Powrót do bloga
Jeśli prowadzisz agencję social media, lwią część czasu poświęcasz na zdobywanie nowych zleceń. I choć stworzenie świetnego planu marketingu w mediach społecznościowych może być dla Ciebie bułką z masłem, to pozyskiwanie klientów jest już zupełnie inną bajką.
Kiedy trafisz na potencjalnego klienta, a ten „kupi” Twój pomysł, poprosi o przesłanie propozycji współpracy. Jeśli na sam dźwięk słów „oferta handlowa” odwracasz głowę z niesmakiem – mamy świetną wiadomość. Pisanie ofert wcale nie musi być przykrym obowiązkiem.
Oto sprawdzony sposób na tworzenie i wysyłanie ofert na działania w social mediach, które mają dużą szansę na podpisanie.
Wszystko zaczyna się przed samą ofertą
Jeśli dwie agencje rywalizują o zlecenie dla tej samej firmy, wygra nie ta, która lepiej wykonuje swoją pracę, ale ta, która lepiej odrobiła pracę domową. Agencja social media, która zdobywa kontrakt, to ta, która posiada więcej informacji o kliencie.
Zanim w ogóle zaczniesz pisać ofertę handlową, usiądź i porozmawiaj z klientem o jego potrzebach. Często okaże się, że klient potrzebuje czegoś zupełnie innego, niż mu się wydaje. Może myśleć, że potrzebuje więcej obserwujących, podczas gdy w rzeczywistości potrzebuje po prostu regularnego harmonogramu publikacji i kogoś, komu może oddelegować pracę w social mediach, ponieważ CMO nie ma na to czasu.
Upewnij się, że odbędziesz przynajmniej jedno spotkanie wstępne (tzw. kick-off) z klientem, zanim usiądziesz do pisania oferty. Oprócz poznania ich rzeczywistych potrzeb, będziesz mieć okazję ich wysłuchać. Zanotuj ich wyrażenia, język, jakiego używają, i zachowaj te informacje na później. Nie bój się zadawać pytań – im więcej wiesz, tym lepiej.
Nie pisz każdej oferty od zera
Powodem, dla którego oferty biznesowe mają złą sławę, jest to, że są czasochłonne i nigdy tak naprawdę nie wiesz, czy zainwestowany czas się zwróci. Klient może przeczytać pierwszą stronę i po prostu odmówić, a Ty spędziłeś godziny na przygotowywaniu szczegółów.
Aby temu zapobiec (przynajmniej częściowo), powinieneś stworzyć szablon oferty. W ten sposób zaoszczędzisz czas, mając wszystkie najlepsze elementy oferty w jednym miejscu i po prostu edytując kluczowe szczegóły przed wysłaniem. Możesz natychmiast skrócić czas poświęcony na ofertowanie z kilku godzin do zaledwie 30 minut.
Stworzenie szablonu oferty na social media nie powinno być trudne, ale zajmie Ci kilka godzin. Po prostu weź swoją absolutnie najlepszą ofertę, jaką kiedykolwiek napisałeś, i wytnij z niej najlepsze elementy, tworząc szkielet dla przyszłych propozycji.
Możesz w tym celu stworzyć dokument w Wordzie lub po prostu skorzystać z oprogramowania do zarządzania ofertami, aby jeszcze bardziej ułatwić sobie zadanie. Oto kilka z wielu korzyści korzystania z oprogramowania do pisania i zarządzania ofertami:
- duża baza gotowych szablonów,
- brak zmartwień o design,
- szybsze wypełnianie szablonów,
- możliwość podpisania oferty bezpośrednio w dokumencie,
- oferty są dostępne przez przeglądarkę (web-based) i dostosowane do urządzeń mobilnych.
Nie wchodząc w szczegóły, dlaczego software do ofertowania jest nieskończenie lepszy niż męczenie się w Wordzie – uwierz nam na słowo i wypróbuj to rozwiązanie sam.
