Powrót do bloga
Gdybyś miał zgadnąć, dlaczego tak wielu marketerów social media nie dotrzymuje terminów, co byś wskazał?
Tak. Zatwierdzanie przez klienta.
W rzeczywistości 92% marketerów twierdzi, że opóźnienia w akceptacjach są głównym powodem niedotrzymywania terminów. Nietrudno zrozumieć dlaczego.
Social media managerowie, designerzy, copywriterzy, community managerowie, campaign managerowie.
Stworzenie idealnie dopracowanego feedu wymaga mnóstwa pracy.
I oczywiście każdy musi dorzucić swoje trzy grosze.
Klienci, wyższe kierownictwo, członkowie zarządu, zespoły PR, dział operacyjny – wydaje się, że istnieje nieskończona kolejka akceptacji, przez które trzeba przejść przed publikacją contentu.
W tym przewodniku pokażemy Ci, jak angażować członków zespołu, klientów i interesariuszy bez marnowania cennych godzin i jak uzyskać o 76% szybsze zatwierdzanie treści.
Szczerze mówiąc, każdy na tym zyskuje 🎉
Czym jest proces zatwierdzania przez klienta?
Niezależnie od tego, czy zarządzasz social media dla jednej firmy, czy żonglujesz wieloma klientami, prawdopodobnie masz jakiś proces zatwierdzania treści.
Ale czy jest on najskuteczniejszy? Cóż… do tego przejdziemy później.
W zależności od tego, gdzie pracujesz, procesy zatwierdzania przez klienta różnią się od siebie.
Jeśli zarządzasz mediami społecznościowymi w dużej firmie, zajmujesz się głównie akceptacją wewnętrzną. Potrzebujesz niezawodnego procesu, aby upewnić się, że każdy post przekazuje właściwe komunikaty i dba o dobry wizerunek marki.
(I oczywiście sprawia, że Ty wyglądasz dobrze. Trzeba myśleć o tym wielkim awansie w przyszłości 💰)
Są członkowie Twojego zespołu bezpośrednio zaangażowani w projekt, w tym zespół kreatywny, brand manager i/lub account manager.
Następnie jest druga linia akceptacji. Może to być założyciel, CEO, wyższe kierownictwo, PR lub nawet dział prawny. Zasadniczo każdy, kto musi rzucić okiem na to, jak marka jest przedstawiana światu, zanim treści zostaną opublikowane.
A jeśli pracujesz w agencji? Masz zarówno wewnętrzny przegląd, jak i zewnętrzny proces zatwierdzania przez klienta, aby upewnić się, że są zadowoleni (z postów ORAZ z dalszego opłacania miesięcznego abonamentu).
Załóżmy, że Twoja agencja ma około 20 klientów. To mnóstwo komunikacji tam i z powrotem. I zawsze znajdzie się ten jeden klient, który lubi być zbyt zaangażowany.
Albo ten, który ma bardzo dużo uwag.
Albo ten, który wciąż pyta, dlaczego po kilku miesiącach współpracy nie ma jeszcze miliona obserwujących.
Dlaczego proces zatwierdzania treści jest tak ważny?
Prawdopodobnie zadawałeś sobie to pytanie, uderzając głową o biurko.
Dlaczego przejrzenie kilku postów zajmuje tyle czasu? Jesteś sprawnym social media managerem, więc po co Ci aż tak duży nadzór?
Cóż, istnieją dwa ważne powody, dla których nigdy nie powinieneś pomijać procesu zatwierdzania przez klienta.
Zarządzanie i kalibracja oczekiwań
Jak wspomnieliśmy wcześniej, w Twój workflow w social mediach zaangażowanych jest wiele osób.
Oznacza to wiele ruchomych elementów – i wiele rzeczy, które mogą pójść nie tak.
Procesy zatwierdzania dają pewność, że wszyscy, od zespołu kreatywnego po CEO, mają tę samą wizję.
