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Trabalhar em equipa e, especialmente, com clientes, pode ser por vezes complicado. Se abriste este artigo, provavelmente sabes do que falo 😉 Se és uma agência de marketing, um freelancer ou simplesmente fazes a gestão de redes sociais com outra pessoa, presta atenção!
E se eu te dissesse que existem formas de tornar a colaboração melhor e mais eficaz? E é mais fácil do que pensas! Vamos a isto 😉
1. Tem tudo num único local
Ainda usas folhas de cálculo para o planeamento de conteúdos de redes sociais e andas a enviá-las para trás e para a frente entre a equipa e o cliente?
Então conheces bem a dor de ter de repetir o trabalho. Isto acontece porque trabalhaste numa versão antiga, já que não viste o e-mail com a mais recente ou o teu colega não a partilhou contigo a tempo…
Mas para quê complicar quando pode ser simples?
O segredo é manter todos os teus planos de conteúdo num único local, permitir que todos os membros da equipa contribuam com atualizações em tempo real e armazenar imagens, ideias e inspirações de posts acessíveis a todos.
Tudo deve acontecer num só lugar. Acabaram-se as pesquisas frenéticas por aquele ficheiro entre dezenas de outros, o extravio de elementos visuais, textos de copy ou calendários inteiros. Acabou-se a necessidade de trocar ficheiros entre toda a gente.
Um pequeno segredo: existe uma solução para isto 😉 Falaremos mais sobre ela adiante neste blog.
2. Mantém a comunicação aberta e dinâmica
Ao trabalhar em conteúdos para redes sociais em equipa, é essencial que cada membro consiga ver facilmente a comunicação sobre os posts que lhe estão atribuídos — o que já foi feito e quais os próximos passos.
É pouco prático ter esta informação espalhada por caixas de e-mail ou aplicações de mensagens, onde os outros não a conseguem ver.
Isto não só consome tempo, como pode impedir que outros colegas avancem com o trabalho e cumpram o deadline.
Não seria incrível gerir tanto a comunicação interna como a comunicação com o cliente num único local, mesmo ao lado dos posts a que se referem?
A equipa acompanhará todos os comentários sem precisar de procurar noutro lado, mas os clientes não verão nada disto. Eles verão apenas a comunicação direta convosco.
Bem dividido, claro e organizado
Sim, existem ferramentas de colaboração e comunicação como o Slack que facilitam o chat rápido. No entanto, pode ser um pesadelo procurar mensagens específicas sobre conteúdos, e pior ainda quando não encontras uma mensagem porque foi apagada automaticamente após algum tempo.
O e-mail continua a ser útil, mas não para partilhar recursos de um content calendar — tenta só encontrar a imagem que o designer te enviou há 2 semanas e associá-la ao post correto. Nada fácil, pois não?
3. Estabelece um workflow fluido na equipa
As folhas de cálculo são ótimas para números, não para planos de conteúdo. Visualizar o teu planeamento num calendário com previews dos posts dar-te-á uma visão muito melhor do agendamento do que uma tabela de Excel monótona, ajudando todos a serem mais eficazes.
Além disso, as alterações devem ser carregadas em tempo real para que todos tenham sempre a versão mais recente de todo o conteúdo.
Tornar o processo de contribuir com recursos para posts específicos mais fácil e rápido para a equipa é outra forma de facilitar a colaboração. Outro aspeto de um workflow fluido é um processo de aprovação interna simplificado, que elimina a necessidade de trocar e-mails ou mensagens sempre que aprovas um post ou o envias para revisão.
As folhas de cálculo são ótimas para números, não para planos de conteúdo
Parece dar muito trabalho configurar isto? Continua a ler, prometo que não será 😉
É importante ter uma visão abrangente de todos os posts planeados, o seu estado e etiquetas (tags).
As etiquetas, em particular, dão-te uma ideia precisa sobre o teu content balance (ex: 80% dos teus posts são de venda direta? Isto ajuda-te a ver e a mudar para melhor).
Lê mais sobre a importância do planeamento e equilíbrio de conteúdos aqui.
Todos na equipa devem conseguir ver tudo e adicionar recursos aos posts, como imagens, vídeos, fotos 360, GIFs e muito mais. Além disso, deixar notas e comentários junto aos posts é muito eficaz na criação de conteúdo de alta qualidade. Depois, basta enviar para aprovação interna.
4. Define um processo de aprovação de clientes simplificado
Provavelmente sabes como pode ser frustrante e desorganizado quando os clientes começam a editar o teu copy ou a alterar o agendamento dos posts. Porque, se tiverem oportunidade de editar estas coisas, quase de certeza que o farão.
A melhor solução é permitir que os clientes dão o input criativo e as diretrizes (briefing), e depois revejam o conteúdo para o aprovar ou dar feedback relevante para revisão.
Isto resultará, mais tarde, em conteúdos de redes sociais envolventes e de alta qualidade.
Ao rever o conteúdo, os clientes devem conseguir ver um live preview de cada post, tanto na versão desktop como mobile. Permite-lhes também adicionar comentários, imagens e vídeos — não deviam ter de enviar isto por e-mail, mas sim fazer o upload diretamente numa plataforma partilhada.
Para que este processo de aprovação seja conciso e claro, certifica-se de manter o registo dos comentários de feedback.
5. Mantém todas as versões de cada trabalho juntas
Quantas versões de um único post cria a tua equipa antes de estar pronto para ser exportado? Às vezes uma, outras vezes cinco.
E de certeza que sabes como pode acontecer que uma das primeiras versões complemente as posteriores, e assim nasce O post.
Mas pode ser difícil lembrar quais eram esses primeiros rascunhos de copy, por exemplo.
É um processo, nós compreendemos.
E é por isso que é realmente importante manter o histórico de todas as versões do post na plataforma partilhada. Juntamente com comentários e notas por ordem cronológica, isto torna o trabalho nos posts muito mais fácil.
Já tens curiosidade em saber qual é a solução para estes 5 desafios?
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PS: Estas boas práticas ajudaram-nos muito a nós e a muitos dos nossos clientes. E a ti?
Tens alguma dica sobre como melhorar a colaboração? Partilha connosco nos comentários abaixo! 😉