Krok pierwszy – napisz świetny wstęp
W dzisiejszych czasach ludzie mają zazwyczaj krótki czas koncentracji. Z tego powodu Twoi klienci poświęcą większość czasu na przeczytanie wstępu do oferty, a później prawdopodobnie stracą zainteresowanie. Musisz więc „zahaczyć” klienta, aby przeczytał tę sekcję, co nie powinno być zbyt trudne.
Po pierwsze, używaj ich własnego języka, zwracając się do nich. Wykorzystaj notatki z sesji odkrywczych i spotkań, używając wyrażeń, którymi klient opisywał swoje problemy. Dzięki temu lepiej Cię zrozumieją i chętniej powiedzą „tak” w dalszej części procesu.
Po drugie, nie bądź zbyt techniczny. Twój klient może nie wiedzieć wiele o zarządzaniu mediami społecznościowymi, a wyrażenia takie jak „ROAS” (Return On Ad Spend) mogą nic dla niego nie znaczyć. Wyjaśnij swoje pomysły tak prosto, jak to możliwe. Ostatecznie Twoim celem we wstępie jest pokazanie, że rozumiesz sytuację klienta i masz sposób, by ją rozwiązać.
Przygotuj szczegółową specyfikację
Gdy już zdobędziesz ich zainteresowanie, czas powalić ich na kolana szczegółami. W tej sekcji przedstaw drobiazgowy opis tego, co planujesz osiągnąć dla klienta i w jaki sposób zamierzasz to zrobić. Ponownie, pamiętaj o rozmowach, które odbyłeś przed rozpoczęciem pisania oferty.
Dostosuj swój język i poziom ekspertyzy do wiedzy klienta. Jeśli zrobisz to zbyt skomplikowanie, możesz zaprezentować się jako ekspert, ale ryzykujesz utratę klienta, jeśli ten poczuje się zagubiony.
Warto wspomnieć o procesach i narzędziach, których będziesz używać, stylu komunikacji z ich odbiorcami, a także o KPI, na których się skupisz. Klient może chcieć wiedzieć, jakiego narzędzia do planowania postów będziesz używać, jak często będziesz publikować w jego imieniu i na podstawie czego ocenisz sukces. Czy będzie to liczba wyświetleń, polubienia, czy inna metryka – to od Ciebie zależy ustalenie tego, a klient powinien zobaczyć to właśnie w tej części oferty. Ponadto podkreśl cele komunikacyjne i kamienie milowe Twoich działań w social mediach.
Dołącz dowody wcześniejszych sukcesów
Jaką gwarancję ma klient, że zrealizujesz zadanie? Najlepszym sposobem na zaprezentowanie swoich możliwości jest podanie przykładu. Jeśli prowadziłeś strategię w social mediach dla podobnego klienta, to jest właśnie miejsce, by się tym pochwalić. Potraktuj to jak miniaturowe case study.
Pokaż, co osiągnąłeś, prezentując stworzoną strategię social media, przeprowadzone kampanie i zwieńcz to wynikami, które udało Ci się uzyskać. Pamiętaj, że możesz nie być w stanie pokazać wszystkich szczegółów ze względu na umowy NDA chroniące Twoich poprzednich klientów, ale postaraj się przedstawić przypadek jak najbardziej zbliżony do sytuacji obecnego klienta.
Harmonogram (Timescales)
Okej, pokazałeś, że potrafisz wykonać zadanie. Co teraz? Klient będzie chciał wiedzieć, kiedy otrzyma gotową strategię i kiedy możecie zaczynać. W tej sekcji przedstaw dokładny harmonogram – kiedy możesz wystartować, kiedy zostaną zrealizowane poszczególne zadania i ogólnie, czego klient może się spodziewać pod względem czasu i terminów.