Zarządzanie oczekiwaniami to kluczowa część pracy social media managera – dbanie o to, by klienci i kierownictwo nie byli zaskoczeni, gdy treści pojawią się na żywo!
Oznacza to również, że gdy do zespołu dołączają nowe osoby (np. nowy pracownik), znacznie łatwiej jest je wdrożyć w projekty.
Zapobieganie kosztownym błędom
Nawet największe światowe marki nie są nieomylne. Kto mógłby zapomnieć o tym, jak roboczy tweet został opublikowany na profilu McDonald’s?
Albo gdy brakująca litera zmieniła hashtag Sephory #CountdownToBeauty w coś nieco bardziej… intrygującego.
Błędy się zdarzają. I miejmy nadzieję, że będą nieszkodliwe.
Ale im więcej osób jest zaangażowanych, tym większa szansa na wyłapanie tych pomyłek. I zachowanie pracy (również Twojej).
Głos social media managerów – dlaczego akceptacja klienta jest tak ważna?
Jak najlepiej włączyć zatwierdzanie przez klienta do mojego workflow?
Każdy workflow będzie wyglądał inaczej, w zależności od liczby osób, którymi dysponujesz, zarządzanych kont i wielu innych czynników.
Oto jak może wyglądać dobrze naoliwiona maszyna.
1. Kuratela treści
Niezależnie od tego, czy szukasz inspiracji u innych twórców, czy starannie wybierasz materiały wizualne, kluczem jest jasna wizja identyfikacji wizualnej.
Aby klienci byli poinformowani od samego początku (i aby upewnić się, że materiały, których używasz, są wstępnie zaakceptowane), powinieneś stworzyć bazę danych i zaprosić ich do dzielenia się wszystkim, co im się podoba.
Kontentino posiada na przykład bibliotekę mediów, do której klienci mogą przesyłać pliki, co ułatwia kuratelę treści i trzymanie wszystkiego w jednym miejscu. Istnieje również kalendarz inspiracji (oddzielny od głównego), w którym klienci mogą podsuwać pomysły i brać udział w planowaniu.
2. Tworzenie treści
Najciekawsza część! Copywriting, projektowanie, fotografia, tworzenie wideo – wiesz, jak to wygląda.
3. Edycja treści
Ten etap różni się najbardziej. Przy poście na Twitterze głównym zadaniem jest edycja tekstu i zdjęcia.
Jednak przy tworzeniu treści takich jak Stories czy karuzele, zaangażowanych jest znacznie więcej elementów. Filmy, obrazy, muzyka, napisy, efekty – wszystko musi być idealne.
To dobry moment, aby zaangażować bardziej aktywnych klientów. Pytanie ich o zdanie i uwzględnienie niektórych ich pomysłów sprawia, że czują się częścią procesu, co buduje zaufanie.
(Oznacza to również znacznie mniej poprawek na późniejszym etapie).
To z kolei prowadzi do płynniejszego procesu zatwierdzania.
4. Przegląd (Review)
Zanim wyślesz treści do klienta, warto przejrzeć je z Head of Marketing / CMO (lub kimkolwiek, kto jest Twoim przełożonym).
To czas na upewnienie się, że wszystko jest dopracowane i nie wkradły się żadne literówki!
5. Akceptacja
Moment, na który czekałeś (lub którego się obawiałeś).
Pamiętaj: proces zatwierdzania przez klienta służy uzyskaniu zgody. Lepiej, aby wszyscy przejrzeli post teraz, niż później, gdy zobaczy go świat.
W zależności od rodzaju treści, może w to być zaangażowana dowolna liczba osób. Zespół PR może mieć swoje uwagi, a dział prawny musi upewnić się, że firma nie narazi się na kłopoty. CEO lub CMO mogą chcieć użyć konkretnego języka lub zagwarantować, że posty w określony sposób przedstawiają firmę.
