacje: gdzie „płatne” oznacza, że firma płaci zarówno za czas wolny, jak i za koszt samej wycieczki. Wszystkie benefity, które naprawdę robią różnicę, są opisane w ich Podręczniku Pracownika.
Stwórz idealne środowisko pracy, nawet pracując zdalnie
Tworzenie kultury zespołu dla zespołów zdalnych wymaga wysiłku zarówno ze strony managerów, jak i pracowników. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak zapewnić najlepsze środowisko do pracy zdalnej.
Używaj narzędzi wspierających komunikację
Praca może być prosta z odpowiednim zestawem narzędzi. Automatyzacja niektórych zadań może zaoszczędzić czas na tworzenie kultury zespołu, która naprawdę działa. Dobrą praktyką jest stworzenie listy zasobów, narzędzi i szablonów oraz trzymanie ich w jednym miejscu, aby były dostępne dla każdego.
Jakie narzędzia warto rozważyć do pracy zdalnej?
- Kontentino umożliwia efektywną współpracę zespołową w zakresie zarządzania social media. Jest idealne do pracy zdalnej, ponieważ możesz wysyłać treści do klientów do akceptacji, dyskutować i edytować wszystko bezpośrednio w Kontentino. Twój zdalny zespół może jednocześnie pracować nad planami treści, edytować je i wymieniać komentarze w Kontentino zamiast bawić się w mailowy ping-pong. Możesz również używać go z zespołem do przydzielania zadań.
- Filecamp może się przydać, jeśli szukasz miejsca do przechowywania plików i zamieniania ich w zasoby cyfrowe (digital assets) z odpowiednim tagowaniem. Twój zdalny zespół może udostępniać i uzyskiwać dostęp do plików z dowolnego miejsca.
- Google Docs zapewnia proste rozwiązanie do wspólnej pracy nad dokumentami, prezentacjami i arkuszami kalkulacyjnymi. Jego podobieństwo do oprogramowania Microsoft Office może być dla wielu pomocne.
- Google Meet lub LiveWebinar to aplikacja do wideokonferencji, która jest odpowiednia dla zespołów każdej wielkości.
- Do komunikacji wewnętrznej możesz użyć kilku dostępnych aplikacji: Slack (z wieloma aplikacjami do integracji), Hey.Space, Discord lub Facebook Workplace. Niektóre narzędzia do przekierowywania połączeń również mogą się przydać.
- Do zarządzania zadaniami, narzędzia takie jak TimeCamp, Asana, Nozbe i Trello to pozycje warte rozważenia.
Dbaj o współpracę
Współpraca w biurze różni się od współpracy zdalnej, zwłaszcza jeśli Twój zespół dopiero niedawno przeszedł na tryb zdalny. Aby zbudować silną kulturę pracy zespołowej, musisz zapewnić zespołowi odpowiednie narzędzia, a także gloryfikować współpracę. Podkreślaj jej znaczenie, dbaj o właściwy przepływ informacji i zachęcaj do wspólnej pracy nad projektami. Na początku nie zawsze będzie różowo, ale trening czyni mistrza.
Współpraca to spoiwo, które łączy kulturę pracy zdalnej.
Wyeliminuj „spotkania, które mogły być mailem”
Nie myl zarządzania i wspierania z nadmierną kontrolą. Oczywiście managerowie muszą mieć oko na to, co jest robione, ale codzienna komunikacja powinna opierać się na zaufaniu, szacunku i transparentności.
Zamiast ustawiać serię spotkań ze wszystkimi w zespole, zrób na przykład regularny, statusowy call z całym zespołem raz w tygodniu. Zamiast długich rozmów każdego dnia, wprowadź „daily stand-up”, podczas którego każdy krótko opisuje swoje zadania. Są to taktyki wdrożone przez Groove – więcej ich niesamowitych praktyk znajdziesz tutaj. Taki 10-minutowy stand-up zbliża wszystkich i daje aktualizację zadań bez powodowania spadku produktywności.
Praca zdalna może być wyzwaniem dla wielu osób, więc ułatw im to, upraszczając procesy, rezygnując ze „spotkań, które mogły być mailem” i przestając wykonywać niepotrzebne telefony, które mogły być wiadomością na Slacku.
Wprowadź element zabawy
Nie musisz zakładać garnituru, pracując zdalnie – Twój zespół też nie. Praca zdalna może być stresująca, szczególnie dla tych, którzy nigdy wcześniej nie pracowali w ten sposób w dużym zespole. Tworząc kulturę zespołu, nie zapomnij o tych beztroskich chwilach w gąszczu pracy i celów biznesowych. Możesz wprowadzić kanał „watercooler” do dzielenia się losowymi rzeczami, śmiesznymi zdjęciami, memami i gifami.
I nie zapomnij o urodzinach! Każdy je obchodzi, a przy odrobinie automatyzacji marketingu możesz informować wszystkich na bieżąco, tak jak robi to Zapier:
Inną dobrą praktyką pielęgnowania kultury firmy, nawet podczas pracy z domu, jest rozpoczęcie wirtualnych zgromadzeń. Spotkania online raz w tygodniu, na przykład w piątkowe popołudnia, z drinkiem w ręku i prowadzeniem po prostu luźnych rozmów. Może to pomóc oczyścić atmosferę i rozluźnić klimat.
Kluczowe wnioski
Nie trzeba dodawać, że stworzenie zachwycającej kultury firmy wymaga czasu, cierpliwości i pracy. Jest wiele rzeczy do ustalenia na samym początku: metody komunikacji, podejmowanie decyzji, integracja i realizacja projektów. Następnie zarówno managerowie, jak i pracownicy muszą ciężko pracować nie tylko nad własnymi zadaniami, ale także na rzecz płynnej współpracy.
Może to być trudne, na początku nawet boleśnie, ale ostatecznie może zaowocować zbudowaniem silnej kultury pracy zespołowej i wydajnych procesów pracy, które ona przynosi.
Budowanie kultury firmy w zespole zdalnym wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami: musisz stale upewniać się, że zespół jest zmotywowany, rozumie wartości firmy, pozostaje w kontakcie i jest na bieżąco z najnowszymi wiadomościami.
Powinieneś dążyć do zbudowania kultury pracy zdalnej przy maksymalnej produktywności w dedykowanym zespole, który nadal może dzielić się przerwami na kawę, nawet jeśli ograniczają się one do spotkań online.
