Guia para simplificar o seu processo de aprovação de clientes | Kontentino

Se tivesse de adivinhar por que razão tantos gestores de redes sociais falham os seus prazos, o que diria?

Exato. A aprovação do cliente.

Na verdade, 92% dos profissionais de marketing afirmam que os atrasos na aprovação são o principal motivo para o incumprimento de prazos. E não é difícil perceber porquê.

Social media managers, designers, copywriters, community managers, campaign managers.

Dá MUITO trabalho criar um feed perfeitamente organizado.

E, claro, todos sentem a necessidade de dar a sua opinião.

Clientes, gestão de topo, membros do conselho, equipas de PR, operações – parece que há uma fila interminável de aprovações a percorrer antes de publicar o conteúdo.

Neste guia, vamos mostrar como pode envolver membros da equipa, clientes e stakeholders sem perder horas preciosas, conseguindo aprovações de conteúdo 76% mais rápidas.

Honestamente, todos saem a ganhar 🎉

O que é o processo de aprovação de clientes?

Quer esteja a gerir as redes sociais de uma empresa ou a lidar com vários clientes, provavelmente já tem algum tipo de processo de aprovação.

Mas será o mais eficaz? Bem… chegaremos a esse ponto mais tarde.

Dependendo de onde trabalha, os processos de aprovação variam.

Se gere as redes sociais de uma grande empresa, lida principalmente com aprovações internas. Precisa de um workflow fiável para garantir que cada post transmite a mensagem certa e valoriza a marca.

(E, claro, que o valoriza a si. Há que pensar naquela promoção futura 💰)

Há os membros da equipa diretamente envolvidos, incluindo a equipa criativa, o brand manager e/ou o account manager.

Depois há a segunda linha de aprovação. Pode ser o fundador, o CEO, a direção, o PR ou até a equipa jurídica. Basicamente, qualquer pessoa que precise de validar como a marca é apresentada ao mundo antes de o conteúdo ser publicado.

E se trabalha numa agência? Tem tanto um processo de revisão interna como de aprovação externa do cliente, para garantir que estão satisfeitos (com os posts E para manterem o pagamento do fee mensal).

Imagine que a sua agência tem cerca de 20 clientes. Há muito vaivém de informação. E há sempre aquele cliente que gosta de estar demasiado envolvido.

Ou aquele que tem imenso feedback.

Ou aquele que ainda pergunta por que não tem um milhão de seguidores após alguns meses a trabalhar consigo.

Porque é que o processo de aprovação é tão importante?

Provavelmente já se perguntou isto enquanto se sentia frustrado com a demora.

Por que demora tanto tempo a rever alguns posts? Sendo um gestor de redes sociais experiente, por que precisa de tanta supervisão?

Bem, há duas boas razões para nunca saltar o processo de aprovação em redes sociais.

Gerir e alinhar expectativas

Como referimos, muitas pessoas estão envolvidas no seu workflow de redes sociais.

Isto significa que há muitas partes móveis – e muito que pode falhar.

Os processos de aprovação garantem que todos estão em sintonia, desde a equipa criativa ao CEO.

Gerir expectativas é crítico para um social media manager — garantir que os clientes e a gestão não tenham surpresas quando o conteúdo fica online é fundamental!

Significa também que, quando adiciona novos membros à equipa, é muito mais fácil integrá-los no ritmo de trabalho.

Prevenir erros dispendiosos

Mesmo as maiores marcas do mundo falham. Quem esquece a vez em que um rascunho de tweet foi publicado na conta da McDonald’s?

Ou quando um “o” em falta transformou a hashtag #CountdownToBeauty da Sephora em algo mais… caricato.

Os erros acontecem. E, com sorte, serão inofensivos.

Mas quanto mais pessoas estiverem envolvidas, maior a probabilidade de detetá-los a tempo, protegendo a reputação da marca e o seu próprio trabalho.

A opinião dos peritos – porque é o processo tão vital?

Qual a melhor forma de integrar o cliente no meu workflow?

Cada workflow será diferente, dependendo da equipa disponível, das contas geridas e de outros fatores.

Eis como poderá funcionar uma estrutura bem organizada.

1. Curadoria

Seja através de inspiração de outros criadores ou selecionando ativos criativos, ter uma ideia clara da identidade visual é fundamental.

Para garantir que os clientes estão informados desde o início, deve criar uma base de dados e convidá-los a partilhar referências que apreciem.

O Kontentino, por exemplo, tem uma media library onde os clientes podem fazer upload, facilitando o processo de curadoria de conteúdo num único local. Existe também o calendário de inspirações (separado do calendário real) para planeamento conjunto.

2. Criação de Conteúdo

A parte criativa! Copywriting, design, fotografia, edição de vídeo – o trabalho habitual de produção.

3. Edição de Conteúdo

Se estiver a trabalhar num post para o Twitter, a revisão de texto e imagem será o foco principal.

Mas em formatos como Stories ou Carousels, há mais elementos em jogo: vídeos, música, captions, efeitos. Tudo tem de estar perfeito.

Esta é uma excelente fase para envolver os clientes que gostam de participar mais. Pedir a sua opinião reforça a confiança e melhora o relacionamento.

(E significa que haverá muito menos pedidos de alteração mais tarde.)

4. Revisão

Antes do envio final, convém rever o conteúdo com o Head of Marketing ou gestor direto.

É o momento de garantir que tudo está polido e que não há erros ortográficos acidentais!

5. Aprovação

O momento mais esperado (ou temido).

Lembre-se: o processo de aprovação serve para obter validação. É muito melhor que todos revejam o post agora do que depois de estar público.

Dependendo da organização, as equipas de PR ou Jurídica podem precisar de validar a linguagem usada ou garantir que não há riscos legais.

Como sabe, esta fase pode ser a mais demorada, mas pode acelerá-la:

• Use um sistema de notificações claro para posts prontos e aprovados;
• Avalie se todos os stakeholders envolvidos são estritamente necessários;
• Defina prazos claros e comunique as consequências se a aprovação não chegar a tempo.

Parabéns! Superou o último obstáculo e o conteúdo pode finalmente ser publicado.

Claro que o trabalho não acaba aqui. Segue-se o agendamento, análise de performance (analytics), engagement e o início do próximo ciclo de posts.

O custo oculto de um processo de aprovação ineficiente

Dica: Pode estar a desperdiçar horas todas as semanas.

Já estabelecemos que precisa de um processo. Mas será o seu o mais eficiente possível?

Pergunte-se: quanto tempo dedica a tarefas administrativas e a perseguir aprovações em vez de ajustar a sua estratégia de social media?

Um workflow automatizado permite-lhe focar no que importa e poupar tempo. Com o Kontentino, pode poupar 20 horas por mês por pessoa e reduzir o feedback loop em 53%.

5 formas de otimizar aprovações com o Kontentino

Como social media managers, cansámo-nos do vaivém constante. Criámos o Kontentino para eliminar processos de aprovação desorganizados.

Eis como pode acelerar o seu processo:

Live preview fiel em mobile e desktop

O Kontentino permite que veja exatamente como o post ficará em cada plataforma antes de ser publicado.

Visibilidade total do workflow

Com a Workflow View, vê o estado de cada post e quem é o responsável, evitando mensagens desnecessárias para saber em que ponto está o trabalho.

Envio de múltiplos posts em segundos

Selecione o conteúdo, escolha os utilizadores e envie. Os clientes podem aprovar, rejeitar ou comentar com um clique.