Jak wiesz, ta część bywa najbardziej czasochłonna. Ale możesz zrobić kilka rzeczy, aby to przyspieszyć:
- Korzystaj z jasnego systemu powiadomień, gdy posty są gotowe do akceptacji lub gdy wymagają edycji, aby content nie utknął w martwym punkcie.
- Oceń interesariuszy – czy każda zaangażowana osoba jest absolutnie niezbędna?
- Ustalaj jasne terminy i informuj klientów lub kierownictwo, co się stanie, jeśli nie zatwierdzą treści na czas (opóźnienie publikacji lub publikacja mimo braku akceptacji).
Gratulacje! Pokonałeś ostatnią przeszkodę i Twój content w końcu ujrzy światło dzienne.
Oczywiście na tym praca się nie kończy. Musisz zaplanować publikację, mierzyć wyniki, analizować metryki, wchodzić w interakcje z followersami, raportować postępy zespołowi oraz klientowi i zacząć pracę nad kolejną partią postów.
(Męczę się na samą myśl o tym!)
Ale teraz weź głęboki oddech. Zasłużyłeś na to!
Ukryty koszt nieefektywnego procesu zatwierdzania
Wskazówka: Możesz zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo.
Ustaliliśmy już, że potrzebujesz procesu zatwierdzania przez klienta. Pokazaliśmy nawet, jak może on wyglądać. Ale czy Twój jest tak wydajny, jak mógłby być?
Zadaj sobie pytanie:
Ile czasu tygodniowo spędzasz na social mediach klienta?
A ile z tego czasu faktycznie zajmuje Ci praca nad treściami?
Jeśli poświęcasz godziny na prozaiczne zadania i poganianie klientów lub kierownictwa, to są to godziny, których nie przeznaczasz na dopracowywanie swojej strategii marketingu w mediach społecznościowych.
Albo na wymyślanie nowych, ekscytujących pomysłów, które sprawią, że internet zacznie o Tobie mówić.
Albo na pozyskiwanie nowych klientów, aby przynieść większy dochód.
(Lub po prostu na ROBIENIE czegokolwiek bardziej produktywnego).
Usprawniony, zautomatyzowany proces pozwala skupić się na tym, co ważne (jak tworzenie angażujących treści) i oszczędza Twój najcenniejszy zasób – czas.
Z Kontentino możesz zaoszczędzić 20 godzin miesięcznie (na osobę!) I skrócić czas spędzany w pętli feedbacku o 53%.
5 sposobów na usprawnienie procesu zatwierdzania treści z Kontentino
Jako specjaliści od social media, sami mieliśmy dość ciągłego dopytywania klientów. Patrzenia, jak uciekają terminy, a świeży content staje się nieaktualny.
Postanowiliśmy więc stworzyć najbardziej intuicyjne narzędzie do mediów społecznościowych w sieci. Wiedzieliśmy, że zatwierdzanie przez klientów musi być jego integralną częścią od samego początku.
Zbudowaliśmy Kontentino, aby wyeliminować długie i chaotyczne procesy akceptacji.
W rzeczywistości nasi użytkownicy zgłaszają średnio o 76% szybsze zatwierdzanie treści.
Oto kilka sposobów na przyspieszenie procesu zatwierdzania treści z pomocą Kontentino.
Koniec z domysłami dzięki podglądowi postów na żywo
Zdarzyło Ci się spędzić godziny nad postem, szlifując każde słowo, tylko po to, by po publikacji wyglądał… nie do końca tak, jak powinien?
Kontentino pozwala Tobie i Twojemu klientowi zobaczyć dokładnie, jak post prezentuje się na danej platformie, zarówno na mobile, jak i desktop. Możesz nawet sprawdzić widok na różnych modelach telefonów, co daje pewność, że content będzie idealny za każdym razem 👌🏽
To świetne rozwiązanie przy współpracy z kadrą zarządzającą i klientami, którzy mogą nie znać specyfiki wszystkich platform, na których publikujesz.