Wycena
To drugi najważniejszy krok Twojej oferty na social media i wielu klientów przeskoczy od razu tutaj, prosto ze wstępu. Nie trzeba dodawać, że zasługuje ona na więcej uwagi i czasu niż reszta.
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest przemyślenie swojej oferty. Mimo że tradycyjna logika marketingowa mówi, że dosprzedaż (upsell) to dobra rzecz, badania przeprowadzone przez Better Proposals wykazały coś przeciwnego. Jeśli zdecydujesz się oferować pakiety, faktycznie zmniejszasz swoje szanse na podpisanie oferty.
Okazuje się, że najskuteczniejsze propozycje zawierają tylko jedną ofertę. Im więcej wyborów dajesz, tym większe ryzyko, że klient zniechęci się do podjęcia decyzji. Trzymaj się zasady „prościej znaczy lepiej” i upewnij się, że Twoja oferta jest po prostu naprawdę dobra.
Druga wskazówka dotyczy nazwy tej sekcji. W przypadku social mediów wielu klientów (zwłaszcza ci, którzy wcześniej nie inwestowali w ten kanał) podchodzi ostrożnie do wydawania ciężko zarobionych pieniędzy na te usługi. Dlatego pomyśl o nazwaniu tej sekcji „ROI”, „Zwrot z inwestycji” lub „Inwestycja”. To mała zmiana, ale może zrobić znaczącą różnicę w postrzeganiu Twojej propozycji.
Kolejne kroki
Prawdopodobnie wysyłałeś już wcześniej oferty i najprawdopodobniej pomijałeś tę kluczową sekcję. To tutaj szczegółowo wyjaśniasz, co klient musi zrobić dalej, aby ruszyć z miejsca. Może to być coś tak prostego jak:
2. Opłacenie ustalonej kwoty (zaliczki) wskazanej w ofercie
3. Umówienie spotkania kick-off
4. Twoja agencja rozpoczyna prace zgodnie z ustaleniami
Wiele osób pomija te szczegóły, a klienci czytają ofertę, zastanawiając się, co mają zrobić dalej.
Gwarancja
To nieco kontrowersyjne, ale ta sekcja może zdecydowanie zwiększyć Twoje szanse na podpisanie umowy. Co by było, gdybyś zagwarantował klientowi osiągnięcie określonej liczby wyświetleń lub obserwujących do konkretnej daty, albo realizację innego ważnego dla niego celu? To może być ryzykowne, ale jest świetnym sposobem na zapewnienie klienta, że naprawdę ręczysz za swoją pracę. Jeśli nie spełnisz warunków swojej gwarancji, możesz zaoferować klientowi darmowy miesiąc usług lub cokolwiek innego, co udowadnia Twoje zaangażowanie.
Warunki współpracy (Terms and conditions)
Zanim sfinalizujesz swoją ofertę, możesz zrobić jeszcze jeden krok i pokazać klientom, że podchodzisz do biznesu poważnie. Pomyśl o tym jak o standardowej klauzuli warunków współpracy, którą dołączasz do każdego dokumentu. Możesz stworzyć ją jako część szablonu oferty i utrzymywać taką samą we wszystkich propozycjach, aby zaoszczędzić czas.
Traktuj tę sekcję jak poduszkę bezpieczeństwa, zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego klienta. Jeśli cokolwiek pójdzie nie tak, możesz odwołać się do tego zapisu i nie martwić się o negatywne konsekwencje w dłuższej perspektywie.
Podsumowanie
Pisanie, wysyłanie i zarządzanie ofertami na social media wcale nie musi być fizyką kwantową. W rzeczywistości, jeśli przygotujesz dobry szablon oferty i porozmawiasz z klientami przed próbą napisania czegokolwiek, ogromnie zwiększasz swoje szanse na to, że Twoja propozycja zostanie podpisana, za każdym razem. Jakie są Twoje doświadczenia z ofertowaniem w social mediach? Daj nam znać w komentarzach!