Możesz zobaczyć podglądy na żywo dla Facebooka, Twittera, Instagrama, Pinterestu, a nawet LinkedIna.
Przejrzystość na każdym etapie workflow
Jak wspomnieliśmy, każda firma ma swój własny workflow. Dlatego ułatwiliśmy zbudowanie procesu, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Dzięki widokowi Workflow możesz sprawdzić status każdego posta i zobaczyć, kto jest do czego przypisany, co daje błyskawiczny wgląd we wszystko, co dzieje się w projektach.
To ułatwienie dla Ciebie – nie musisz tracić czasu na sprawdzanie członków zespołu, dowiadywanie się, co zostało do zrobienia na dziś ani kto odpowiada za dany post na Instagramie.
Ale to także korzyść dla klientów i kierownictwa, którzy widzą postępy prac i są na bieżąco ze wszystkim, co się dzieje. Oznacza to mniej zbędnej komunikacji – i mniejszą szansę na nieporozumienia.
A gdy post jest gotowy do kolejnego etapu? Po prostu przeciągnij go do następnej kolumny.
Możesz także używać filtrów, aby widzieć najbardziej istotny content. Na przykład wszystkie treści na Instagram:
Lub tylko te rzeczy, które wymagają Twojej uwagi:
Podczas gdy klienta może interesować tylko Twoja piękna, dopracowana praca:
Wysyłaj wiele postów do akceptacji w mniej niż minutę
Koniec z przełączaniem się między kontami i wysyłaniem wielu e-maili lub linków. Kontentino to centrum szybkiego zatwierdzania wszystkich postów, nad którymi pracujesz.
Po prostu wybierz treści, które chcesz wysłać do akceptacji, wskaż użytkowników i wyślij:
To naprawdę takie proste.
Mamy nawet gotowe szablony wiadomości, więc nie musisz tracić czasu na pisanie e-maili – dzięki temu proces zatwierdzania przez klienta jest jeszcze łatwiejszy.
Dla klientów i kierownictwa proces jest równie prosty. Jednym kliknięciem mogą zatwierdzić, odrzucić lub skomentować posty.
A ponieważ komentarze są przypisane do konkretnych postów, Tobie lub członkom zespołu znacznie łatwiej jest wprowadzić zmiany i uzyskać ostateczną akceptację.
Rób wszystko na mobile
Przełożeni i klienci mają mnóstwo spraw na głowie. Jeśli chcesz, aby faktycznie Ci odpowiedzieli Ci jeszcze w tym stuleciu, musisz im to ułatwić.
W Kontentino klienci są powiadamiani e-mailem lub komunikatem push na telefon w momencie, gdy posty są gotowe do akceptacji.
Mogą zatwierdzać posty bezpośrednio ze swojego smartfona, co czyni dodawanie uwag znacznie wygodniejszym (i szybszym).
Każdy post gotowy dzięki Post Checklist
Ile razy musiałeś dopominać się o brakujące hashtagi? Brakujące parametry UTM? Grafiki o złych proporcjach?
Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowych członków zespołu, jest piątek po 16:00, czy po prostu masz gorszy dzień, checklisty dają pewność, że nic ważnego nie zostanie pominięte.
A ponieważ każda lista kontrolna znajduje się tuż obok danego posta (a nie np. głęboko w folderze na Google Drive), nikt o niej nie zapomni.
Możesz również zobaczyć, kto i kiedy odznaczył dany element, co zapewnia płynną współpracę i dodatkową odpowiedzialność.
Każdy klient, platforma i typ posta może mieć własną checklistę, co daje największą szansę na zatwierdzenie treści za pierwszym razem.
Checklisty świetnie sprawdzają się również po stronie klienta. Jeśli kilka osób musi przejrzeć post przed finalną zgodą, mogą one używać Post Checklist do śledzenia, kto już „dał okejkę”.
Dzięki temu osoba ostatecznie decydująca może po prostu kliknąć „Zatwierdź” i odesłać post gotowy do zaplanowania.
